In welke e-mailvalkuilen kun je trappen?

1. Een ontzettend handige functie van mailprogramma’s is de bijlagenfunctie, die het mogelijk maakt om bestanden met je mail mee te sturen. Alleen moet je ze ook daadwerkelijk toevoegen; het staat erg knullig wanneer je in je mail naar een bijlage verwijst die ontbreekt. Wanneer je een bijlage meestuurt, let er dan op dat het bestand niet te groot is. Bestanden die niet snel geopend kunnen worden, wekken irritaties op bij de ontvanger. Nog erger is wanneer je bijlage een virus blijkt te bevatten. Controleer bijlagen dan ook altijd op grootte en virussen.

2. Mails beantwoorden doe je door op de reply-/antwoordknop te drukken. Dit kan prima wanneer het een antwoord betreft op een eerste mail. Volgt echter op jouw antwoord een reactie en beantwoord jij die reactie vervolgens, dan kan de e-mail al snel hele lappen tekst bevatten. Voor de duidelijkheid en leesbaarheid is het dan ook slim om bij het sturen van een antwoord, de originele tekst te verwijderen. Wanneer je reageert op een reactie op jouw eerder gestuurd antwoord, controleer dan eveneens of de onderwerpsaanduiding nog juist is. Misschien moet je “agenda managementoverleg” veranderen in “definitieve agenda managementoverleg”.

3. Wanneer je groepsmail (mail aan meerdere mensen) stuurt, bedenk van tevoren of je wilt dat de adressen van de geadresseerden voor iedereen zichtbaar zijn. Wil je de privacy van de geadresseerden beschermen, dan kun je gebruikmaken van het BCC-veld. Je stuurt het bericht aan jezelf je plaatst de e-mailadressen van de anderen in het BCC-veld (Blind Carbon Copy). De adressen in het BCC-veld zijn niet zichtbaar voor ontvangers. Is afschermen van de adressen onnodig, dan kun je de adressen in het CC-veld (Carbon Copy) plaatsen. 

4. Houd de knoppen reply/antwoord en reply all/antwoord allen goed uit elkaar. Er is niets vervelender dan je antwoord op een groepsmail naar iedereen sturen, terwijl het voor een enkeling was bedoeld.