In art. 577-8 §4, 17° B.W. is sedert 2010 voorzien dat de
syndicus de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars moet voeren
volgens een minimum genormaliseerd
rekeningenstelsel.
Inmiddels is een en ander bij KB van 12 juli 2012 (B.S. 3 augustus 2012) geregeld.
Aangezien de nieuwe regelgeving reeds van toepassing is op de
boekjaren die starten vanaf 1 januari 2013 aanvangen, alles op even op een
rijtje ...
2.Minimum genormaliseerd rekeningenstelsel
Het (minimum) genormaliseerd rekening(en)stelsel of MAR
(Minimum Algemeen Rekeningstelsel) is een wettelijk voorgeschreven
rekeningenschema voor het voeren van een boekhouding in een onderneming en/of
VM.
Het schema bevat zeven hoofdrubrieken of klassen :
rekeningen
van de balans
1.eigen vermogen, voorzieningen voor risico's, kosten en
schulden op meer dan een jaar.
2.oprichtingskosten, vaste activa en vorderingen op meer
dan een jaar
3.voorraden en bestellingen in uitvoering
4.vorderingen en schulden op ten hoogste een jaar
5.geldbeleggingen en liquide middelen
rekeningen
van de resultatenrekening
6.kosten (elektriciteit, water, lift )
7.opbrengsten (stortingen van de mede-eigenaars)
Niets belet dat men in een verdere, eigen, indeling
voorziet.
3.Opstellen van stukken
Volgens voormeld KB heeft de syndicus de taak de boekhouding
van de vereniging van mede-eigenaars te voeren op een duidelijke, nauwkeurige
en gedetailleerde wijze en met inachtneming van de gebruikelijke regels van het
dubbel boekhouden., waarbij het vermogen van de VME vanuit een dubbel (spiegel-)
standpunt wordt bekeken : debet en credit.
In de jaarlijkse balans vinden wij aan de linkerzijde, de
actiefzijde, de bezittingen van de VME.
Aan de rechterzijde, de passiefzijde, de schulden van de VME.
Hiermee krijgt men een beeld van de
oorsprong
van de middelen (voorschotten van de mede-eigenaars, financiering (?), )
aanwending
van de middelen (aankopen, kosten voor nutsvoorzieningen, herstellingskosten,
)
Een en ander betekent dat de syndicus voortaan volgende
documenten moet opstellen :
een
balans
een
resultatenrekening
een
toelichting
4.Specifiek voor de kleine VMEs
Deze regel is niet van toepassing voor elke mede-eigendom
die met uitzondering van de kelders, de garages en de parkeerplaatsen minder
dan twintig kavels omvat.
Dergelijke VME mag immers een vereenvoudigde boekhouding
voeren die ten minste een
weerspiegeling is van de ontvangsten en uitgaven, van de toestand van de
kasmiddelen, alsook van de mutaties van beschikbare middelen in contant geld of
op de rekeningen, van het bedrag van het werkkapitaal en het reservekapitaal.
In dit geval dient de syndicus hoe dan ook volgende
documenten op te stellen :
een
inkoopdagboek (aankopen van de VM)
een
financieel dagboek (uittreksels van de rekeningen)
In elk geval, dus óók voor VMEs met minder dan 20 kavels,
geldt dat :
Elke
boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk
opgeslagen in een ongesplitst dagboek of in een hulpdagboek.
De
verantwoordingsstukken voor de boekingen methodisch moeten worden opgeslagen en
zeven (niet 5, of 10, ) jaar
bewaard, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting
volgt.
Deze
dagboeken worden voortdurend ter beschikking gehouden van belanghebbende.
Een VM
dient minstens één keer per jaar een jaarrekening op te maken. De stukken
worden ingeschreven in een boek.
5.Specifiek voor de grote VMEs
Waar voor de VME met meer dan 20 kavels in de wet sprake is
van een inventaris, bedoelt men daarmee de jaarrekeningen.
Voor grote VMs gelden strengere regels, in die zin dat
De
jaarrekening duidelijk moet worden opgesteld en stelselmatig weergeven
enerzijds, de aard en het bedrag, op de dag waarop het boekjaar wordt
afgesloten, van de bezittingen en rechten van de vennootschap, van haar
schulden en verplichtingen evenals van haar eigen middelen, en anderzijds, voor
het op die dag afgesloten boekjaar, de aard en het bedrag van haar kosten en
haar opbrengsten. Elk bestanddeel van het vermogen wordt afzonderlijk
gewaardeerd met voorzichtigheid, oprechtheid en goede trouw.
Er moet
rekening worden gehouden met alle voorzienbare risico's, mogelijke verliezen en
ontwaardingen, ontstaan tijdens het boekjaar.
Er moet
rekening worden gehouden met de kosten en de opbrengsten die betrekking hebben
op het boekjaar.
6.Besluit
Deze nieuwe, nauwgezette regelgeving indachtig, kan enkel
besloten worden dat van de syndicus een steeds verder gaande professionaliteit
en thans boekhoudkundige kennis wordt verwacht.
De beoefening van deze regelgeving vereist het hanteren van
een gepast boekhoudpakket, en dus wel enige investering van de zijde van de
syndici.
Ook is hiermee duidelijk dat de verplicht aan te stellen commissaris
van de rekeningen een gefundeerde kennis van de principes van het dubbel
boekhouden moet kennen.
Een en ander niet zonder gevolg voor de beoordeling van
eventuele aansprakelijkheden van deze actoren binnen de VME
