Vanmorgen kon ik opstaan zoals gewoonte op hetzelfde uur, ik moest om 9u in Gent zijn. De trein van 8u18 kwam aan in Gent om 8u45.

Eerst zijn we naar het dienstencentrum geweest van Nieuw-Gent maar daar hadden ze geen registers. Ze hebben dan ons verwezen naar Sint-Denijs-Westrem.

We zijn dan naar Sint-Denijs-Westrem gegaan. Daar viel het aantal akten mee. Die van Sint‑Denijs‑Westrem en Afsnee moesten we tellen omdat vanaf 1976 Afsnee onder Sint‑Denijs‑Westrem ligt.

Vervolgens gingen we naar Zwijnaarde. Daar waren we redelijk vlug klaar. We moesten ook fiches tellen van de bevolkingsregisters. Hier hebben we een techniek gebruikt, je meet 10 cm fiches af en je moest het aantal tellen. Dan moest je al die fiches meten en dan wist je hoeveel meter fiches er waren. De registers waren hier allemaal in volgorde dus was het niet zo moeilijk.

Uiteindelijk telden we de akten van Gentbrugge. Daar stonden ook de akten van Ledeberg. Dat was geen probleem maar dan moesten we naar de kelderverdieping gaan om de bevolkingsregisters te tellen van die twee gemeenten. Gentbrugge was geen probleem omdat die boeken een nummering aan de buitenkant hadden met het aantal dus je moest je gewoon aflezen. Maar die van Ledeberg stonden allemaal in kartonnen dozen. Bruno zal nog een keer terugkeren om ze te tellen wanneer ze in rekken staan.

De dag was vroeg gedaan, om 15u15 hadden we gedaan. ik moest wel een tijdje wachten op de trein die rechtstreeks naar Brugge ging want ik stond in het station van Gent-Dampoort maar ik was redelijk vlug in Brugge

Het was een leuke dag. Het is eens tof om eens buiten je kantoor te zijn en met de mensen te gaan praten. De vorige keer toen ik naar Antwerpen ging, was het wat minder leuk omdat ziek was maar nu heb ik wel genoten van de dag. Volgende week of de week erna mag ik nog eens mee naar Gent om te tellen in Oostakker en nog een ander gemeente.

Vandaag was ik heel de dag alleen. Geluk dat ik soms nog bezoek kreeg van enkele collega’s.

De database van periodieken is af, nu nog alleen de gemeenten contacteren en het is in orde.

Ik heb ook gevraagd aan Olivier of hij bij Piet de nieuwste versie van Scansearch kon gaan installeren en ook op Elke haar computer en op de mijne. Hij gaat het zelf installeren bij Piet maar voor Elke en mij zal hij een cd branden.

Vandaag was het vooral een kalme dag, velen hadden verlof. Je merkte dat ook in het verkeer. Er waren veel minder auto’s op de baan en ik had geen moeite om de straat over te steken met de fiets.

Nadat ik de database van de periodieken had afgewerkt, heb ik wat informatie opgezocht ivm die gouden bruiloft. Die gouden LP vind ik best wel een goed idee. Ik heb geprobeerd om nog andere originele cadeaus te vinden maar dat is me niet gelukt. Het is best wel moeilijk om iets te zoeken dat origineel is en ook leuk is voor de mensen. En het mag vooral niet te veel kosten. Ik heb een goede site gevonden, ik zal binnenkort een mailtje sturen om de prijs te weten.

Morgen ga ik naar Gent om akten te tellen. Dat zal leuk zijn, ik ben dan eens buiten ipv op kantoor te zitten. Piet heeft me zelfs gevraagd om eens een foto te nemen met mijn gsm van al die boeken. Hij heeft dat nog nooit in het echt gezien. Ik zal morgen mijn best doen.

Op naar Gent!

Vandaag heb ik nog gewerkt aan de database van periodieken. Oost-Vlaanderen is ook bijna klaar.

Ik heb een mail ontvangen van Bruno dat ik morgen niet moet gaan meetellen in Gent. Vrijdag wel, ik moet staan aan Gent-Sint-Pieter om 9u. Dan gaan we 3 districten doen.

Ik heb een voorstel gedaan aan Elke ivm die cadeaus voor gouden bruiloften. Ik dacht aan een LP te laten maken in het goud met één of een paar liedjes erop. De hoes kunnen we zelf drukken met het logo van de gemeente. Ook de sticker zelf op de LP kunnen we ook drukken. Ik heb interessante sites gevonden maar prijzen zijn uiteenlopend. Uit Engeland kosten onbeschreven LP’s minstens 2 euro per stuk als je 250 besteld, terwijl in België kunnen ze tot 60 euro per stuk kosten.

Nadeel is dat samen met de bedrukkingskosten van de hoes en stickers, de kost redelijk hoog is voor de gemeenten omdat een gouden bruiloft niet veel voorkomt in een gemeente. Een groot aantal zullen ze niet bestellen.

Elke vond het een goed idee, ik mag het verder uitwerken: kostenraming, etc.

Tijdens de lunch kan ik me amuseren met de collega’s in de refter. Het wordt elke dag leuker en leuker. Ik kan de humor aan tafel wel appreciëren.

Morgen zal ik heel de dag alleen zijn. Rudi en Elke hebben vrijaf, Bruno is in Gent en Bram zit in Limburg. Ik mag verder werken aan de periodieken en aan de site van Scansearch. Ik moet ervoor zorgen dat Olivier morgen bij Piet de nieuwste versie van Scansearch gaat installeren en ook op de computer van Elke en die van mij. Zo kan ik wat vertrouwd geraken met de nieuwste software.

Aan de database van periodieken heb ik vandaag verder gewerkt. Die van West-Vlaanderen is klaar, nu nog Oost-Vlaanderen.

Rudi vroeg dan aan mij of ik geen zin had om een creatieve opdracht te doen. Ik zei ‘ja’. Ik moet een nieuw product vinden dat het bedrijf kan maken voor een gouden bruiloft. Dit is een huwelijk van 50 jaar. Nu geven de gemeenten een fruitkorf of iets in tin. Mijn opdracht is om een origineel product te vinden. Het is niet voor direct, ik mag er een tijdje over nadenken.

Rudi stelde ook voor om me in te schrijven voor een nieuwsbrief op www.schrijf.be. Op die site staan veel tips ivm het maken van een commerciële tekst. Ik heb dat gedaan maar ik heb ook vermeld dat ik in de KHBO ook copywriting heb gehad en dat ik daarvan al iets van af weet.

Andy kwam even langs bij Elke voor de nieuwe pc van Piet want die is verouderd. Piet zal waarschijnlijk een nieuwe pc krijgen. Nadat hij langs is geweest, heb ik een mail gestuurd naar Andy met een voorstel. Ik heb een link doorgestuurd van een Belgische website waar je goede pc’s kunt kopen voor een relatief lage prijs. Het is van het merk ‘MSI’. Het is niet bekend maar het is van heel goede kwaliteit want ik heb er zelf één. Misschien dat ik met die mail kon helpen.

Rudi had ook de vraag of ik informatie kon opzoeken ivm alle soorten bruiloften en of die gevierd worden in Nederlands net zoals in België. Dat zal ik morgen doen want ik was bezig met een ander opdracht.

Omdat er niet reactie kwam op een mailing moest ik van Rudi etiketten afdrukken van alle adressen van de gemeenten in Vlaanderen uitgezonder die van Limburg. Hieraan heb ik gewerkt tot 17u want ik wilde dat het af was voor morgen. Ik heb het dan gestuurd naar Kim. Zij zal ze morgen afdrukken voor mij.

En zo zit ik ongeveer aan de helft van mijn stage. Het gaat allemaal zeer snel. Ik heb meer plezier aan mijn werk omdat ik toffe collega’s heb. Hopelijk zal het nog verbeteren!

Week nummer 6 ging vandaag van start.

Heel de dag heb ik gewerkt aan de database van periodieken. Hiervoor moet je veel werk verrichten. Je moet de site van de gemeenten opzoeken. Dan moet je informatie op hun site vinden over hun informatieblad.

Je moet ook het budget te weten komen dat de gemeente heeft voor hun informatieblad. Dit is niet altijd makkelijk te vinden. Soms staat het letterlijk op de site, soms in hun cultuurbeleidsplan en soms vind je het niet. Evenals de oplage, die vind je ook niet veel terug.

Elke vertelde me vandaag dat ik toch mee mag donderdag en vrijdag naar Gent om akten te tellen. Vorige week zei men dat ik best op het werk bleef omdat er niemand aanwezig zal zijn. Het is nu vakantie dus Mario en Philippe gaan niet veel werk extra hebben omdat iedereen afwezig is.

Ik heb gevraagd wanneer ik aan de handleiding en demofilmpjes voor Scansearch mag beginnen. Ik mag er eigenlijk al aan beginnen maar ik heb de software nog niet staan om filmpjes te maken. Matthias zal zo vlug mogelijk die software installeren voor mij.

Olivier moet ook nog de nieuwste versie van Scansearch verbeteren en dan wordt het geïnstalleerd op mijn laptop.

Morgen zal ik aan de database verder werken maar ik zal ook teksten maken voor de website van Scansearch want dat is ook belangrijk.

Vandaag is het de laatste dag van week 5. Het vliegt toch allemaal heel snel voorbij.

In de Franse van de brief van akteloket zaten er een paar fouten. Ik heb ze verbeterd en terug gestuurd naar Elke. Ze vroeg dan of ik een brief ivm Scansearch eens kon proberen te vertalen. Het is aardig gelukt en ik heb het resultaat gestuurd naar haar.

Piet vroeg me dan om een artikel vanuit een magazine te scannen. Het leek een interessant artikel om op de server te zetten zodat iedereen dat kan lezen.

Om 13u30 hadden we een vergadering. Het ging over Scansearch en akteloket. De problemen hierrond moeten zo vlug mogelijk opgelost worden. De volgende vergadering is gepland op maandag 14 maart samen de IT-afdeling.

Tijdens de vergadering heb ik notities genomen en Elke vroeg me op het einde of ik een verslag kon maken. Ik heb dat ook gedaan en naar haar gestuurd.

De database van periodieken heb ik aangevuld maar niet voor lang. Ik heb dan verder gewerkt aan de inhoud voor de website van Scansearch want dit is belangrijk.

Week 5 is voorbij. Het gaat allemaal zo snel. Met de collega’s kom ik al veel meer in contact en het is leuk op het werk!

De PPT-presentatie heb ik verder afgewerkt vandaag. Het was veel werk om alle bolletjes bij de gemeenten te plaatsen. Het was nog niet helemaal af wanneer we moesten vergaderen.

De vergadering ging over eventuele verkiezingen in de toekomst. Er moeten opleidingen voorzien worden. De vergadering heeft een dertigtal minuten geduurd. Op het einde heb ik voorgesteld aan Elke om misschien op de site van akteloket en ScanSearch een paar interviews van tevreden klanten te zetten. Zij vond dit een goed idee. Ik zou interviews afnemen van zowel kleine als grote gemeenten. Zo worden kleine gemeenten niet uitgesloten en voelen ze zich gewaardeerd.

Daarna heb ik nog wat verder gewerkt aan de presentatie. Ik heb het dan doorgestuurd naar Elke. Elke had nog een paar klanten die ik moest toevoegen aan de kaarten. Ik moest ook nog een paar dingen wijzigen in de presentatie maar voor de rest was het goed.

Elke heeft dan de mailingtekst voor akteloket gestuurd naar mij. Er waren nog een paar fouten in maar zij vond ze niet. Ik heb de tekst aandachtig gelezen en heb nog enkele fouten gevonden en ik heb die dan ook aangepast.

Ik heb dan verder gewerkt aan de lijst van periodieken. Het is wel moeilijk om op internet informatie hierover te vinden. Vanaf dat ik informatie gevonden heb van heel West-Vlaanderen, zal ik rondbellen om ontbrekende informatie te bemachtigen.

Elke kreeg dan een telefoon van Gersende. Zij had een Franstalige gemeente die misschien ScanSearch zou willen hebben. Ik heb dan een Franstalige folder gevraagd aan Didier en ik heb die dan in een enveloppe gestoken en aan Kim gegeven. Die wordt dan morgen verstuurd.

Gisterenavond heb ik nog de handleiding van ScanSearch eens gelezen.

Vanochtend mocht ik bij Piet langsgaan. Hij heeft me uitleg gegeven over aktes en hoe die worden ingescand. Hij legde ook uit hoe ScanSearch werkt. Na 2 uur uitleg verstond ik hoe het programma werkte. Ik heb zelf eventjes mee gewerkt en het is niet zo moeilijk als ik dacht dat het was. Dus binnenkort mag ik aan de demofilmpjes beginnen!

De lijst van de Vlaamse gemeenten heb ik aangevuld met het aantal trouwboekjes dat ze besteld hebben en de datum van bestelling. Die heb ik nodig want ik moet op de kaarten van de provincies aanduiden welke gemeenten trouwboeken hebben gekocht. Degenen die al lang niet meer besteld hebben, moet ik niet meer aanduiden op een kaart.

Elke heeft me dan een lijst gegeven van de gemeenten die ingeschreven zijn voor ScanSearch. In het Excel-bestand van de Vlaamse gemeenten heb ik een aparte kolom gemaakt met als titel ‘ScanSearch’. De gemeenten die dat programma hebben, krijgen in die kolom een ‘X’.

Dat Excel-bestandje heb ik vervolgens afgedrukt alsook de kaarten van de provincies van Vlaanderen en Brussel. De gemeenten die trouwboeken hebben besteld, kregen een blauw bolletje. De gemeenten die akteloket hebben een groene en degenen die Scansearch hebben kregen een geel bolletje.

Per kaart heb ik het aantal gemeenten bijgezet en het aantal bolletjes per kleur. Zo kon ik berekenen hoeveel procent van de gemeenten van de provincie klanten zijn.

Dan ben ik begonnen met dat in een PPT-presentatie te steken. West-Vlaanderen heb ik al gedaan, nu nog de andere provincies. Per provincie zijn er drie kaarten omdat er drie producten zijn.

De rest zal ik morgen doen.

De folders van de applicaties waren klaar vanmorgen. Ik mocht ze in enveloppen steken. Het waren er redelijk veel, ik heb er toch 2 uur aan gewerkt. De enveloppen moest ik dan aan Kim geven zodat die verstuurd kunnen worden.

Daarna heb ik gewerkt aan de database van de Waalse gemeenten. Ik kreeg telkens ‘Niets gevonden’ op het scherm toen ik offertes opzocht in Cerm 5. Ik dacht dat ik iets verkeerd deed maar Elke zei dat ik het juist deed. Als er ‘Niets gevonden’ op het scherm komt te staan, kan het zijn dat er ook geen offertes van die klant zijn.

Ik heb dat doorgestuurd naar Rudi. Hij gaat dat dan op zijn beurt doorsturen naar Gersende. Zij houdt zich bezig met de Franstalige gemeenten.

Daarna heb ik de Vlaamse gemeenten gedaan en Brussel want de vorige keer heb ik de laatste bestellingen opgezocht op de server maar je moet ze blijkbaar opzoeken via Cerm.

Eerst heb ik het bevolkingsaantal opgezocht en aangepast in de database want volgens de recentste statistieken van het NIS (Nationaal Instituut voor de Statistiek) kloppen die niet.

De gegevens van de offertes (datum en hoeveelheid) zal ik morgen opzoeken in Cerm want ik moest vandaag de handleiding van Scansearch eens lezen. Ik mocht met een balpen de fouten aanduiden en in het boekje schrijven wat er nog zou kunnen aangepast worden in de handleiding. Als je de handleiding als leek leest, moet je alles kunnen verstaan dus als ik vragen had, mocht ik die bijschrijven.

De handleiding moest ik eens lezen omdat ik morgen uitleg krijg van Piet hoe ScanSearch in feite werkt. Eens ik met ScanSearch kan werken, mag ik beginnen met de demofilmpjes te maken.
I can’t wait!

Na de handleiding te hebben gelezen, heb ik verder gedaan aan de database van Vlaamse gemeenten. Elke vroeg me of ik de kaarten van alle Vlaamse provincies en Brussel, die ik enkele weken geleden moest afdrukken, om ze in een PowerPoint-presentatie te steken voor de vergadering van vrijdag. Ik moet dan op die kaarten aanduiden welke producten elke gemeente bestelt bij ons. Die producten zijn trouwboeken, akteloket en ScanSearch.

In de database van de Vlaamse gemeenten heb ik een extra kolom gemaakt voor akteloket. Als die klant akteloket had, plaatste ik telkens een ‘X’. Hetzelfde zal ik doen voor ScanSearch maar Elke zal die gegevens doorsturen.

Achteraf gezien is Cerm niet zo moeilijk om mee te werken. Je moet het alleen gewoon worden.

Vanavond zal ik de handleiding van ScanSearch nog eens goed lezen zodat ik morgen vragen kan stellen als ik iets niet versta.

Vandaag ging week 5 van start!

Toen ik vanmorgen aankwam zag ik dat er een stapel enveloppen lag. Die zijn van Bram. Ik moet de folders daarin steken en die worden dan verzonden. Philippe zei dat ik aan Didier moest vragen waar dat die folders liggen. Ik zocht Didier op in de magazijn en hij vertelde me dat ze gedrukt zijn. Ze moeten alleen nog gesneden worden. Ik zal ze morgen in een enveloppe steken.

Dan begon ik weer aan de database van tandartsen. Antwerpen is af, alleen nog Limburg en Vlaams‑Brabant. Het grootste deel van Limburg heb ik gedaan. Rudi vroeg of ik een database in Excel kon maken van alle Waalse gemeenten. Ik moet dan opzoeken hoeveel bewoners elke gemeente heeft en hoeveel huwelijken. Dan moet ik de laatste offerte van elke gemeente opzoeken. Van die offertes heb ik de recentste nodig waarvan ik de datum en aantal trouwboeken nodig heb.

Deze database is nodig zodat men kan opvolgen wanneer men een klant opnieuw moet contacteren omdat de voorraad ongeveer op zal zijn.

Eerst heb ik die offertes gezocht in de map klanten op de server maar blijkbaar moet ik dat opzoeken in Cerm 5 omdat daar alles in staat. Ik moet zeggen Cerm5 is niet makkelijk om mee te werken.

Je moet vooral werken met de pijltjestoetsen en de F-knoppen. Die database is nog niet af en ik zal het morgen afwerken.

Toen ik vandaag begon, zag ik dat er op mijn bureau een grote enveloppe lag. Het was een enveloppe van de campagne ‘ik kyoto’.

In de eetzaal heb ik een poster opgehangen en op het prikbord van Cayman ook nog één.
Aan de balie van Cayman heb ik een dertigtal foldertjes gelegd en in de eetzaal ongeveer 60.

Hierna heb ik nog gewerkt aan de database van de tandartsen en orthodontisten in Vlaanderen Antwerpen is bijna af, dan nog moet ik die van Limburg en Vlaams-Brabant opzoeken.

Van Rudi kreeg ik een document doorgestuurd. Dit was de mailing voor akteloket. Ik heb gemerkt dat er een paar fouten in zaten, vooral rond de BIN-normen. Ik heb die fouten verbeterd en Bram heeft nog enkele fouten gevonden. De verbeterde versie heb op de server geplaatst zodat iedereen er aan kan werken.

Elke vroeg of ik dat document eens kon vertalen naar het Frans. Ik heb dat gedaan en doorgestuurd naar haar ter controle. Voor sommige moeilijke woorden heb ik het woordenboek van Van Dale gebruikt.

Elke en Bram waren bezig over trouwboeken in de kleur ‘Buffalo blauw’. Ik wist niet wat dit was en ik vroeg wat uitleg. Het is een soort leder in heel donkerblauw. Elke heeft me enkele stalen getoond van andere soorten leder.

Bram heeft gevraagd of ik maandag de folders in verband met de Iphone en Ipad-applicaties in enveloppen kan steken, die worden dan verzonden. Ik heb meer uitleg gevraagd omtrent die applicaties en hij heeft me getoond op de Ipad wat Vanden Broele in het verleden al gemaakt heeft.

De vertegenwoordigers gebruiken een Ipad om de catalogus te tonen aan de klanten. Ik was verbaasd wat het apparaat allemaal kon en wat men hiervoor kan ontwikkelen.

Vandaag heb ik ook meneer Vandenbroucke en meneer Sturbeaux mogen ontvangen op het werk. Het was een leuk gesprek en het was tof om bekende gezichten te zien van de school.

Juist voor ik naar huis vertrok, vroeg Bruno aan me of ik goed Excel. Hij had een speciaal formule nodig om de ingevulde cellen in een bereik te kunnen tellen. Ik heb het hem uitgelegd en het lukte. Mijn collega’s waren tevreden omdat ze eindelijk een oplossing hadden gevonden.

Ik voel me meer op mijn gemak in het bedrijf en het kan alleen maar verbeteren.

Vandaag ben ik begonnen met het maken van etiketten voor een mailing. Ik heb een stuk of 1 000 afgedrukt. Het is meer dan ze verwacht hadden. Ik heb ze bij Kim afgedrukt omdat zij etiketten had.

Dan heb ik de database van tandartsen en orthodontisten afgewerkt.

In totaal heb ik nu 2 056 records en vandaag heb ik er een 700-tal bijgedaan. Alleen nog de helft van Antwerpen, Vlaams‑Brabant en Limburg.

Vandaag mocht ik terug naar mijn vaste werkplaats gaan. Het is niet meer nodig om naar Antwerpen te gaan aangezien we gisteren vier districten geteld hebben. Die van Antwerpen zelf, Wilrijk, Borgerhout en Deurne.

Eerst heb ik de adressen afgedrukt van de databases van de Vlaamse en federale overheidsdiensten. Het heeft wat tijd ingenomen omdat het mooi op een pagina moest staan.

Dan heb ik de database van tandartsen verder afgewerkt want dat moet af dat ik aan ander werk kan beginnen.

Rudi heeft gezegd dat die adressen op etiketten moeten komen. Ik heb wat uitleg gevraagd aan Kim welke formaat ik moest kiezen in Word. Morgen zal ik dat verder afwerken want ik heb een probleempje met de ALS-regel in de verzendlijsten.

Vandaag begint de dag zeer vroeg. Om 9u verwacht men mij in de districthuis in Deurne. Ik moest de trein nemen om 6u35 in Brugge en dan de tram in Antwerpen.

Eens toegekomen in Deurne heb ik Bruno gezien en te samen hebben wij de aktes geteld. De geboortes moesten wij tellen vanaf 1960 tot heden, dat houdt in aktes en bijgevoegde registers.

De huwelijken ook vanaf 1960, aktes en bijgevoegde registers, maar vanaf 1980 alleen de bijgevoegde registers.

In de gemeenten gaat men nog primitief te werk. Men legt een boek op een scanner open en men legt nog een zwaar boek bovenop zodat er minder zwart op de scan te zien is. Dit is tijdrovend en het maakt het boek kapot.

In het bedrijf wordt het boek op zijn rug gelegd en wordt het naar boven geduwd tegen een glasplaat. Zo gaat het boek niet kapot en de kwaliteit van de scan is uitstekend.

Na Deurne zijn we vervolgens naar Wilrijk gegaan en dan naar Borgerhout voor we gingen eten.

Daarna moesten we de aktes tellen in district Antwerpen. Daar waren er veel maar alles was wel mooi gerangschikt. Hier gaan ze ook primitief te werk. De mensen zijn daar constant bezig met alleen randmeldingen in de boeken te schrijven.

Het digitaliseren zal een kost zijn voor provincie Antwerpen maar hiermee besparen ze veel tijd en er zal veel minder loonkosten zijn.

Om 15u45 hadden we gedaan. Dan heeft Bruno me afgezet in Gent zodat ik de trein naar Brugge kon halen.

Week 4 gaat vandaag van start!

Ik heb me heel de dag beziggehouden met het verder afwerken van de database van tandartsen. Ik heb een tandje bijgestoken want ik heb nog ander werk.

Voor de nieuwe website van ScanSearch moet ik een schema maken van hoe het eruit moet zien. Ik heb dat gemaakt en doorgestuurd naar Rudi en Elke. Aan Elke heb ik meer uitleg gegeven want morgen ben ik niet aanwezig tijdens de vergadering. Ik moet morgen naar Antwerpen te samen met Bruno. Ik heb een paar voorstellen in die schema gezet om de site nog meer gebruiksvriendelijk te maken.

Ik heb dan op het einde uitleg gekregen van Elke en Piet over ScanSearch en over akten. Van Piet heb ik meer uitleg gekregen hoe aktes vanuit een boek gedigitaliseerd worden.

Zo verliep mijn dag. Ik heb dan nog mail ontvangen van Bruno met het adres waar ik naar toe moet morgen. Eerst moet ik naar Deurne gaan. ’s Avonds op kot zal ik een plan maken hoe ik daar zal geraken.

De stage gaat redelijk vlug voorbij. Vandaag is het de laatste dag van week 3.

Mijn dag ben ik begonnen met het schrijven van een tekst om via mail naar iedereen van de vier bedrijven te versturen. Ik heb het dan gestuurd naar Kim met de vraag of de tekst in orde is. Het was in orde volgens haar dus heb ik het naar iedereen verstuurd. Ondertussen zijn er 14 mensen van het bedrijf die geregistreerd zijn.

Ik heb de documenten van het eerste stagebezoek gegeven aan Elke. Ze gaat ze zo vlug mogelijk invullen en terug geven.

Daarna heb ik een database van gemeenten aangepast. Ik moest controleren of er nog offertes waren op de server en de datum invullen van de laatste offerte. Het Excel-bestand rekende dan zelf uit wanneer de voorraad van de gemeente op zou zijn. Zo kunnen ze weten wanneer ze precies de klanten moeten contacteren.

Ik heb dan een lijst gemaakt van alle periodieken. Ik ben nog niet zo ver geraakt. Ik moet gegevens opzoeken van de infobladen van alle gemeenten zoals budget, de oplage, etc. De gegevens die ik niet vindt, moet ik bekomen via telefoongesprek. Dat is voor volgende week.

Volgende week ga ik ook twee dagen naar Antwerpen. Dat is voor dinsdag en woensdag. Bruno en ik gaan samen de aktes (geboorte, huwelijk en overlijden) tellen per district. Zo kunnen ze een precieze offerte maken wanneer ze die aktes zullen inscannen.

En zo eindigde week drie. Op naar week 4!

Vandaag was het een redelijk drukke dag. Ik was aanwezig op twee vergaderingen.

De eerste was om 9u15 tot 10u05 en de tweede van 13u35 tot 15u15.

Van de eerste heb ik een verslag gemaakt en doorgestuurd naar Rudi ter controle. Het was in orde en Rudi heeft het dan doorgestuurd naar iedereen die aanwezig was op de vergadering. De vergadering ging over akteloket en zijn problemen.

De tweede vergadering ging over ScanSearch. Van deze vergadering heb ik geen verslag gemaakt omdat ik aanwezig moest zijn om wat bij te leren over deze software.

Vandaag heb ik twee taken bijgekregen. Ten eerste moet ik de kost van administratief handeling uitrekenen en ik moet ook een schema maken van de website van ScanSearch, wat die allemaal moet bevatten van informatie.

Bruno en ik hebben dan wat besproken over de ‘ik kyoto’ campagne. Er werd beslist dat het bedrijf deelneemt eraan. Ik ben voor deze campagne verantwoordelijk in het bedrijf. Ik heb een paar affiches besteld en heel wat folders want deze zijn bedoeld voor alle vier de bedrijven.

Morgen zal ik naar iedereen van het bedrijf een mail sturen zodat ze lid kunnen worden van de Vanden Broele Group op de site van ‘ik kyoto’.

Op die site kan iedereen een profiel aanmaken. Men moet dan het vervoermiddel kiezen die gebruikt werd voor de campagne en het aantal kilometers en vervolgens het vervoermiddel kiezen die men zal gebruiken tijdens de campagne en ook het aantal kilometers. Op de site wordt dan het aantal CO₂-uitstoot getoond dat je bespaart. De werknemers kunnen prijzen winnen en dit is ook mooie reclame voor het bedrijf.

Vandaag mocht ik in CERM werken. Ik moest de juiste vertegenwoordiger bij elke klant zetten. Dit waren er redelijk veel.

Dan heb ik nog een opdracht gekregen voor de volgende dagen. De gemeentes van Vlaanderen en Nederland die nog niets besteld hebben in Excel, moet ik opzoeken op de server en controleren of ze wel degelijk niets besteld hebben. Als ze wel iets besteld hebben moet ik het aantal boekjes ingeven en ook de datum. De datum om weer contact op te nemen met die klant komt dan automatisch in een kolom terecht.

De lijst van tandartsen in Vlaanderen heb ik verder afgewerkt. Voorlopig heb ik alle tandartsen van West-Vlaanderen. Dit heeft lang geduurd omdat er veel zijn per provincie.

Dan heeft Rudi meer uitleg gegeven van de lijst van de periodieken die ik moet maken.
Dit is een lijst maken van de infobladen van alle gemeenten, OCMW’s en politiezones. Die van West‑Vlaanderen, Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant zijn de belangrijksten. Per infoblad moet ik de oplage, aantal uitgaven per jaar, budget van gemeente en de datum van einde contract met de huidige drukker invoeren. De gegevens die ik niet zal vinden op het internet, bijvoorbeeld datum einde contract, zal ik moeten verkrijgen via telefoon. De datum is belangrijk want als die bijna verloopt, kan het bedrijf zijn vertegenwoordigers sturen en dan wordt het bedrijf misschien wel de toekomstige leverancier van die infoblad. Met dit zal ik toch een tijdje zoet zijn.

Rudi heeft dan ook een blad gegeven van instellingen die ik nog moet toevoegen aan de database van Vlaamse en federale overheidsdiensten. Hij heeft ook nog een map gegeven met Vlaamse en federale overheidsdiensten. Diegene die ik nog niet heb in de lijst, mag ik nog toevoegen.

En met dit liep dag 13 ten einde.

Vandaag begon dag 12 van mijn stage.

Ik heb mijn rapport over ‘ik kyoto’ nog eens nagelezen en ik heb het dan doorgestuurd als PDF naar Bruno.

Vandaag heb ik bijna heel de dag gewerkt aan de database van tandartsen en orthodontisten in Vlaanderen.

Normaal moest ik vandaag voor Ruben data-entry doen voor een site maar het was niet meer nodig.

Bram had dan een probleem met Excel. Hij wou één kolom sorteren maar de gegevens van de andere kolommen sorteerden niet mee. Ik stelde voor om misschien in de toekomst Access te gebruik want dit is makkelijker om te doen.

Ik heb dan een methode gevonden om één kolom te sorteren en de gegevens waren correct achteraf en niet door elkaar. Ik heb een macro gebruikt en dan als knop toegevoegd aan de werkbalk ‘snelle toegang’. Er kwam dan een foutmelding op het scherm dat niet alle cellen van dezelfde grootte zijn. Ik heb het dan eens uitgetest op twee kolommen ipv drie en het lukte effectief. Alleen de derde kolom wilde niet meewerken. Als je op de knop drukt in de werkbalk snelle toegang, worden alle gegevens van heel het rekenblad mooi gesorteerd en bij controle kloppen de gegevens nog.

Toen ik wilde vertrekken, kwam Sam, een oude klasgenoot van mij, even langs. Het was leuk om hem eens te zien. Het was leuk om een bekend gezicht te zien op het werk, hij heeft immers zijn stage ook bij Vanden Broele gedaan.

Rond 8u40 begon ik mijn tweede week.

Rudi vertelde me direct dat ik mijn mails eens moet checken. Ik had een mail gekregen van Ruben dat ik mocht langsgaan i.v.m. een taak dat ik moet maken. Ruben was er niet toen ik langsging maar Rudi vertelde me achteraf dat het nog niet klaar was dus ik moest nog niet langsgaan.

Dan heb ik een offerte voor de stad Ieper gelezen. Dit moest ik doen zodat ik meer inzicht zou krijgen wat Akteloket en Scansearch is. Ik had gemerkt dat er wat fouten in de tekst stonden en ik vermeldde dat ook. Ik mocht ze aanduiden en verbeteren in de versie die op de computer stond.

Ik heb het verslag van de governmentmeeting van vorige vrijdag gelezen. Elke had het gemaakt. Het was niet meer nodig dat ik een verslag zou maken.

Achteraf heb ik een lijst moeten maken van de problemen met Akteloket dat de klanten hebben. Die worden in volgende vergadering besproken zodat ze kunnen verholpen worden.

Vandaag was immers een speciale dag omdat het Valentijn is. Er werd hiervoor een Croque Monsieur-dag georganiseerd. Iedereen mocht zijn boterhammen, kaas en ham meedoen. De croquemachines, groenten en sauzen waren reeds aanwezig. Het was leuk omdat vele collega’s samen zaten.

Achter het middagmaal ben ik begonnen aan een rapport van de ‘ik kyoto’ campagne. Bruno had dit vrijdag gevraagd. Ik moet het nog naar hem doorsturen.

Uiteindelijk heb ik de dag beëindigd door verder te werken aan de database van tandartsen en orthodontisten in Vlaanderen.