De stage gaat redelijk vlug voorbij. Vandaag is het de laatste dag van week 3.

Mijn dag ben ik begonnen met het schrijven van een tekst om via mail naar iedereen van de vier bedrijven te versturen. Ik heb het dan gestuurd naar Kim met de vraag of de tekst in orde is. Het was in orde volgens haar dus heb ik het naar iedereen verstuurd. Ondertussen zijn er 14 mensen van het bedrijf die geregistreerd zijn.

Ik heb de documenten van het eerste stagebezoek gegeven aan Elke. Ze gaat ze zo vlug mogelijk invullen en terug geven.

Daarna heb ik een database van gemeenten aangepast. Ik moest controleren of er nog offertes waren op de server en de datum invullen van de laatste offerte. Het Excel-bestand rekende dan zelf uit wanneer de voorraad van de gemeente op zou zijn. Zo kunnen ze weten wanneer ze precies de klanten moeten contacteren.

Ik heb dan een lijst gemaakt van alle periodieken. Ik ben nog niet zo ver geraakt. Ik moet gegevens opzoeken van de infobladen van alle gemeenten zoals budget, de oplage, etc. De gegevens die ik niet vindt, moet ik bekomen via telefoongesprek. Dat is voor volgende week.

Volgende week ga ik ook twee dagen naar Antwerpen. Dat is voor dinsdag en woensdag. Bruno en ik gaan samen de aktes (geboorte, huwelijk en overlijden) tellen per district. Zo kunnen ze een precieze offerte maken wanneer ze die aktes zullen inscannen.

En zo eindigde week drie. Op naar week 4!

Vandaag was het een redelijk drukke dag. Ik was aanwezig op twee vergaderingen.

De eerste was om 9u15 tot 10u05 en de tweede van 13u35 tot 15u15.

Van de eerste heb ik een verslag gemaakt en doorgestuurd naar Rudi ter controle. Het was in orde en Rudi heeft het dan doorgestuurd naar iedereen die aanwezig was op de vergadering. De vergadering ging over akteloket en zijn problemen.

De tweede vergadering ging over ScanSearch. Van deze vergadering heb ik geen verslag gemaakt omdat ik aanwezig moest zijn om wat bij te leren over deze software.

Vandaag heb ik twee taken bijgekregen. Ten eerste moet ik de kost van administratief handeling uitrekenen en ik moet ook een schema maken van de website van ScanSearch, wat die allemaal moet bevatten van informatie.

Bruno en ik hebben dan wat besproken over de ‘ik kyoto’ campagne. Er werd beslist dat het bedrijf deelneemt eraan. Ik ben voor deze campagne verantwoordelijk in het bedrijf. Ik heb een paar affiches besteld en heel wat folders want deze zijn bedoeld voor alle vier de bedrijven.

Morgen zal ik naar iedereen van het bedrijf een mail sturen zodat ze lid kunnen worden van de Vanden Broele Group op de site van ‘ik kyoto’.

Op die site kan iedereen een profiel aanmaken. Men moet dan het vervoermiddel kiezen die gebruikt werd voor de campagne en het aantal kilometers en vervolgens het vervoermiddel kiezen die men zal gebruiken tijdens de campagne en ook het aantal kilometers. Op de site wordt dan het aantal CO₂-uitstoot getoond dat je bespaart. De werknemers kunnen prijzen winnen en dit is ook mooie reclame voor het bedrijf.

Vandaag mocht ik in CERM werken. Ik moest de juiste vertegenwoordiger bij elke klant zetten. Dit waren er redelijk veel.

Dan heb ik nog een opdracht gekregen voor de volgende dagen. De gemeentes van Vlaanderen en Nederland die nog niets besteld hebben in Excel, moet ik opzoeken op de server en controleren of ze wel degelijk niets besteld hebben. Als ze wel iets besteld hebben moet ik het aantal boekjes ingeven en ook de datum. De datum om weer contact op te nemen met die klant komt dan automatisch in een kolom terecht.

De lijst van tandartsen in Vlaanderen heb ik verder afgewerkt. Voorlopig heb ik alle tandartsen van West-Vlaanderen. Dit heeft lang geduurd omdat er veel zijn per provincie.

Dan heeft Rudi meer uitleg gegeven van de lijst van de periodieken die ik moet maken.
Dit is een lijst maken van de infobladen van alle gemeenten, OCMW’s en politiezones. Die van West‑Vlaanderen, Oost-Vlaanderen en Vlaams-Brabant zijn de belangrijksten. Per infoblad moet ik de oplage, aantal uitgaven per jaar, budget van gemeente en de datum van einde contract met de huidige drukker invoeren. De gegevens die ik niet zal vinden op het internet, bijvoorbeeld datum einde contract, zal ik moeten verkrijgen via telefoon. De datum is belangrijk want als die bijna verloopt, kan het bedrijf zijn vertegenwoordigers sturen en dan wordt het bedrijf misschien wel de toekomstige leverancier van die infoblad. Met dit zal ik toch een tijdje zoet zijn.

Rudi heeft dan ook een blad gegeven van instellingen die ik nog moet toevoegen aan de database van Vlaamse en federale overheidsdiensten. Hij heeft ook nog een map gegeven met Vlaamse en federale overheidsdiensten. Diegene die ik nog niet heb in de lijst, mag ik nog toevoegen.

En met dit liep dag 13 ten einde.

Vandaag begon dag 12 van mijn stage.

Ik heb mijn rapport over ‘ik kyoto’ nog eens nagelezen en ik heb het dan doorgestuurd als PDF naar Bruno.

Vandaag heb ik bijna heel de dag gewerkt aan de database van tandartsen en orthodontisten in Vlaanderen.

Normaal moest ik vandaag voor Ruben data-entry doen voor een site maar het was niet meer nodig.

Bram had dan een probleem met Excel. Hij wou één kolom sorteren maar de gegevens van de andere kolommen sorteerden niet mee. Ik stelde voor om misschien in de toekomst Access te gebruik want dit is makkelijker om te doen.

Ik heb dan een methode gevonden om één kolom te sorteren en de gegevens waren correct achteraf en niet door elkaar. Ik heb een macro gebruikt en dan als knop toegevoegd aan de werkbalk ‘snelle toegang’. Er kwam dan een foutmelding op het scherm dat niet alle cellen van dezelfde grootte zijn. Ik heb het dan eens uitgetest op twee kolommen ipv drie en het lukte effectief. Alleen de derde kolom wilde niet meewerken. Als je op de knop drukt in de werkbalk snelle toegang, worden alle gegevens van heel het rekenblad mooi gesorteerd en bij controle kloppen de gegevens nog.

Toen ik wilde vertrekken, kwam Sam, een oude klasgenoot van mij, even langs. Het was leuk om hem eens te zien. Het was leuk om een bekend gezicht te zien op het werk, hij heeft immers zijn stage ook bij Vanden Broele gedaan.

Rond 8u40 begon ik mijn tweede week.

Rudi vertelde me direct dat ik mijn mails eens moet checken. Ik had een mail gekregen van Ruben dat ik mocht langsgaan i.v.m. een taak dat ik moet maken. Ruben was er niet toen ik langsging maar Rudi vertelde me achteraf dat het nog niet klaar was dus ik moest nog niet langsgaan.

Dan heb ik een offerte voor de stad Ieper gelezen. Dit moest ik doen zodat ik meer inzicht zou krijgen wat Akteloket en Scansearch is. Ik had gemerkt dat er wat fouten in de tekst stonden en ik vermeldde dat ook. Ik mocht ze aanduiden en verbeteren in de versie die op de computer stond.

Ik heb het verslag van de governmentmeeting van vorige vrijdag gelezen. Elke had het gemaakt. Het was niet meer nodig dat ik een verslag zou maken.

Achteraf heb ik een lijst moeten maken van de problemen met Akteloket dat de klanten hebben. Die worden in volgende vergadering besproken zodat ze kunnen verholpen worden.

Vandaag was immers een speciale dag omdat het Valentijn is. Er werd hiervoor een Croque Monsieur-dag georganiseerd. Iedereen mocht zijn boterhammen, kaas en ham meedoen. De croquemachines, groenten en sauzen waren reeds aanwezig. Het was leuk omdat vele collega’s samen zaten.

Achter het middagmaal ben ik begonnen aan een rapport van de ‘ik kyoto’ campagne. Bruno had dit vrijdag gevraagd. Ik moet het nog naar hem doorsturen.

Uiteindelijk heb ik de dag beëindigd door verder te werken aan de database van tandartsen en orthodontisten in Vlaanderen.