Marrakech, een bestemming die de laatste jaren (vind ik persoonlijk) meer en meer aantrekkingskracht geniet. En dit is de medewerkers van De Buck Incentives ook niet ongtlipt. Voor deze incentivereis bereidde ik zowaar alle bagagelabels, gegevens over de stad, programma’s en bussigns (busaanduidingen ter plaatse) voor. De bagagelabels en de programma’s mocht ik zowaar zelf uitwerken aan de hand van enkele voorbeelden. Een heel werk was het om de bagagelabels te controleren en het programma op de juiste manier op te stellen. Toch is mij dit allemaal nog goed gelukt! Maar, zoals ik al zei; in de kleine details kruipt meer werk dan verwacht.

Een hele eer kreeg ik toegewezen (tenminste, zo voelde het voor mijzelf aan) toen ik van Daan te horen kreeg dat ik na elke cruise de facturatie zal mogen invoeren! Maar toch geen uiterst makkelijk werkje. Voor de cruises van België toch niet. Zeven maatschappijen die in totaal een 20-tal bussen ingezet hebben, de ene in de voormiddag, de andere in de namiddag en soms de volledige dag! Zwoegen maar! ‘Neem maar deze cruise eerst, dit is de momenteel moeilijkste’ zei Daan. En of het de moeilijkste was! Daar zat ik dan, achter mijn computer, te zwoegen op de facturatie. Uiteindelijk is alles goed gekomen, ware het niet dat de definitieve gegevens in de planning nog niet aangepast waren en deze cruise opnieuw moest ingevoerd worden J

Nu ik het toch over cruises heb, zoals het tot mijn wekelijkse taken begint te behoren, bereidde ik opnieuw een cruise voor. Een kleintje maar. Ik merk wel op dat ik het al aardig in mijn vingers en kopke begin te krijgen en steeds met meer gemak en minder vragen een kleine cruise kan helpen voorbereiden. Maar nogmaals het was een kleintje, twee tours met in totaal zeven bussen voor te bereiden is nu niet meteen een beproeving te noemen. Maar dit neemt natuurlijk niet weg dat ik er graag bij ben om dit alles voor te bereiden!

Een tijdje geleden had Daan nieuwe ‘lollypops’ besteld voor de gidsen, plakkaten met de gidsennummers voor tijdens de cruise op. De volledige ‘structuur’ waarop de lollypops nu gesorteerd werden moest volledig omgegooid worden. Dus begon ik eraan: de lollypops die een nieuwe plaats kregen uithalen, dan de lollypops die in de weg zaten uithalen, alles per nummer leggen dat ik ze tenminste nog terug vond, en op hun nieuwe plaats terug hangen. Een goede fitnesstraining kan je het wel noemen, maar dit was geen probleem aangezien de temperatuur in het ‘cruisekot’ niet bepaald een lentetemperatuurtje te noemen is.

Tenslotte was lamineren van bussigns ook een groot werkje waar ik veel mensen mee geholpen heb deze week. Met deze leuke machine die soms fluit als een vogeltje ging ik aan de slag. Een beetje te vlug willen werken is soms niet goed heb ik toen gemerkt. Plots floot de machine niet meer als een vogeltje, maar begon ze te grommen als de maag van een leeuw! Een blad bleef ietwat dubbel zitten in de machine en bleef vast zitten, totdat Frederik er zijn frustraties op uitwerkte en het ganse blad uit de machine moest forceren. Maar tot op heden fluit de machine opnieuw als een jong vogeltje.

De praktische organisatie van een incentivereis neemt veel tijd in beslag. Bij De Buck doet elk klein detail ertoe. Bagagelabels bijvoorbeeld zijn een klein detail, maar bij een grote reis kan het kleven van de etiketten op de labels een uurtje tijd in beslag nemen. Met een paar grote reizen op komst, had ik dan ook een aantal etiketten te kleven.

Voor een cruise tijdens het weekend moest er ook nog wat werk gedaan worden. Of ten minste, dat dachten we. Al het materiaal dat die dag nodig was, begon ik klaar te zetten en nog eens te controleren. Vrijdag werkte ik samen met Emely om de gidsenbriefings, busgegevens en alle andere klaar te zetten. Toen alles bijna in orde was, kwam Geert, die verantwoordelijk was voor deze cruise, op kantoor en wist ons te vertellen dat al hetgeen ik gedaan had reeds in kannen en kruiken was. Hilariteit alom, maar ik vond het een goede oefening voor mezelf om de cruises voor te bereiden.

Aangezien Daan de ganse week op scouting was en een aantal medewerkers van De Buck op incentive waren of ook op scouting was het moeilijk om genoeg werk te vinden voor mij. Ik heb dan maar zelf afgelopen wat ik kon doen en merkte dat een aantal cruiserederijen hun reizen voor 2009 online gezet hadden. Een ideaal werkje waarmee ik toch bijna een volledige dag mee bezig ben geweest.

Geregeld belde Daan mij ook op vanuit Amsterdam om mij te vragen om gegevens van toekomstige ‘venues’ op te zoeken. Een leuk intermezzo, aangezien ik ook mocht telefoneren naar bepaalde bedrijven om gegevens op te vragen.

Ook Steven had enkele kleine werkjes die ik kon uitvoeren. Wegbeschrijvingen opzoeken en benodigdheden bij elkaar leggen voor een incentive met Dieter Müller, een duitse kok,… Zoals ik al zei denken ze bij De Buck aan alles.

Steven had ook nog enkele andere opdrachtjes voor mij. Een PowerPoint-presentatie voor een belangrijke klant bevat best geen fouten. Daarom mocht ik een presentatie zorgvuldig afspeuren op fouten. Hier en daar zaten enkele typfouten in, maar één geval deed me toch wel twijfelen. Zelfs na opzoekwerk weet ik nog steeds niet of het ‘jumping-infrastructuur’ of ‘jumpinginfrastructuur’ is.

Voor een andere klant mocht ik terug de gegevens van twee toprestaurants uit België en Nederland opzoeken die als geschikte locatie konden dienen voor een ‘kookincentive’. Van beide restaurants kregen we een menu doorgestuurd dat in de PowerPoint gezet moest worden.

Al bij al een opnieuw goed gevulde week.