Eerst en vooral wil ik iedereen die deze blog leest van harte welkom heten en veel plezier toewensen bij het lezen van mijn stageblog. Hier zal ik dertien weken lang mijn eigen reilen en zeilen binnen dit interessante bedrijf bespreken.

Het cliché wil dat een beginnende stagiair de voorgaande dagen op de toppen van zijn of haar tenen loopt. Ik kan jullie alvast mededelen dat dit bij mij niet anders was, maar door de hartelijke en vriendelijke ontvangst van Gert en Daan verdwenen de zenuwen even vlug als ze gekomen zijn. Na een korte voorstelling aan de medewerkers van De Buck Incentives, werd ik wegwijs gemaakt in het computersysteem en kreeg ik mijn eerste taken toegewezen. Het waren meteen al de taken voor de ganse week, want Daan en Gert vertrokken allebei op vakantie.
Na een paar uurtjes kreeg ik van Jan Dierickx de vraag of ik zin had om mee te helpen met het opbouwen van een stand op de EMIF-beurs in Brussel. Natuurlijk had ik zin om mee te helpen. Jan had foto’s mee genomen van evenementen, incentive-reizen en cruiseschepen om deze aan de stand op te hangen als eye-catchers. Na mijn eerste ‘uitstap’ gingen we terug naar de kantoren in Eke, waar ik verder werkte aan het aanmaken van facturatiedocumenten voor de shore excursions en het aanpassen van de gegevens van de stadsgidsen waar De Buck Incentives mee werkt. Zo zat mijn eerste dag erop.

Mijn tweede dag begon met het afwerken van de aanpassingen van de gidsgegevens. Daarna kon ik starten met het opzoeken van de cruiseschepen die in 2009 zouden aanmeren in Zeebrugge, Antwerpen, Amsterdam en Rotterdam. Hiervoor had ik de namen van alle klanten van De Buck Incentives en kon ik aan de hand van hun sites de aanmeringen opzoeken. Een leuk maar tezelfdertijd ook ‘lastig’ werkje. De foto’s op de websites van de rederijen spraken tot de verbeelding en zorgden ervoor dat ik van tijd tot tijd achter mijn computer zat te watertanden. Bijgevolg was het ook moeilijk om de ganse dag geconcentreerd te blijven…

Donderdag werd ik geïntroduceerd in een programma waar alle gegevens van mogelijke leveranciers werden opgeslagen. Alle visitekaartjes die op beurzen werden mee genomen door medewerkers van De Buck Incentives moesten ingevoerd worden.

Bij het begin van de week hadden nog niet alle rederijen hun cruisetochten voor 2009 online gezet. Daarom heb ik op vrijdag nog verder gezocht naar cruisetochten op de websites van de rederijen waarvan ik nog niets terug gevonden had. Dit bleek een goed idee te zijn, want ondertussen heb ik al een 100-tal aanmeringen gevonden van de rederijen waarvoor De buck Incentives shore excursions  in België en Nederland verzorgt. Daarnaast kreeg ik nog van Tom een stapel CD’s die fungeerden als visitekaartjes die ook geklasseerd moesten worden in de voorziene mappen.

Op communicatief vlak lijkt dit bedrijf op het eerste zicht sterk georganiseerd en weten zij volgens mij hoe belangrijk communicatie voor een bedrijf als De Buck Incentives is. Bij het mailverkeer is een speciale ‘handtekening’ ontworpen voor die alle medewerkers in hun mail instellen als standaard. Elke medewerker heeft ook een eigen telefoonnummer en een lijst met alle nummers liggen, zodat binnenkomende telefoons vlot kunnen doorgeschakeld worden.

Al bij al lijkt dit op het eerste zicht een rustige eerste week, maar toch was het eventjes zwoegen om alle systemen te snappen en geïntroduceerd te raken in de opdrachten en werkwijze van De Buck Incentives. Gert, Daan en de andere medewerkers van De Buck Incentives hebben me beloofd dat de drukke en stressvollere tijden in aantocht zijn. Ik zet me alvast schrap voor wat op me afkomt!