Afgelopen week vertrok er niet één, niet twee, maar wel drie groepen op incentive. Persoonlijk vond ik het wel een aangename week. Door de drukte en de deadlines ging de tijd nog vlugger voorbij dan andere weken, waardoor het vrijdagavond was, nog voor ik het wist.

De voorbereidingen voor de eerste groep die naar Japan vertrok waren de meest stressvolle. De brochures werden laat geleverd waardoor Frederik en Joery tot ’s avonds laat nog moesten blijven om alles op tijd klaar te hebben. De dag nadien vertrokken Jeroen en Johannes voor een 10-daagse naar Mexico. Zondag vertrok de groep van Emelie en Frank, maar doordat dit in het weekend viel, moest het meeste werk op vrijdag gebeuren. Tegen het einde van de werkdag waren de meeste voorbereidingen getroffen voor deze derde ‘Japan-groep’, waardoor Emelie en Frank waarschijnlijk met minder stress zijn vertrokken dan Frederik en Joery…

Standaard in mijn werkweek zitten ook een aantal cruise-opdrachten, zoals de voorbereidingen voor de ‘calls’. Gelukkig kwamen er deze week enkele grote schepen, waardoor het voorbereiden een beetje een uitdaging begon te vormen.

Ook cruisemaatschappijen maken soms fouten bij het opstellen van hun programma’s. Eén van de klanten had haar programma's doorgestuurd, maar blijkbaar zaten er nog een aantal fouten in bij de uurregelingen. Gelukkig is De Buck Incentives er nog om dit allemaal te controleren en waar nodig op de correcte manier aan te passen.

Een drukke week dus met de nodige deadlines.

Maandagochtend begon met een heuse uitstap. Niet ver uiteraard, maar een doos van vijftien kilo naar de post brengen om te verzenden was eens iets anders. Bij aankomst kon ik meteen terug vertrekken om andere boodschappen te doen. Fruit gaan kopen voor de collega’s is nu niet meteen een standaardtaak, maar ik vond het best plezant om als ‘stageopdracht’ te gaan winkelen!

De rest van de dag verliep zoals anders, namelijk het voorbereiden van incentives. De eerste groep van de Japan-reis vertrok op dinsdag en er moesten nog een aantal voorbereidingen getroffen worden zoals de badges uitprinten en lamineren, tickets voor de trein en uitstappen sorteren volgens de lijst, enz. Daarnaast kwam de reis naar Montpellier weer naar boven. De restaurants moesten gemaild worden om een menu voor te stellen en een afspraak moest (telefonisch) geregeld worden met het golfresort van Montpellier.

Voor een andere reis naar Mexico moesten ook nog enkele zaken geregeld worden. Het programmaboekje moest naar het Engels vertaald worden. Dit lukte redelijk goed, ware het niet dat de vertaling voor ‘afscheidsdiner’ moeilijk te vinden is. De vrije vertaling die Daan zonder moeite wist te geven ontsnapt me op dit moment, maar deze volgt later. Voor dezelfde reis maakte ik ook menukaarten om op de tafels in de restaurants. Ten laatste moest voor deze reis nog een lijstje opgesteld worden met restaurants en bars in Cancun die aangeraden worden voor de reizigers. Een leuke taak die terzelfdertijd een goede oefening was om de Spaanse taal eventjes in te oefenen en de vergeten woordenschat op te frissen.

Deze goed gevarieerde week bevatte uiteraard ook een takenpakket dat afkomstig was uit de cruiseafdeling.  Facturen goedkeuren begin ik al aardig onder de knie te krijgen en de facturatie van afgelopen cruises opstellen in Excel komt ook in orde, zolang het bestand met de gegevens die gefactureerd moeten worden maar up-to-date is… Een gedetailleerd bestandje verbeteren is nu niet bepaald een opdracht waarvoor je weinig concentratie nodig hebt.