De tweede week van mijn stage was drukker dan de eerste. Hoewel de dinsdag toch opnieuw rustig begon met het invoeren van gegevens van toekomstige leveranciers in Filemaker voor de incentives en het klasseren van deze cd’s. Daarnaast legde Daan mij uit hoe de shore excursions praktisch gezien verlopen. Stadsplannen voor de shore excursions sorteren, reisleidermappen voorbereiden,… zijn allemaal noodzakelijke taken om de shore excursions vlot te laten verlopen. Jaarlijks vragen de rederijen aan de leveranciers van hun shore excursions om extra informatie over de steden waar ze aanmeren te voorzien. Hiervoor moest ik informatie en prijzen opzoeken van de restaurants, winkels, … die vorige jaren doorgegeven werden en aanpassingen invoegen.

Bij het organiseren van incentives horen ook andere taken.  Alles begint bij het aanvragen van informatie en het aanbieden van de offerte. Potentiële klanten hadden op de EFIM-beurs een informatieaanvraag ingediend voor het organiseren van een incentive of een evenement. Deze informatie moest ik overzichtelijk in een document plaatsen, zodat de nodige gegevens makkelijk konden terug gevonden worden.

Op vrijdag kreeg ik van Frederik de opdracht om voor een incentive in Montpellier vrijetijdsactiviteiten te vinden. Voor het eerst werd ik geconfronteerd met een krappe deadline, namelijk vrijdagavond. Golfterreinen in de buurt van Montpellier moesten opgezocht worden, een exclusieve tour met gids door Montpellier, petanquevelden en andere speciale activiteiten. Op zich een makkelijke opdracht, ware het niet dat de moeilijkheidsgraad steeg doordat alle communicatie in het Frans moest gebeuren. De deadline hebben we jammer genoeg niet gehaald, maar het vervolg van dit dossier wordt besproken in het verslag van de volgende week.