Deze week mocht ik mijn eigen creativiteit gebruiken. De incentive van Montpellier vertrok deze week en veel moest nog de laatste dagen gebeuren. Bij het opstellen van het programmaboekje en de bagagelabels, kon heb ik veel zaken zelf kunnen inbrengen. Het programma, behalve de uren lagen reeds vast, het vormelijke aspect was volledig voor mij. De fout die ik hierbij gemaakt heb, was om een nachtfoto van Montpellier te plaatsen onder de shoppingactiviteit… Uiteindelijk stonden er nog twee foto’s van winkelstraten uit de stad, dus was het geen echte ramp.

Ook Sara had een opdrachtje. Zij was immers voor enkele weken vertrokken op vakantie, maar de bagagelabels moesten nog ontworpen worden. Met deze oefening werd mijn kennis van Microsoft Word op de proef gesteld. Etiketten maken waar foto’s en een logo op moeten komen en tussenin nog tekst, het kan voor problemen zorgen. Ik leerde ook om rekening te houden met de afdrukmarges van een printer, waardoor een deeltje van de etiketten opnieuw moest geprint worden.

Zaterdag was er opnieuw een cruisecall waarmee ik Gert kon helpen met de voorbereiding. Redelijk zelfstandig begon ik aan de voorbereidingen en nam ik zelf het initiatief om taken uit te voeren zonder dat ik hoefde te wachten tot Gert het vroeg. Toen alles afgewerkt was, liepen we nog eens alles door, waar opnieuw een fout naar boven kwam. De data en de nummering op de gidsenbriefings en de vouchers klopten niet. Na een beetje zoeken bleek dat ik de verkeerde gidsenbriefings had afgedrukt. Uiteindelijk was dit geen probleem, want de gidsen waren op de hoogte van de juiste datum. De vouchers had ik zonder ze te controleren afgedrukt, waardoor ik eigenlijk kopies van een vorige call gebruikt had.

De gaatjes werden gevuld met facturatie en de prijsoffertes van twee weken geleden.

Vorige week vroeg ik prijsofferten op voor de ‘turn-around’ van één van de klanten van de cruiseafdeling. Deze moeten natuurlijk ook opgevolgd worden. Weinig bedrijven reageerden op de aanvragen en op een ‘herinneringsmail’, dus contacteerde ik nog enkele andere bedrijven. Daar kwamen al wat meer reacties op. Sommige bedrijven hadden nog vragen bij de offerte, andere moest ik nogmaals contacteren om meer details te weten over de prijs.

Deze week vertrok opnieuw een groep naar Antalya. Hiervoor bereidde ik opnieuw een aantal zaken voor die standaard behoren tot een incentivereis bij De Buck Incentives. Bagagelabels personaliseren, enveloppen met plannetjes samenstellen en personaliseren,… Het klinkt weinig werk, maar uiteindelijk kruipen er toch een aantal uurtjes werk hierin.

Zoals elke week waren er ook een aantal cruises voor te bereiden. Dit verloopt ondertussen reeds als een geoliede machine, waardoor ik nog weinig problemen hierbij ondervind.

Ook de facturatie loopt alsmaar vlotter en vlotter. Wanneer een cruisecall is afgelopen, volg ik deze op, door de volgende dag alle facturen die we verwachten in het excell-bestand in te voegen. Wanneer dit een kleine cruise is, of één uit Nederland valt alles wel nog mee. De moeilijkheid ligt eerder bij de cruises die in België doorgaan. Hiervoor werkt De Buck Incentives samen met verscillende busmaatschappijen, die dikwijls andere modellen van bussen verhuren. Ook moet ik opletten met de verschillende tours die zij verzorgen (vb. halve dagen, volle dagen, verschillende steden), waardoor het noodzakelijk is om hier geconcentreerd te blijven. Om zeker te zijn dat alles juist is, controleer ik elke facturatie één of twee keer, wat blijkbaar van tijd tot tijd noodzakelijk is om foutloos te kunnen werken.

Op vlak van incentives was het deze week rustig, waardoor het voor mij ook een rustig weekje was. Toch kon ik de gaatjes opvullen met telefoontjes voor anderen.

De eerste dag van de week begon al met een stukje PR op het werkveld. Om 10 uur kwam een belangrijke klant van de cruiseafdeling. Deze klant kreeg een rondleiding in het gebouw, dus moest de stockruimte van de cruises piekfijn in orde zijn. In een uur tijd werden nog vlug enkele zaken netjes op orde gezet en zaken die meestal niet voor de ogen van klanten zijn werden op strategische plaatsen gezet. Wanneer alles representatief erbij lag, begon ik aan de facturatie van de afgelopen cruises.

Een andere klant van de cruiseafdeling vroeg De Buck Incentives om een prijsofferte op te maken, om een ‘turn-around’ te organiseren. Blijkbaar komt er veel meer kijken bij de aanvang en afloop van een cruise. Hostessen bij het hotel, hostessen op de luchthaven, bagagehandlers, bagagevervoer,…  Het uiteindelijke kostplaatje kan ik hier niet vermelden, maar het ziet er waarschijnlijk fraai uit.

Zoals de vorige weken vertrok ook dit weekend een vierde en laatste groep naar Japan. Alle voorbereidingen waren dezelfde als voor de vorige groepen, dus veel geheimen hadden deze taken niet meer voor mij. Op het einde van de week, vlak voor het vertrek, liepen we met drie nog eens vlug het lijstje over met mee te nemen zaken en Steven en Annelies stonden klaar voor het vertrek.

Hetzelfde weekend vertrok een groep op een incentive van drie dagen naar Milaan. Nog net voor aanvang van het weekend moesten nog een aantal praktische zaken, stadsplannen en drankbonnen kopiëren, afgehandeld worden, waardoor ik voor de eerste keer langer werkte dan normaal. Vergeleken met de medewerkers van De Buck Incentives waren deze 20 minuutjes uiteraard verwaarloosbaar.