Deze week mocht ik mijn eigen creativiteit gebruiken. De incentive van Montpellier vertrok deze week en veel moest nog de laatste dagen gebeuren. Bij het opstellen van het programmaboekje en de bagagelabels, kon heb ik veel zaken zelf kunnen inbrengen. Het programma, behalve de uren lagen reeds vast, het vormelijke aspect was volledig voor mij. De fout die ik hierbij gemaakt heb, was om een nachtfoto van Montpellier te plaatsen onder de shoppingactiviteit… Uiteindelijk stonden er nog twee foto’s van winkelstraten uit de stad, dus was het geen echte ramp.

Ook Sara had een opdrachtje. Zij was immers voor enkele weken vertrokken op vakantie, maar de bagagelabels moesten nog ontworpen worden. Met deze oefening werd mijn kennis van Microsoft Word op de proef gesteld. Etiketten maken waar foto’s en een logo op moeten komen en tussenin nog tekst, het kan voor problemen zorgen. Ik leerde ook om rekening te houden met de afdrukmarges van een printer, waardoor een deeltje van de etiketten opnieuw moest geprint worden.

Zaterdag was er opnieuw een cruisecall waarmee ik Gert kon helpen met de voorbereiding. Redelijk zelfstandig begon ik aan de voorbereidingen en nam ik zelf het initiatief om taken uit te voeren zonder dat ik hoefde te wachten tot Gert het vroeg. Toen alles afgewerkt was, liepen we nog eens alles door, waar opnieuw een fout naar boven kwam. De data en de nummering op de gidsenbriefings en de vouchers klopten niet. Na een beetje zoeken bleek dat ik de verkeerde gidsenbriefings had afgedrukt. Uiteindelijk was dit geen probleem, want de gidsen waren op de hoogte van de juiste datum. De vouchers had ik zonder ze te controleren afgedrukt, waardoor ik eigenlijk kopies van een vorige call gebruikt had.

De gaatjes werden gevuld met facturatie en de prijsoffertes van twee weken geleden.

Vorige week vroeg ik prijsofferten op voor de ‘turn-around’ van één van de klanten van de cruiseafdeling. Deze moeten natuurlijk ook opgevolgd worden. Weinig bedrijven reageerden op de aanvragen en op een ‘herinneringsmail’, dus contacteerde ik nog enkele andere bedrijven. Daar kwamen al wat meer reacties op. Sommige bedrijven hadden nog vragen bij de offerte, andere moest ik nogmaals contacteren om meer details te weten over de prijs.

Deze week vertrok opnieuw een groep naar Antalya. Hiervoor bereidde ik opnieuw een aantal zaken voor die standaard behoren tot een incentivereis bij De Buck Incentives. Bagagelabels personaliseren, enveloppen met plannetjes samenstellen en personaliseren,… Het klinkt weinig werk, maar uiteindelijk kruipen er toch een aantal uurtjes werk hierin.

Zoals elke week waren er ook een aantal cruises voor te bereiden. Dit verloopt ondertussen reeds als een geoliede machine, waardoor ik nog weinig problemen hierbij ondervind.

Ook de facturatie loopt alsmaar vlotter en vlotter. Wanneer een cruisecall is afgelopen, volg ik deze op, door de volgende dag alle facturen die we verwachten in het excell-bestand in te voegen. Wanneer dit een kleine cruise is, of één uit Nederland valt alles wel nog mee. De moeilijkheid ligt eerder bij de cruises die in België doorgaan. Hiervoor werkt De Buck Incentives samen met verscillende busmaatschappijen, die dikwijls andere modellen van bussen verhuren. Ook moet ik opletten met de verschillende tours die zij verzorgen (vb. halve dagen, volle dagen, verschillende steden), waardoor het noodzakelijk is om hier geconcentreerd te blijven. Om zeker te zijn dat alles juist is, controleer ik elke facturatie één of twee keer, wat blijkbaar van tijd tot tijd noodzakelijk is om foutloos te kunnen werken.

Op vlak van incentives was het deze week rustig, waardoor het voor mij ook een rustig weekje was. Toch kon ik de gaatjes opvullen met telefoontjes voor anderen.

De eerste dag van de week begon al met een stukje PR op het werkveld. Om 10 uur kwam een belangrijke klant van de cruiseafdeling. Deze klant kreeg een rondleiding in het gebouw, dus moest de stockruimte van de cruises piekfijn in orde zijn. In een uur tijd werden nog vlug enkele zaken netjes op orde gezet en zaken die meestal niet voor de ogen van klanten zijn werden op strategische plaatsen gezet. Wanneer alles representatief erbij lag, begon ik aan de facturatie van de afgelopen cruises.

Een andere klant van de cruiseafdeling vroeg De Buck Incentives om een prijsofferte op te maken, om een ‘turn-around’ te organiseren. Blijkbaar komt er veel meer kijken bij de aanvang en afloop van een cruise. Hostessen bij het hotel, hostessen op de luchthaven, bagagehandlers, bagagevervoer,…  Het uiteindelijke kostplaatje kan ik hier niet vermelden, maar het ziet er waarschijnlijk fraai uit.

Zoals de vorige weken vertrok ook dit weekend een vierde en laatste groep naar Japan. Alle voorbereidingen waren dezelfde als voor de vorige groepen, dus veel geheimen hadden deze taken niet meer voor mij. Op het einde van de week, vlak voor het vertrek, liepen we met drie nog eens vlug het lijstje over met mee te nemen zaken en Steven en Annelies stonden klaar voor het vertrek.

Hetzelfde weekend vertrok een groep op een incentive van drie dagen naar Milaan. Nog net voor aanvang van het weekend moesten nog een aantal praktische zaken, stadsplannen en drankbonnen kopiëren, afgehandeld worden, waardoor ik voor de eerste keer langer werkte dan normaal. Vergeleken met de medewerkers van De Buck Incentives waren deze 20 minuutjes uiteraard verwaarloosbaar.

Afgelopen week vertrok er niet één, niet twee, maar wel drie groepen op incentive. Persoonlijk vond ik het wel een aangename week. Door de drukte en de deadlines ging de tijd nog vlugger voorbij dan andere weken, waardoor het vrijdagavond was, nog voor ik het wist.

De voorbereidingen voor de eerste groep die naar Japan vertrok waren de meest stressvolle. De brochures werden laat geleverd waardoor Frederik en Joery tot ’s avonds laat nog moesten blijven om alles op tijd klaar te hebben. De dag nadien vertrokken Jeroen en Johannes voor een 10-daagse naar Mexico. Zondag vertrok de groep van Emelie en Frank, maar doordat dit in het weekend viel, moest het meeste werk op vrijdag gebeuren. Tegen het einde van de werkdag waren de meeste voorbereidingen getroffen voor deze derde ‘Japan-groep’, waardoor Emelie en Frank waarschijnlijk met minder stress zijn vertrokken dan Frederik en Joery…

Standaard in mijn werkweek zitten ook een aantal cruise-opdrachten, zoals de voorbereidingen voor de ‘calls’. Gelukkig kwamen er deze week enkele grote schepen, waardoor het voorbereiden een beetje een uitdaging begon te vormen.

Ook cruisemaatschappijen maken soms fouten bij het opstellen van hun programma’s. Eén van de klanten had haar programma's doorgestuurd, maar blijkbaar zaten er nog een aantal fouten in bij de uurregelingen. Gelukkig is De Buck Incentives er nog om dit allemaal te controleren en waar nodig op de correcte manier aan te passen.

Een drukke week dus met de nodige deadlines.

Maandagochtend begon met een heuse uitstap. Niet ver uiteraard, maar een doos van vijftien kilo naar de post brengen om te verzenden was eens iets anders. Bij aankomst kon ik meteen terug vertrekken om andere boodschappen te doen. Fruit gaan kopen voor de collega’s is nu niet meteen een standaardtaak, maar ik vond het best plezant om als ‘stageopdracht’ te gaan winkelen!

De rest van de dag verliep zoals anders, namelijk het voorbereiden van incentives. De eerste groep van de Japan-reis vertrok op dinsdag en er moesten nog een aantal voorbereidingen getroffen worden zoals de badges uitprinten en lamineren, tickets voor de trein en uitstappen sorteren volgens de lijst, enz. Daarnaast kwam de reis naar Montpellier weer naar boven. De restaurants moesten gemaild worden om een menu voor te stellen en een afspraak moest (telefonisch) geregeld worden met het golfresort van Montpellier.

Voor een andere reis naar Mexico moesten ook nog enkele zaken geregeld worden. Het programmaboekje moest naar het Engels vertaald worden. Dit lukte redelijk goed, ware het niet dat de vertaling voor ‘afscheidsdiner’ moeilijk te vinden is. De vrije vertaling die Daan zonder moeite wist te geven ontsnapt me op dit moment, maar deze volgt later. Voor dezelfde reis maakte ik ook menukaarten om op de tafels in de restaurants. Ten laatste moest voor deze reis nog een lijstje opgesteld worden met restaurants en bars in Cancun die aangeraden worden voor de reizigers. Een leuke taak die terzelfdertijd een goede oefening was om de Spaanse taal eventjes in te oefenen en de vergeten woordenschat op te frissen.

Deze goed gevarieerde week bevatte uiteraard ook een takenpakket dat afkomstig was uit de cruiseafdeling.  Facturen goedkeuren begin ik al aardig onder de knie te krijgen en de facturatie van afgelopen cruises opstellen in Excel komt ook in orde, zolang het bestand met de gegevens die gefactureerd moeten worden maar up-to-date is… Een gedetailleerd bestandje verbeteren is nu niet bepaald een opdracht waarvoor je weinig concentratie nodig hebt.

Marrakech, een bestemming die de laatste jaren (vind ik persoonlijk) meer en meer aantrekkingskracht geniet. En dit is de medewerkers van De Buck Incentives ook niet ongtlipt. Voor deze incentivereis bereidde ik zowaar alle bagagelabels, gegevens over de stad, programma’s en bussigns (busaanduidingen ter plaatse) voor. De bagagelabels en de programma’s mocht ik zowaar zelf uitwerken aan de hand van enkele voorbeelden. Een heel werk was het om de bagagelabels te controleren en het programma op de juiste manier op te stellen. Toch is mij dit allemaal nog goed gelukt! Maar, zoals ik al zei; in de kleine details kruipt meer werk dan verwacht.

Een hele eer kreeg ik toegewezen (tenminste, zo voelde het voor mijzelf aan) toen ik van Daan te horen kreeg dat ik na elke cruise de facturatie zal mogen invoeren! Maar toch geen uiterst makkelijk werkje. Voor de cruises van België toch niet. Zeven maatschappijen die in totaal een 20-tal bussen ingezet hebben, de ene in de voormiddag, de andere in de namiddag en soms de volledige dag! Zwoegen maar! ‘Neem maar deze cruise eerst, dit is de momenteel moeilijkste’ zei Daan. En of het de moeilijkste was! Daar zat ik dan, achter mijn computer, te zwoegen op de facturatie. Uiteindelijk is alles goed gekomen, ware het niet dat de definitieve gegevens in de planning nog niet aangepast waren en deze cruise opnieuw moest ingevoerd worden J

Nu ik het toch over cruises heb, zoals het tot mijn wekelijkse taken begint te behoren, bereidde ik opnieuw een cruise voor. Een kleintje maar. Ik merk wel op dat ik het al aardig in mijn vingers en kopke begin te krijgen en steeds met meer gemak en minder vragen een kleine cruise kan helpen voorbereiden. Maar nogmaals het was een kleintje, twee tours met in totaal zeven bussen voor te bereiden is nu niet meteen een beproeving te noemen. Maar dit neemt natuurlijk niet weg dat ik er graag bij ben om dit alles voor te bereiden!

Een tijdje geleden had Daan nieuwe ‘lollypops’ besteld voor de gidsen, plakkaten met de gidsennummers voor tijdens de cruise op. De volledige ‘structuur’ waarop de lollypops nu gesorteerd werden moest volledig omgegooid worden. Dus begon ik eraan: de lollypops die een nieuwe plaats kregen uithalen, dan de lollypops die in de weg zaten uithalen, alles per nummer leggen dat ik ze tenminste nog terug vond, en op hun nieuwe plaats terug hangen. Een goede fitnesstraining kan je het wel noemen, maar dit was geen probleem aangezien de temperatuur in het ‘cruisekot’ niet bepaald een lentetemperatuurtje te noemen is.

Tenslotte was lamineren van bussigns ook een groot werkje waar ik veel mensen mee geholpen heb deze week. Met deze leuke machine die soms fluit als een vogeltje ging ik aan de slag. Een beetje te vlug willen werken is soms niet goed heb ik toen gemerkt. Plots floot de machine niet meer als een vogeltje, maar begon ze te grommen als de maag van een leeuw! Een blad bleef ietwat dubbel zitten in de machine en bleef vast zitten, totdat Frederik er zijn frustraties op uitwerkte en het ganse blad uit de machine moest forceren. Maar tot op heden fluit de machine opnieuw als een jong vogeltje.

De praktische organisatie van een incentivereis neemt veel tijd in beslag. Bij De Buck doet elk klein detail ertoe. Bagagelabels bijvoorbeeld zijn een klein detail, maar bij een grote reis kan het kleven van de etiketten op de labels een uurtje tijd in beslag nemen. Met een paar grote reizen op komst, had ik dan ook een aantal etiketten te kleven.

Voor een cruise tijdens het weekend moest er ook nog wat werk gedaan worden. Of ten minste, dat dachten we. Al het materiaal dat die dag nodig was, begon ik klaar te zetten en nog eens te controleren. Vrijdag werkte ik samen met Emely om de gidsenbriefings, busgegevens en alle andere klaar te zetten. Toen alles bijna in orde was, kwam Geert, die verantwoordelijk was voor deze cruise, op kantoor en wist ons te vertellen dat al hetgeen ik gedaan had reeds in kannen en kruiken was. Hilariteit alom, maar ik vond het een goede oefening voor mezelf om de cruises voor te bereiden.

Aangezien Daan de ganse week op scouting was en een aantal medewerkers van De Buck op incentive waren of ook op scouting was het moeilijk om genoeg werk te vinden voor mij. Ik heb dan maar zelf afgelopen wat ik kon doen en merkte dat een aantal cruiserederijen hun reizen voor 2009 online gezet hadden. Een ideaal werkje waarmee ik toch bijna een volledige dag mee bezig ben geweest.

Geregeld belde Daan mij ook op vanuit Amsterdam om mij te vragen om gegevens van toekomstige ‘venues’ op te zoeken. Een leuk intermezzo, aangezien ik ook mocht telefoneren naar bepaalde bedrijven om gegevens op te vragen.

Ook Steven had enkele kleine werkjes die ik kon uitvoeren. Wegbeschrijvingen opzoeken en benodigdheden bij elkaar leggen voor een incentive met Dieter Müller, een duitse kok,… Zoals ik al zei denken ze bij De Buck aan alles.

Steven had ook nog enkele andere opdrachtjes voor mij. Een PowerPoint-presentatie voor een belangrijke klant bevat best geen fouten. Daarom mocht ik een presentatie zorgvuldig afspeuren op fouten. Hier en daar zaten enkele typfouten in, maar één geval deed me toch wel twijfelen. Zelfs na opzoekwerk weet ik nog steeds niet of het ‘jumping-infrastructuur’ of ‘jumpinginfrastructuur’ is.

Voor een andere klant mocht ik terug de gegevens van twee toprestaurants uit België en Nederland opzoeken die als geschikte locatie konden dienen voor een ‘kookincentive’. Van beide restaurants kregen we een menu doorgestuurd dat in de PowerPoint gezet moest worden.

Al bij al een opnieuw goed gevulde week.

Op 12 april mocht ik voor het eerst gaan ‘cruizen’. Om 6u30 ’s morgens was ik reeds aanwezig op de Zweedse kaai in Zeebrugge, met een dikke jas, want de gevoelstemperatuur was beneden het vriespunt.

Om 7u kwamen de eerste bussen en gidsen aan en werd iedereen gebriefd over de laatste aanpassingen. In tussentijd wachtten we nog op de Ventura, één van de nieuwste zeejuweeltjes. Met een half uur vertraging, want ook de Jewel of the Seas, die dezelfde dag aangemeerd aan de Zweedse kaai had vertraging opgelopen. Met een half uurtje vertraging konden de passagiers uiteindelijk van het schip komen en hun uitstap in België beginnen.

Bij de Ventura liep alles gesmeerd, ondanks de vertraging van ’s morgens. Bij de Jewel of the Seas leek het wel een rampdag! Het schip was niet alleen te laat binnengevaren in de haven, maar vertrok ook vroeger dan voorzien was. Daardoor moesten er in sommige tours activiteiten geschrapt worden, waardoor de gasten klachten hadden. Daan en Frederik werden dan ook getest op hun ervaring binnen crisismanagement.

Daarom werd ik na de middag doorverwezen om bij de Jewel of the Seas een handje toe te steken wanneer de bussen terug in Zeebrugge aankwamen. De wet van Murphy was zeker en vast van toepassing! Verloren gelopen gasten, te laat vertrokken bussen en files zijn maar enkele van de voorbeelden van de problemen die het schip verhinderden om tijdig te kunnen vertrekken.

Uiteindelijk kon ‘de Jewel’ met 15 minuten vertraging vertrekken en was de werkdag om 15u45 gedaan.

De derde stageweek begon waar de tweede geëindigd was, namelijk het organiseren van een 4-daagse incentivereis naar Montpellier. Algauw had ik begrepen dat in de Zuid-Franse mentaliteit ietwat meer nonchalance herbergt dan in de Belgische. Een openbaar petanqueveld reserveren voor 28 personen bleek geen sinecure te zijn, ook al was het maar voor één uurtje. Na aanraden van de toeristische dienst van Montpellier, contacteerde ik de evenementenbureaus in Montpellier zelf. Allen gaven hetzelfde antwoord: petanquevelden kunnen door iedereen gebruikt worden en privé-petanquevelden die gereserveerd kunnen worden zijn er niet. Leuke restaurantjes met een tuin in Montpellier zelf en in Carcassonne daarentegen zijn makkelijker te vinden. Hier ging ik gewoon af op mijn eigen gevoel ‘zou ik zelf in dit restaurant willen gaan eten?’ en meteen had ik een 5-tal exclusieve adresjes gevonden.

Voor een incentivereis naar Turkije moesten bagagelabels aangemaakt worden waarbij het belangrijk was dat de namen van de reizigers juist geschreven waren. Blijkbaar zijn het zomeruur en slechts één controle nefast voor het maken van eenvoudige fouten, waardoor ik meteen begrepen had dat tweede en derde controles nuttig kunnen zijn wanneer je ‘werkt met namen’. Mijn collega’s hebben op deze manier een eerste doos ‘patékes’ gewonnen dankzij mijn onoplettendheid. Ik ben gewaarschuwd!

Bij het organiseren van shore excursions voor cruiseschepen komt veel bij kijken. Om iedereen op dezelfde golflengte te krijgen, heeft Daan een draaiboek opgesteld waarin alles in verband met de shore excursions staat vermeld, tot de kleinste details toe. Aangezien ik ook zal meehelpen met de praktische uitwerkingen van de shore excursions heb ik mij achter de computer gezet en het bestand een aantal keren gelezen en doornomen, zodat ik weet waar ik volgende week zaterdag aan toe zal zijn.

Jaarlijks vragen de rederijen die klant zijn bij De Buck Incentives offertes van shore excursions op.  Aan de hand van de offertes van vorig jaar maakte ik nieuwe offertes op voor een rederij. Alle gegevens zoals minimum en maximumcapaciteit, toegankelijk voor rolstoelgebruikers, beschrijving van de uitstap, tijdsplanning moesten opnieuw worden ingevoerd.

Naast het opmaken van de offertes kreeg ik nog een ander leuk werkje in handen. ‘Private excursions’ opzoeken, met andere woorden luxe-uitstappen voor kleinere groepen van maximaal 10 personen. Exclusieve uitstapjes, duurdere restaurants, alles wat afwijkt van de standaard uitstappen kan omgezet worden in een private excursion.

De tweede week van mijn stage was drukker dan de eerste. Hoewel de dinsdag toch opnieuw rustig begon met het invoeren van gegevens van toekomstige leveranciers in Filemaker voor de incentives en het klasseren van deze cd’s. Daarnaast legde Daan mij uit hoe de shore excursions praktisch gezien verlopen. Stadsplannen voor de shore excursions sorteren, reisleidermappen voorbereiden,… zijn allemaal noodzakelijke taken om de shore excursions vlot te laten verlopen. Jaarlijks vragen de rederijen aan de leveranciers van hun shore excursions om extra informatie over de steden waar ze aanmeren te voorzien. Hiervoor moest ik informatie en prijzen opzoeken van de restaurants, winkels, … die vorige jaren doorgegeven werden en aanpassingen invoegen.

Bij het organiseren van incentives horen ook andere taken.  Alles begint bij het aanvragen van informatie en het aanbieden van de offerte. Potentiële klanten hadden op de EFIM-beurs een informatieaanvraag ingediend voor het organiseren van een incentive of een evenement. Deze informatie moest ik overzichtelijk in een document plaatsen, zodat de nodige gegevens makkelijk konden terug gevonden worden.

Op vrijdag kreeg ik van Frederik de opdracht om voor een incentive in Montpellier vrijetijdsactiviteiten te vinden. Voor het eerst werd ik geconfronteerd met een krappe deadline, namelijk vrijdagavond. Golfterreinen in de buurt van Montpellier moesten opgezocht worden, een exclusieve tour met gids door Montpellier, petanquevelden en andere speciale activiteiten. Op zich een makkelijke opdracht, ware het niet dat de moeilijkheidsgraad steeg doordat alle communicatie in het Frans moest gebeuren. De deadline hebben we jammer genoeg niet gehaald, maar het vervolg van dit dossier wordt besproken in het verslag van de volgende week.