Geachte heer Ceriez,
Beste Erwin,
Betreft : uw mail aan de dienst Digita van het Algemeen Rijksarchief.
Gezien de nauwe samenwerking tussen de diensten van het Algemeen Rijksarchief en onze vrijwilligersvereniging, die mede instaat voor de opbouw van de bestanden, waarin U via de zoekrobot OP NAAM kunt zoeken in +34.370.000 namen, is uw foutmelding bij ons terecht gekomen.
Het is namelijk zo dat onze vrijwilligersgroep jaarlijks al zijn bestanden overmaakt aan het Algemeen Rijksarchief, dat ze op zijn beurt, en dit ongeveer in de loop van de maand juni, in zijn bestanden opneemt. Dit houdt dus tevens in dat zoeken in het personenzoeksysteem op onze site www.vrijwilligersrab.be net iets meer kans op resultaat oplevert, vermits wij maandelijks onze site met alle nieuwe aanwinsten updaten. Daartegenover geef ik ootmoedig toe dat de zoekrobot van het Algemeen Rijksarchief heel wat performanter is dan de onze, maar dat zal wel iets te maken hebben met het verschil in financiële mogelijkheden van beide instellingen
Het doet ons genoegen dat u één van de vele bezoekers zijt die de site consulteren.
Mij doet het des te meer genoegen in u een gevorderde onderzoeker te herkennen die het niet laat bij het louter ophalen en overnemen van namen en datums in publieke bestanden zoals de onze, maar dat u naar de onontbeerlijke kern van het verhaal doorstoomt: de authentieke akte.
Uw terecht geciteerde fout heb ik reeds rechtgezet in onze bestanden. U zult de correctie na de volgende maandelijkse update (te verwachten half augustus 2019) op onze site www.vrijwilligersrab.be kunnen vaststellen. De correctie zal op de zoekrobot van het Algemeen Rijksarchief pas kunnen vastgesteld worden na hún volgende jaarlijkse update juni/juli 2020).
Wij appreciëren ten volle de alertheid van de gebruikers en grijpen elke opmerking dankbaar aan om onze bestanden te corrigeren.
Verder moet u nog weten dat de bestanden van onze site opgebouwd worden door de belangloze inzet van tientallen vrijwilligers, verspreid over onze provincie. Ik ben me er ten volle van bewust dat dit niet altijd foutloos gebeurt. De ene vrijwilliger is de andere niet, en het ene handschrift in de oude documenten is óók niet het andere
Binnen onze groep - en elke vrijwilliger voor zich - wordt de afweging gemaakt tussen grondig annex exhaustief en vlug annex minder nauwkeurig.
De ene ingesteldheid heeft het voordeel van de juistheid, de andere het voordeel van zoveel mogelijk gebruikers op zo kort mogelijke tijd de mogelijkheid te bieden hun voorouders OP NAAM te kunnen opzoeken op onze site www.vrijwilligersrab.be . Ik stel met genoegen vast dat dat ook in uw geval zo gelopen is.
Door te dansen op dit slappe koord - tussen goed en/of snel - hebben wij niettemin een bestand opgebouwd voor de Provincie West-Vlaanderen dat momenteel (na ong. 20 jaar inzet) 6.200.000 records bevat, wat overeenkomt met meer dan 16,5 miljoen van de 34,3 miljoen namen waarin je op de zoekrobot van het Algemeen Rijksarchief kunt zoeken.
Om zoveel mogelijk nut uit onze site te halen hebben wij voor het gebruik ervan een handige brochure opgesteld.
Daarin tonen wij aan de hand van 50 full colour becommentarieerde screen-prints aan hoe u aan de slag kunt, en dat niet alleen voor West-Vlaamse voorouders.
U kunt deze brochure bekomen door voorafbetaling van 15,00 (verzending binnen België inbegrepen) op rekening n° BE82 0018 1731 1568 van de vrijwilligers van het Rijksarchief.
Ik hoop met deze u iets meer inzicht te hebben gegeven in de werking van onze vrijwilligersvereniging en ben ervan overtuigd u eerlang als nieuwe vrijwilliger te mogen verwelkomen. En om actief mee te werken hoeft u zich niet eens te verplaatsen. De meeste van onze medewerkers werken van thuis uit op door ons voorbereide blanco-bestanden (Excel of ACCESS) en volgens een welomschreven 'lastenboek'. Wij staan in voor een gedegen opleiding, desgewenst aan huis.
Met vriendelijke groeten
Martin Lievens
coördinator van de Vrijwilligers van het Rijksarchief Brugge/Kortrijk, Project database Akten West-Vlaanderen.
