Elke wetenschap heeft zijn systeem van benamingen.  Bij het opmaken van inventarissen moet daar rekening mee gehouden worden om enige ordening, eenduidigheid en uitwisselbaarheid mogelijk te maken.
De inventaris “Berlai” in mijn Excel bestand bevat de artikels die verschenen in het tijdschrift Berla.  Het voordeel hiervan is de flexibiliteit.  Men kan de kolommen naar zijn (haar) voorkeur herschikken om bepaalde rubrieken samen te brengen.  De zoekfunctie van dit programma biedt ook de mogelijkheid om snel iets op te zoeken.  Maar hier komt de kat op de koord.  Dit vereist discipline in een systematiek die aan een aantal vereisten moet voldoen.  Doordat de auteurs geen afspraken maakten hieromtrent kan de zoekfunctie niet altijd naar behoren werken.
“Berlai” is opgebouwd in kolommen :
volgnummer, parochie (IMD, MEI, MEU, OPP, ROD,WES, WOL) en GEM als het over meerdere parochies gaat.  Dan volgt de titel, waarin systematiek zeer belangrijk is,  de auteur (eerst familienaam en daarna de voornaam), de code van het artikel met jaargang – aflevering – pagina.  Er zou een kolom rubrieken kunnen  bijkomen met  erf – gen – top – his …
Voor de titels is eenvormige schrijfwijze, nummering, rubriek, volgnummer … van belang.  De zoekmachine aanvaard geen verschillende schrijfwijzen en hierdoor blijft de opzoeking onzeker en eventueel onvolledig.  In de opsomming van de artikels die verschenen over het onderwerp ziet men dat uiteraard in ‘4. Berla’.