Tips aan Secretary Plus, of hoe een bedrijf zijn eigen raad in de wind slaat
Bijna afgestudeerd. Enkel nog een
thesisverdediging voor de boeg. Dit is de ideale periode om als hongerige
tijger te springen op de arbeidsmarkt. Sollicitatiebrief: check. Geüpdatet cv:
check. Het boeltje verzenden naar verschillende e-mailadressen geen nood,
mijn sollicitatiebrief werd telkens aangepast aan de vacature en dan
wachten. Al vanaf het eerste halfuur nadat de mail verzonden is, wordt de refresh
button van de mailbox danig op de proef gesteld. Hongerige tijgers, die
(bijna-) afgestudeerden! Geduld is een schone zaak, zegt men dan.
De jacht is nog steeds geopend, maar ik heb
wel al respons op enkele van mijn e-mails gekregen. Dit blogbericht gaat over een
welbepaalde e-mail die ik heb ontvangen als antwoord op mijn sollicitatiebrief.
U leest de veel te uitgebreide informatie vanaf de paragraaf hieronder.
Sommige werkgevers of uitzendbureaus zijn
beleefd genoeg om je een antwoord op je sollicitatiebrief te sturen, of het nu
slecht nieuws is of niet. Maar de mate waarin jouw sollicitatie persoonlijk
wordt besproken in hun antwoord, varieert ongelooflijk, zo heb ik gemerkt. Een
raad aan alle recruteerders en bedrijven: pas op met geautomatiseerde
antwoorden op sollicitatiebrieven! Het ene welbepaalde antwoord dat ik in
deze waarschijnlijk nutteloos om te lezen tekst las, was zon geautomatiseerd
antwoord. En ik moet zeggen: het paste absoluut niet. Let me explain.
Ik had enkele weken geleden mijn
sollicitatiebrief en cv opgestuurd voor een bepaalde vacature naar kantoor
"Leopold" van Secretary Plus in Brussel. Nog niet gehoord van
Secretary Plus? Wel, Secretary Plus is een uitzendbureau dat vooral
gespecialiseerd is in het selecteren en uitzenden van assistenten, maar ook
voor iets hogere functies.
Secretary Plus heeft, naast de gewone
website met info over het bedrijf en met vacatures, ook een website die bedoeld
is voor huidige assistenten: Assistant Plus (www.assistantplus.be). Op deze website
vind je tal van informatie, normen, regeltjes en tips over correspondentie,
communicatie, taalgebruik, enzovoort, enzoverder.
De dame die me een antwoord stuurde op mijn
sollicitatiebrief, had blijkbaar niet door dat ook Secretary Plus zich ook best
zou houden aan die normen en regels voor correspondentie. Hieronder kan je het
antwoord van de dame in kwestie op mijn kandidatuur lezen:
Beste,
Wij hebben
uw CV zeer goed ontvangen en danken u voor het vertrouwen dat u in Secretary
Plus stelt.
Na grondige
analyse van uw CV en het nagaan van de vereisten voor de openstaande vacatures,
besloten wij uw kandidatuur niet te weerhouden.
Vind je de negatieve en positieve punten?
Ik zet ze anders even op een rijtje:
Positief is de bevestiging dat ze de e-mail
ontvangen hebben en dat ze de zender bedanken voor het vertrouwen in hun
bedrijf. Dit wordt vaak aangeraden. Tijdens mijn lessen over professionele
communicatie is dit vaak vermeld geweest.
Een ander positief aspect is de verdere
hulp die in het antwoord staat, ook iets wat wordt aangeraden, zeker bij slechtnieuwsbrieven.
Ik word namelijk aangeraden om de website in het oog te houden. Nu ja, zon
hulp is dat ook weer niet.
Nu kunnen we overgaan naar de negatieve
punten. Laten we het eerst wat informatie lezen op de site van Assistant Plus:
Het verzenden van een zakelijke e-mail vereist evenveel aandacht als een
officiële brief. Gebruik dan ook de juiste aanspreking, een formele toon en een
sobere opmaak.
Oké, dus een zakelijke e-mail is hetzelfde
als een zakelijke brief? Dan kijken we eens naar de normen en regels van een
zakelijke brief, ook te vinden op Assistant Plus, bijvoorbeeld in het artikel
met als titel: De opbouw van een brief. In deze tekst is onder anderen
het volgende te lezen: Schrijf de aanspreking voluit en begin deze met
een hoofdletter. Men plaatst geen komma na de aanspreking. Indien je de naam
van de geadresseerde kent is het belangrijk deze toe te voegen om de brief te
personaliseren. Bijvoorbeeld: Geachte mevrouw Peeters.
Merkt u al enkele verschillen op? Juist ja.
Hoewel Assistant Plus (Powerd by Secretary Plus) zegt dat je geen komma na de
aanspreking mag zetten, staat het wel in de geautomatiseerde afwijzingsbrief
van Secretary Plus. Nog een verschilpunt: de aanspreking. Hoewel Secretary Plus
op haar website voor huidige assistenten aanraadt om de naam van de
geadresseerde te vermelden als je die kent, gebeurt dit niet in de
geautomatiseerde e-mail. Als verzender van een e-mail, kan ik aannemen dat mijn
naam bij de ontvanger bekend is, niet? Het lijkt erop dat een uitzendbureau,
dat graag anderen regeltjes en normen uitlegt, ze zelf niet hanteert. Lang leve
de ironie.
In een
ander artikel, Vijf vuistregels voor klantvriendelijke brieven, staat
het volgende te lezen: Vermeld de naam van de geadresseerde (aanhef), uw eigen
naam (ondertekening) en andere klantspecifieke gegevens. In dit artikel wordt
de aanhef dus ook besproken. Maar focus je in deze zin op het vervolg: de
ondertekening. Scroll nu naar boven om een ondertekening te vinden in de
geautomatiseerde e-mail voor sollicitatieafwijzingen van Secretary Plus.
Gevonden? Inderdaad. Niet aanwezig. Tenzij er iemand in Secretary Plus Leopold
wel een heel vreemde naam heeft dat lijkt op een adres. Je naam wordt sowieso
duidelijk wanneer je een mail stuurt: dan komt de naam van de afzender, of het
e-mailadres van die afzender, in je inbox terecht, samen met het onderwerp van
het bericht. Maar als je in de brief zelf jouw naam niet eens vermeldt, dan is
dat net hetzelfde als een brief die je per post verstuurt: je zou dan een brief
sturen met enkel je naam op de achterkant van de enveloppe, maar niet in de
brief zelf. Ik neem aan dat zoiets nogal raar is. Voor een e-mail is dat net zo
raar.
Laat ons eens overgaan op een artikel dat specifiek bedoeld is voor slecht
nieuws, zoals de e-mail die ik ontvangen heb van Secretary Plus. Hieronder lees
je een ingekort artikel dat te lezen is op Assistant Plus:
Hoe bouw
je een slechtnieuwsbrief op?
1. Begin met de aanleiding en het onderwerp van de
brief
Vb. Hartelijk dank voor uw brief van 31 augustus
2010. Hierin solliciteert u naar de functie van Marketing Assistant bij Claes
& Partners. Wij hebben uw brief zorgvuldig gelezen en reageren graag als
volgt.
2. Schets de situatie en geef aan wat er normaal
gesproken nodig is om tot een positief bericht te komen in plaats van een
negatief besluit.
Vb. Wij kregen enorm veel reacties op deze
vacature. Het aanbod aan geschikte sollicitanten was groter dan verwacht. Dit
maakte de uiteindelijke keuze niet eenvoudig.
3. Deel het slechte nieuws correct mee met de
juiste onderbouwing. [De lezer] voelt het aankomen, waardoor het nieuws minder hard aankomt. In
dit geval wordt er aangegeven dat de lezer niet zal worden uitgenodigd voor een
sollicitatiegesprek en dus ook niet in aanmerking komt voor de functie. Hier
horen een aantal argumenten bij.
Vb. Hoewel uw diplomas goed aansluiten bij de
vooropgestelde eisen, sluit uw werkervaring niet optimaal aan bij de
werkzaamheden in onze sector. U werd daarom niet geselecteerd voor de volgende
selectieronde.
4. Bied een alternatief aan. [ ] Door mee te denken met de
lezer is de kans op acceptatie groter en blijft de relatie mogelijk in stand.
In ieder geval blijft de schade aan het opgebouwde imago beperkt.
Vb. Uw profiel bewaren wij graag in onze
databank. We houden u op de hoogte van mogelijke andere vacatures.
5. Sluit de brief neutraal of positief af. [ ]
Vb. Wij wensen u veel succes met uw verdere
sollicitaties.
Grappig. Niet één punt wordt in de
geautomatiseerde afwijzingsbrief voor sollicitanten gebruikt, of alleszins niet
voldoende. Het eerste punt, waarin men de lezer verwijst naar zijn of haar
brief, wordt niet gebruikt in de mail van Secretary Plus. De bedanking, dat dan
weer wel. Punten twee en drie zijn helemaal niet aanwezig. De dame van
Secretary Plus Leopold vermeldde enkel mijn kandidatuur niet te weerhouden.
Zonder enige vorm van uitleg. Oh ja, en in die zin was er een heel kleine
verwijzing te merken (Na grondige analyse van uw CV en het nagaan van de
vereisten voor de openstaande vacatures [ ]), zoals het eerste punt in dit
artikel aanraadt. Jammer genoeg op de meest algemene manier en niet eens juist.
Openstaande vacatures? Enorm algemeen, dit kan eigenlijk geen verwijzing
genoemd worden. Ik heb bovendien naar één specifieke vacature mijn kandidatuur
opgestuurd. Niet voor alle openstaande vacatures. Nog een geluk dat ik als
afzender wél kan verwijzen, met titel en referentienummer van de vacature. Punt
vier is ook om te gieren: ik word een alternatief aangeboden, zoals ik al
vermeldde bij mijn positieve opmerkingen, maar het gaat over het andere
alternatief in de mail: Indien u nog vragen heeft, aarzel dan zeker niet ons
te contacteren. Als je als sollicitant een geautomatiseerde e-mail krijgt
waarin geen enkele informatie staat over het waarom van je afwijzing, dat door
Assistant Plus wordt aangeraden, dan heb je inderdaad vragen.
Kortom, hier zijn enkele kleine tips
voor Secretary Plus:
Als je zelf aanraadt om
brieven, slechtnieuwsbrieven in het bijzonder, persoonlijk te houden en te
voorzien van informatie, aanbiedingen van alternatieven, enzovoort, hou je er dan zelf aan.
Als je normen vermeldt over de
aanhef en ondertekening van een brief, hou je er dan zelf aan.
Je zou denken dat ik een verbitterde
sollicitant ben die zich enkel afreageert op een bedrijf omdat ze nog nergens
werk heeft gevonden. Ach, mensen, ik ben een starter, zoals ze dat noemen, en ik
besef dat de jacht naar een job nog eventjes geopend kan blijven. Ik vond het
gewoon verbazingwekkend dat een uitzendbureau dat zoveel aandacht schenkt aan
juiste correspondentie, communicatie, taal en andere aspecten, zijn eigen
regels en tips in de wind slaat. Mooi bedrijfsimago!
Laat ons hopen dat Secretary Plus dit
toevallig leest. Beste mensen van Secretary Plus, jullie mogen steeds een
opmerking achterlaten. Anderen mogen dit uiteraard ook doen.
