Het is het einde van weer een drukke werkdag en hoewel je vroeg op kantoor kwam en laat vertrok, heb je niet het gevoel dat je iets belangrijks hebt bereikt.

Het is maar al te gemakkelijk om dit te laten gebeuren. Geconfronteerd met eindeloze vergaderingen, frequente onderbrekingen en dringende last-minute taken, kunt u gemakkelijk de hele dag bezig zijn zonder vooruitgang te boeken bij projecten en doelen met hoge prioriteit.

Daarom is het zo belangrijk om te weten hoe u uw tijd goed kunt plannen. In dit artikel kijken we naar de stappen die u kunt nemen om dit te doen, zodat u tijd vrijmaakt voor het werkrooster dat er echt toe doet, terwijl u toch tijd overhoudt voor persoonlijke ontwikkeling, familie en vrienden.

Het belang van planning

Plannen is de kunst van het plannen van uw activiteiten, zodat u uw doelen en prioriteiten kunt bereiken in de tijd die u beschikbaar heeft. Als het effectief is gedaan, helpt het u:

• Begrijp wat u realistisch kunt bereiken met uw tijd.
• Zorg ervoor dat u voldoende tijd heeft voor essentiële taken.
• Voeg onvoorziene tijd toe voor "het onverwachte".
• Neem niet meer aan dan u aankan.
• Werk gestaag aan uw persoonlijke en carrièredoelen.
• Heb genoeg tijd voor familie en vrienden, lichaamsbeweging en hobby's.
• Zorg voor een goede balans tussen werk en privé.

Tijd is de enige hulpbron die we niet kunnen kopen, maar we verspillen het vaak of gebruiken het ondoelmatig. Planning helpt je na te denken over wat je wilt bereiken in een dag, week of maand, en het houdt je op het goede spoor om je doelen te bereiken.

Hoe u uw tijd plant

Stel een vast tijdstip in om uw planning te doen, bijvoorbeeld aan het begin van elke week of maand.

Er is een aantal verschillende tools om uit te kiezen. Een eenvoudige en gemakkelijke manier om een ​​schema bij te houden, is door pen en papier te gebruiken en uw tijd te organiseren met behulp van een wekelijkse planner. (Klik hier voor een gratis downloadbare planningssjabloon om aan de slag te gaan.)

Het belangrijkste bij het kiezen van uw planner is dat u hiermee eenvoudig gegevens kunt invoeren, en dat u een geschikte tijdspanne (dag / week / maand) kunt bekijken met het detailniveau dat u nodig hebt.

Als u eenmaal heeft besloten welke tool u wilt gebruiken, stelt u uw schema op de volgende manier op:

Stap 1: Bepaal de beschikbare tijd

Begin met het vaststellen van de tijd die u voor uw werk wilt vrijmaken.

Hoeveel tijd u op het werk doorbrengt, moet een afspiegeling zijn van het ontwerp van uw baan en uw persoonlijke doelen in het leven.

Als u bijvoorbeeld promoot, kan het verstandig zijn om elke dag buiten de normale uren te werken om uw toewijding te tonen. Als u aan de andere kant voldoende tijd wilt hebben voor werkzaamheden buiten het werk, kunt u besluiten om uw toegewezen uren te doen en niet meer.

Stap 2: Plan essentiële acties

Blokkeer vervolgens de acties die u absoluut moet ondernemen om uw werk goed te doen. Dit zijn vaak de zaken waarop u wordt beoordeeld.

Als u bijvoorbeeld mensen aanstuurt, zorg er dan voor dat u voldoende tijd beschikbaar heeft om de persoonlijke problemen, coaching en supervisiebehoeften van teamleden aan te pakken. Geef ook tijd om te communiceren met je baas en de belangrijkste mensen om je heen.

Stap 3: Plan activiteiten met hoge prioriteit

Bekijk uw takenlijst, en plan activiteiten met hoge prioriteit en urgentie, evenals essentiële onderhoudstaken die niet kunnen worden gedelegeerd of vermeden. Wil krijgen gratis werkrooster template? Bezoek onze website en maak er gratis gebruik van!

Probeer deze af te stemmen op de momenten van de dag waarop u het meest productief bent - sommige mensen zijn bijvoorbeeld 's ochtends het meest energiek en efficiënt, terwijl anderen zich' s middags of 's avonds effectiever concentreren. (Ons artikel "Is dit een ochtendtaak?"  kan u helpen uw beste momenten van de dag te identificeren.)

Stap 4: Plan de onvoorziene tijd

Plan vervolgens wat extra tijd om het hoofd te bieden aan onvoorziene gebeurtenissen en noodsituaties. Ervaring leert u hoeveel u moet toestaan ​​- in het algemeen geldt: hoe onvoorspelbaarder uw baan, hoe meer onvoorziene tijd u nodig heeft. (Als u deze tijd niet inroost, zullen er nog steeds noodgevallen zijn en zult u later doorwerken.)

Regelmatige onderbrekingen kunnen uw tijd opeten. Leren hoe je ze kunt beheren kan de hoeveelheid onvoorziene tijd die u opzij moet zetten, verminderen. Sommige onderbrekingen zijn moeilijk te voorspellen, maar als u wat open ruimte in uw planning laat, heeft u de flexibiliteit die u nodig hebt om taken te herschikken en op belangrijke problemen te reageren wanneer deze zich voordoen.

Stap 5: Plan vrije tijd

De ruimte die je over hebt in je planner is "vrije tijd": tijd die beschikbaar is om je prioriteiten te realiseren en je doelen te bereiken. Bekijk uw geprioriteerde takenlijst en persoonlijke doelen, evalueer de tijd die je nodig hebt om ze te bereiken en plan ze in.

Stap 6: analyseer uw activiteiten

Als u tegen de tijd dat u stap vijf bereikt, merkt dat u weinig of geen vrije tijd heeft, moet u de stappen twee, drie en vier teruglopen en u afvragen of alle door u ingevoerde taken absoluut noodzakelijk zijn. Het kan zijn dat sommige zaken tijdbesparend kunnen worden gedelegeerd of aangepakt.

Een van de belangrijkste manieren waarop u succes kunt opbouwen, is door de hefboomwerking te maximaliseren u kunt bereiken met uw tijd. Vergroot de hoeveelheid werk die u kunt voltooien door te delegeren aan andere mensen, outsourcing sleuteltaken, of gebruik technologie om zoveel mogelijk van uw werk te automatiseren. Dit zal u vrijmaken om uw doelen te bereiken.

Als u merkt dat uw vrije tijd nog steeds beperkt is, moet u wellicht opnieuw onderhandelen uw werkdruk of vraag om hulp. Gebruik je nieuw opgestelde schema als bewijs van je zware verplichtingen. Dit laat uw baas zien hoe goed u bent georganiseerd, en kan hem of haar meer ontvankelijk maken voor uw verzoek!