Het perfecte werkschema is iets waar veel managers naar streven. Helaas bereiken maar weinigen het daadwerkelijk. Dit ondanks het feit dat technologie het gemakkelijker dan ooit maakt om het proces te stroomlijnen en het de eerste keer goed te doen. Onlinewerkrooster, het is een van de belangrijkste dingen in het tijdbeheer.

Of u nu online planningsapps gebruikt, uw eigen tools zoals Excel gebruikt of vertrouwt op de pen-en-papier-methode, er zijn enkele belangrijke punten waarmee u rekening moet houden. Deze punten variëren van het bouwen van verschuivingen rond uw beste werknemers tot het plannen van het ergste tot het gebruik van de beste tools voor de klus. Dit artikel bespreekt 10 tips om het perfecte werkschema voor jouw team te creëren.

Wat is eigenlijk een perfect werkschema?

Voordat we kunnen beginnen met het maken van het perfecte werkschema, is het de moeite waard om te overwegen hoe het ideale eindproduct eruit zal zien. Laten we eens kijken naar enkele dingen die het werkschema van uw bedrijf zou moeten doen.

Functies die uw werkschema moet bevatten

Eerst en vooral moet uw werkschema ervoor zorgen dat elke ploeg voor elke functie de juiste bemand heeft. Je hebt misschien helemaal geen barman nodig voor lunchdiensten door de week, maar misschien heb je op vrijdag- en zaterdagavond drie mensen achter de bar nodig. Zorg ervoor dat de cijfers goed zijn.

Om dit te doen, dient u zich bewust te zijn van gebeurtenissen - lokaal of nationaal - die een ongebruikelijke piek bij klanten kunnen veroorzaken. Sportevenementen, concerten, festivals en theatervoorstellingen zijn allemaal dingen om op te merken. Houd ook de reserveringslijst in de gaten. Doordeweekse avonden zijn normaal gesproken traag, maar je wilt niet overrompeld worden als er op dinsdag verschillende grote feestreserveringen zijn.

De tweede vereiste van uw werkschema is dat het volledig foutvrij moet zijn. Het lijkt waarschijnlijk alsof we het voor de hand liggende noemen, maar het maken van een werkschema is geen eenvoudig proces. Het is veel gemakkelijker om een ​​fout te maken dan om een ​​perfect werkschema te maken. Dit zijn de drie meest voorkomende planningsfouten:

1. Een medewerker dubbel plannen. Stel dat u een werknemer heeft die in sommige ploegen als gastheer en anderen als busdienst werkt. Zorg ervoor dat dit soort medewerkers niet twee keer in hetzelfde tijdvak worden ingepland.
2. Personeel inplannen voor de verkeerde functie. Hoe geweldig een lijnkok ook is in hun werk, het betekent niet dat ze weten hoe ze met de grill moeten werken. Plan geen werknemer in voor een functie waarvoor ze niet zijn opgeleid.
3. Te weinig of te veel werknemers plannen. Zorg ervoor dat u een parttime werknemer niet te veel diensten geeft. Deze teamleden hebben mogelijk andere verplichtingen buiten het werk die ze niet mogen missen. Evenzo moeten fulltime medewerkers voldoende ploegen krijgen om aan hun financiële verplichtingen te voldoen. Voorkom echter dat een enkele werknemer te veel diensten per week krijgt. Dit helpt de arbeidskosten laag te houden, omdat u niet meer geld hoeft uit te betalen voor overuren.

Als je deze drie veelgemaakte fouten kunt vermijden, ben je op de goede weg. Maar wat moet er nog meer gebeuren om het perfecte werkschema te maken? Simpel gezegd, het perfecte werkschema is er een die u en uw personeel tevreden houdt en tegelijkertijd de efficiëntie en winst maximaliseert. Dus hoe komt deze heilige graal van werkschema's tot stand? Begin met de 10 onderstaande tips.

1. Ken uw team

Het kennen van uw team is misschien wel het meest elementaire onderdeel van het maken van een werkschema. Zo eenvoudig zelfs dat je je misschien afvraagt ​​waarom we het zelfs maar hebben genoemd. We brengen het naar voren voor het simpele feit dat veel managers een ondermaatse taak vervullen door hun werknemers echt te kennen. Sommigen slaan deze stap zelfs helemaal over. Het enige waar ze zich zorgen over maken, is ervoor zorgen dat er genoeg mensen zijn voor elke dienst. Dus waarom is het zo belangrijk om uw team te kennen? Omdat het u in staat stelt keuzes te maken om het succes van het bedrijf te bevorderen in plaats van alleen maar genoeg servers te krijgen voor de lunchdrukte.

Als u uw teamleden echt kent, krijgt u de vrijheid en de flexibiliteit om vaardigheden, sterke punten, zwakheden en persoonlijkheidstypen (om er maar een paar te noemen) te combineren om de perfecte verschuiving voor elke situatie te creëren . Om dit proces gemakkelijker te maken, raden we aan een lijst te maken met:

• De naam van de werknemer
• Relevante vaardigheden
• Certificaten
• Full- of parttime status
• Overwerkbeperkingen
• Persoonlijkheidstype (bijv. Extravert, vriendelijk, introvert, etc.)
• Andere opmerkingen die u wellicht nuttig vindt (bijv. Efficiënt, kan een grote menigte aan, nauwgezet enz.)

Op die manier kunt u, wanneer u het schema probeert samen te stellen, uw lijst raadplegen om de juiste werknemer te vinden om een ​​gat in een verder grote dienst op te vullen, in plaats van te proberen te vertrouwen op uw geheugen. Voeg vervolgens, naarmate u meer over uw werknemers leert, deze toe aan de lijst, zodat u een compleet beeld heeft van elk teamlid. Zelfs een basislijst met de eigenschappen en vaardigheden van uw werknemer kan de volgende stap oneindig veel gemakkelijker maken.

2. Bouw verschuivingen op rond uw beste medewerkers

We weten allemaal wie onze beste medewerkers zijn. Als je dat niet doet, is het tijd om een ​​lijst te maken zoals we hierboven vermeldden. Denk na over eigenschappen als efficiëntie, persoonlijkheid, ervaring en hoe goed ze met anderen samenwerken. Zodra u uw lijst heeft, bouwt u diensten op rond de werknemers die het meest geschikt zijn voor die specifieke tijd.

Dit dient twee doelen:

1. Ten eerste zorgt het ervoor dat de werknemer (s) die het meest geschikt is (zijn) voor elke ploeg dan aan het werk is (zijn). De meest efficiënte werknemers werken bijvoorbeeld tijdens de grootste drukte (lunch), terwijl de persoonlijkere werknemers werken wanneer klanten eerder zullen blijven hangen (diner). Dat wil niet zeggen dat je niet in elke dienst een schijn van efficiëntie en persoonlijkheid wilt, maar een werknemer die eerder vijf minuten lang met een klant blijft kletsen, is waarschijnlijk niet de eerste keuze voor de middag. stormloop.
2. Het tweede doel dat wordt gediend bij het opbouwen van ploegendiensten rond uw beste werknemers, is dat u weet dat u een kern van ervaring hebt waarop andere werknemers kunnen vertrouwen. Een ervaren werknemer kan de kwaliteit van een dienst snel verbeteren omdat andere, minder ervaren werknemers kijken, leren en naar de hogere normen stijgen. Dit geldt voor gloednieuwe medewerkers die nog in opleiding zijn, maar ook voor recente aanwervingen die de training hebben doorstaan ​​maar nog steeds de kneepjes van het vak leren. Het combineren van een aantal van uw beste medewerkers met een aantal van uw nieuwere medewerkers is een geweldige manier om stabiliteit te creëren in alle diensten.

3. Breng een teambrede communicatiemethode tot stand

Communicatie is belangrijk voor elk bedrijf. Maar in de restaurant- en detailhandel kan het het verschil betekenen tussen het hebben van voldoende werknemers om een ​​ploegendienst te vervullen en een tekort aan personeel. Door een teambrede communicatiemethode op te zetten, weten u en uw medewerkers gemakkelijk precies waar ze uw werkschema moeten zoeken. U hoeft niet meer te zoeken in apps voor e-mail, expresberichten en sms'en om het nieuwste werkrooster of dat verlofverzoek te vinden dat u nodig heeft. Iedereen gebruikt dezelfde tool, zodat iedereen op dezelfde pagina zit.

Stel deze teambrede communicatiemethode meteen op als je dat nog niet hebt gedaan. Omdat de meeste mensen tegenwoordig smartphones gebruiken, kunt u het beste een methode kiezen die gebruikmaakt van deze alomtegenwoordige technologie. Sms'en is zo'n methode. Instant messaging is een andere.communiceren. Gratis!

4. Haal het schema snel op

Het vrijgeven van een nieuw werkrooster is altijd een nerveuze tijd voor medewerkers. De meesten zullen naar hun eigen persoonlijke agenda rennen om hun persoonlijke leven te plannen en om te zien of er grote conflicten zijn. Uw medewerkers hebben die tijd nodig om zich aan te passen. Bovendien moet u voldoende tijd geven om die conflicten, en de veranderingen die ze met zich meebrengen, op te lossen. Daarom is het zo belangrijk om het schema zo snel mogelijk op tafel te krijgen.

We raden aan om het rooster ten minste twee weken voor het einde van het huidige rooster af te ronden en te verspreiden. Dit geeft uw medewerkers alle tijd om:

• Persoonlijke verplichtingen plannen en opnieuw plannen
• Handel verschuift
• Zoek een vervanger
• Praat met je over de dagen en tijden waarop ze werken

De snelste manier om uw planning te verspreiden, is met een cloudgebaseerde app. Met deze apps kunt u één document produceren, online plaatsen en toegang verlenen zodat uw medewerkers het rooster 24 uur per dag, zeven dagen per week, driehonderdvijfenzestig dagen per jaar kunnen inzien. Dat is veel sneller dan proberen een gedrukt exemplaar aan elk teamlid uit te delen. En als extra tijdbesparende bonus, wanneer u wijzigingen aanbrengt in het online document, zijn deze onmiddellijk zichtbaar voor alle betrokkenen. Dit maakt het oplossen van conflicten en het maken van vervangingen zoveel gemakkelijker. Het vermindert ook de verwarring dat er meerdere exemplaren van het schema rondzweven.

5. Respecteer werkvoorkeuren en verlofverzoeken zoveel mogelijk

Op het meest basic, ter ere van het werk voorkeuren en time-off verzoeken bouwt goodwill, toeneemt medewerkerstevredenheid, en helpt u te behouden goede werknemers. Het is op zijn zachtst gezegd een vrij belangrijk onderdeel van het planningsproces. Het kan ook een ongelooflijk tijdrovend onderdeel zijn van het planningsproces.

Maar u kunt de tijd die nodig is om al deze informatie te verwerken verminderen door de werkvoorkeuren en verlofaanvragen van uw medewerkers op één plek te bewaren. Het maakt niet uit of het een manilla-map is, een korte notitie op uw telefoon of een document op uw computer. Wat er wel toe doet, is dat u vaak naar de informatie verwijst bij het maken van uw planning.

Een van de meest efficiënte manieren om dit te doen, is door een cloudgebaseerd hoofddocument te gebruiken dat lijkt op het document dat u gebruikte om uw planning te maken en te distribueren. U kunt uw medewerkers toestemming geven om iets aan dit document toe te voegen en hen vervolgens vragen hun voorkeuren voor werk en vrije tijd op deze ene locatie door te geven. Het lijkt veel op het hebben van een time-off request box aan de muur in de pauzeruimte, alleen deze "box" is altijd en overal toegankelijk.

Nadat u hebt vastgesteld hoe uw werknemers hun werkvoorkeuren en verlofaanvragen indienen, is het essentieel dat u enkele regels opstelt om het proces te regelen. U moet zaken bespreken als wanneer werknemers wel en niet verlof kunnen aanvragen, hoever van tevoren het verzoek moet worden ingediend en alles wat specifiek is voor uw bedrijf. Door de manier waarop uw rooster is opgebouwd, kunnen werknemers bijvoorbeeld alleen in blokken van vijf dagen of minder vrij nemen. Dat moet zeker in regels worden vastgelegd.

U moet dan de regels instellen die bepalen hoe u kiest tussen overlappende verzoeken die steeds vaker voorkomen naarmate de feestdagen naderen. U kunt de rubriek voor het oplossen van verlofconflicten aanpassen aan elke specifieke situatie, maar u moet altijd rekening houden met zaken als anciënniteit, de reden voor het verzoek, wat het beste is voor het bedrijf en wanneer het verzoek is ingediend. Het opstellen van dergelijke regels dient om het afwikkelingsproces transparant en duidelijk te maken voor uw medewerkers. U kunt werknemer A de specifieke redenen uitleggen waarom u werknemer B vrijlaat (anciënniteit en werknemer B hebben haar verzoek eerst ontvangen), in plaats van werknemer A te laten denken dat er sprake was van een soort van vriendjespolitiek. Zo blijft iedereen tevreden, verloopt alles soepel en worden conflicten tussen alle betrokken partijen voorkomen.

6. Laat werknemers een deel van de werkplanning doen

Het ding over plannen dat de meeste managers vergeten, is dat ze niet al het zware werk alleen hoeven te doen. Uw werknemers de mogelijkheid bieden om een ​​deel van de planning zelf te doen, is een geweldige manier om:

• Neem een ​​deel van de last
• Houd ze betrokken bij hun werk.

Overweeg om voor elke dienst een of twee van uw beste werknemers in te plannen als een manier om te beginnen. Geef dan iedereen toegang tot dit onvolledige rooster en laat ze invullen wanneer ze willen werken.

Als u deze manier van plannen wilt proberen, sta dan wijzigingen toe voor een bepaalde periode (misschien twee dagen) en sluit het schema vervolgens af voor externe wijzigingen. Ga ten slotte door en breng wijzigingen aan op basis van wat elke ploeg nodig heeft. Als alles naar tevredenheid is afgerond, stelt u het rooster weer voor iedereen beschikbaar.

Als je alles vanaf het begin hebt gepland, kun je overwegen om deze nieuwe methode een paar maanden uit te proberen om te zien hoe het werkt. Het plannen van apps zoals Sling maakt dit gemakkelijk. U maakt online een gemeenschappelijk document en geeft vervolgens iedereen een paar dagen toegang tot dat document. Wanneer het tijd is om het schema af te ronden, sluit u het document, brengt u uw wijzigingen aan en opent u het opnieuw om het te bekijken. Zo eenvoudig is het.

7. Laat werknemers hun eigen vervangers vinden

Door uw werknemers de verantwoordelijkheid te geven om een ​​vervanger te vinden voor hun dienst wanneer ze niet kunnen werken, kunt u uw eigen werkdruk verminderen. In plaats van dat de medewerker u belt om te zeggen dat hij vandaag niet zal komen, kan de medewerker een melding sturen om iedereen te informeren dat hij ziek is en dat hij een vervanger nodig heeft. Het teambrede communicatienetwerk dat eerder in het artikel werd genoemd, vormt de hoeksteen van dit proces.

Andere medewerkers die willen werken, kunnen even snel reageren. Iets dat misschien een uur of langer heeft geduurd en talloze telefoontjes van uw kant, kan nu binnen enkele minuten worden afgerond. Dat gezegd hebbende, moet u altijd richtlijnen hebben om ervoor te zorgen dat dingen niet uit de hand lopen en een negatieve invloed hebben op uw bedrijf. Zorg er allereerst voor dat iedereen weet dat alle transacties, vervangingen en vervangingen door u, de manager, moeten worden goedgekeurd en dat niets definitief is totdat u toestemming geeft. Informeer alle teamleden dat deze bepaling van kracht is, zodat elke ploeg de juiste mix van vaardigheden krijgt.

Een andere goede richtlijn die u moet hebben, is dat alle vervangingen, transacties en vervangingen iemand moeten zijn die de klus eerder heeft gedaan en het nog steeds met een redelijke mate van efficiëntie kan doen. Je wilt geen hulpkraam voor een kok of een kok voor een server.

Eisen dat ze hun eigen vervangers vinden, is een geweldige manier om een ​​gevoel van volwassenheid en bedachtzaamheid bij uw werknemers te creëren. Bovendien helpt het medewerkers zich betrokken te voelen bij het bedrijf en na te denken over wat er bij het planningsproces komt kijken. Door uw werknemers te laten zien wat er komt kijken bij het maken van een werkrooster en het vinden van vervangers, kunt u het gevoel krijgen dat het rooster niet iets is dat zomaar veranderd moet worden. Als ze ingepland zijn en ze kunnen, moeten ze werken.

8. Maak een beschikbaarheidstabel

Soms kan een werknemer geen vervanger vinden om zijn dienst te dekken. Als dat gebeurt, is het aan jou om iemand te vinden om te werken. Het zijn tijden zoals die waarin een beschikbaarheidstabel de hele zaak zoveel soepeler laat verlopen.

Noodsituaties zullen zich voordoen. Het is onvermijdelijk. Maar in plaats van het allemaal aan het toeval over te laten, kan een beschikbaarheidstabel fungeren als uw "plan B". De eenvoudigste versie is slechts een lijst van elke werknemer en op welke dagen en tijden ze beschikbaar zijn om te werken. Ze zijn misschien niet voor al die dagen en tijden gepland en zijn daarom misschien bereid om hier of daar een extra dienst op te halen. De meer gecompliceerde versie is een ander volledig schema met beschikbare werknemers die tijdens elke dienst kunnen binnenkomen.

Beschouw uw beschikbaarheidstabel als de tweede reeks van een basketbalteam. Als iemand niet kan "spelen", heb je een aantal keuzes die bereid zijn om van de bank te komen. Uiteindelijk vereenvoudigt dit het vervangingsproces door de gedachte eruit te halen. Het kan ook de stress verminderen die ontstaat wanneer de behoefte aan een last-minute vervanger zich voordoet.

9. Zorg voor een back-up voor uw back-up

De dichter Robert Burns schreef ooit over de schema's van muizen en mannen en hoe ze zo vaak mislopen. Het is waar we het gezegde krijgen: "De best bedachte plannen van muizen en mannen ..." om te verwijzen naar het feit dat, hoe zorgvuldig iets ook gepland is, er toch iets mis kan gaan. Als u al langere tijd manager bent, bent u goed op de hoogte van dit feit. Dus ook al heb je je beschikbaarheidstabel met een overzicht van de medewerkers die op korte termijn beschikbaar zijn om te werken, je hebt misschien een back-up van deze back-up nodig, of een plan C voor je plan B.

Daarom raden we aan om een ​​lijst op te stellen met vertrouwde en betrouwbare parttime werknemers waarmee u contact kunt opnemen als al uw andere opties zijn mislukt. Deze werknemers kunnen voormalige werknemers zijn die op goede voorwaarden zijn vertrokken of toekomstige werknemers die hebben geïnterviewd maar niet zijn aangenomen. Je denkt misschien dat deze mensen nooit bereid zouden zijn om op zo'n korte termijn binnen te komen, maar je weet het nooit totdat je het vraagt. Voormalige werknemers kijken er misschien naar uit om weer met uw team samen te werken, en toekomstige werknemers kunnen de kans aangrijpen om een ​​teen tussen de deur te krijgen.

10. Gebruik het beste hulpmiddel voor de klus

Als je ooit hebt geprobeerd een spijker in te slaan met een sch