Vandaag was de laatste dag van onze werkplekleerperiode, ik kreeg de opdracht om klanten in hun crm programma toe te voegen, toen mocht ik mee volgen hoe de dossiers in het bedrijf Home Solution worden opgemaakt, geklasseerd en hoe ze na de werken verwerkt worden. In het dossier zit de factuur, een plan, een proces-verbaal die de arbeider moet invullen in het bijzijn van de klant (als deze aanwezig is) en in sommige gevallen een btw attest voor 6%, deze moet ingevuld worden als werken gebeuren in onroerende staat aan privé -woningen als deze ouder zijn dan 10 jaar.
Nadien heb ik bijgewoond hoe Mieke mails verstuurt naar klanten als bevestiging dat de werken op datum X uitgevoerd worden, dit gebeurt ter herinnering voor de klanten zodat de werkmannen niet voor een gesloten deur staan.
Ik heb ook nog de nodige informatie gekregen over bepaalde Gip-taken en documenten. Deze mocht ik verwerken.
Dan zat de week er op, ik heb de mensen die mij hebben begeleid gedurende de week bedankt voor de vele informatie en de hulp.
Vandaag heb ik het bestand excel klantendatabase volledig afgewerkt (dit was een deel van mijn taak maandag (2018/10/22) en dinsdag (2018/10/23)). Tijdens deze taak kwam mevrouw op bezoek.
Nadien stelde Mieke (verantwoordelijke administratie en crm) voor of ik mee wou volgen hoe zij nieuwe klanten toevoegt in de crm en hoe ze de facturen opmaakt. Nadat ze mij de werkwijze had uitgelegd, mocht ik onder toezicht van haar verder werken tot alle facturen aangemaakt waren. Het hele proces van deze taak zal uitgebreid beschreven worden bij Gip-opdracht 2 van Bedrijfseconomie.
Na deze taak heeft ze mij getoond hoe hun Track & Trace systeem en hun agenda eruitziet. En heb ik de nodige documenten gekregen voor Gip-taken . Vervolgens mocht ik alleen nieuwe potentiële klanten toevoegen in hun crm programma.
Vandaag begon ik met dezelfde taak als maandag 22 oktober 2018 namelijk betaalde aankoopfacturen interpreteren en in het excel- bestand plaatsen.
Het document zag er als volgt uit:
Factuurdatum
Volgnummer VERO
Boekjaar maand
Factuur- nummer
Leverancier
Bedrag excl. BTW
Kostenrekening
Kostenrubriek
Dit bestand gebruiken ze intern, vanuit deze inputkosten willen ze voor hunzelf een Resultatenjaarrekening opmaken.
Nadien had ik nog een gesprek met Willy over de 4p's in verband met de taak voor Frans.
Na het gesprek heb ik tijd gekregen om dit de verwerken voor moesten er nog vragen zijn waar ik nog geen antwoord op gekregen had. (maar dit was niet het geval ik heb over alles voldoende informatie gekregen)
Vandaag had ik een afspraak met de Aankoopverantwoordelijke, om vragen te stellen in verband met opdracht 3 van bedrijfseconomie.
Op de vragen die van toepassing waren in het bedrijf, kreeg ik voldoende antwoord. Ook de vragen van opdracht 4 werden meteen zorgvuldig beantwoord.
Na dit gesprek had ik wat tijd gekregen om een samenvatting te maken van de twee gesprekken.
Na de middag heb ik van Mieke (administratief bediende van het bedrijf) de juiste documenten gekregen die we in de loop van deze week moest verzamelen en we hebben deze allemaal overlopen en besproken.
Willy ( verantwoordelijke CRM & aansturen van verkopers) heeft mij eventjes bijgestaan bij het maken van een Excel bestand voor opdracht 3 van bedrijfseconomie, omdat hij dit dagelijks doet in het bedrijf.
Nadien heb ik verder gewerkt aan de taak die ik gisteren (maandag 22 oktober 2018) heb gekregen, namelijk uit het oude systeem de e-mailadressen in de Exceldatabase plaatsen.
Op het einde van mijn shift kwam de baas langs met betaalde facturen die ik dan morgen in Excel mag ingeven.
Om 9h00 ging de eerste dag van start in het werkplekleer bedrijf. Er werd me tijdens de rondleiding uitleg gegeven over de te verwachten taken tijdens mijn werkplekleer periode.
Mijn taken houden in:
- CRM klanten invoeren (via programma)
- excel klantendb
- inkomende Facturen
Van 9h00 tot 12h00 was mijn taak het bestand excel klantendatabase aanvullen, namelijk het ingeven van het e-mailadres, uit het oude systeem halen en invoeren in de database van 2016-2018. Indien er geen e-mail vermeld stond dit aangeven in een kleur zodat ze wisten dat dit adres ontbrak.
Om wat variatie te hebben kreeg ik na de middagpauze een andere opdracht, namelijk inkomende facturen in een excel bestand plaatsen. De betaalde aankoopfacturen van oktober (omdat het nieuwe kwartaal (KW 4) van start is gegaan) ingeven in een ander excel bestand die voor mij reeds al was opgesteld.
zodat ik deze kon interpreten om de correcte gegevens in de juiste kolom plaatsen (zie tabel).
De externe boekhouder neemt de grootste taken voor zich, maar om een financieel overzicht te hebben over de uitgaven heeft het bedrijf hiervoor een eigen bestand.
De kostenrubriek was met een formule die al was aangemaakt. Volgnummer VERO was voor mij niet van toepassing, aangezien deze nog moesten aangevuld worden door het personeel. Dit nummer is van belang om het terug te vinden in het boekhoudprogramma
