Heel jammer dat het vandaag alweer de laatste dag was want ik heb er echt van genoten.
Wanneer ik deze ochtend voor de laatste keer aankwam, kregen we de taak de kantoorruimte een beetje te herschikken en enkele computers opnieuw te configureren. Ikzelf heb er voor gezorgd dat bij enkele pc's meerdere beeldschermen werden aangesloten en dat deze ook juist geconfigureerd werden. Nadien ben ik gestart met de laatste, noodzakelijke info te verzamelen voor mijn GIP-opdrachten. Zo heb ik alle vragen over opdracht 3 (Voorraad, aankoopprocedures, verkoopprocedures,..enz.) overlopen met de magazijnverantwoordelijke. Gelukkig kon die mij heel veel informatie geven over hoe het er aan toe gaat met de voorraad, wanneer en hoe vaak er besteld wordt, enz... .
Met mijn vragen over het personeelsbeleid kon ik terecht bij de zaakvoerder. Zo werd me duidelijk dat er een vrij informele organisatiestructuur en bedrijfscultuur wordt gehanteerd, wat me al eerder tijdens de week was opgevallen. Daarnaast heb ik de post gesorteerd, iets wat stilaan tot mijn dagelijkse taken was gaan behoren, eveneens het sorteren van de facturen.
Tijdens de middagpauze had ik een klein "dessertje" voorzien, namelijk een doosje pralines en koekjes. Dit kon iedereen wel appreciëren.
In de namiddag heb ik de laatste documenten verzameld en de opdracht van gisteren (waarbij ik een Excel bestand moest maken van klanten die nog op het oude rekeningnummer betaalden) in een Word verzendlijst gestopt, en vertaald in het Frans voor de brieven die voor Frankrijk bestemd waren. Ik heb de brieven dan in een enveloppe gestoken en dicht gekleefd.
Wanneer dit alles klaar was, was het ongeveer tijd om afscheid te nemen. Ik heb natuurlijk de zaakvoerder bedankt, maar vooral mijn mentor Hilde die een hele week op een heldere en vriendelijke manier al mijn vragen heeft beantwoord en me heeft begeleid. Het was voor mij een positieve ervaring: ik heb erg veel bijgeleerd over hoe het er in het écht aan toe gaat in een bedrijf. Het is toch een heel andere beleving dan op school; en eerlijk gezegd moet ik toegeven dat de tijd ietsje sneller voorbij vloog. Ik heb gezien en geleerd hoe je sommige problemen "praktisch" aanpakt en hoe een bedrijfsboekhouding wordt georganiseerd.
Ik vond het een erg boeiende week! En nu aan de slag om alle verzamelde informatie te verwerken....
Na een dagje rust vlogen we er weer in. Toen ik deze ochtend aankwam, mocht ik dadelijk de post sorteren en openen. Nadien sorteerde ik de facturen afzonderlijk en zocht ik voor elke factuur de leveringsbon om na te te kijken of deze factuur nog betaald moest worden. Ik bedacht hoe ik sommige taken echt al gewoon begin te worden, net alsof ik er iedere dag werk. Ook heb ik vandaag een grotere opdracht gekregen waarmee ik me toch een hele tijd heb beziggehouden: ik moest a.d.h.v. van het rekeninguittreksel-mapje nakijken welke klanten er nog betaalden op de oude rekening van het bedrijf. Nadien stopte ik deze gegevens in een Excel-spreadsheet om zo een mooi overzicht te krijgen van welke klanten er nog op verkeerde rekeningnummer betaalden. Deze gegevens zullen dan via Microsoft Word in een brief worden verzonden naar de bepaalde klanten. In de namiddag heb ik me voornamelijk beziggehouden met alle verzendlijsten van GLS chronologisch te klasseren. Zo moest er voor elke levering een ontvangstbewijs bijgevoegd worden (dit heeft toch ook wel enkele uurtjes in beslag genomen.) Ik kreeg ook weer de opdracht om de verkoopfacturen van de vorige dagen te controleren zodat er geen foute bedragen in stonden of met een verkeerd factuurnummer werd verzonden. Een andere klein klusje dat ik nog gedaan heb, is het aansluiten van een tweede monitor aan één van de computers.Ik vond het leuk om even iets anders te doen na dat administratieve werk. Als laatste taak van de dag heb ik de tabel van eergisteren (Boomkorven) vertaald naar het Frans om door te sturen naar de vertegenwoordiger van Habo. Ook al is Frans niet mijn sterkste vak, gelukkig was Google er om te helpen bij de vertaling ;-)..
Zo, morgen is het de laatste dag!...Ik vond het alvast een zeer leerrijke ervaring.
Ook dag 2 van het werkplek leren is (zeer) goed verlopen. Vandaag had ik weinig tijd om me te vervelen want ik heb vele taken moeten uitvoeren.
Wanneer ik vanmorgen aankwam, kon ik meteen beginnen met ontbrekende leveringsbonnen te zoeken in de map waarin normaalgezien alle bonnen zitten, maar om één of andere reden ontbraken er toch enkele. Nadien heb ik me beziggehouden met oude leveringsbonnen te klasseren, om ze dan in een kartonnen doos te stoppen en naar het archief te brengen. Ook mocht ik voor het eerst een kleine bestelling maken en verpakken. Dit was wel leuk omdat het eens iets anders is dan het "pure" administratieve werk. Ik kreeg nadien de opdracht om een Excel-tabel te maken met een lijst van nieuwe producten, namelijk 'boomkorven'. Ik moest alle afmetingen en eigenschappen ingeven, zodat dit duidelijk is voor eventuele kopers en in de catalogus.
Na een korte middagpauze kreeg ik de opdracht om alle verkoopfacturen van oktober te controleren en overlopen. Zo moest ik het factuur-nummer controleren, kijken of er geen btw was aangerekend wanneer het ging over een intracommunautaire levering, of het btw-bedrag correct was, enz..
Ook mocht ik vandaag voor het eerst een mail beantwoorden. Het betrof iemand die een factuur was kwijtgespeeld en deze nog moest betalen. De factuur heb ik ingescand en verzonden. Daarnaast heb ik kort met het 'kasboekje' de bedragen van enkele verkoopfacturen nagekeken. Toen heb ik als laatste taak van de dag, met het aankoopdagboek, de facturen gecontroleerd van de laatste (of vorige) dagen. Zo'n soort taken lijken wel makkelijk maar toch vind ik dat je er wel altijd je hoofd moet bijhouden.
Tijdens de taken kon ik de nodige vragen stellen en kreeg ik meer uitleg over bepaalde verrichtingen.
Zo, dat was het voor vandaag. Hopelijk zijn de volgende twee dagen even interessant en plezierig als de vorige!
Vandaag was een drukke, maar vooral interessante dag. Wanneer ik 's morgens aankwam, kreeg ik een korte rondleiding door het gebouw en het kantoor. Ik mocht er direct invliegen, want er stond een pallet met etiketten in het magazijn dat gecontroleerd moest worden om te kijken of alle juiste goederen aanwezig waren. Nadien mocht ik starten met het boekhoudkundige werk: aankoopfacturen controleren en in de juiste mappen steken. Voor elke factuur moest ik controleren of er al een leveringsbon aanwezig was, en of de factuur nog betaald moest worden.
Na een gezellige middagpauze en een betere kennismaking met de "collega's" begon ik aan mijn volgende taak: het controleren van nieuwe producten en prijzen in de vernieuwde catalogus van Habo die binnenkort uitkomt. De prijzen staan niet bij de producten in de catalogus zelf vermeld, maar op een aparte lijst. Ik kreeg de voorlopige prijslijst waarbij ik één voor één de producten moest verifiëren, en er stond nog heel wat foute informatie in. Zo'n taakje lijkt simpel, maar je moet er wel altijd je concentratie bij houden. Voor de rest heb ik tijdens de namiddag nog heel wat andere kleine taakjes gedaan, zoals externe harde schijven vervangen, een inkttoner verplaatsen, en natuurlijk: de papiermand leegmaken. Mijn mentor heeft al enige uitleg gegeven over de werking van het boekhoudsysteem en het klasseren van de facturen. Het was een aangename eerste kennismaking met het bedrijf.
GIP werkplekleren
Na een dagje rust vlogen we er weer in. Toen ik deze ochtend aankwam, mocht ik dadelijk de post sorteren en openen. Nadien sorteerde ik de facturen afzonderlijk en zocht ik voor elke factuur de leveringsbon om na te te kijken of deze factuur nog betaald moest worden. Ik bedacht hoe ik sommige taken echt al gewoon begin te worden, net alsof ik er iedere dag werk. Ook heb ik vandaag een grotere opdracht gekregen waarmee ik me toch een hele tijd heb beziggehouden: ik moest a.d.h.v. van het rekeninguittreksel-mapje nakijken welke klanten er nog betaalden op de oude rekening van het bedrijf. Nadien stopte ik deze gegevens in een Excel-spreadsheet om zo een mooi overzicht te krijgen van welke klanten er nog op verkeerde rekeningnummer betaalden. Deze gegevens zullen dan via Microsoft Word in een brief worden verzonden naar de bepaalde klanten. In de namiddag heb ik me voornamelijk beziggehouden met alle verzendlijsten van GLS chronologisch te klasseren. Zo moest er voor elke levering een ontvangstbewijs bijgevoegd worden (dit heeft toch ook wel enkele uurtjes in beslag genomen.) Ik kreeg ook weer de opdracht om de verkoopfacturen van de vorige dagen te controleren zodat er geen foute bedragen in stonden of met een verkeerd factuurnummer werd verzonden. Een andere klein klusje dat ik nog gedaan heb, is het aansluiten van een tweede monitor aan één van de computers.Ik vond het leuk om even iets anders te doen na dat administratieve werk. Als laatste taak van de dag heb ik de tabel van eergisteren (Boomkorven) vertaald naar het Frans om door te sturen naar de vertegenwoordiger van Habo. Ook al is Frans niet mijn sterkste vak, gelukkig was Google er om te helpen bij de vertaling ;-)..
