Zoals elke dag werden eerst de mails, de betalingen en de aanwezigheden gecontroleerd. Vervolgens heb ik verkoopfacturen opgemaakt en doorgestuurd via mail naar de klanten. De aankoopfacturen ingeboekt, genummerd en geklasseerd. Iedere maand moet er een enquête worden doorgeven naar de industriële productie (prodcom). Dit hebben we vandaag gedaan voor de maand september. Gisteren waren we begonnen met het versturen van herinneringsbrieven. Aangezien dit een grote opdracht is hebben we eerst de Nederlandse verstuurd en vandaag de Franse. Met spijt in het hart was dit de laatste dag van mijn observatieperiode. Het was een amusante week waarin ik geweldige mensen heb leren kennen, in het bijzonder mijn mentor Agnes De Troyer. Ik ben haar zeer dankbaar voor de leerrijke ervaring! Alles legde ze mij tot in het detail uit waardoor het voor mij een week werd om nooit te vergeten. Ik heb geleerd hoe het bedrijfsleven er in de werkelijkheid aan toegaat op een positieve manier. Ook heb ik geleerd dat administratief bediende bestaat uit een afwisselend takenpakket en dat talenkennis in een bedrijf een echte must is.
Zoals iedere dag, zijn we gestart met het controleren van betalingen, mails en aanwezigheden van de werknemers. Vervolgens kreeg ik de opdracht om servicerapporten om te zetten in facturen. Deze opdracht nam redelijk veel tijd in beslag. Nadien moest ik deze facturen doorsturen naar de klanten via mail en afdrukken. De afgedrukte exemplaren heb ik ingeboekt in het boekhoudpakket Admisol. Na de middag hebben we opgezocht bij welke klanten nog steeds hun openstaande factuur niet betaald is. Naar deze klanten werden ofwel een eerste, tweede of derde herinneringsbrief verzonden. Tussen door neem ik ook de telefoons op. Op het einde van de werkdag kreeg ik een rondleiding doorheen het fabriek waar de productie van spuitcabines volop aan de gang is. Ook werd ik rondgeleid in het groot magazijn waarvan ik een plattegrond moet schetsen voor mijn opdrachten omtrent mijn werkplek, Garmat nv.
Aangezien het vandaag maar een halve dag was, is mijn takenpakket niet zo uitgebreid als anders. Bij de start van de werkdag heeft mijn mentor een vaste routine, deze bestaat uit het controleren van e-mails, de prikklok nakijken en kijken of er al nieuwe betalingen zijn uitgevoerd. Nadien wordt er telkens gewerkt aan servicerapporten omzetten in facturen, facturen verzenden naar klanten via mail/post. Vandaag heb ik ook voor de eerste keer zelf telefoons mogen aannemen wat wel redelijk spannend klonk, aangezien er ook veel Franstalige klanten bellen. Omtrent mijn GIP-opdrachten moest ik toegang verkrijgen tot de sociale balans van mijn onderneming. Deze heb ik samen met mijn mentor opgezocht. Dat was dan ook mijn laatste opdracht van de dag.
Vandaag zijn we gestart met de aanwezigheden van alle werknemers te controleren, ook de werknemers van de buitendienst worden gecontroleerd.Bij de werknemers die niet hebben geprikt wordt de reden van afwezigheid vermeld. Eenmaal dat in orde was hebben we de recente mails beantwoord. Documenten i.v.m het bedrijf die via mail werden verstuurd heb ik gekopieerd, genummerd en ingeboekt in de boekhouding. Aangezien de Algemeen Directeur in de voormiddag niet aanwezig was wegens persoonlijke redenen, hebben we zijn afspraken moeten verleggen naar een andere dag. Nadien werd er mij getoond hoe je een begeleidend schrijven en een verzendnota opstelt. Ook werd er mij uitgelegd hoe je een voorschotfactuur naar buitenland opmaakt en verstuurd via mail. Na de middag kreeg ik een stapel openstaande aankoopfacturen die moesten worden ingeboekt. Wanneer de leverancier nog niet gekend stond in het boekhoudsysteem werd deze nieuwe leverancier toegevoegd. Nadien heb ik betalingen uitgevoerd waarvan de vervaldatum naderde.Van deze betalingen werd er een rapport aangemaakt om te controleren of alles correct werd betaald.Als laatste taak van de dag werden deze betalingen doorgestuurd naar de bank Isabel Group. Omdat het gisteren de eerste kennismaking was met het boekhoudpakket en de online bankoplossing van de onderneming,was het nog niet allemaal even duidelijk. Na vandaag werd het al wat duidelijker en overzichtelijker hoe de programma's precies werken.
Vandaag ben ik gestart met het observeren van mijn zelfgekozen onderneming Garmat nv aangaande mijn geïntegreerde proef. Deze morgen werd ik aangenaam ontvangen door Agnes De Troyer. Zij is verantwoordelijk voor de administratie en het personeelsbeleid binnen de onderneming. Iedere dag controleert ze de prikklok, via het programma Amano. Het programma controleert de tijd en aanwezigheid van alle werknemers. Wanneer de aanwezigheden correct zijn start ze met de betalingsactiviteiten, via de online betalingsoplossing Isabel Group. Zo controleert ze welke bedrijven hun factuur/facturen betaald hebben en welke Garmat nv persoonlijk nog dient te betalen. Betreffende mijn GIP-opdrachten moet ik enkele documenten verzamelen i.v.m het bedrijf. Deze documenten hebben wij samen opgezocht via het boekhoudpakket ADMISOL. Agnes heeft mij getoond hoe het kopieerapparaat werkt en ook hoe je de telefoon moet doorverbinden naar andere werknemers indien dat nodig is. Vervolgens hebben we nieuwe klanten toegevoegd aan de klantenlijst genaamd GoldMine. Voor elke nieuwe klant wordt er ook een nieuw klantendossier aangemaakt. Na de middagpauze werd er mij getoond hoe ik facturen en creditnota's moest inboeken in Admisol, om het nadien zelfstandig te proberen. Doorheen te dag kwamen er voortdurend mails binnen die beantwoord moesten worden in verschillende talen, aangezien het bedrijf ook in buitenland aan- en verkoopt. Na vandaag heb ik zeer positieve verwachtingen over wat de week mij gaat bijbrengen. Iedereen is zeer behulpzaam en vriendelijk. Ze nemen ook echt hun tijd om het mij zo duidelijk mogelijk uit te leggen.
