Ik startte mijn tweede dag zoals de eerste, namelijk met het controleren en beantwoorden van mails en de binnengekomen faxen rond te dragen bij Tom, Elke en Emmy.
Nadien mocht ik samen met Tom wat bestellingen plaatsen en klantenprijzen veranderen.
Hij stuurde me daarna bij Katrien. Ik mocht eerst even meekijken met haar naar haar mails, er was namelijk een Chinese facturatie toegekomen die ondertekend moest worden. Ik drukte ze af en  Katrien zette onderaan een stempel van het bedrijf en een paraaf.
Hierna mocht ik de factuur inscannen zodat Katrien de ondertekende factuur kon doormailen.
Ze legde me uit dat leveringen met China steeds gebeurde volgens Schipping. Dit wil zeggen dat het Chinese bedrijf alle rollen stof klaar legt voor vertrek, maar er een klein stukje afknipt om op te sturen, zodat Bmfabrics kan beoordelen of dit is wat ze willen. Wanneer het stukje stof is toegekomen en de verantwoordelijke voor de stof beoordeeld heeft, kan er een bevestiging gestuurd worden en kunnen de rollen zo spoedig mogelijk naar België vertrekken.

 Nadien haf Katrien me de taak om ontbrekende technische gegevens te controleren. Ik moest met het programma LISA en Excel werken.
Het was de bedoeling productnummers in te typen en te controleren welk technisch gegeven er ontbrak. Daarna voegde ik elk productnummer samen met de leverancier in een Exceldocument en schreef ‘niet’ onder de ontbrekende gegevens. Hier was ik toch een klein uurtje zoet mee.
Nadat die taak erop zat mocht ik even met Katrien mee op stap in het atelier en het ontwerpkantoor omdat er een probleem was opgetreden in verband met een verkeerde kleur stof.

Tijdens mijn lunchpauze ging ik naar huis en om 13 uur ging ik terug aan de slag met Tom.
We controleerden eerst terug de binnengekomen mails en gingen dan verder door met het plaatsen van bestellingen, reservaties te bevestigen en pickbonnen af te drukken.
Terwijl ik met Tom de laatste pickbonnen aan het afdrukken was, kreeg ik iets voor 15 uur bezoek van de GIP-coördinator mevr. Kathleen De Medts.
Na haar bezoek mocht ik eventjes genieten van een ‘3-uurtje’ om daarna weer vlijtig voort te gaan met het controleren van alweer nieuwe inkomende bestellingen op mail. Ook de bestellingen die telefonisch werden doorgegeven werkten we af.

23-10-2012 om 20:36 geschreven door Tine  

Om 10 voor 8 arriveerde ik bij Bmfabrics, waar ik aan mijn eerste dag werkplekleren zou beginnen.

Samen met mijn mentor Tom startte ik de dag met het checken van de mails. Omdat het juist weekend was geweest wachtte er ons heel wat werk op. De onnuttige mails (reclame) werden meteen gewist.
De bestellingen voor Nederland en Frankrijk mocht ik  beantwoorden onder het toeziende oog van Tom.
De bestellingen voor België of exportlanden buiten Nederland of Frankrijk werden doorgestuurd naar de verantwoordelijke voor die landen.
Het viel me al meteen op dat er in het bedrijf  veel bestellingen uit het buitenland toekwamen, en dat er dus ook veel verschillende talen aan bod kwamen.

Na het controleren en beantwoordden van de mails mocht ik eens kijken hoe een bestelling word geplaatst, om het daarna zelf te proberen. Het ging vlot, omdat het bedrijf een makkelijk systeem had om deze te verwerken.

Van 12 uur  tot en met 13 uur had ik lunchpauze.
Na de lunchpauze deed ik samen met Tom nog wat bestellingen en reservaties, om dan de orders af te drukken en in het juiste vak te gaan steken.
Hierna  stuurde Tom me door naar Katrien, de secretaresse van Luc Boelaert. Bij haar kon ik terecht om te zien wat de taak van een secretaresse eigenlijk inhoud. Bij deze was het me ook ineens duidelijk dat het niet enkel gaat om het opnemen van telefoontjes en het controleren van mails. Nee, het werd me duidelijk dat een secretaresse ook nog andere taken op zich moet nemen.

Als eerste behandelden we samen klachtenbladen van leveranciers.
Omdat ik niet exact wist wat dit betekende, informeerde ik me ernaar en legde ze me uitgebreid uit wat een klachtenbrief van een leverancier precies is, waar het blad wordt opgemaakt en hoe het achteraf wordt verwerkt.

Om 15 uur was er een korte pauze. Tijdens die pauze besprak ik even met mijn mentor waar ik de magazijnverantwoordelijke en de personeelsverantwoordelijk kon vinden omdat ik al graag een afspraak wou maken in verband met de vragen over taken. Hij stelde mij de personeelsverantwoordelijke voor, waar ik een van dezer dagen even mocht gaan bijzitten om enkele dingen te leren over zijn taak en mijn vragen aan hem te stellen. De magazijnverantwoordelijke is helaas op maandag afwezig.

Wanneer iedereen rond 15 uur 15 weer aan de slag ging, ging ik nog even zitten bij Katrien om haar te helpen met het nieten van een klachtenbrief aan de bijhorende afgedrukte mail.
Hierna maakte ik nog een enveloppe op waarin zich een brief en een staaltje moest bevinden en als laatste taak van de dag ging ik nog even bij Tom om samen met hem de bestelbladen af te drukken volgens dag en plaats.

Tine Van Der Haegen

22-10-2012 om 18:35 geschreven door Tine