Veslag vergadering dd 04/04/2006

Aanwezig: thierry, Ronny, Gerhild, Pats, Patricia, Marijke, Inge

Verontschuldigd/niet aanwezig: Diana, Koen, Hanne

1.     wat met concept
Wordt in grote lijnen behouden
we voorzien iets om te eten, maar het zal iets anders zijn dan pizza’s
live groepje met aansluitend DJ
cocktailbar of lounge in de kleine zaal met aangepaste muziek
oud-leerlingen was vorig jaar een succes, vraagt wel wat werk, maar gaan we toch opnieuw doen
naam – behouden, mits een wijziging

2.     aanduiden verantwoordelijken

·        algemene coördinator – Inge  (ook lijst voor helpers)
nieuwsbrief – deadline – reeds mondjesmaat doorgeven wanneer we deze activiteit plannen

·        administratieve opvolging – ook contacteren van zaal, gemeente ivm  drank – Marijke (ook bedankbrieven, verzekeringen)

·        catering – eten, drinken, cocktails (inclusief brouwer) – Gerhild

·        inkleding zalen – Ronny

·        promotiemateriaal, uitnodigingen, affiches, brieven – Pats, Koen

·        sponsors – documentatie bij bezoeken winkels, opvolgen van sponsorlijst,
  wordt in twee gesplitst – Patricia en Diana doen het opvolgen van de sponsorlijst, samenstellen van de documentenatiemappen, opvolgen van betalingen van sponsors
belangrijk – nagaan wat we doen – 100€ of ook de mogelijkheid bieden van 50€

·        zoeken van hoofdsponsors?

·        presentatie voorbereiden  - Ronny

·        muziek – groepje, dj, lounge of cocktailbar – is een verantwoordelijkheid die door iedereen gedragen wordt en waar we vlug werk van moeten maken. Thierry coördineert dit – info ivm groepje doorgeven aan hem en dan wordt er bekeken wanneer we op ‘prospectie’ kunnen gaan
spirit power op 22/04 – Inge gaat en waarschijnlijk ook Gerhild
opzoeken wie er op de parkavonden heeft opgetreden - Thierry

       Pats – cirque atomic?

·        oud-leerlingen  - Marijke
inschrijvingsdocumenten of beter nog de aanwezigheidsregisters of een combinatie van beide
geboortejaar 59 – 64 -69 -74 -79 – 84

3.     Deadlines of belangrijke activiteiten die op korte termijn moeten ingepland worden
zoeken van een groepje – dringend

4.     Actielijst – wordt nog aan iedereen bezorgd, per verantwoordelijkheid opgesplitst

5.     Blog: www.bloggen.be/exitsummer

6.     geschikte vergadermomenten        
er is geen enkele avond waarop iedereen vrij is
volgende vergadering 10/05 om 20u15 bij thierry (heeft reeds een voorraad drank en chips in huis!!!)

    voorstel datum voor 2007 -20 oktober?

09-04-2006 om 22:08 geschreven door Inge  

06-04-2006 om 21:40 geschreven door Inge  

04-04-2006 om 14:14 geschreven door Inge  

Voorbereiding vergadering dd 04/04/2006

1.     wat met concept
live-groepje, iets om te eten, cocktail bar, dj, uitnodigen oud-leerlingen ….
afhankelijk hiervan een aantal verantwoordelijken
specifiek thema

2.     aanduiden verantwoordelijken
     algemene coördinator
     administratieve opvolging – ook contacteren van zaal, gemeente ivm
     drank
     catering – eten, drinken, cocktails (inclusief brouwer)
     inkleding zalen
     promotiemateriaal, uitnodigingen, affiches, brieven
     sponsors – documentatie bij bezoeken winkels, opvolgen van sponsorlijst, presentatie voorbereiden
     muziek – groepje, dj, lounge of cocktailbar
     oud-leerlingen
    

3.     Deadlines of belangrijke activiteiten die op korte termijn moeten ingepland worden

4.     Blog: www.bloggen.be/exitsummer

5.     geschikte vergadermomenten        

6.     volgende vergadering – wanneer, waar,….

03-04-2006 om 22:16 geschreven door Inge