Ik wist meteen wat er mij te doen stond wanneer ik Scheerlinck Bvba vandaag binnenkwam. Zoals iedere ochtend begon ik met de kasticketten van de dag ervoor op te tellen, ze te nummeren en daarna invullen in het dagontvangstenboek. Hierna volgde het alfabetisch klasseren van de uitgaande leveringsbonnen adhv het boekhoudprogramma Bob software. Daarna kreeg ik terug de opdracht om de opmaak van de productfyches te wijzigen zodat die bij het afdrukken op 1 bladzijde passen.
Tussen het klasseren van leveringsbonnen en de juiste leveringsbon bij de betrekkende factuur plaatsen door, ben ik foto's gaan nemen van de winkel, het magazijn en de toonzaal. De toonzaal bevind zich boven de winkel. Hierin staan de vloeren, gevelstenen en de parket uitgestald. En in het magazijn bevind zich de voorraad van het isolatiemateriaal. Nadat ik foto's ben gaan nemen kon ik verder met het controleren en afpunten van de inkomende bedragen van hun bankcontact.
Na de middag pauze had ik vragen gesteld aan de zaakvoerder wat betreft de doelstellingen, missie en visie van het bedrijf. Hierna toonde Joerie mij hoe men leveringnota's maakt aan de balie en daaruit vloeide dan het maken van de facturen. Dit alles gebeurd in het boekhoudprogramma Bob software. Dit heb ik ook enkele keren zelf mogen doen, en deze opdracht staat ook morgen op mij te wachten. Het is wel nodig dat Joerie mij begeleid in deze opdracht want iedere klant en ieder goed heeft zijn unieke code en deze weet ik natuurlijk niet vanbuiten.
Na deze nieuwe ervaring kon het wat rustiger aan en heb ik facturen in enveloppen gestoken en de gepresteerde werkuren van het personeel uitgerekend. Henk, de man van mijn mentor, mevrouw Nadine had nog een opdracht voor mij in excel, ik mocht de prijslijst aanpassen met nieuwe prijzen. Hierna heb ik nog een laatste keer de leverinsbonnen geklasseerd en nadat ik de bestelbonnen bij de juiste leveringsbonnen had toegevoegd en deze had geklasseerd per leverancier, zat mijn voorlaatste dag erop.
Toen ik aankwam deze morgen lagen er al verschillende taken op mij te wachten. Ik kon dus meteen voor een periode aan de slag. Ik begon zoals iedere morgen met de kasticketten van de dag ervoor op te tellen, deze nummeren en daarna het dagontvangstenboek invullen. Vervolgens uitgaande leveringsbonnen alfabetisch klasseren en het manueel register bijhouden van betalingen van de aankoopfactures. Ik ben hiermee ondertussen al vertrouwd.
Vandaag was mijn mentor, mevrouw Nadine niet aanwezig en ging ik bij een andere bediende, namelijk mevrouw Christine om taken vragen. Zij gaf mij een aantal facturen die ik per leverancier mocht klasseren. Daarna mocht ik de inkomende bedragen van het bankcontact controleren en deze bedragen afpunten wanneer ze overeen kwamen. Vervolgens kreeg ik een lijst met excel documenten. Het waren productfiches die wanneer ze werden afgedrukt slechts 1 blad in beslag mochten nemen. Ik heb voor al deze fiches de opmaak gewijzigd en de grote van kolommen aangepast. Hierna had ik juist nog genoeg tijd over om de laatste keer de uitgaande leveringsbonnen alfabetisch te klasseren nadat ik ze gecontroleerd had met het boekhoudprogramma Bob software. Na deze opdracht zat de 3e dag van deze observatie week erop.
De tweede dag van de week werkplekleren verliep terug zeer vlot. Wanneer ik de kantoren binnenstapte lagen mijn vaste taken al op me te wachten. Hiermee start ik namelijk iedere ochtend. Terwijl ik de kasticketten van de dag ervoor aan het optellen was, kwam mevrouw De Medts aan op het bedrijf om een kijkje te nemen of alles vlot verloopt en of ik nog vragen had voor haar. Maar aangezien dat alles goed lukt had ik geen vragen en kon ik verder gaan met de kasticketten te nummeren en ze daarna invullen in het dagontvangstenboek.
Daarna mocht ik mijn meest voorkomende taak doen, namelijk de uitgaande leveringsbonnen alfabetisch klasseren met behulp van het boekhoudprogramma Bob software.
Om 10 uur mocht ik starten met een simpele opdracht, namelijk het aanvullen van de display in de toonzaal. Hierna kon ik terug achter mijn bureau gaan zitten om barcodes in een excel-document in te voegen bij de prijslijst, dit heb ik meerdere keren gedaan deze dag. Mijn volgende taak was om de inkomende bedragen van het bankcontact te controleren en afpunten. Ze houden in het bedrijf een boek bij waar alle bewijsjes van de bankcontact worden in gekleefd en deze worden later getekend als de bedragen overeenkomen.
Vandaag heb ik ook de aankoopverantwoordelijke aangesproken, meneer Kiekens Henk. Hij heeft mijn vragen beantwoord ivm de voorraad, de aankoopprodecures, de verkoopprocedures en de magazijnprocedures. Meneer Henk heeft zoveel mogelijk van mijn vragen beantwoord. Na dit gesprek ben ik samen met mijn mentor, mevrouw Scheerlinck opzoek gegaan naar allerlei documenten die we verder in de klas gaan bekijken. Zij gaf mij verschillende mappen waar ik onder haar toeziend oog het correcte document mocht uithalen en er een kopie van nemen.
Mijn middagpauze was aangebroken en ik kon om 12u30 meteen verder gaan met het manueel register bij te houden van de betalingen van de aankoopfacturen. Hierna heb ik voor de tweede maal de uitgaande leveringsbonnen geklasseert. Als ontspanning ben ik buiten fotomateriaal gaan maken van hun uitgestalde klinkers, en vloeren. Ook van de ruwbouw materialen die buiten gestockeerd staan. Toen ik terug binnen kwam kreeg ik nog allerlei taken waarmee ik al vertrouwd was van de dag ervoor. Taken zoals : leverinsbonnen bij de factuur toevoegen, controleren of dat de geleverde hoeveelheid overeenstemt met de gefactureerde hoeveelheid. Barcodes ingeven in een excel prijslijst. Ik vind het tof dat ik eigenlijk al deze taken zelfstandig kan doen. Nadat alles kort word uitgelegd laten ze mij deze taken vervullen waardoor ik een gevoel krijg dat iedereen me betrouwt. Wanneer ik vragen heb of ik twijfel aan iets kan ik het altijd vragen aan de bediende die naast mij aan haar bureau zit te werken.
Maar vandaag kreeg ik ook nieuwe taken. Ik beantwoorde prijsaanvragen en stuurde deze door via fax. In excel moest ik ook formules maken en aanpassen. Ook heb ik het organigram van het bedrijf gemaakt. Om deze tweede dag af te sluiten mocht ik voor een laatste keer de uitgaande leveringsbonnen alfabetisch klasseren.
Mijn eerste dag bij Scheerlinck Bvba is zeer vlot voorlopen. Om 8.30 ben ik aangekomen in het bedrijf. Mijn mentor, Nadine en de andere werknemers hebben mij goed ontvangen.
Ik kon meteen aan de slag gaan met mijn eerste taak namelijk de kasticketten per dag optellen, nummeren en ze daarna in vullen in het dagontvangstenboek. Zowel voor cash als voor Bankcontact. Dit gebeurt iedere ochtend.
Mijn tweede taak was de uitgaande leveringsbonnen alfabetisch klasseren per klant. Dit moest ik verschillende keren per dag doen. Na de eerste keer mocht ik de leveringsbonnen controleren met het boekhoudprogramma Bob software 50. Wanneer er een leveringsbon mistte moest ik deze afdrukken en ook klasseren per klant. Hier kroop veel tijd in het is dus belangrijk dat dit meermaals per dag gedaan word want anders stapelt dit werk zich op. Iedere klant krijgt zijn eigen mapje in het klassement. Hierdoor werd het mij al snel duidelijk hoeveel klanten Scheerlinck Bvba over de vloer krijgt. Het valt ook op dat vele klanten meermaals op dezelfde dag komen, dit zorgt voor veel sorteer werk. Op het einde van de maand worden van de leverinsbonnen facturen van gemaakt.
Na mijn middagpauze van een halfuur kon ik aan de slag met de volgende opdracht namelijk het manueel register bij houden van betalingen van aankoopfacturen. Hierop werd de leverancier, datum van de levering, het bedrag, en de datum waarop de betaling verricht werd genoteerd.
Vervolgens moest ik de aankoopfacturen eens vans dichterbij gaan bekijken. Mijn taak bevatte de leveringsbon bij de factuur toevoegen, nagaan of de geleverde hoeveelheid overeenkomt met de gefactureerde hoeveelheid, en ten slotte de prijzen controleren. Dit laatste gebeurde met uitgebreide prijslijsten in excel die geklasseerd werden per leverancier.
De rest van de dag werd opgevuld door eenvoudige taken zoals facturen in enveloppen stoppen en het uitrekenen van de gepresteerde werkuren van het personeel. Om de dag af te sluiten mocht ik nog een laatste keer de leveringsbonnen controleren en klasseren.
