Voor ik het goed en wel besefte was het vrijdagochtend, de
laatste dag. Elke vrijdagvoormiddag komt er een onderaannemer de
douaneformaliteiten in orde brengen. Ik heb daarbij mogen meevolgen hoe hij
deze documenten invult. De heer Herman Georges is 67 jaar oud en hij heeft al
zijn ervaringen in verband met de douane met mij gedeeld. Eerst hebben we de
factuur ingegeven in het programma PLDA, dat is een specifiek programma voor
douanegegevens. Het ingeven van de gegevens duurt maar enkele minuten. Daarna
drukken we dit af in viervoud en het programma zet zelf alle gegevens in het
juiste vakje van de douaneaangifte. (zie bijlage) Het document wordt in viervoud
afgedrukt voor de heer Hermans Georges die een exemplaar bijhoud, een tweede
exemplaar wordt bewaard door de verantwoordelijke van de nationale dienst, een
derde exemplaar wordt afgegeven aan het douanekantoor en het laatste exemplaar
wordt bij de factuur toegevoegd en bewaart. Vervolgens zijn we samen naar het
douanekantoor gegaan om dit exemplaar af te geven. Ze hebben ook een stempel
gezet op het exemplaar die de heer Hermans Georges bewaart. Hij heeft mij ook
de websites www.PLDA.be en www.TARWEB.be getoond. Dat was een zeer
boeiende voormiddag. In de namiddag heb ik nog enkele betalingen gedaan via
Isabel 6. Ik heb als laatste ook nog de betalingen afgepunt.
De week is bijna voorbij maar toch leer ik elke dag nog
nieuwe dingen. Deze ochtend heb ik weer eerst alle bankverrichtingen afgedrukt.
Daarna heb ik terug alle klantennummers opgezocht. Vervolgens heb ik alle
bankverrichtingen afgeboekt in het boekhoudsysteem. Dat gaat elke dag vlotter.
Ondertussen kan ik al goed werken met het boekhoudsysteem. Dan heb ik heel wat
uitleg gekregen van de heer Jean-Claude De Jaegere over de voorraad. Hij is dus
ook verantwoordelijk voor de voorraad dus behoort dat tot zijn takenpakket. Hij
heeft mij alle documenten in verband met de voorraad getoond en uitgelegd. We
zijn ook samen gaan kijken naar de authentieke benzinepomp die nog steeds gebruikt
wordt door de vrachtwagenchauffeurs en het personeel met een bedrijfswagen. Hij
heeft ook 1 van de 2 putten waarin de benzine opgeslagen zit geopend. Na de
middag heb ik deze gegevens en informatie in verband met de voorraad dan
verwerkt. Ik heb ook nog aankoopfacturen betaald via het programma Isabel 6.
Op naar de laatste dag!
Vandaag was maar een half dagje. Het is zeer vlot verlopen.
Ik heb eerst weer alle bankverrichtingen afgedrukt. Daarna heb ik terug alle
klantennummers opgezocht. Vervolgens heb ik alle bankverrichtingen afgeboekt in
het boekhoudsysteem. Na deze dagelijkse taak heb ik samen met mijn mentor
Martine De Paepe de GIP-taken in verband met het personeelsbeleid en de
kenmerken van de vennootschapsvorm (NV) overlopen. Zo had ik genoeg informatie
om aan deze taken te kunnen beginnen. Als laatste voor vandaag heb ik heel wat
betalingen afgepunt. Deze taak hield in dat ik de juiste bedragen van een
bepaalde facturen moest controleren en ook of deze facturen werkelijk allemaal zijn
afgeboekt in het boekhoudsysteem.
Wanneer we s morgens toe kwamen in het bedrijf ging ik
direct aan de slag. Zoals elke ochtend heb ik eerst alle bankverrichtingen
afgedrukt via het systeem Isabel 6. Dat lukte al verrassend goed. Daarna heb
ik alle klantennummers opgezocht en alle bankverrichtingen afgeboekt in het
zelfgemaakte boekhoudsysteem Easy Open. Daarna heb ik mogen meevolgen met
mijn collega Jean-Claude De Jaegere, hij is ook accountancy manager. We hebben
samen de kas in orde gebracht. Dus hebben we eerst alle vrachtbrieven samen met
hun geld (cash geld of een cheque) gecontroleerd en alles opgeschreven in een
register. Dat geld hebben de klanten meegegeven aan onze vrachtwagenchauffeurs.
De vrachtwagenchauffeurs geven dat dan aan de boekhouding en wij controleren
deze documenten en het geld dan. We hebben onze berekeningen zowel op de
computer als op papier gemaakt. Dus hebben we het geld dat in de kas zit
nageteld. Daarna hebben we dat bedrag gecontroleerd met het geld dat in de kas
zit en het klopte gelukkig. Ik heb de boeking van de kas dan in de namiddag ook
ingegeven in het boekhoudsysteem. Na het natellen van de kas heb ik ook wat uitleg
gekregen over hoe ze de gegevens bewaren in hun klassement en hoe zij hun
gegevens opmaken in Excel en in Open Office. In de namiddag heb ik samen met
Jean-Claude creditbrieven ingeboekt in het boekhoudsysteem. Creditbrieven
worden opgemaakt wanneer klanten een openstaande schuld hebben bij Ziegler maar
deze schuld dan betalen aan Universal Express. Universal Express maakt dan een
creditbrief op en stuurt die naar Ziegler. Als laatste voor vandaag heb samen
met Martine De Paepe de betaling van de aankoopfacturen gedaan in het programma
Isabel 6.
De eerste dag van het werkplekleren zit erop. Het was een
zeer leerrijke dag. Allereerst heb ik een rondleiding gekregen in het bedrijf
en de magazijnen. Ik heb ook al eens kennis gemaakt met de collegas. Daarna
gingen we direct aan het werk. Het eerste werk wat ik de komende dagen elke ochtend
ga moeten doen is de bankverrichtingen afdrukken via het systeem Isabel 6. De
opvolging van de betalingen is een taak die dagelijks moet gebeuren. Er wordt
daarvan ook dagelijks een financieel verslag opgemaakt en verstuurd naar de
hoofdzetel (te Brussel). Daarna heb ik alle klantennummers opgezocht van de
klanten die hun openstaande schuld betaald hebben. Vervolgens heb ik de betaling
van de aankoop- en verkoopfacturen (zowel binnen- als buitenland) afgeboekt in
het boekhoudpakket (Easy Open). Daar ben ik een tijdje aan bezig geweest.
Wanneer ik daar met klaar was heb ik naar allerlei documenten gezocht die ik nodig
ga hebben voor latere GIP-taken. Ik heb deze dan ook allemaal gekopieerd.
Als laatste voor vandaag heb ik het organigram gemaakt van Universal Express te
Aalst.
