Vandaag mijn laatste dag werkplekleren! Ik ben vandaag begonnen met nog wat openstaande facturen in een lijst te plaatsen. Daarna heb ik de artikelenlijst die ik gisteren al had opgemaakt, allemaal in U-mapjes moeten steken. De rest van mijn dag zag er eigenlijk hetzelfde uit, ik heb zelf verkoopfacturen mogen opmaken in BOB50. Daarna werden deze afgedrukt en heb ik ze verzendklaar gemaakt. Aangezien de bedienden stoppen om 16:00 u, was het dan ook een vrij kort dagje. Het laatste uur verliep vrij rustig en heb ik nog een babbeltje geslaan met ‘’mijn’’ collega’s.  Als ik nu terug kijk op de week, moet ik eerlijk toegeven dat deze 5 dagen zeer snel voorbij zijn gegaan! Ik kijk met een zeer goed gevoel terug op de week werkplekleren en het was dan ook zeker een positieve ervaring, waarbij ik toch op een aangename manier veel bijgeleerd heb! & het positief evaluatieformulier is natuurlijk ook mooi meegenomen!

28-10-2011 om 17:57 geschreven door Stefanie Fock  

De dag begonnen met wat observatie, mevrouw Janssens heeft me getoond hoe ze wekelijks de bestellingen voor de leveranciers ingeeft in BOB50. Daarna heb ik nog wat uitgaande post verzendklaar gemaakt. Vlak voor de middag heb ik het bedrijf denk ik een zeer grote dienst bewezen, ik heb hen getoond hoe makkelijk het is iets uit te rekenen in Excel aan de hand van wat formules. Ze hadden een artikelenlijst (van wel méér dan 1000 verschillende bouten!) waar ze de aankoopprijs, een percentage en dan de totale bruto verkoopprijs wouden van weten. Meneer Richert Janssens was over een paar jaar begonnen met dit met behulp van een rekenmachinetje allemaal te gaan uitrekenen, wat hij natuurlijk al redelijk snel terug had opgegeven. Daarom heb ik deze lijst aangemaakt voor hen, met verschillende percentagebedragen (omdat ze het  er nog niet over eens waren, of ze voor elk artikel wel het zelfde percentagebedrag zouden gebruiken) en heb ik voor hen een samenvatting gemaakt, met een aantal voorbeeldjes hoe je in Excel tewerk moet gaan. Ik had eerder gedacht dat ik deze week van hen ging bijleren, maar blijkbaar kan het ook omgekeerd!

Na de lunchpauze heb ik dan wat foto’s van het bedrijf genomen en heb ik een gesprek gehad met de magazijnverantwoordelijke i.v.m. de vraagjes van de GIP-opdracht. Het was echt een leerrijk gesprek en ik had ook nooit gedacht dat ik als meisje iets ging bijleren over de onderdelen van een voertuig! Wat mooi meegenomen was, waren sommige begrippen die ik herkende uit de les bedrijfshuishoudkunde. Daarna heb ik me nog wat bezig gehouden met factuurnummers te noteren op het rekeninguittreksel in kwestie (zie woensdag 26/10).

27-10-2011 om 19:45 geschreven door Stefanie Fock  

Vandaag was maar een kort dagje en eigenlijk eentje zonder veel afwisseling. Ik ben vanmorgen begonnen met nog wat dingen af te werken van gisteren, het noteren van de openstaande facturen. De rest van de voormiddag heb ik alle rekeninguittreksels moeten nakijken van de afgelopen maanden en telkens als ik een betaling van een aankoopfactuur tegenkwam , moest ik deze factuur gaan opzoeken. Het bedrijf schrijft steeds nog met potlood op elke factuur een nummer, deze moest ik dan noteren op het rekeninguittreksel. Het is wel wat extra werk, maar het bedrijf heeft hiervoor gekozen omdat het dan makkelijker is om iets terug te vinden (en dit ook heel wat tijd bespaard voor de boekhouder). Morgen zou ik normaal gezien met de aankoop –en magazijnverantwoordelijke  een gesprek hebben i.v.m. een GIP-opdracht, ik kijk er al naar uit!

26-10-2011 om 18:10 geschreven door Stefanie Fock  

Vandaag heb ik vooral mijn dag gevuld met het noteren en verwerken van de nog openstaande facturen. Dit wil zeggen dat ik in de boeken steeds moet nakijken welke facturen (al dan niet dringend) betaald moeten worden. Dit voor de klanten, particulieren en garages. Dit moest ik dan ook aanpassen in BOB50 (aanduiden 1,2 of 3° aanmaning of bijstand van een advocaat). Als dit allemaal gebeurd was, moest ik deze brieven afdrukken (er uiteraard een kopie van maken voor het bedrijf) en deze verzendklaar maken.  Dit word ook nog eens opgeschreven vooraan in het boek in kwestie (Naam, datum waarop de factuur al moes betaald zijn + het nog te betalen bedrag).

In de namiddag heb ik om eventjes af te wisselen de verzendnota’s ingeschreven, afgedrukt en ook verzendklaar gemaakt. Gisteren had ik al eens vermeld op het bedrijfd welke documenten ik allemaal nodig heb (GIP-opdracht) maar omdat Mevrouw Janssens me vertelde dat ze geen recent organigram meer had van het bedrijf, hebben we deze samen aangemaakt. Even later kwam zoals beloofd, de uitgebreidere rondleiding. Omdat er net een voertuig in het atelier stond mocht ik eens mee in de smeerput, zodat ik alles eens van dichtbij en in het echt kon zien. Zo kon Meneer Janssens mij makkelijker het belangrijkste uitleggen over de verschillende soorten bladveren, luchtbalgen en onderdelen. Om mijn dag af te sluiten heb ik alle openstaande facturen, die ik eerder vandaag al had verwerkt, in Word geplaatst.

3 verschillende bestanden: Klanten, particulieren en garages
- Naam van klant
- Datum factuur
- Factuurnummer
- Te betalen bedrag
- Eventuele memo (bv. Bij advocaat)

25-10-2011 om 18:46 geschreven door Stefanie Fock  

De dag begonnen met wat uitleg over Sage BOB 50, een boekhoudprogramma. Mevrouw Janssens heeft me bijvoorbeeld getoond hoe je aankoop- en verkoopfacturen boekt, schuldvorderingdossieren (aanmaningen) kan opmaken, klanten- en leverancierslijsten aanpast en hoe je alles centraliseert om daarna te valideren. Ook heb ik kort wat uitleg gekregen over het programma Colcat, hiermee kan je originele nummers opzoeken om daarna om te zetten naar een artikelnummer of om bijvoorbeeld een klant/leverancier op te zoeken. Om uit te testen of ik deze programma’s al wat onder de knie had, mocht ik in de voormiddag leveringsbonnen ingeven. Net voor de middagpauze heb ik ook nog wat extra uitleg gekregen over de werkwijze van het bedrijf.

In de namiddag heb ik met BOB50 de betaling van aankoopfacturen mogen verwerken, die ik dan ook meteen moest controleren met het rekeninguittreksel in kwestie. Daarna heb ik een kleine rondleiding gekregen in de werkplaats en ben ik al een kijkje mogen gaan nemen bij de opslagplaats voor de handelsgoederen. Aangezien mevrouw Janssens zelf alleen instaat voor de administratieve taken, zal er mij iemand uit het atelier één van de volgende dagen een uitgebreidere rondleiding geven. Terug op het bureau heb ik via de verzendingsnota de verkoopfacturen opgesteld, die ik daarna meteen verzendklaar maakte (documenten printen, in envelop steken en de nodige postzegel opkleven). En om de dag af te sluiten wordt er nog een back-up gemaakt en alle verwerkte documenten eventueel nog geklasseerd.

24-10-2011 om 00:00 geschreven door Stefanie Fock