Het gebruiksgemak van PowerPoint zou wel eens zijn grootste vijand kunnen zijn. Hoe eenvoudig en uitnodigend het ook is om verbluffende dia's en afbeeldingen te kiezen, houd er rekening mee dat PowerPoint niet zelfstandig werkt. Het publiek wil u horen spreken, het wil niet naar een scherm staren. Maak een sterke PowerPoint-presentatie, maar zorg er ook voor dat uw woorden niet verloren gaan. "
2. Houd het eenvoudig
We hebben allemaal al wel eens overladen PowerPoint-presentaties of andere presentaties gezien. Het was telkens duidelijk dat de spreker verliefd was op elk beschikbaar effectje, elke speciale overgang en elk foefje. Maar de meest efficiënte PowerPoint-presentaties zijn eenvoudig diagrammen die gemakkelijk te begrijpen zijn en afbeeldingen die duidelijk maken wat de spreker zegt. Sommige autoriteiten stellen dat per regel niet meer dan vijf woorden mogen worden gebruikt en dat op een dia niet meer dan vijf regels tekst mag staan. "Verpest uw werk niet mette veel woorden en afbeeldingen", zegt Kerr. "Moet alles echt op het scherm verschijnen?"
3. Beperk het aantal cijfergegevens op dia's
Het nut van PowerPoint bestaat erin ideeën duidelijk over te brengen en de woorden van de spreker beknopt te ondersteunen. Dit wordt moeilijk als de presentatie overladen is met cijfers en statistieken. Meestal is de meest efficiënte PowerPoint-presentatie een presentatie die het publiek niet overdondert met té veel cijfergegevens. Bewaar deze gegevens voor een later tijdstip wanneer u meer uitleg verschaft. U kunt ze bijvoorbeeld vermelden in de hand-outs die u op het einde van de presentatie verspreidt. Als u in PowerPoint de nadruk wilt leggen op een statistiek, gebruik dan een afbeelding om de boodschap duidelijk over te brengen.
4. Aap PowerPoint niet na
Een van de meest gangbare en storende gewoonten van PowerPointgebruikers is het simpelweg oplezen van dia's. Dit is niet alleen overbodig en zinloos want u bent alleen daar om op de muis te klikken maar het maakt zelfs de meest visueel aantrekkelijke presentatie oersaai. U benut PowerPoint slechts optimaal als uw tekst een meerwaarde biedt aan wat op het scherm te zien is.
5. Time uw tekst
Nog een gevaarlijk punt ontstaat wanneer de spreker praat terwijl er een nieuwe PowerPoint-dia op het scherm verschijnt. Dit verdeelt de aandacht van het publiek. In een goede PowerPoint-presentatie verschijnt er een nieuwe dia, krijgt het publiek de kans om deze te lezen en de informatie te verwerken en vervolgens verschaft de spreker meer uitleg over wat erop het scherm te zien is.
6. Pauzeer regelmatig
PowerPoint is het effectiefst als visuele ondersteuning van gesproken woorden. Ervaren PowerPoint-gebruikers schrikken er niet voor terug om nu en dan het scherm eens leeg te laten. Dit geeft het publiek niet alleen de kans om even op adem te komen, het is ook een manier om de aandacht naar de spreker en het publiek te leiden.
7. Gebruik levendige kleuren
Een schril contrast tussen woorden, afbeeldingen en achtergrond kan zeer doeltreffend zijn als u een boodschap en een emotie wilt overbrengen.
8 .Voeg andere afbeeldingen in
Beperk uw presentatie niet tot wat PowerPoint u biedt. Gebruik externe afbeeldingen en video's om een gevarieerd effect en visuele aantrekkingskracht te creëren. "Ik heb meestal een of twee heel korte videoclips in mijn presentaties", zegt Ramon Ray, een technology consultant uit New York. "Het kan humoristisch zijn, het brengt een boodschap over en het stelt het publiek op zijn gemak."
9. Deel op het einde van uw presentatie hand-outs uit niet tijdens uw presentatie
Niet iedereen zal het op dit vlak met me eens zijn. Als spreker wilt u toch niet voor een publiek spreken dat een samenvatting van uw tekst aan het lezen is. Als het niet noodzakelijk is dat uw publiek op hand-outs uw presentatie volgt, wacht dan om deze uit te delen tot u klaar bent met uw presentatie.
10. Maak radicale aanpassingen voordat u uw presentatie geeft
Verlies nooit de aandacht van het publiek. Lees zodra u klaar bent met het maken van uw dia's de tekst na en beeldt u zich in dat u in het publiek zit. Als er iets onaantrekkelijk, storend of verwarrend is, pas dit dan radicaal aan. De kans is groot dat uw presentatie er beter van wordt
