Vandaag was de laatste dag van mijn observatieweek en deze heb ik doorgebracht met Luc in het magazijn, Ruben bij de op zoekers, en Anouar binnenland en buitenland.

Als eerste heb ik mee gevolgd met de eerste schift van het magazijn: inscannen en verpakken. Eerst gaat men de goederen inscannen in het systeem daarna gaat men alle stukken voor dezelfde klant verpakken en een sticker ophangen met de naam van de klant. Daarna worden ze dan alfabetisch geordend zodat ze klaar zijn voor ophaaling.

Daarna mocht ik meevolgen met Ruben, hij is op zoeker, hij krijgt mails van klanten die vragen of hij bijvoorbeeld een spiegel wil bestellen van het merk Ford. Ruben moet dan op zoeken welke referentie dit onderdeel heeft en vervolgens ook de bestelling plaatsen. Men kan ook gewoon prijs aanvragen doen voor bepaalde goederen. Natuurlijk zijn er altijd wel situaties waarin het niet duidelijk is welk onderdeel de klant bedoelt, Ruben moet deze dan contacteren en navragen welk onderdeel de klant juist wenst te bestellen. Bij deze telefonische bestellingen moeten er ook documenten ingevuld worden om te bevestigen dat deze klant effectief een bestelling geplaatst heeft via de telefoon.

Na de pauze heb ik dan met Anouar mee gevolgd, hij was bezig met een pakket dat onderweg was naar Ghana maar dat vast zat bij de douane. Hij moest de klant in Ghana contacteren over dit voorval, zij had het traceernummer doorgegeven in de post van Ghana maar het was een foutief nummer. Vervolgens moest Anouar naar Bpost België bellen om het traceernummer na te vragen. Het was een juist nummer maar omdat het pakket vast zit bij de douane kan het onmogelijk getraceerd worden. Deze informatie moest hij dan ook laten weten aan onze klant. Maar zolang het pakket vast zat, zou de klant zijn goederen niet krijgen daarom moest ook de douane opgebeld worden om meer informatie te vragen want de reden van in beslag namen is onbekend. Na een lange tijd kwam de fout naar boven het pakket was verstuurd naar een verkeerd adres. Dus de klant in Ghana zou nooit het pakket kunnen afhalen bij de douane. Samen met Anouar hebben we een oplossing proberen zoeken maar die hebben we helaas niet gevonden.

Dat was dan ook meteen de laatste opdracht van mijn observatieweek. Ik heb dit met heel veel plezier gedaan, ik zal iedereen daar zeker missen want het zijn een voor een heel lieve en vriendelijke mensen. Ik zal zeker nog eens een bezoekje brengen.

30-10-2015 om 18:24 geschreven door ElienMons  

Werkplekleren dag 4

Vandaag was de voorlaatste dag in APF Autoparts en ik moet zeggen na morgen zal ik het zeker missen. Iedereen is heel vriendelijk en er hangt een leuke werksfeer, vandaag heb ik mogen meevolgen met Davy, hij houdt zich bezig met de retourverzendingen. Deze morgen hebben we de retourdocumenten in orde gebracht om op de terug te sturen goederen te plakken. Naast het opmaken van deze documenten moet het ook gewijzigd worden in het systeem, dat de juiste goederen klaar kunnen gelegd worden voor retour. Voor we het product terug kunnen sturen moeten we aan de leverancier vragen of we het artikel mogen terug sturen. Soms kan het gebeuren dat de leverancier het goed niet meer terug wil nemen omdat het speciaal voor ons besteld werd. Er worden ook goederen terug gestuurd omdat ze bijvoorbeeld beschadigd zijn of gewoon omdat de klant ze niet meer nodig heeft. Bij het terugsturen van goederen moeten er ook documenten in orde gebracht worden zoals een terugnameformulier. Dit moet ingevuld worden en opgestuurd worden naar de klant. Er moet dan ook een creditnota opgemaakt worden zodat het teruggenomen goed niet aangerekend wordt aan klant. Na het opmaken worden deze afgeprint en in enveloppen gestoken en wordt er een postzegel opgeplakt klaar voor versturen.

Naast deze taken is er ook nog de telefoon die beantwoord moet worden, klanten bellen om een bestelling door te geven en deze moet dan ook verwerkt worden. Het kan ook zijn dat de klanten bellen voor een prijsaanvraag of een offerte. Deze moet dan opgemaakt worden en doorgestuurd naar de klanten. Naast bestellingen via mail en telefoon is er ook nog de e-shop ook deze bestellingen moeten verwerkt worden in het systeem en die goederen moeten ook besteld worden voor de klant. Na het bestellen van de goederen voor de klant wordt ook de bestelbon doorgestuurd. Toen we even een moment van rust hadden vertelde Davy mij ook dat iedere leverancier een deadline heeft voor het terugnemen van goederen, sommige leveranciers nemen een artikel terug tot 2 weken na levering andere na bijvoorbeeld een maand, dit hangt af van leverancier tot leverancier.

Na het meevolgen van de verwerking van al deze taken was het ondertussen al middag. Na mijn pauze mocht ik dan meevolgen met Tim, hij staat in voor de aankoop bij de leveranciers. De hele namiddag heb ik stap voor stap mogen meevolgen hoe hij iedere bestelling deed naar de leverancier. Ook hier zijn er bepaalde deadlines, bij sommige leveranciers moet je bestellen voor 14 uur wil je dat het artikel de volgende dag bij de levering zit. Bij andere leveranciers heb je dan tijd tot 16 uur. Natuurlijk soms heeft de leverancier de goederen ook niet en kan het dus de volgende dag niet bij de levering zitten, dat noemt men dan een backorder. Tim is niet alleen verantwoordelijk voor de aankoop maar klanten of leveranciers kunnen ook aan hem vragen wat de levertermijn is van een product of wanneer een product verkrijgbaar is.

29-10-2015 om 20:58 geschreven door ElienMons  

Vandaag was het mijn derde dag bij APF deze morgen mocht ik beginnen bij Andy en Martine op de afdeling Export. Ik heb de hele voormiddag de procedures mogen volgen, als eerste was het overlopen van de aflevernota’s van het buitenland dat wil zeggen artikelen die niet afgepunt zijn, dus niet geleverd zijn bij de klant, opzoeken waar ze zitten of ze ingescant zijn in de stock van het bedrijf. Ook de klanten contacteren wanneer de goederen geleverd kunnen worden en daarnaast ook met de klanten overleggen of ze de niet geleverde goederen nog wensen te ontvangen of de bestelling geannuleerd mag worden door te lange levertermijn.

Van 10 uur tot 12 hebben we dan hetzelfde gedaan voor de binnenlandse klanten maar goederen uit het buitenland. Ook bestelde goederen annuleren omdat de klant het vraagt klant door te lange levertijd. Als Indien ze willen wachten moet er aangevraagd worden hoelang het zal duren tegen dat de goederen geleverd worden en dit dan ook communiceren naar de klant, ook alles wat aangevraagd wordt en wat geannuleerd wordt moet aangepast worden in het systeem, zodat alle andere collega’s de reden weten waarom de bestelling van dat bepaald goed geannuleerd werd.

28-10-2015 om 18:35 geschreven door ElienMons  

Vandaag was mijn tweede dag bij APF Autoparts en het verliep niet allemaal van een leien dakje. APF Autoparts is met het hele bedrijf overgestapt van operator Base naar Proximus. Verantwoordelijke Ann De Schrijver die de overstap regelde, had aan Proximus gevraagd nog 3 weken te wachten met de veranderingen omdat de bedrijfsleider vandaag naar Afrika vertrok. Het zou dus erg ongelegen komen.

Deze morgen was zij tot de vaststelling gekomen dat Proximus de overschakeling toch had gedaan, als gevolg bedrijfsleider Jürgen Sonck zat op het vliegtuig met een gsm waarvan het netwerk niet meer werkte. Door deze problemen met Proximus en het zoeken naar een oplossing, had ik dus niet veel om handen. Van half 9 tot 9 uur heb ik de nieuwe simkaartjes gekoppeld aan het juiste telefoonnummer en bezorgd aan de personen voor wie ze bestemd waren. Na de korte wandeling door het bedrijf lag er terug een pakje aflevernota’s op mij te wachten, deze heb ik gesorteerd en geklasseerd in de juiste stapel.

Van 10 tot 11 uur heb ik aankoopfacturen gekopieerd die ik nodig heb voor de GIP opdrachten. Toen ik daar mee klaar was, heb ik een bezoekje gebracht aan Wim voor het organigram, ik heb deze dan ook aangepast zodat het weer recent zou zijn.

Ondertussen was het dan al 12 uur en had ik mijn half uurtje pauze.

Van half 1 tot half 2 had ik niet meteen een opdracht door de problemen met de Proximus, er moest een oplossing gezocht worden. Aangezien de baas te laat was ingechecked op de luchthaven en meer dan de helft van zijn bagage moest achterlaten in Zaventem, ging het er nogal hectisch aan toe.

Om 14 uur heb ik dan de rest van mijn documenten verzameld, ik heb deze opgezocht in het systeem Briljant en daarna ook afgeprint. Daarna heb ik de rekeninguittreksel van 2014 van ING ingebonden en in een doos gelegd.

Om 16 uur mocht ik meevolgen met Tom, hij zou de openstaande facturen overlopen, bij de facturen waarbij de vervaldag verlopen was ging Tom de klanten die nog niet betaald hadden een herinneringsmail sturen voor betaling.

27-10-2015 om 19:01 geschreven door ElienMons  

Vandaag was mijn eerste dag van mijn observatieweek, ik ben gestart om 8 uur 30, ik kreeg een rondleiding door het bedrijf en heb kennisgemaakt met de mensen die er werken.

De eerste opdracht was het sorteren van alle aflevernota’s van november op datum en inbinden in stapels.

Van 10 tot 12 uur mocht ik de mails lezen van Ann De Schrijver en mocht ik de aankoopfacturen van de leveranciers, die ik in haar mailbox kon vinden, vergelijken met de aankoopfacturen van die het bedrijf zelf maakte van de aangekochte goederen. Na het vergelijken moest ik deze printen en inboeken in het boekhoudprogramma Briljant, iedere ingeboekte factuur kreeg door het programma een nummer toegewezen , dat nummer noteer je bovenaan de aankoopfactuur. Vervolgens heb ik deze geboekte facturen geklasseerd in de map aankopen

Om 12 uur had ik middagpauze die duurde tot 12 uur 30. Na de lunch nam Ann me mee naar het magazijn waar ik vragen kon stellen en de nodige informatie kon krijgen die ik nodig heb voor mijn GIP opdrachten.

Ondertussen was het 14 uur en zat ik terug op mijn plaatsje op de boekhouding. Omdat het bedrijf internationaal verkoopt, brengt dat extra papierwerk met zich mee. Bij elke verkoopfactuur naar het buitenland hoort een douanedocument, mijn taak was alle verkoopfacturen opzoeken in het boekhoudprogramma Briljant en deze klasseren bij het juiste douanedocument.

De volgende taak de ik kreeg was het vergelijken van de aankoopfacturen van de maand september met een lijst aankoopfacturen die we van de leverancier kregen, in de lijst stonden de van alle aankoopfacturen die hij van ons bedrijf heeft van de maand september. Als deze gegevens niet correct waren moest ik deze aanpassen en doorsturen naar Ann zodat zij contact kon opnemen met de leverancier.

Als laatste taak van mijn dag, moest ik een factuur verbeteren, de factuur bestond uit 33 kleine facturen die samen geteld moesten worden tot 1 grote factuur aan onze klant.

26-10-2015 om 19:25 geschreven door ElienMons