
Chère amie,
Cher ami,
La fonction de trésorier nest pas à prendre à la légère. Elle est un mélanger de rigueur et de diplomatie. Rien nest plus délicat que de contraindre un ami à respecter ses engagements.
En intégrant des Lions Club, nous avons tous pris lengagement de payer une cotisation. La destination de ces cotisations est parfaitement connue et leur utilisation est entièrement contrôlée.
Il te faudra être ferme et précis sur les délais que tu accorderas à tes amis si tu veux respecter tes propres engagements envers le District.
Sans les cotisations de ton club la vie du district serait impossible. A contrario, sans laction du district, ton club naurait pas plus dimportance quune simple association de quartier.
Ton rôle est de ce fait particulièrement important. Ton club a mis en toi sa confiance.
Le gouverneur ma confié la mission de tassister.
Ce séminaire doit nous permettre de mettre tous les atouts de notre côté pour réussir lannée Lions 2003/2004.
Je te remercie de ta précieuse collaboration.
Robert Bertrand Gouverneur du District 416 Maroc Exercice 2003 - 2004 E-mail :bertrand.robert@skynet.be Url : www.bloggen.be/bertrandrobert
Le Trésorier est le Lions chargé des finances du club.
Il est membre du Conseil dAdministration et du Bureau du Club.
Avec le Président et le Secrétaire, il est membre du Comité consultatif de Zone et doit obligatoirement, sauf cas de force majeure, assister aux:
è Réunions de formation organisées par le Gouverneur
è Congrès de district et aux réunions de district ou de zone auxquelles il pourra être provoqué.
LE TRESORIER ET SON CLUB
Avant de prendre ses futures fonctions, le Trésorier:
v Conviendra dune réunion avec le Trésorier sortant qui lui transmettra tous les documents comptables nécessaires à la bonne continuité du club et lui expliquera les diverses tâches à accomplir.
v Prendra connaissance de la documentation fournie par le siège international et le district.
v Veillera tout particulièrement à ce que, dès le 01 juillet, le Président entrant et lui-même puissent faire fonctionner le (s) compte(s) bancaire(s).
Il faudra vérifier au préalable que la banque a bien reçu les documents officiels justifiant le changement de signature (décision de lAssemblée Générale nommant le nouveau Président et le nouveau Trésorier).
Nous vous rappelons que cest le Président du Club qui détient tous les pouvoirs quil peut déléguer. Cest lui qui donnera procuration au Trésorier.
Pour un meilleur suivi et une meilleure gestion de la trésorerie, il est vivement conseillé conserve que le trésorier conserve les chéquiers et quil soit le seul à établir les chèques et à les signer.
v Etablira, en liaison avec le Président élu, le Président et le Trésorier sortants et éventuellement la commission des finances du club, un projet de budget qui permettra de fixer la cotisation dont les membres du club devront sacquitter au titre du nouvel exercice.
A dater du 01 juillet, date officielle dentrée en fonction, le Trésorier:
v Fera approuver le budget prévisionnel par le nouveau conseil dadministration.
v Lancera lappel de cotisations aux membres du club pour lannée, ou tout au moins pour le semestre.
v Prendre soin de régler avant la fin juillet les cotisations nationales et internationales.
Nous verrons plus loin les modalités pratiques de ces versements.
Tout au long de lannée Lions, le Trésorier:
v Veillera à lencaissement des cotisations des membres de son club qui alimentera sa propre trésorerie.
v Réglera les cotisations dues pour le district et le siège international.
Ø Celui de juillet 2003 basé sur les effectifs du R.M.E.( C23) au 30 juin 2003
Ø Celui de janvier 2004 basé sur les effectifs du R.M.E. ( C23) au 31 décembre 2003.
Il est donc indispensable de travailler en collaboration avec la Secrétaire du club. Vous devez être absolument daccord sur le nombre de membres déclarés car vous réglez en fonction de ce chiffre.
En effet, si le Secrétaire oublie de sortir un membre et le déclare sur le R.M.E. (C23) à ces dates, vous serez obligé de régler la cotisation. De plus, notre comptabilité étant informatisée, vous recevrez des lettres de relance car nous ne pourrons malheureusement plus corriger cette erreur.
v Encaissera les recettes et réglera les dépenses qui ne seront engagées quavec laccord du Président. Par sécurité, il semble préférable que toutes les opérations soient effectuées par chèques. Si certaines sommes étaient reçues en espèces, celles-ci seraient aussitôt remises sur le (s) compte (s) des clubs.
v Tiendra à jour les registres comptables et les comptes bancaires du club:
v Compte de fonctionnement
v Compte duvres sociales
v Surveillera avec attention la bonne exécution du budget approuvé en début dexercice. Il est recommandé détablir trimestriellement une situation simplifiée de trésorerie qui permettra au Président et au conseil dadministration de prendre toutes dispositions utiles en cas de dérive.
En fin de mandat, le Trésorier:
v Etablira le bilan et le compte de résultat de lexercice écoulé(01 juillet 30 juin). Ces comptes seront présentés à lAssemblée Générale du club, généralement en juin. Le quitus devra être donné et mentionné sur le procès-verbal de ladite assemblée.
v Aidera le Trésorier montant à prendre ses fonctions.
LE TRESORIER ET LE DISTRICT
.
Pour lexercice 2003/2004 les cotisations
400,00dhs per capita.
Vous recevrez du Trésorier du district un bordereau à renvoyer avec votre règlement qui sera à remplir de la façon suivante:
Nombre de membres: x 400,00dhs
Le nombre de membres correspondra obligatoirement au total de leffectif porté su le R.M.E.(C23) du mois de juin pour lappel de juillet et du mois de décembre pour lappel de janvier.
Si le club parraine un club Leo il devra régler:
Nombre de léos:
x
Il faudra alors établir un chèque de la totalité à lordre du LIONS CLUB INTERNATIONAL à joindre au bordereau et à retourner au District.
SI VOUS OUBLIEZ DE MENTIONNER SUR LE C23 VOS MEMBRES DEMISSIONNAIRES OU RADIES, VOUS DEVREZ PAYER LEUR COTISATION
IL EST DONC NECESSAIRE, COMME INDIQUE PRECEDEMMMENT DE SE RAPROCHER DU SERCRETAIRE AFIN QUE LES CHIFFRES C23/VERSEMENT CORRESPONDENT.
Un conseil utile:
Renvoyez le bordereau et le chèque de cotisation du 1er semestre avec le RME ( C23) de juin et le bordereau et le chèque de cotisation du 2ème semestre avec le RME (C23) de décembre. Il ny aura pas décart!
Les Cotisations «prorata temporis»
Les cotisations prorata temporis sont à verser pour tout membre ayant reçu son signe en cours dannée et dont la cotisation na donc pas été payée en début de semestre.
Le montant est proportionnel au nombre de mois restant à courir, tout mois commencé étant dû en entier.
Contrairement aux cotisations semestrielles, il ny a pas dappel de fonds. le Trésorier du club doit verser spontanément la cotisation du nouveau membre, le chèque étant accompagné du bordereau spécifique prévu pour ce type de cotisation. Ce bordereau nétant envoyé quune seule fois dans lannée, noubliez pas den faire quelques photocopies avant de le remplir.
¨ Le droit dentrée fixé par le club. Chaque membre nouvellement entrant dans un club peut avoir à acquitter un droit fixe servant à couvrir les frais liés à sa remise dinsigne (supplies, etc.).
¨ Les commandes de supplies. Les clubs ont la possibilité de passer commandes de supplies directement à Oak Brook (Dept of Club Supplies). Le choix est grand et les produits disponibles figurent sur un catalogue fourni dur demande.
Chaque commande sera faite sur un formulaire spécial prévu à cet effet. Il sera rempli clairement, selon les indications données et signées ensuite par le Secrétaire du Club. La commande ne sera accompagnée daucun règlement, le Trésorier fera vérifier la facturation par le Secrétaire du club pour accord.
LE TRESORIER ET LE SIEGE INTERNATIONAL
(OAK BROOK)
..
Contrairement aux sommes à verser au district, les sommes dues à Oak Brook sont appelées directement par le siège international auprès du Trésorier du club.
La cotisation internationale est fixée annuellement à la Convention Internationale. Elle est actuellement de 24$ par membre et par an. Elle est appelée au début de chaque semestre par Oak Brook directement au club sur un formulaire de couleur jaune « Semi annual per Capita Invoice».
Cette cotisation est calculée sur la base des effectifs mentionnés sur les R.M.E.(ex C23) de mai pour le premier semestre et novembre pour le deuxième semestre. Noubliez donc pas dindiquer le départ de vos membres sans attendre la fin du semestre!
La cotisation prorata temporis est due pou toute nouvelle admission (nouveau membre, membre transféré ou réintégré). Elle est fixée actuellement à:
12$ pour un membre entré en juillet ou janvier
10$ pour les membres entrés en août ou février
8$ pour les membres entrés en septembre ou mars
6$ pour les membres entrés en octobre ou avril
4 $ pour les membres entrés en novembre ou mai
2$ pour les membres entrés en décembre ou juin
Elle est calculée en fonction de nombre de mois restant à courir pour le semestre en cours, étant entendu que tout mois commencé est du en entier.
Il est vivement conseillé de régler rapidement de ces factures et de faire particulièrement attention aux sommes réclamées.
Chaque facture envoyée reprend le solde précédent. Vous ne devez donc jamais additionner les sommes dues mais tenir compte de la dernière facture arrivée.
Le montant réclamé est exprimé en dollars au taux de change retenu par Oak Brook pour le mois en cours.
Si vous réglez la facture dans le mois de son émission, il ny aura pas dincidence de change. Si vous réglez avec un ou deux mois de retard, le montant que vous réglerez sera converti avec un cours de change différent et il pourra y avoir un écart de quelques $, en plus ou en moins. Si au pied de la facture apparaît le solde suivi de CR, cela indique que le club est créditeur et quil ny a donc rien à régler.
Enfin, du fait des lenteurs administratives des transferts de fonds, il est possible quun de vos règlements napparaisse pas sur la facture que vous venez de recevoir. Vous devrez prendre immédiatement contact avec le Trésorier du District pour linformer de votre désaccord en fournissant tous les justificatifs nécessaires (n° de chèque, date du règlement, etc.). Contact sera alors pris avec Oak Brook pour que la régularisation apparaisse sur le relevé suivant.
COMMENTE REGLER LES SOMMES DUES A OAK BROOK:
Rien nempêche un club de faire régler directement par sa banque les sommes dues à Oak Brook.
Toutefois, il est vivement recommandé de suivre la procédure mise au point depuis plusieurs années, à savoir le transit par le district de toutes les sommes dues à Oak Brook.
Le chèque sera émis à lordre du LIONS CLUB INTERNATIONAL-, envoyé au district ne sera jamais cumulé avec un autre versement.
Cette procédure, certes un peu plus longue, présente les avantages suivants:
v Le Trésorier de district qui reçoit chaque mois le double des factures et létat des comptes de chaque club a la possibilité de constater les anomalies et peut ainsi attirer lattention du Trésorier ou du Président du club.
v Si une somme versée par un club napparaît pas sur létat du compte, il est facile de déceler lanomalie.
v Le Trésorier de district aura plus dinfluence auprès dOak Brook pour solutionner un éventuel litige.
POUR RESUMER
v Le Trésorier appellera les cotisations dues par les membres de son club.
v Il retournera début juillet et janvier les bordereaux de cotisations semestriels en sassurant que le nombre des membres correspond bien à celui porté par le Secrétaire sur le R.M.E.
( C23) de juin ou décembre.
v Dès réception dune facture dOak Brook, il vérifiera lexactitude de la somme réclamée et, en cas de litige, prendra contact avec le Trésorier du district.
v Notez bien que les statuts internationaux prévoient dappliquer des pénalités financières aux clubs en retard de cotisations, mais aussi la possibilité de «mise en statu quo», prélude à la disparition du club.
v Il adressera au district Maroc le bordereau correspondant accompagné dun chèque pour régler les cotisations prorata temporis pour les membres entrés en cours de semestre
LE SUIVI DES COMPTES ET LE TENUE DE LA COMPTABILITE
1. LE BUDGET DE FONCTIONNEMENT
Etabli avant le début de lexercice, le budget permet à partir du montant des dépenses prévues de connaître le volume des recettes nécessaires et donc de fixer le nouveau des cotisations par membre.
1. Les Dépenses
Elles sont de deux sortes:
v Les cotisations internationales et de district.
v Les frais de fonctionnement du club qui peuvent être évalués à partir des dépenses enregistrées lors de lexercice précédent. Voici les dépenses les plus courantes:
v Les imprimés et les fournitures de bureau.
v Les affranchissements et les frais de téléphone.
v Les frais de réceptions (en particulier les repas offerts à des conférenciers, à des invités officiels, à des Lions en visite, à des membres de clubs jumelés).
v Lachat des fanions, de cadeaux, de fleurs, etc
.
v Les frais relatifs au bulletin du club.
v Si le club les mandate et les prend en charge, les frais engagés par leurs représentants aux congrès, aux commissions, aux séminaires et aux conventions.
On peut éventuellement y ajouter la part des cotisations que le club désire affecter aux uvres sociales, car sil est interdit dutiliser pour le fonctionnement les fonds récoltés pour les uvres sociales, le contraire, est lui, tout à fait autorisé.
v Les frais spéciaux concernant tous les frais imprévus qui pourraient être à la charge du club.
Le montant des cotisations est composé de deux parties:
Ø Celle qui couvre les frais indiqués ci-dessus (calculée en divisant le budget total des dépenses par le nombre de membres).
Ø Celle qui couvre les frais de repas. Ces frais, évalués forfaitairement en multipliant le coût unitaire par le nombre de repas prévu dans lannée est perçu par le Trésorier en même temps que la cotisation de base.
Cette méthode sera avantageuse pour le club puisque:
¨ Elle procure une avance de trésorerie
¨ Dans une certaine mesure, elle pénalise les membres peu assidus.
¨ Léconomie provenant de ces repas non consommés peut éventuellement servir au financement des uvres du club.
2. Les Recettes
Le principal travail du Trésorier consiste en lencaissement des sommes dues par les membres du club.
Il conviendra de trouver un équilibre entre un encaissement fait suffisamment tôt pour avoir une trésorerie permettant dassurer les dépenses courantes et obligatoires(les cotisations à verser au district par exemple) et suffisamment étalé dans le temps pour éviter aux membres de devoir payer une grosse somme en une seule fois.
Certains clubs font des appels de fonds semestriels, dautres trimestriels ou même mensuels avec éventuellement un virement automatique. Cette dernière solution présente de nombreux avantages.
Vous devez néanmoins prendre soin de constituer un fond de roulement et de ne pas virer la totalité du solde du compte de fonctionnement au compte uvres sociales en fin dexercice.
Le Trésorier devra tenir à jour, manuellement ou par informatique, un compte individuel pour chacun des membres, ce qui leur permettra de connaître à tout moment leur propre situation vis à vis du club.
II. LA TENUE DE LA COMPTABILITE
Chaque club est une association qui doit respecter les obligations découlant de ce statut, et en particulier tenir une comptabilité précise constatant tous les mouvements de fonds effectués au cours de lexercice annuel (01 juin-31 juin). Cette comptabilité peut permettre à ladministration fiscale dexercer un contrôle.
Cette comptabilité doit obéir à trois obligations principales:
v Elle doit être tenue en partie double, soit manuellement ou par informatique, lutilisation du plan comptable des associations étant recommandée.
v Elle doit être tenue selon le principe des engagements reçus ou donnés, et non uniquement en trésorerie. Il faut donc prendre en compte toutes les opérations qui intéressent lexercice (las charges à payer ainsi que les produits à recevoir) et bien sassurer de la séparation des différentes années comptables.
v Elle doit impérativement séparer les comptes «fonctionnement» et «uvres sociales». Le compte uvre sociales est alimenté par ses ressources propres. Les sommes transitant par ce compte (recettes et dépenses) peuvent parfois être supérieures au compte de gestion.
Les recettes du compte «uvres sociales «ayant été collectées en vue dune affectation bien précise, il est normal de pouvoir apporter la preuve quelles nont pas servi à dautres fins.
Louverture de 2 comptes bancaires est obligatoire.
Le compte «fonctionnement» enregistre les recettes et les dépenses courantes du club.
Le compte «uvres sociales» est alimenté par le solde positif des diverses manifestations organisées par le club ainsi que par le virement éventuel en fin dexercice dune partie de lexcédent du compte de gestion.
Les dépenses sont constituées par:
q Les subventions aux uvres choisies par la commission dactions sociales du club.
Bien entendu, tous les frais engendrés dans le cadre des actions sociales peuvent être prélevés sur le compte «uvres sociales».
Les sommes figurant dans le compte uvres sociales ne peuvent en aucun cas être placées pour produire des intérêts.
Le solde de ce compte devrait être ramené à zéro en fin dexercice, toutes les sommes y figurant étant normalement distribuées. Toutefois, elles peuvent exceptionnellement être reportées sur lexercice suivant si elles font lobjet dune affectation bien précise approuvée par le club.( Par exemple, pour lachat dun chien guide daveugle, si les fonds ne sont pas suffisants, un compte spécifique à ce nom sera ouvert dans la comptabilité «uvres sociales» et toutes les sommes disponibles y seront enregistrées).
Il faut toutefois noter que la totalité des sommes dépensées sur le budget «uvres sociales» auraient intérêt à transiter par la Fondation des Lions Clubs Maroc.
Le Trésorier ne saurait engager une dépense quelle quelle soit sans pièce originale justificative. Il est recommandé de faire viser ces pièces par le Président du club avec la mention «Bon à Payer».
Les pièces comptables devront être classées en choisissant une méthode permettant de les retrouver rapidement à partir des écritures (par exemple, en les numérotant). Il est aussi conseillé de porter sur celles-ci les références des paiements (n° et date du chèque).
Tous les documents comptables devront être archivés et gardés au siège du club.
III. LE BILAN ET LE COMPTE DE RESULTAT
En fin dexercice, ils seront soumis à lassemblée générale du club et seront accompagnés dun rapport financier.
Le bilan comprendra:
Ø A lactif:
Les immobilisations, cest à dire tous les matériels ou les installations acquis par le club
Les disponibilités
Les sommes à recevoir (cotisations non réglées, créances à recevoir, etc. )
Ø Au passif:
Les dettes à payer (les sommes restant dues aux fournisseurs, les éventuelles cotisations à régler au district ou à Oak Brook, etc.)
Les excédents bénéficiaires ou déficitaires(dans ce dernier cas, sous forme négative).
Le compte de résultat, synthèses des recettes et des dépenses engagées sera également fourni. Il reprendra lensemble des dépenses et des recettes comptabilisées dans lannée.
Laffectation des résultats:
Le solde apparaissant au «compte de fonctionnement» peut être affecté de différentes façons:
Ø Etre conservé au «compte de fonctionnement» pour constituer ou augmenter le fond de roulement ou pour assurer le financement dune dépense prévue à court terme. Ce solde sera comptabilisé en «report à nouveau».
Ø Etre viré au compte «uvres sociales».
Ø Etre versé à la Fondation des Lions Clubs Maroc
Ø Etre éventuellement reversé aux membres en remboursement partiel des cotisations.
Les solde apparaissant au compte «uvres sociales» peut:
Ø Etre conservé pour financer une uvre spécifique votée par le club
Ø Etre conservé à ce compte pour financer des actions de lexercice suivant.
Ø Etre versé à la Fondation des Lions Clubs de Maroc
IL EST INTERDIT DE VIRER LE SOLDE DU COMPTE UVRES SOCIALES AU COMPTE DE FONCTIONNEMENT.
Il nous semble fondamental davoir la plus grande transparence possible est détablir une importante communication envers les membres concernant les finances du club.
Soyez concis et discret mais assez clair pour que tous comprennent vos explications et ne vous fâchez pas si certains reviennent sur des points déjà expliqués. Chacun comprendra alors la technicité de votre fonction et vous nen serez que plus apprécié!
QUELQUES QUESTIONS & REPONSES:
Ø Que doit on payer pour les léos dun club filleul?
¨ Au niveau international: la cotisation forfaitaire. Elle apparaît sur les factures mensuelles du club reçues dOak Brook.
¨ Les fournitures, qui seront commandées de toutes façons par lintermédiaire du club.
¨ Au District 416 Maroc, rien nest dû.
Ø Y - a-t-il des catégories de membres qui ne cotisent pas?
Il existe dans le lionisme plusieurs catégories de membres. (voir dans lannuaire larticle 3 de la Constitution de lAssociation Internationale des Lions Clubs)
A lexception de la cotisation internationale des Membres à Vie, toutes les cotisations sont dues.
C O N C L U S I O N
Notre organisation très structurée exige une grande rigueur afin déviter des erreurs quil serait ensuite difficile de résoudre.
Pour toutes questions particulières, il est toujours préférable que le Trésorier du club demande des précisions ou des conseils au Trésorier du District qui est à même de lui fournir toutes informations et documentations.
Merci de votre attention et de votre collaboration.
Nous vous souhaitons beaucoup de succès pour votre future année.
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