Gisteren was mijn laatste dagje in het bedrijf. Ik begon de dag met het inscannen van de dossiers ter digitalisering. Hierna mocht ik de bestelbonnen voor sommige klanten kopieren, omdat zij die graag bij hun factuur hebben. Ik moest ook eventjes dossiers klasseren tot mijn mentor aankwam.
Mijn mentor gaf mij de rekeninguitreksels om ze in SAP in te boeken. Daarna kreeg ik een lijst van alle klanten met hun openstaande facturen en hun risicoklasse en verzekeringslimiet. Eerst moest ik uitzoeken welke klanten over hun limiet zaten. Diegene die over hun limiet zaten moest ik opzoeken in het programma Graydon.Eerst moest ik hun btw-nummer opzoeken in SAP. Dat moest ik dan intypen in Graydon , en zo kreeg ik hun Graydon rapport te zien. Ik moest toen aan de hand van een aantal financiële parameters een evaluatie maken of er een (bijkomende) kredietverzekering kan of moet gevraagd worden. In een excel bestand zette ik al hun parameters op een rijtje: betalingsgedrag, multiscore, schuldgraad, liquiditeitsratio en of er een jaarrekening aanwezig is. Aan de hand hiervan maakte ik op het einde een keuze of het mogelijk was een krediet te krijgen of niet.
Hier heb ik aan gewerkt tot ik naar huis moest. Het einde van een leerzame week.
Mijn vierde dag startte voor mij net zoals de vorige, Sofie printte voor mij de uitreksels en ik boekte ze daarna in SAP. Hierna legde Sofie mij uit hoe ik facturen moest coderen, na twee voorbeelden mocht ik zelf verder werken. Normaal moest ik daarna de facturen boeken maar omdat Sofie niet direct tijd had, heb ik eerst de atradius bestanden gesorteerd per naam.
Als Sofie klaar was heeft ze mij uitgelegd hoe ik de facturen moest boeken. Daar kroop wel wat tijd in. Ik ben er mee bezig geweest tot 2 uur.
Om 2 uur moest ik naar de shop om Chantal te helpen. Maar eerst heeft Annick mij geholpen met mijn vragen voor mijn GIP-taak. Ik kreeg hierbij ook een grote rondleiding door het magazijn. Wanneer we daarmee klaar waren kon ik eindelijk Chantal helpen. Voor haar moest ik eerst etiketten maken, en ze daarna schrijven en allemaal op het juiste staaltje kleven. Ik was nog maar net klaar om 5 uur, tijd om naar huis te gaan.
Het halve dagje begon met het afdrukken van rekeningsuitreksels van de vorige twee dagen. Dit deed ik niet zelf, ik keek hoe Sofie dit deed in hun online programma, Isabel. Toen de uitreksels afgedrukt waren moesten ze in SAP geboekt worden.
Als het boeken gedaan was mocht ik naar Chantal om te helpen met het verwerken van de staalaanvragen. Dit vond ik een enorm leuk werkje. Ik moest in de mail van Chantal kijken en alle mailtjes die over een aanvraag gingen afdrukken. Met de afgedrukte papieren liepen we naar het magazijn waar 7 archiefkasten stonden, daaruit moest ik telkens de staaltjes zoeken die gevraagd werden. Indien het gevraagde staal niet aanwezig was moest ik controleren of ze in een potje zaten. Dat wilt zeggen dat het kleurmengsel er wel is, maar het nog niet op een plaatje is gelegd. Als het staal ook niet in een potje zat moest ik achteraf de formule van dat staal opzoeken in het SAP systeem opzoeken en afdrukken. Die papieren gingen dan in de map voor Carlos, zodat hij weet welke stalen hij moet bijmaken.
Hierna moest ik naar de klanten een begeleidende brief typen (zowel in het Frans als in het Nederlands) naar de klant om te vermelden dat de gevraagde staaltjes opgestuurd zijn.
De brieven met staalaanvragen moesten ook allemaal in een excellijst komen, zodat het bedrijf weet welke klant welke staaltjes koopt, voor welke werf enzo..
Als allerlaatste mocht ik etiketten schrijven om op de stalen te kleven.
Omdat mijn mentor vandaag niet aanwezig was om 8 uur moest ik beginnen met het helpen van Stefanie. Zij gaf mij als taak het digitaliseren van het archief. Dat hield in dat ik alle papieren documenten per dossier moest inscannen en doorsturen naar Stefanie.
Daarna ging ik Françoise helpen met leveranciersbonnen nieten om als bewijs aan de factuur te hangen. Wanneer ik hiermee klaar was moest ik facturen klasseren in de mappen. De rest van de voormiddag ben ik bezig geweest met het inbinden van opleidingsbrochures.
In de namiddag heb ik nog even verder gewerkt aan de brochures. Als die klaar waren kreeg ik een stapel leveranciersbonnen en de magazijn kopie, het was mijn taak de juiste bon bij het juiste kopie te leggen en daarna samen te hangen.
Na al deze werkjes kwam ik terug bij mijn mentor te zitten. Ik mocht excel bestanden aanvullen met cijfers die de grote baas had doorgegeven. Tussendoor zette ik atradius bestanden in de juiste klantenmap. Als laatste maakte ik een presentatie voor het onthaal van nieuwe medewerkers.
Toen ik om 8 uur aankwam op mijn werkplekleerbedrijf kreeg ik een rondleiding van mijn mentor, Brenda. Samen overliepen we mijn taken voor de komende week en ook gaf ze mij een grote hoeveelheid van informatie voor mijn GIP. Ik kreeg ook een ingevulde planning voor de volledige week.
Als eerste werkje mocht ik terugkomende leveringsnota's van de transporteur en andere documenten zoals bestelbon opzoeken en aan de kopie van de factuur hangen en de originele factuur opsturen naar de klant. De kopie moest ik samen nieten met de documenten en klasseren.
Na een halfuur middagpauze moest eer een aangifte gedaan worden aan de curator en aan atradius voor een faillissement van een bedrijf dat nog openstaande bedragen had. Daarbij moesten ook de aankoopfacturen van dit bedrijf als bewijs, die facturen moest ik opzoeken in het SAP-systeem (boekhoudprogramma) en afdrukken.
Daarna moesten er facturen ingevoerd worden in het boekhoudprogramma. Wanneer ik daarmee klaar was kreeg ik een lijst met tussentijdse cijfers die ik in een excel bestand moest invoeren.
Dan was het 17u30 en tijd om tegen iedereen "tot morgen" te zeggen.
