Manuel du Chef du Protocole de Lions Clubs |
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Comme lindique le tableau no 2, les places à la table dhonneur sont les mêmes dans lensemble sil y a un podium, sauf que le président de la réunion est toujours assis à la gauche du podium (face à lauditoire) et le (la) conférencier(ère) dhonneur à la droite. Auditoire Tableau no .2
Si les conjoints(e) ont été invité(e)s, ceux ou celles-ci doivent sasseoir à la gauche du membre si le couple se trouve du côté gauche de la table, et à a droite si le couple se trouve du côté droit. D. Maître des cérémonies et secrétaires de réunion. A certaines fonctions, le Maître des cérémonies ne préside pas à la réunion. Dans ce cas, il doit sasseoir selon la coutume ou bien à un bout de la table dhonneur. Si, toutefois, son rang dans lordre général de préséance exige une place particulière (si, par exemple, il est Past Président International à une fonction de District), la règle doit sappliquer, il y a parfois un (e) secrétaire de réunion; encore une fois, respecter la coutume locale. E. Tables dhonneur multiples Sil y a plus dune table dhonneur, celle qui se trouve à la tête sera considérée la principale, il faut éviter de disposer de places des Lions du même rang à des tables différentes. F. Présentations à la Table dHonneur Les présentations de la Table dHonneur doivent commencer par le président de la réunion ou par lofficiel qui préside, puis continuer, en commençant par la personne qui a le rang le moins élevé dans la hiérarchie et en terminant par la personne qui a le rang le plus élevé. Lorsque les conjoint(e)s sont assis(es) à la table dhonneur, ils ou elles doivent être présenté(e)s en même temps que le membre (pie.«Past Directeur International Pierre Legrand et son épouse Marie».) G. Hymne National Lorsque les représentants officiels du Conseil dAdministration International (en fonction ou pas) dun autre pays sont présents à un événement ou on joue normalement lhymne national, on doit aussi jouer celui de leur pays. Il est recommandé de se conformer scrupuleusement à cet ordre de préséance sans pour autant méconnaître, lors de réunion avec invités non-Lions, les règles de préséance en usage auprès des autorités civiles, religieuses et militaires du Pays. Au Maroc il peut être utile, le cas échéant, de demander au Cabinet du Wali ou du Gouverneur, quel est lordre de préséance lorsque lon a plusieurs personnalités à recevoir en même temps. Dans ce cas précis il est bon de dresser DEUX LISTES. On rapprochera ensuite les deux listes, en les imbriquant, pour rassembler tous ceux qui y figurent et chacun à sa place en respectant la règle suivante: Quant il sagit dune réunion dont le propos et lesprit sont essentiellement Lions ( Ex: une remise de charte ) les autorités lions prendront le pas sur toutes autres. Dans dautres cas, ou la nature de la réunion sapparente plus à un anniversaire, une soirée de prestige, ou de bienfaisance ce seront les autorités civiles,(religieuses) ou militaires invitées dhonneurs qui auront cette fois la préséance. On tiendra compte du fait que de part et dautre du Président, la première place à sa droite est la place dhonneur. Vient ensuite, par ordre décroissant, la première place à gauche, la seconde place à sa droite, la seconde place à sa gauche, etc 4. A REMISE DINSIGNES Cest le premier pas dans le Lionisme. Cette cérémonie, présidée par le Gouverneur du District, est strictement réservée aux membres du Lions International. Elle devra être empreinte de solennité et de chaleur humaine. Le Président fondateur aura préparé avec soin cette soirée protocolaire ou son chef du Protocole devra tenir pour la première fois son rôle. Il sera aidé dans sa tâche par le Lion Guide, le chef du Protocole du Club parrain et par le Président de la Commission des effectifs du District. Il aura pensé au décor et à léquipement de la salle, minuté la cérémonie, prévu lordre des discours, convoqué un photographe. Il fera débuter la cérémonie à lheure prévue en appelant sur lestrade, ou à un endroit dégagé de la salle: - Le Président Fondateur - Le Gouverneur - Les Dignitaires Lions - Le Lions guide - Le Président du Club parrain Le Gouverneur prendra la parole en dernier. Les futurs Lions seront alors invités à prendre place autour de lestrade dans une formation qui leur aura été précisée à lavance et lun des deux lira lengagement au nom de tous les impétrants. On appelle alors un par un les nouveaux Lions en précisant leurs fonctions dans le Club et dans la vie civile. Les insignes sont remis par le gouverneur et par les dignitaires Lions présents. On termine par les membres du Bureau du nouveau Club, le Président recevant, en dernier son insigne des mains du Président du Club parrain, le Secrétaire, et le Trésorier de celles de leurs homologues. Durant toute la cérémonie les Lions seront debout. La tenue aura été précisée. Certains Clubs optent pour la tenue de soirée, la plupart préfèrent une tenue de ville sombre, réservant la tenue de soirée pour la remise de Charte. Après la cérémonie de remise dinsignes, le Chef du Protocole demandera au Gouverneur et aux Lions de passer à table. Si à titre tout à fait exceptionnel, le dîner qui suit est mixte, avec présence dinvités, le Président Fondateur fera un bref discours daccueil au début du repas et donnera la parole au Gouverneur pour un court exposé sur léthique du mouvement. Aucune personne étrangère au Lionisme (sauf le photographe) ne doit être présente durant la cérémonie de remise dinsignes. 5. LA REMISE DE CHARTE Une soirée de remise de Charte est une cérémonie dont se souviendront tous ceux qui y participent. Cest au cours de celle-ci quun Lions Club reçoit sa charte des mains dun officiel de lAssociation Internationale des Lions clubs. CETTE CEREMONIE DEVRA ETRE PREPAREE AVEC SOIN CAR ELLE MARQUE LENTREE DU NOUVEAU CLUB NON SEULEMENT DANS LE LIONISME MAIS EGALEMENT DANS LA VIE PUBLIQUE DE SA CITE. Cest sans conteste un événement important. DEROULEMENT DE LA CEREMONIE Contrairement à la cérémonie de remise dinsignes qui se déroule entre Lions, elle est mixte et largement ouverte aux étrangers du Lionisme. Il est même souhaitable dy inviter les personnalités avec lesquelles le nouveau Club aura à entretenir des relations: Wali Maire de la ville Représentants des Associations locales, notamment les Présidents des autres Club Service. Bien avant la cérémonie le Chef du protocole (avec laide dune commission de remise de charte) veillera à ce que tous les détails soient mis au point et que chacun connaisse parfaitement son rôle. Il sera souhaitable de prévenir et dinviter les médias locales. La salle sera décorée (fanions, banderoles, fleurs, etc.). Le menu sera imprimé avec un soin particulier car il restera souvent un précieux souvenir. Veiller à placer un membre du Club invitant à chaque table. La table dhonneur sera bien en vue, particulièrement soignée et décorée, le protocole scrupuleusement respecté. Sagissant dune cérémonie «Lions» les officiels Lions auront le pas sur les autorités civiles, sans pour autant manquer aux règles de la courtoisie et de la diplomatie. La cérémonie de remise de la charte a lieu avant de passer à table, afin de ne pas laisser les invités debout trop longtemps il faut commencer à lheure et éviter de faire traîner le programme en longueur. Au début le chef de Protocole appellera le Président Fondateur et la personnalité Lions ayant les plus hautes fonctions (généralement le Gouverneur). Il se placeront sur lestrade ou dans la partie libre de la salle réservée à cet usage. Puis le Président fondateur appellera auprès de lui le Président du Club parrain, le Lions Guide, et les membres importants de la hiérarchie présents. Ensuite il fera lappel et la présentation des Lions ayant reçu leur insigne. Le Gouverneur procédera alors à la remise de charte au Président. Son discours, dans lequel il évoquera les principes directeurs du Lionisme et la personnalité du nouveau Club, constitue le plus important de la soirée. Ce moment devra se dérouler avec solennité. Le Président Fondateur remerciera et sengagera au nom de son Club à faire honneur à la charte qui vient de lui être remise. Il est éventuellement possible avant le début du repas de donner la parole à une personnalité importante telle que le Maire de la ville. Prévoir également un temps pour léchange des fanions. CONCLUSION:
Il est essentiel que la cérémonie de remise de charte soit bien organisée. Une soirée réussie aidera le nouveau Club à prendre un bon départ. Mais toute faute de protocole sera remarquée et préjudiciable au Club. 6. LINTRONISATION DUN NOUVEAU MEMBRE La réception officielle des nouveaux Lions marque le commencement de son engagement. Elle doit se faire au cours dune cérémonie à la fois solennelle et amicale, au cours dune réunion statutaire, jamais à loccasion dun dîner mixte et à plus forte raison au cours dune soirée ou sont présents des invités non Lions. Ce premier pas dans le Lionisme revêt une importance capitale pour le nouveau Lions qui devra en garder un souvenir marquant. Le rituel peut varier dun Club à un autre mais il est indispensable de respecter des règles élémentaires. Lintronisation doit se situer avant le repas. Le Chef de Protocole placera le nouveau Lion à la droite du Président et à côté de son parrain. Le Président du Club, ou une autorité du Lions International exposera au nouveau membre la signification et létendue de son engagement. Les règles de conduites et les buts du Lionisme que tous les membres ont eux - même acceptés et adoptés lors de leur admission sont ainsi rappelés. Le parrain présentera son filleul de façon détaillée. Le futur Lions est alors invité à prononcer son engagement. Le Président du Club, ou tout Lions désigné par lui, remet alors linsigne au nouveau membre ainsi que la documentation officielle concernant son affiliation. TOUS LES MEMBRES DU CLUB SERONT DEBOUT AU MOMENT DE LA REMISE DINSIGNE. Il sera procédé après la remise dinsigne, sous la conduite du Chef du Protocole et du Parrain aux présentations individuelles. Le nouveau membre pourra faire une courte déclaration. Voir ci-après le texte de lengagement Lions, ainsi que la liste des documents à remettre. ENGAGEMENT DU NOUVEAU LIONS «Conscient que les buts du Lions International correspondent à mes aspirations personnelles, et dûment instruit par mon parrain des règles de conduite et des objectifs des Lions, ayant pris connaissance des statuts internationaux et de ceux du District et du Club. Je mengage librement et solennellement: A être disponible pour remplir avec dynamisme les fonctions et les missions qui ne seront confiées dans le Club et pour le Club, en mefforçant en toute circonstance de le représenter dignement, dassurer son rayonnement et dêtre fidèle aux orientations de service quil est fixées, A faire preuve dassiduité et à partager létroite solidarité et la co-responsabilité des membres du Club, A participer le plus tôt et le plus souvent possible aux Congrès, Convention et autres formes dexpression du Lionisme et à saisir toutes occasions pour prendre contact avec dautres Lions Clubs, voisins ou lointains, A prendre ma part des responsabilités du Club face aux besoins de la Cité et dans les actions quil mène pour améliorer le bien- être de nos concitoyens, A élever, par mon exemple et mon comportement, le niveau des rapports professionnels et à me conduire dans ce domaine comme un homme dentente et de rapprochement, Enfin, pour mieux assumer le supplément de responsabilité que me confère le présent engagement, à faire preuve douverture desprit, à pratiquer lamitié et la solidarité et, par la recherche constante de la compréhension et de la tolérance, influencer lévolution des relations entre les hommes». ENGAGEMENT DU PARRAIN Le parrain répondra à son filleul en prenant lui-même lengagement suivant: «En ma qualité de parrain, je mengage à assurer la bonne formation et la bonne information de mon filleul, afin quil puisse devenir un vrai Lions dans lesprit de notre Association et de notre Club». DOCUMENTS OFFICIELS A REMMETRE AU NOUVEAU LIONS Pochette du nouveau membre Les Statuts et le Règlement Intérieur du Club La liste des officiels du Club et des Commissions Le bulletin du Club et la liste des membres avec le prénom des conjoints. Le calendrier du Club. Le fanion 7. JUMELAGE Parce quil est une occasion de contacts individuels entre Lions de nations différentes, le jumelage apparaît comme un facteur appréciable et par la suite comme un moyen efficace de créer, dentretenir et de développer un climat damitié internationale. Après des contacts préalables, souvent longs, la décision de jumelage est prise entre deux Clubs. Il faut dont prévoir et organiser la cérémonie de jumelage. Le Chef du Protocole du Club qui reçoit, devra donc se mettre en rapport avec son homologue du Club jumelé pour assurer léclat de cette manifestation dans le cadre du programme qui aura été défini par la « COMMISSION DE JUMELAGE». Les règles de préséance et de protocole devront être appliquées en tenant compte des particularités du pays du Club jumelé. Laccueil se fera dès laéroport, au port, à la gare ou dans un lieu convenu par le Président, le Chef du Protocole et un comité daccueil guideront leurs amis étrangers vers lhôtel retenu. Ce premier contact est très important, il est souvent déterminant pour la bonne ambiance de toute la rencontre. Plusieurs repas et manifestations auront lieu pendant le séjour du Club jumelé, le Chef du Protocole devra, tout en respectant les règles de préséance, veiller au brassage des participants. SOIREE DE GALA JUMELAGE Elle obéit aux règles générales de toutes les soirées de gala. A la table dhonneur seront nécessairement placés, les Présidents des deux Clubs jumelés ainsi que leurs épouses et personnalités Lions, en évitant toutefois une table trop importante. Il sera possible pour cela de constituer une seconde, voire une troisième table dhonneur. Aux tables devront être mélangés les membres des deux Clubs en veillant à répartir les participants qui parlent les deux langues. Le programme, établi en accord avec les deux Clubs, devra prévoir lordre et la durée des discours, le moment ou se feront les échanges de fanions et de cadeaux. La tenue aura été précisée (généralement tenue de soirée). Une liste des membres des deux clubs mentionnant profession, adresse, situation de famille, prénom du conjoint, accélérera et facilitera une bonne communication. Il y a lieu de faire jouer les hymnes nationaux des pays concernés avec le respect qui simpose. Une première réunion de jumelage réussie est le gage du succès et de la pérennité de lunion des deux Clubs. 8. LA PASSATION DES POUVOIRS Avec la cérémonie dintronisation dun nouveau membre, la cérémonie de passation de pouvoirs est la soirée la plus protocolaire du Club. Généralement elle se fait au cours dun dîner réunissant tous les membres du club ainsi que leurs épouses et des invités. Elle est souvent honorée par la présence dun officiel du Lions International. La soirée peut être prestigieuse ou simple mais devra toujours garder un caractère solennel. A la table dhonneur le Président élu est placé à la droite du Président sortant, ils sont entourés de leurs épouses, des officiels du Lions International, de leurs Secrétaires et de leurs Trésoriers. Les discours se font au début du repas; le Président sortant parle le premier et fait un bref rappel de son année. Devant lassistance debout il remet à son successeur linsigne de sa charge, la cloche, le maillet et la charte du Club. Le président élu prend la parole à son tour remercier le président sortant et les membres du club, fait un exposé des ses projets, et présente les membres de son bureau. Souvent le président élu offre, au nom du club, un cadeau à son prédécesseur pour le remercier de son action. Des fleurs sont également offertes aux deux épouses. A la fin du repas on procède souvent à la remise de récompenses. Le Président sortant remercie ceux qui lont particulièrement aidé au cours de son année et leur remet des souvenirs ou les distinctions quils ont pu mériter. 9. LE CENSEUR Le Censeur du Club sera chargé de veiller à lobservance des règles, us et traditions du Lions International. Il devra en conséquence, sous lautorité du Président, contrôler et sanctionner tout manquement aux règles. Il le fera sans aucune sévérité mais avec la bonhomie et la gentillesse qui simpose entre amis. La censure doit être un jeu et non une contrainte tout en étant appliquée avec la rigueur nécessaire. Pour nos concitoyens nous devons être un exemple pour quils aient envie dappartenir à notre mouvement. Le Lions qui aura oublié son insigne sera donc mis à lamende. La chaleur de lamitié qui unit tous les membres doit être préservée et fortifiée, labsentéisme est donc toujours une injure à lamitié. De même cest faire injure à lamitié que de changer son carton de table. Il est évident que certains Lions se lient plus familièrement encore entre eux quavec dautres, ce qui peut les amener à se grouper. Ceci peut être préjudiciable à la cohésion et à la cordialité du Club. Les Lions qui arrivent systématiquement en retard aux réunions et qui en perturbent ainsi le fonctionnement sont également passible dune amende. Le censeur veillera également à ce que les discussions touchant à la politique ou à la religion ne soient pas abordées et pourra donner une amende à celui qui aura oublié ce principe fondamental, le membre nommé officiel du Lionisme, etc . La liste nest pas exhaustive. Le montant des amendes ne doit jamais être très élevé, le plus rationnel étant davoir une tirelire. Lamende ne devant jamais être considérée comme une brimade, mais ressentie comme une gentille plaisanterie maintenant une bonne ambiance. 10. QUELQUES CONSEILS PRATIQUES Un chef du Protocole prévoyant aura toujours avec lui: - Des clous et un marteau - Du ruban adhésif - Des épingles - Une agrafeuse - Une rallonge électrique ainsi quune prise multiple etc . A PROPOS DE LA PREPARATION DUNE REUNION Ne jamais faire confiance au matériel. Toujours procéder à des essais préalables, notamment de sonorisation (micro) et de projection. Lors dune soirée de gala particulièrement vérifier le bon fonctionnement du chauffage et de la ventilation (pensons à ces dames en robes de soirée) Penser également aux détails comme lorganisation dun vestiaire. Il faut bien entendu déterminer au préalable le menu, mais définir également avec le prestataire de service le «TIMING», en particulier sil sagit dune soirée avec conférencier. Rien de plus désagréable que de: ü Soit attendre le service du repas, ü Soit manger froid ü Ou pire, avoir le personnel qui sert à table pendant lintervention du conférencier. A PROPOS DES PLANS DE TABLE Pour organiser les Plans de Table, mais également pour fixer le nombre de repas, il est souhaitable de connaître de la manière la plus précise possible, et à lavance, le nombre de participants, leur nom et leur qualité. Cette prévision, est souvent difficile à réaliser mais moins on laissera de place à limprovisation de dernière minute mieux se déroulera la soirée. Lors de létablissement des plans de table, tenir compte bien entendu du Protocole mais également des affinités existantes entre convives ( par exemple invité avec membre invitant). Garder toujours un certain nombre de places en réserve pour les convives de dernière heure. Lorsque les plans de table ont été établis, les matérialiser, soit par des cartons individuels (tout au moins pour les tables dhonneur) soit pas une liste nominative des convives placés sur chaque table. Lemplacement de la table dhonneur est important, il est préférable de la situer au milieu de la salle plutôt quen bout. ATTENTION A LORTHOGRAPHE DES NOMS PROPRES LORS DE LA REUNION En début de réunion, après les souhaits de bienvenue, il est de bon ton dhonorer les invités en annonçant leur nom et qualité. Attention de ne pas en oublier! Pour éviter cela préparer une liste. On présente souvent les invités en commençant par le plus important mais on peut avantageusement commencer par la personne qui a le rang le moins élevé en terminant par celle qui a le rang le plus élevé, lui assurant la vedette. Lorsque les épouses sont présentes elles doivent être présentées en même temps que leur mari. Le rôle du Chef du Protocole étant daccueillir les invités, de les guider et deffectuer les présentations, il ne peut demeurer à lentrée de la salle. Il faut donc prévoir une table daccueil. Il est recommandé de compléter celle-ci par un tableau sur lequel on affiche la liste des invités par ordre alphabétique, le numéro ou nom de leur table ainsi quun plan de la salle. LES REUNIONS AVEC CONFERENCIER Elles méritent une attention particulière. Tout dabord bien vérifier le matériel, ensuite veiller à la disposition des invités qui doit être en tenant compte de la vision convenable de lécran. Le respect de lhoraire est une politesse élémentaire dans ce cas. Mettre à la disposition du conférencier un ou deux membres du Club pour laider à transporter son matériel, surtout après la réunion. A LA FIN DUNE REUNION Ne pas oublier de saluer les invités à leur départ. UN AUREVOIR est aussi important quune parole de bienvenue! EN RESUME, 3 REGLES: - Laisser le moins de place possible à limprovisation - Faire sentir aux invités leur importance( se rappeler que le nom dune personne revêt pour elle une grande importance). - Avoir le sourire en toute circonstance, mais rester ferme sut toutes les règles de protocole. CONCLUSION Ce recueil ne peut prétendre régler tous les problèmes qui peuvent poser à un Chef du Protocole au cours des divers événements de la vie dun Club. Souhaitons quil permette seulement daider ceux qui ont la tâche fort délicate de faire respecter les règles essentielles du SAVOIR VIVRE. LES FAUTES DE PROTOCOLE SONT TOUJOURS PREJUDICIABLES AU CLUB ET AU MOUVEMENT. Or il est très fréquent de voir, même dans les meilleurs clubs, des erreurs qui sont très remarquées et commentées par nos invités. Il est donc bon que le protocole soit respecté afin que le Président puisse sans souci présider sa réunion, ce qui évitera (le cas est plus fréquent quon ne le pense) daller sexcuser en cours de réunion auprès dinvités qui auront été mal traité ou de sapercevoir le lendemain, ce qui est plus grave, quune personnalité a laissé dans sa poche le discours quelle avait préparé.
Robert Bertrand
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