Onze meeting met Karlien en Lisa is 2 weken uitgesteld omdat ze geen tijd hadden. Vandaag hebben we om 9 u afgesproken om de hoofden nog eens bij elkaar te steken. Helaas moeten we zien dat ze pas om 5 voor 9 begonnen zijn met de vragen op te lossen die we hun een maand geleden hebben gestuurd. Het lijkt er op dat Gemeente Huldenberg geen tijd of zin heeft in een erfgoedwandeling. En we zijn behoorlijk in ons gat gebeten door de laksheid van Lisa en Karlien. Wij doen een project voor hun en zien het dan ook als een belediging dat zij zo veel tijd verloren laten gaan. En telkens we weer wat verder kunnen moet het weer snel snel omdat de deadlines al zo dicht bij zijn. Toch handig zo een planning.
Gelukkig worden dingen stilaan concreet. De plaatjes bestellen we zodra we de symbolen, de QR's en een bestelbon hebben. De bibberspiraal komt in orde en uiteindelijk is er een layouter bezig met de brochure. 2 maand na geplande datum.
Is het nu onze taak om de gemeente te vragen hun beloftes na te komen? Het is toch hun project.
Het uitstelgedrag van de gemeente werkt frustrerend. Wij stellen een planning op zodat alles steeds op tijd klaar is en doen ons uiterste best ons daaraan te houden. En Lisa en Karlien zijn er eigenlijk totaal niet mee bezig. Wij haasten ons om de bundel klaar te krijgen en zij laten het 2 maanden onaangeroerd.
Onze eigen deadlines halen is niet eenvoudig omdat alle stappen op elkaar volgen en Nina moet af en toe tot de orde roepen om iedereen weer wakker te krijgen. Het lijkt of de duur van het project en de frustratie zijn tol begint te eisen. De inhoud achter de QR's laten ook op zich wachten. Hiervoor hebben we geen strikte deadline omdat dat pas heel op het einde moet worden toegevoegd. Bert doet het rustig aan. Misschien wat te rustig? Komaan Bert. We hebben u nodig!!!
Oeps! Ik ben vergeten dat we een Skype meeting hadden gepland vanavond en ik heb vrienden over de vloer vanavond. Stevig staaltje multi-tasken wordt dat. Gelukkig hebben we Nina die zich als een hond in mijn arm vastbijt en niet meer lost tot we helemaal rond zijn. Doe doe Piet. Bravo Nina.
Het gaat er hard aan toe. Ik vlieg er meteen stevig in en Bert en Nina stoten zeker even hard aan de kar. Het gaat goed vooruit.
We overlopen de to do-lijst en schrappen wat gedaan is. Er blijft van die lijst haast niets meer over. Integraal in de versnipperaar. Nice work team.
Dan smijten we op de inhoud van de brochure. Die willen we vanavond afwerken zodat deze naar de layouters kan voor de aanvraag van een offerte.
Gemeente Huldenberg heeft nog niet alle nodige informatie doorgestuurd dus laten we enkele onvolmaaktheden achter. Dit zullen ze in een later stadium moeten aanpassen.
We leggen ook de laatste hand aan de bijlages. Sommige zijn ter illustratie voor de layouters. Andere moeten worden overgenomen in de brochure. Bert heeft bijvoorbeeld een prachtige foto-reeks gemaakt over "hoe onze bundel er uit moet zien".
Dan nog een hoop ditjes en datjes zoals een lijst van layouters vervolledigen zodat Karlien genoeg offertes kan aanvragen en de geschikte persoon vind om mee samen te werken.
Aan het eind van onze vergadering ben ik echt onder de indruk van onze efficiëntie en onze team-play.
Ik breng mijn verwondering onder woorden en dan laat de Duitse herder los en kan ik naar mijn vrienden.
Karlien heeft ons in contact gebracht met Dixie Dansercour. Een bekende Huldebergenaar die ons wil helpen met een filmpje om de kinderen te motiveren voor de tocht. Hij mailde enkele data door dat we hem konden ontmoeten en het enige dat voor ons paste was de eerste datum. Vandaag dus. We hebben snel snel alles moeten regelen wat maakt dat we niet echt goed voorbereid zijn. In de tv wereld heet dat spontaniteit.
In de auto brainstorm ik nog even via telefoon met Nina en wat later nog wat samen in de auto met Bert. Het komt allemaal goed en we hebben er zin in.
Dixie blijkt een heel toffe mens te zijn met evenveel zin om erin te vliegen. We bespreken de plannen en trekken daarna naar de opslagplaats waar hij al zijn expeditie-spullen bewaart. We zoeken wat spullen bij elkaar die we kunnen gebruiken om er een mooie set van te maken.
We nemen 3 takes op en nog wat losse stukjes. Genoeg stof om er iets moois uit te knippen en te plakken.
We krijgen ook de toestemming om stukjes uit zijn filmpjes te gebruiken om het nog beter te maken.
Daarna alles samen opruimen en terug stockeren.
Dixie heeft ons goed geholpen op alle mogelijke manieren. Top kerel!
Onze whatsapp -groep staat niet stil. Aan een razend tempo vliegen de vinkjes op de to-do lijst. Lisa komt haar belofte na en stuurt ons de nodige gegevens. Ze is er duidelijk mee bezig. Dat is erg motiverend. Offertes komen binnen. Dingen worden concreet! Hoera!
Zondag gaan we weer skypen om een bestand samen te stellen waarmee de layout-ers weten wat doen.
Ook al steken we er de nodige tijd in toch lijkt het niet echt op te schieten, en dat knaagt aan de motivatie ondervind ik. Hoe lossen we dit op.
Vandaag moeten er knopen worden doorgehakt. De layout-ers moeten dringen de inhoud doorgestuurd krijgen zodat ze offerte kunnen maken dus die inhoud moet afgewerkt worden en onze verwachtingen rond de brochure moeten concreet gemaakt worden. De povere inzet en besluiteloosheid van Karlien helpt daar echt niet bij.
Vorige keer had ze wat weinig tijd voorzien en haar to-do's niet gedaan. En vandaag heeft ze helemaal geen tijd voor ons terwijl we met haar een datum hebben gekozen. Lisa die er vorige keer ook bijzat voer nu het woord voor de gemeente. Zij heeft niet het hele project meegemaakt en heeft dus geen idee wat we al allemaal gedaan hebben wat wel frustrerend werkt. Ik heb haar dan maar duidelijk gemaakt dat we nu gaan afronden en concretiseren. Niet meer veranderen. Daarvoor is het te laat.
Samen met Lisa nemen we de inhoud door en brengen waar nodig nog kleine veranderingen aan zodat we ons allemaal kunnen vinden in de inhoud. Ik stel voor dat wij , Nina, Bert en ik de inhoud nu loslaten. Lisa wil nog wat sleutelen aan de kindvriendelijkheid van de verwoording en Dominique gaat de historische correctheid nog eens controleren. Daarna wordt het in de brochure gegoten. We kunnen blijven discussiëren over wat er in moet komen, wat niet en hoe het moet geschreven worden maar dat heeft geen zin. Dus Deadline 15/1 wordt vastgelegd.
Lisa noteert haar to-do's en we ronden de vergadering af.
Onder ons drietjes gaan we nog eens door de inhoud, ditmaal om al onze to-do's eruit te halen. Wat moet er nog allemaal gebeuren tegen de komende deadline?
Ze worden verdeeld en voorzien van een sub-deadline. Nu is het menens.
Het is een hele klus en ieders lijstje wordt flink aangevuld. Nina voelt zich niet goed en toch moeten we nog even doorbijten.
Het was weer productief vandaag en als Lisa haar to-do-lijstje wel afwerkt komen we er wel.
Ondanks de kuren van het openbaar vervoer geraken we er ongeveer op tijd.
Er worden ervaringen uitgewisseld tussen de verschillende groepjes. Het is interessant om te zien hoe groepjes met een geheel ander onderwerp toch gelijkaardige problemen tegen komen. We hebben nog heel wat werk maar we zijn wel goed bezig besluit ik hieruit.
We hebben het ook over het maken van een draaiboek. Iets waar wij in directe zin niet veel aan hebben, maar als we het een beetje anders interpreteren kunnen we het wel toepassen op ons project en is het zelfs er nuttig. Gewoon eens op een rijtje zetten wat we allemaal moeten hebben en gedaan hebben voor onze tocht probleemloos kan verlopen. Een goede denkoefening.
Vervolgens stellen we voor ons project een draaiboek op en filteren daaruit een TO-DO lijst die we moeten afwerken om ons project rond te krijgen.
Dieter stelt voor het hele lay-out gebeuren aan Karlien over te laten. Dat zou het werk wel een pak lichter maken. Stof tot nadenken.
Nina vecht tegen haar snotneus dus steken Bert en ik een tandje bij.Het is een zware dag maar het levert veel op dus nog even doorbijten.
Als we huiswaarts keren weten we weer wat doen tussen de feesten door.
Bert en Nina, we zijn goed bezig. Nog even volhouden!
Vergadering met Karlien en Lisa @ Huldenberg 18/12
Bert heeft zijn Joker ingezet. Nina en ik zijn nog eens naar Huldenberg getrokken. Niet om te genieten van het mooie zicht en het glooiende landschap maar om te vergaderen met Karlien en Lisa, en om nog het één en het ander te controleren.
9u. Vergadering op het gemeentehuis.
We overlopen samen de inhoud die we willen meegeven per stopplaats, vullen aan wat mankeert en schrappen wat te veel is.
We bespreken ook de strategie voor de komende weken. Nu begint het concretiseren. Offertes aanvragen en ideeën in realiteit omzetten.
Karlien beloofd nog eens ons de gegevens door te sturen van de lay-outers waarmee ze regelmatig samen werkt. Dan kunnen we eens informeren wat zij nodig hebben en dan kunnen we eens horen of zij kunnen "exporteren naar een vectoriële extensie".
Daarna gaan Nina en ik nog even de "bootjesrace" uitproberen. Helaas overleven de bootjes de waterval niet. Dus testen we maar een rustiger parcour. Dat lukt beter.
Dan nog even de juiste schrijfwijze van Randeute gaan zoeken.
En dan nog even langs Metaleuven om eens te polsen of het mogelijk is om een grote "bibberspiraal" te maken uit staal.
Nina heeft er duidelijk weer haar tanden in gezet terwijl ze zegt dat ze niets heeft gedaan.
Bert en ik springen bij om de inhoud van de stops in woorden te gieten.
We stellen samen een lijstje op met vragen voor Karlien zodat we na het weerzien met haar er weer volle bak kunnen invliegen.
Het wordt meer en meer duidelijk dat er nog heel wat werk is en dat we moeten proberen de efficiëntie terug op te drijven. Voor de volgende stappen gaan we meer moeten samenwerken met Karlien en andere medewerkers van Huldenberg dus moet het contact vlotter verlopen.
