
Cher (e) Ami (e)
Cher (e) Président (e)
Ton ta choisi et tu as accepté.
La fonction de Président de club est un défi qui confirme ta motivation et thonore et nous tenons ici à ten féliciter sincèrement
Cette responsabilité demande bien entendu des connaissances sur lAssociation. mais aussi sur les techniques de communication et de conduite de réunion.
Afin de taider dans cette tâche aussi exaltante et enrichissante que délicate, nous tinvitons donc à lire attentivement cette brochure.
Certaines recommandations te sembleront peut-être un peu élémentaires et tout fait évidentes, mais en fin de compte, nous savons quen ces quelques rappels, tu trouveras un jour avec soulagement linformation qui te manquait, la clarification, nécessaire bref, le petit plus qui fera ton année de présidence une époque studieuse, harmonieuse et chaleureuse dont chacun pourra à lesprit le meilleur des souvenirs.
Bon courage et bonne année de Présidence
Robert Bertrand Gouverneur du District 416 Maroc Exercice 2003 - 2004 E-mail :bertrand.robert@skynet.be Url : www.bloggen.be/bertrandrobert
LIONS CLUB INTERNATIONAL
DISTRICT 416
CONSEIL AUX PRESIDENTS
Vous allez cette année être Président de votre Club. Vous êtes plein de projets et de bonnes intentions et, si votre tâche prend beaucoup de temps elle ne vous paraît pas bien difficile: vous avez vu à luvre les Présidents précédents et vous pourrez à nen pas douter, poursuivre leurs actions, éviter leurs erreurs éventuelles et réaliser les projets que vous avez en tête.
Et puis il ne sagit que de diriger de bons amis, bien connus!
... Et lannée se termine- très vite- avec des satisfactions, avec quelques désillusions, quelques échecs, et quelques regrets doccasions manquées.
Nous nallons pas rappeler les grands thèmes philosophiques du lionisme, lAmitié,
LEntraide, etc......Si vous êtes Président, tout cela vous le savez. Notre but est simplement de vous suggérer quelques règles de comportement, quelques méthodes de travail, quelques «recette de cuisine» sans lesquelles il ny a pas de réussite possible.
Rappeler vous toujours que:
Sans talent, mais avec de la technique, on fait de lacceptable.
Avec du talent, sans technique, on fait souvent du gâchis.
Le talent, appuyé par une bonne technique, produit des chefs duvres.
Le génie invente tout et na besoin de rein.
Vous avez certainement du talent, et avec quelques conseils techniques vous ferez
un grand Président. Si vous avez du génie....ne lisez pas plus loin, vous savez déjà tout!
ETRE PRESIDENT DUN LIONS CLUB
Cest:
v LE GERER: Ladministration
v LANIMER: Les responsables de fonction et de commissions
v TENIR DES REUNIONS: les «techniques» de réunions
LADMINISTRATION
v CEST:
SIMPLE: si vous-même et vos responsables lisez attentivement les instructions que vous recevez, vous verrez que ladministration de lAssociation est logique, précise et bien organisée. Les imprimés sont clairs et faciles à remplir.
Aussi faites en temps voulu et avec précision ce que vous devez faire.
VITAL: trop souvent ladministration, les papiers, les demandes de la hiérarchie sont considérées avec la condescendance ironique que lesprit accorde à la manière: mais pour faire vivre 44500 Clubs dans 189 pays du monde ou les 54 Clubs du District, une Administration est nécessaire.
Pensez y et aidez la avant de la critiquer.
CATASTROFIQUE: lorsque ces tâches administratives, répétitives et qui semblent banales ne sont pas remplies:
- un rapport deffectif envoyé en retard, ou incomplet,
- des erreurs dans la comptabilité,
- des documents bloqués.
- Etc.
Ce sont des coups de téléphone de rappel et beaucoup de soucis et de temps perdu pour nos amis qui en assurent bénévolement le fonctionnement.
v CELA DOIT ETRE:
FAIT RIGOUREUSEMENT: Cela découle de ce qui précède bien sûr.
FAIT RAPIDEMENT mais cest aussi la meilleure façon de perdre le moins ET CONTROLE et de temps possible, soyez donc méfiant: contrôlez!
v CELA SAPPUIE SUR:
2 Piliers : Le secrétaire: les papiers
Le trésorier: largent
Ils ont chacun des tâches précises et clairement définies. Veillez à ce quils les connaissent et quils les remplissent bien.
3 Organismes: Le bureau: Le Gouvernement
Le Comité: Le Parlement
Lassemblée: Le Peuple
Veillez à ce que chacun deux joue son rôle mais pas plus. Un ordre du jour préparé est de rigueur, il doit être respecté.
v EN RESPECTANT:
Les Statuts: assurez-vous que vos statuts sont à jour. Quils sont connus des membres du Club et surtout de ses dirigeants à commencer par vous-même.
Ils doivent être remis au nouveau membre lors de son intronisation.
Le règlement intérieur: Les mêmes consignes sont à appliquer que pour les statuts.
Procédures dadmission, élections, etc....doivent être scrupuleusement appliquées.
LANIMATION
FONCTIONS ET COMMISSIONS
Faites travailler ceux que vous avez nommés
v Pour:
Faire vivre le Club: si les fonctions ne sont pas effectivement remplies votre Club peu à peu mourra.
Former des responsables: le bon Président daprès demain cest le Secrétaire adjoint débutant daujourdhui.
Répondre aux désirs de beaucoup qui seraient heureux de faire quelque chose si on leur donnait la possibilité.
Eviter des frustrations: pensez à lamertume et au désarroi du nouveau Lions qui a été nommé pompeusement membre de telle Commission et que lon ne consulte même pas de lannée.
Pour vous consacrer à votre mission: les Présidents débordés sont bien souvent des Présidents mal organisés. Tout doit être fait par les autres, sauf lessentiel dévolu au Président: diriger le Club, lanimer, le représenter, préparer son avenir.
Soulager votre secrétaire. Ne laccablez pas de ce que vous ne voulez pas faire à juste titre- mais qui doit être fait par dautres. Le Secrétaire a une tâche suffisamment importante et lourde pour ne pas être en plus la «bête de somme»du Club.
v En:
Chargeant systématiquement le responsable «ad hoc» de la tâche correspondante et les occasions ne manquent pas:
Pour le Chef du Protocole: faire un plan de table, accueillir des Invités....
Pour le responsable des Relations Publiques: transmettre les informations à la presse locale.
Missionnant dans les Congrès, séminaires etc. Le responsable à la commission qui lui est dévolue. Trop de délégués vont dans ces réunions sans avoir préparé les sujets et de ce fait pouvoir participer utilement au débats.
Demandant des exposés et des comptes rendus: le responsable sera heureux de faire connaître ce quil a fait et le Club, informé, pourra au besoin discuter des sujets.
v Pour une bonne efficacité
Ne nommez que ceux que vous ferez travailler.
Désigner un responsable de chaque activité et le laisser sentourer des amis de son choix est une bonne méthode.
LES REUNIONS
CHAQUE REUNION DOIT ETRE UNE FETE
--------------
LES REUNIONS SONT LA VITRINE DU CLUB
v UNE REUNION DOIT:
Etre préparée
Quoi dire? Quoi faire? Par qui? Quand?
Enrichir les participants (moralement sentend)
Honorer les visiteurs
Valoriser limage du Club
Donner envie de revenir
Etre organisée
Le respect du protocole
Le respect de lhoraire
Le «timing»des intervenants
Le plan des tables
Le décor (sigle Lion, fanions, cloches et marteau.....)
v LES INTERVENANTS
LE PRESIDENT
Doit être écouté dans le silence cest une question de courtoisie. (i existe des méthodes simples pour lobtenir)
Doit être concis, clair et audible dans ses interventions.
Doit donner de la vie à une réunion et au bon moment.
Savoir orchestrer les interventions en sachant donner et retirer la parole quand il le faut.
Il se doit en présence des invités de les présenter en tout débuts de réunion sans oublier leurs titre et qualités et au besoin en situant brièvement leur personnalité.
LES RESPONSABLES DU CLUB
Lintervention de lanimateur, du secrétaire, du trésorier, des présidents de commissions est vivement recommandée pour la bonne marche du club.
LES CONFERENCIERS
IL est important quils soient bien choisis et bien adaptés au type de réunion du Club.
Réunion mixte ou autre
Lhoraire de lintervenant devra être particulièrement bien ciblé.
Les dispositions matérielles souhaitées par le conférencier (projecteur, rétroprojecteur.....) devront être contrôlées.
Le débat qui suit généralement la conférence doit être lancée(au besoin par une question préparée par le Président) et maîtrisé.
Il va sans dire que le Président conclut avec les remerciements dusage.
EN CONCLUSION
Tout ce qui précède vous a peut être semblé un peu élémentaire et tout à fait évident, mais cela peut vous aider à mieux accomplir cette tâche exaltante quest la Présidence dun Club Lion.
BON COURAGE ET BONNE ANNEE DE PRESIDENCE
LIONS CLUB INTERNATIONAL
DISTRICT 416 MAROC
LE PRESIDENT de CLUB
Tout Lion doit sattendre à devenir un jour Président de son Club.
Linsigne que nous portons et qui nous désigne à tout le monde comme faisant partie du LIONS CLUB INTERNATIONAL, est pour nous le rappel permanent de notre engagement.
Il nous confère quelques droits, notamment et à juste titre, celui dêtre accueilli en ami dans tous les Lions Club du Monde entier. Il nous impose des devoirs au premier plan desquels celui que nous avons pris en entrant dans notre Club; «être disponible pour remplir avec dynamisme les fonctions et les missions qui nous seront confiées».
Ce quil faut à nos Clubs, ce sont des Présidents conscients des responsabilités qui les attendent, et déterminés à bien faire car le lionisme est beaucoup plus encore entre leurs mains quentre celles des officiels du District.
Lexpérience montre quil nest pas de bon Club Président. DE sa croyance dépend la possibilité daller de lavant.
Le rôle du Président est déterminant. Il faut quil sache «faire marcher» son Club mais il nest pas question pour lui de faire tout, tout seul. LHomme Orchestre qui se veut omnipotent et omniprésent, risque fort de voir son Club senvelopper, bien vite, dans une douillette et béate contemplation de son Président, ce qui est aussi commode quinefficace. Le Président ne doit jamais oublier le rôle dévolu au Conseil dAdministration.
A vouloir faire le travail des autres, le Président na plus le temps de faire le sein.
Le Président: un homme, une femme qui guide
En toute chose, il te faut faciliter le travail des membres de ton Club.
Cest à toi de les guider dans leur activité LIONS, de leur fixer les objectifs en plein accord avec ton conseil dadministration, de mesurer le chemin parcouru et de relancer sans cesse leur énergie. Nhésites pas à mâcher la besogne, et dans tes directives, soit net et précis afin que nul nen ignore le sens et que ta pensée créative soit le «Fil dAriane»qui conduira chacun, presque machinalement au but.
Les rappels sont toujours utiles et les redites sont nécessaires.
Le Président: un homme, une femme qui délègue
La réussite de ton année passera par les appuis dont tu sauras tentourer.
Aussi sache déléguer une partie de tes responsabilités et assure--toi que tes instructions sont suivies.
Savoir se faire aider est un art nécessaire.
Le Président: un homme, une femme qui informe
Limportance de ta fonction fait que tu seras destinataire dun certain nombre dinformations, de communications dinvitations, de convocations. IL tappartient den faire prendre connaissance selon les cas, au Club, au Conseil dAdministration, au Bureau, ou à un membre responsable dans un domaine précis.
Il conviendra peut-être de les commenter et den tirer des conclusions. DE toutes façons tu devras être attentif au fait que si une réponse et sollicitée, elle doit être honorée dans les délais que la correction impose.
Le Président: un homme, une femme de conviction
Le rappel des principes qui gouvernent notre Association et qui animent son action, telle que lamitié fraternelle, lindulgence, la liberté, le service et le don de soi, risquent dêtre pou toi dautant plus difficile à prôner(avec ce que cela suppose de dogmatique et de solennel) que ton auditoire est composé de tes amis et quils sont peu portés à técouter «prêcher «.
Sache donc, en ces circonstances, trouver les mots simples, mais bien sentis, et les dires avec le ton quimpose ta conviction profonde. Ainsi, tu parviendras à ce que lon técoute attentivement et, en émettant des idées qui incitent à la réflexion, tu retiendras lattention, même celles des esprits forts, et tu les persuaderas.
Le Président: un homme, une femme de foi
Entretenir dans ton Club la flamme du Lionisme et, si besoin la ranimer sera pour toi un objectif majeur. Ne laisse pas de place à limprovisation.
La préparation de ton année est primordiale, ne reste pas seul. Le Secrétaire et le Trésorier que tu as choisi nattendent que ça. Sache les impliquer dans tes objectifs et communique leur ta foi, ils en seront fiers, et se sentirons plus responsables.
Le Président: un homme, une femme de protocole
Tu dois être attentif à toutes protocolaires, quelles soient Lionistiques ou Civiques.
Ton Chef de Protocole, spécialement formé à sa fonction, sera pour toi un collaborateur précieux qui saura te fournir tous les éléments qui feront la qualité de ton année.
Il faut savoir que toute erreur protocolaire peut poser un grave préjudice, soit au Club, soit à lassociation toute entière. Le «PETIT ROBERT » définit le protocole comme étant
«Lensemble des règles établies en matières détiquette, dhonneur, de présence dans les cérémonies officielles».
Létiquette se définissant par ailleurs comme étant:
«Le cérémonial en usage dans une réception»
Certes la vie moderne a simplifié les usages, mais il est souhaitable que la tradition demeure.
La politesse conserve lurbanité des manières et du langage, laisance, la finesse et la délicatesse acquises par une bonne éducation.
Noublions pas que la politesse est la première et la plus engageante de toutes les vertus sociales.
Le LIONS CLUB INTERNATIONAL demande que soit appliqué ces règles de savoir-vivre qui consistent à rendre à autrui ce qui lui est dû, à lui demander ce quil nous doit, et qui permettent à nos différentes cérémonies, doffrir à leurs participants la qualité quils en attendent.
IL nest pas question de considérer les règles protocolaires comme des contraintes rétrogrades mais simplement comme une marque de savoir- vivre, de code de civilité qui auront pour but de rendre agréables et faciles les relations sociales.
Président tu dois savoir que: LES REUNIONS SONT LA VITRINE DU CLUB
LIONS CLUB INTERNATIONAL
DISTRICT 416 MAROC
LA CONDUITE DE REUNION
Les dirigeants dAssociations comme les Chefs dEntreprises sont amenés très fréquemment, du fait même de leurs fonctions, à conduire des réunions.
Limprovisation ne permet pas de mener à bien une tâche de ce genre laquelle exige au contraire, pour être correctement remplies, quils soient faits appel à une technique qui lui est propre.
Les éléments de cette technique sapprennent, comme il en est pour tout, et lobjet des chapitres bien modestes qui suivent est daider les Dirigeants de Club à éviter les erreurs, à être plus habiles en cette matière et à rendre meilleures encore les réunions dont ils ont la responsabilité.
TYPES DE REUNIONS ORGANISEES DANS LES CLUBS
«Le groupe est un lieu dintense communication»
Le Bureau du Club
Nombre restreint de participants
Ordre du jour à suivre
Exposé du sujet, discussion, solutions proposées, décision
Peu de variété dans le déroulement de la réunion.
Le conseil dadministration du Club.
Nombre restreint de participants
Ordre du jour à suivre
Exposé du sujet, discussions, solutions proposées, décision
Peu de variété dans le déroulement de la réunion.
La réunion de Club
Avec ou sans repas
Avec ou sans invités
Avec ou sans conférencier
Avec ou sans épouses(x)
Ordinaires, de travail ou de gala
Avec ou sans cérémonies
Du Club seulement ou avec dautres Clubs ou Groupes
Etc.....
La réunion débat
Ce type de réunion nest pas facile à gérer
Précéder ou non dune conférence, elle implique une discussion à ordonner et à maîtriser.
Dautres quune réunion de bureau, de Conseil dAdministration ou une réunion de Club peur se présenter, même accidentellement, sous la forme dune réunion débat: il faut donc savoir la diriger.
RECOMMANDATIONS GENERALES POUR LA CONDUITE DUNE REUNION
Préparer à lavance la réunion
Déterminer ce que lont veut y faire et y dire
En dresser un plan minutieux et minuté
Réunir la documentation nécessaire
Rédiger les invitations ou convocations(objet, participants, lieu, date, horaires, durée, prix, etc.....) et les diffuser en temps opportun.
Etablir sil y a lieu la liste des participants en vue de sa distribution
Constituer le dossier à remettre à chaque participant
Préparer les interventions(présentation, conclusion, etc....)
Savoir remercier les participants et notamment les invités, sans omettre personne si on les désigne par leur nom(une liste écrite est indispensable)
Prévoir laménagement de la salle de réunion
Choisir une salle tranquille, qui ne soit affectée par aucune gêne intérieure ou extérieure.
Choisir la salle en fonction de ses dimensions et du nombre de participants, des possibilités de restauration, de logement etc........
Veiller à ce quelle soit munie dun bon chauffage, éclairage et dune bonne aération.
Si la réunion à lieu au cours dun repas: déterminer sil faut une table unique, ronde ou elliptique, ou en U, ou si des tables séparées conviennent, avec ou sans table dhonneur.
Si le réunion se déroule sans repas: déterminer sil faut une table unique ou des tables séparées, ou si aucune table nest nécessaire. Faut-il que lassistance soit disposée comme dans une salle de classe ou en demi-cercle, ou en cercle?
Ne pas placer du directeur de la réunion, du conducteur ou de lanimateur, des invités ou des Lions à honorer, des représentants de la presse(et, éventuellement, de lensemble des participants si les convenances lexigent).
Plan de table, cartons nominatifs, etc...
Installer sil y a lieu, la décoration, les tableaux noir ou blanc, les appareils de projection avec leur écran approprié.
Préparer le cas échéant, du papier et des crayons pour chaque participant.
Avant le commencement de la réunion, procéder à une dernière vérification de tous les détails matériels.
De toute évidence cette préparation de salle peut être confiée au Responsable du Protocole.
Faire respecter le programme et lhoraire fixé
Ne pas abandonner en route(sauf force majeure) lobjectif fixé et ne pas tolérer que les participants remettent en cause même involontairement le programme.
Etre rigide quant à lhoraire: une réunion quon ne sait pas commencer; qui traîne en longueur et qui se termine trop tard est une mauvaise réunion, quel que soit son contenu.
Adopter une attitude aussi amicale et courtoise que ferme
Celui qui dirige la réunion doit, dès le début, déployer les plus grands efforts pour créer une atmosphère amicale dans laquelle chaque participant se trouve à laise.
Il doit en outre conserver dun bout à lautre, un comportement courtois; cette attitude peut suivant la nature de lassistance, être bon enfant, ou cérémonieuse, ou déférente etc......
En tout état de cause, le Directeur de la réunion impose sa volonté; il ne doit pas craindre de saffirmer et de faire comprendre quil est le maître des opérations.
Quil ne se figure pas, par un excès de bienveillance mais totalement à tort, que le laisser faire est apprécié de lassistance. Cette dernière naime pas être brutalisée certes, mais elle déteste au moins autant lanarchie.
RECOMMANDATIONS SUPPLEMENTAIRES
Coordonner le débat, même sil existe un conférencier ou un présentateur, à moins que cette tâche ne soit confiée à un animateur, invité à cet effet et spécialisé dans le sujet traité.
Exposer le sujet de façon précise, à moins que ce ne soit la tâche du conférencier ou du présentateur.
Faire admettre un plan de la discussion, la méthode de travail, les règles de la procédure à appliquer.
Faire naître la discussion, poser des questions au groupe. Toutes les fois que cela est possible, susciter linter activité entre les participants et les intervenants.
En permanence balayer du regard le groupe des participants.
Ne pas laisser la discussion sécarter de la ligne directrice et, ce encore moins, se tromper, se cherche ou se perdre.
Ne pas laisser la discussion avancer trop vite ou trop lentement.
Ne jamais prendre parti dans la discussion sauf si le débat, de propos délibéré est, dès l'origine, orienté vers une conclusion nettement déterminée.
Ne pas donner son avis sue les idées dun participant et à fortiori ne pas heurter de front une objection.
Tirer parti de toute observation quil faut tenir pour bienvenue.
Veiller à ce que chacun parle assez fort.
Laisser parler tous ceux qui souhaitent sexprimer et même encourager lexpression de tous.
Veiller à une répartition harmonieuse des prises de paroles.
Ne pas laisser trop de place aux leaders qui se dégagent du groupe
Eventuellement faire procéder à des tours de tables(à condition quils soient complets)
Eventuellement, interroger chaque participant en fonction de sa spécialité.
Déceler les questions non exprimées et les poser à la place des participants qui nosent pas le faire.
Reformuler les questions mal posées et sassurer que les mots ont la même signification pour tous.
Lorsque les questions sont posées, veiller à ce quil soit répondu à toutes.
Ne pas laisser le débat prendre un tour passionné ou hostile
Maintenir lordre et éliminer les discussions en aparté; au contraire, faire en sorte que tout lauditoire au débat.
Faire le point régulièrement sur lavancement de la discussion, avec un résumé périodique.
Tirer les conclusions de la discussion.
Demander si tout le monde est bien daccord.
GUIDE POUR LORGANISATION DE REUNIONS EFFICACES
LES TROIS DEMARCHES A SUIVRE DANS LORGANISATION DUNE REUNION EFFICACE SONT LES SUIVANTES
1.Choisir le type de réunion appropriée à votre réunion
2. Inviter les personnes les plus indiquées pour un certain genre de réunion.
3.Selon les genres de réunion, doser le temps découte et celui de discussion
|
INFORMER |
CONVAINCRE |
RESOUDRE |
OBJECTIF |
Le leader désire communiquer des renseignements
au groupe
|
Le leader veut obtenir laccord du groupe à une
proposition |
Le leader veut la collaboration du groupe pour
résoudre un problème |
SITUATION du
GROUPE
|
Le groupe na pas les renseignements |
Le groupe doit avoir une connaissance ou une
expérience de la proposition pour en juger les mérites |
Le groupe doit avoir une connaissance ou une
expérience poussée du problème afin de pouvoir entreprendre une étude constructive |
RÔLE DU
LEADER
|
Le leader garde la parole pour la plus grande partie du temps |
Le leader a la parole approximativement la moitié du
temps |
Après présentation du problème, le leader ne garde-la
Parole que pendant 10 à 20% du temps |
RÔLE du
GROUPE |
Le groupe écoute pour la plus grande partie du temps.
Un certain temps de discussion est nécessaire pour
Clarifier des points des renseignements
|
Le groupe écoute pendant approximativement la moitié du temps. La discussion est nécessaire étant donné quon a tendance à croire que quelque chose est valable ou vraie quand la conclusion est atteinte après discussion entre collègue |
Le groupe parle pendant la plus grande partie du temps. Un maximum de discussion est nécessaire vu le fait quune solution du problème découle de lensemble des connaissances et des expériences des
Spécialistes en la matière |
RESULTAT |
Le groupe acquiert linformation transmise par le leader |
Le groupe accepte la proposition du leader |
Le groupe aide à résoudre le problème du leader |
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DISTRICT 416 MAROC
LEXPRESSION ORALE
TECHNIQUE DE LA PAROLE EN PUBLIQUE
LA RHETORIQUE
Parler en publique cest un art très ancien, parfois critiqué, mais dont les grands principes sont toujours vrais à condition de les adapter aux temps présents, aux circonstances et à lauditoire.
Le «DISCOURS» du dirigeant du Club
Le dirigeant de Club na pas à faire de harangue ni dhomélie et personne nattend de lui quil se comporte comme un tribun: pour lui, «parler en public» consiste essentiellement à faire de courtes allocutions, dans un style simple et le plus souvent devant son propre Club. Cela ne le dispense pas pour autant de sentraîner de se préparer.
On peut sentraîner fort simplement par la «dictée du courrier»; même sil est dune efficacité réduite, cest un excellent exercice quotidien: il faut en présence dun auditeur, rassembler et classer ses idées, employer les mots adéquats et construire des phrases claires dans un style étudié.
On peut sentraîner selon la formule «sur le tas», cest à dire en pratiquant; dune prise de parole à lautre il faut alors sefforcer de se perfectionner à tous égards, les auditeurs étant successivement les victimes des maladresses initiales, les auxiliaires involontaires de lamélioration de la technique et les témoins privilégies des progrès accomplis.
Mais la méthode la plus sûre et la plus efficace réside dans lutilisation systématique su magnétophone ou mieux du magnétoscope.
COMMENT SENTRAINER AVEC UN MAGNETOPHONE
A) Devant un micro, lire des morceaux de bonne littérature en gardant sa voix normale
Et son débit habituel. Ecouter ensuite son enregistrement, si possible avec des amis, pour déceler les défauts de cette expérience.
B) Recommencer ensuite la lecture des mêmes textes jusquà lélimination des défauts les plus flagrants.
C) Lire le texte, sans lenregistrer, mais en prenant des notes; puis devant un micro, à laide de ces notes sefforcer den exposer le thème et dexprimer les idées quil contient. Apprendre à manier les mots, construire les phrases et jongler avec les idées.
D) Choisir thème que lon connaît bien, bâtir à son propos un plan dexposé, puis toujours devant un micro exprimer de façon ordonnée pensée, idées, conceptions, commentaires.
ENTRAINEMENT AVEC UN MAGNETOSCOPE
Cette formule associe le bon emploi du langage parlé avec celui de lattitude physique et tout particulièrement du jeu des mains.
LES DIFFICULTES A SURMONTER
Lentraînement, qui exige un indispensable effort personnel, a pour objet dapprendre à surmonter les difficultés psychologiques, intellectuelles et physiques auxquelles lapprenti orateur se heurte nécessairement.
A. LA LUTTE CONTRE LE TRAC
La première condition pour pouvoir parler en public est davoir la volonté de vaincre sa peur, en sachant que le «trac» est un phénomène universel et inévitable, quau demeurant il est utile et que de toutes façon il ne dure pas.
Pour surmonter le trac il ne faut pas hésiter à «se jeter à leau «, en ayant confiance en soi et en étant sûr de réussir.
B. LE BON EMPLOI DU LANGAGE PARLE
Développer la connaissance du vocabulaire (pour éviter les redites, employer les mots possédants un sens identique ou voisin).
Connaître le véritable sens des mots (ce qui est beaucoup moins évident quon peut le penser).
Se familiariser avec la construction rapide de phrases bien bâties.
Objectifs: aboutir à un certain automatisme dans le choix des mots et leur assemblage, afin que lesprit soit libéré de cet aspect matériel de la prise de parole et puisse alors soccuper du maniement des idées.
C. LATTITUDE PHYSIQUE
Ici intervient lusage du magnétoscope
Le corps:
Cest un excellent moyen dexpression et il faut savoir sen servir.
La position debout est toujours recommandée, elle est souvent indispensable.
Rester sobre dans les gestes des mains, mais ne pas mettre les mains dans les poches.
Avoir une tenue vestimentaire soignée mais discrète.
Lever la tête.
Regarder lauditoire et non pas le ciel, ni le sol mais ne pas regarder toujours et uniquement la même personne.
Maintenir le contrat avec les yeux.
Savoir se libérer autant que possible de ses notes: ne jamais lire, sauf cas ou textes exceptionnels.
La voix
Maîtriser les cordes vocales, placer sa voix, ne pas prendre un ton haut ou trop bas, rester naturel.
Savoir respirer quand il le faut: contrôler son souffle.
Etudier les intonations et sen servir pour mettre en relief certains passages de lexposé.
Ne pas laisser tomber le son à la fin des mots ou des phrases sinon ces derniers sont inaudibles.
Veiller à supprimer les intonations excessives lesquelles sont désagréables ou ridicules.
La diction
Ouvrir la bouche, ne pas parler entre les dents, bien articuler.
Parler lentement lorsque cela est nécessaire, ce qui est le cas notamment pour un vaste auditoire.
Ne pas escamoter les syllabes.
Doser lintensité de la voix: on peut aussi en tirer des effets.
Lélimination de linutile
Faire disparaître les «euh... », les «hein», le s»nest-ce pas», et autres bruits et expressions parasites qui sont absolument déplaisants.
On peut tenir comme pareillement les locutions qui, contrairement au but recherché,
Préviennent lauditoire contre celui qui va parler, telles que: «excusez-moi, mais je ne suis pas un orateur» ou «rassurez-vous, je serai bref».
LA PREPARATION DU DISCOURS
La préparation est indispensable
Lorateur doit respecter son public et il ne peut donc se présenter devant lui quaprès avoir minutieusement préparé ce quil veut dire. En outre cette préparation rend lorateur sûr de lui et lui garanti le succès.
Les étapes de la préparation
Il est bon de se souvenir de quelques bonnes règles de rhétorique. Le thème étant choisi, le processus peut être le suivant:
Linvention:
IL sagit dabord de rassembler ses idées, ses arguments, ces remarques, ses objections.
Il convient également de sinformer de ce que dautres expriment sur le même sujet.
La disposition:
IL sagit dordonner les idées et de fixer le cheminement du raisonnement:
BOURDALOUE propose:
Lexorde: attirer lattention et proposer le sujet
La narration: exposer les faits et les arguments.
La récapitulation: résumer les points acquis
La péroraison: chercher à convaincre lauditoire en se fondant sur les conclusions de lexposé et en saidant aussi bien des qualités esthétiques du discours que de réactions émotives.
Ce schéma simpose pour de grands discours, mais on peut agir avec plus de simplicité.
DALE CARNEGIE donne un exemple dans lequel il sagit, en face dune situation donnée, de proposer une action; la présentation ci-après et suggérée.
Evénement: on relate les faits qui motivent lintervention
Action: on explique ce que lon attend du groupe.
Bienfait: on expose les bienfaits ou avantages qui, au profit de la communauté, vont résulter de laction proposée.
La recherche de la forme et du style:
Le projet de discours est encore «brut», il sagit maintenant de laffiner et de le polir. Le style sera fonction des circonstances et de lauditoire. La simplicité est hautement souhaitable.
La mémorisation
Ne pas lire et ne pas apprendre par cur. Les notes sont le support à retenir, il faut les concevoir et apprendre à sen servir.
Limprovisation et la présentation des personnes
Par ailleurs, le Dirigeant peur être amené à prendre la parole à limproviste. Pour éviter les improvisations hasardeuses, il faut quil se tienne prêt t quil fasse en quelque sorte de la «présentation permanente»
Pareillement, le dirigeant a fréquemment à présenter des invités, des personnalités, des conférenciers. On simagine à tort que ces présentations sont simples parce quelles sont brèves, mais en fait elles nécessitent aussi une préparation complète.
La nature de lauditoire
On doit souligner enfin que la façon de sexprimer, le choix des termes et celui des arguments et la méthode de présentation sont différent suivant la qualité de lauditoire auquel on sadresse niveau social ou intellectuel, milieu hostile ou ami, auditeurs au courant ou ignorants de la question etc.....
IL faut donc à lavance, au moment de la recherche de la forme, déterminer le style que lon emploiera.
LE DISCOURS PROPREMENT DIT
Un entraînement conduit méthodiquement et une préparation sérieuse du discours sont des éléments très importants qui permettent déjà à lorateur dêtre assuré de la réussite de son intervention.
Toute fois pour obtenir du public ladhésion à sa thèse et la sympathie envers sa personne, lorateur doit nécessairement faire sentir dans son exposé la profondeur de sa conviction et de sa sincérité.
En outre, il faut que lorateur ajoute à ce premier mélange une dose plus ou moins prononcé denthousiasme pour que lauditeur soit, au-delà du simple accord intellectuel ou moral, entraîné dans la participation active.
CAS DESPECE: COMMENT PRESENTER, ET REMERCIER UN CONFERENCIER
A) POUR LA PRESENTATION, Dale CARNEGIE suggère la formule S.I.C.
S- sujet: on donne le titre de la conférence, on expose très succinctement le thème.
I- importance: on fait ressortir limportance locale ou régionale ou nationale ou mondiale du sujet traité,
C- conférencier: on précise les titres, les mérites, la compétence du conférencier: on donne enfin son nom.
B) POUR CLORE LA CONFERENCE, IL EST CONSEILLE (par exemple)
De mettre en relief quelques-uns uns des propos du conférencier qui ont frappé ou étonné, ou satisfait lauditoire.
De rappeler la conclusion du conférencier et de dire en quoi elle correspond à ce quattendait le groupe.
De remercier le conférencier avec des commentaires appropriés.
AVANT DE FAIRE UN DISCOURS, PENSE A CECI:
LES RESSOURCES
Programme du Président International, de votre Gouverneur,
De votre zone,...
Les ressources générales sur le Lionisme: le magazine THE LION, le journal de District, les manuels que vous avez reçu en début dannée, le manuel du Protocole, les dépliants dinformations, les statuts etc...
Ressources pour faire un discours: nouvelles, citations célèbres, esquisses biographiques
de gens célèbres, discours que vous avez entendu, notes que vous avez pris, livre au sujet de la présentation dun discours, etc......;
LES RECHERCHES
Lire en cherchant dans vos ressources, réviser le matériel qui pourrait avoir un rapport
au discours à préparer. Chercher des citations, des idées, des faits et des articles intéressants. Relire la Correspondance reçue de votre hôte.
LA REFLEXION
Prévoir un certain temps pour la réflexion afin de permettre aux idées dêtre digérées.
Cela exige de préparer votre discours bien avant lintervention.
LAUDITOIRE
Qui sera là? Quels noms et quels titres devriez vous connaître? Quels noms devraient être mentionnés pendant le discours? A qui rendre hommage?
Sefforcer de les mémoriser afin de vous en souvenir le moment venu.
LE LIEU
Vérifier bien le nom du lieu, de la ville, de limmeuble. Quy a t il de distinctif? doriginal? dhistorique? de significatif? dhonorable?
LE BUT
Pourquoi avez vous été invité? Quattend t-on de vous? Quelle en est loccasion?
Quelle sont vos objectifs? Vous devez vous rappeler ces trois points:
Que voudrais-je quils ressentent?
Que voudrais-je quils sachent?
Que voudrais-je quils fassent?
LA METHODE
Allez vous lire un texte? Allez vous vous servir dun schéma? Vous servirez vous de cartes? Vous servirez vous de méthodes audiovisuelles? Ferez vous partie dune présentation en groupe?
LE MATERIEL
Les notes, le texte, les méthodes audiovisuelles, les circulaires, les récompenses, les certificats, les chartes, les cadeaux, les fanions, etc....
LES MOTIVATEURS
Récompenses obtenues des Lions, récompenses personnelles, la reconnaissance, les espérances, linvitation à la participation, le défi de réaliser les objectifs, le défi lancé par ce que font les autres, le besoin particulier dun projet important, une histoire personnelle de grands accomplissements etc.....
LIONS CLUB INTERNATIONAL
DISTRICT 416 MAROC
GRANDES REGLES DE LEXPRESSION ECRITE
Pour être compris par tout le monde:
1. PENSER LE CONTENU DES MOTS
Que lon écrit
Cest à dire quil faut connaître la définition exacte des mots que lon emploie
Ne pas hésiter à utiliser les dictionnaires.
Celui des synonymes est fort utile également
2. CHOISIR SON VOCABULAIRE
Eclaircir lidée que lon veut faire passer
Refuser les termes vagues qui ont pour effet de rendre la pensée floue.
Se défier des modes qui vident les mots de leur véritable signification.
3. SUJET VERBE-COMPLEMENT
Faire des textes courts
4. RELIRE EN SE POSANT LES QUESTIONS
Suis-je clair?
Mon style est-il pur?
Mon style est-il naturel?
Suis-je concis?
Suis-je précis?
Eviter les locutions compliquées qui alourdissent le style.
5. CONSTRUIRE SES PHRASES
Faire des phrases courtes. Il ne faut pas plus de 15 mots par phrases, au-delà vous ne serez plus lu.
Dans le texte, au milieu de phrases courtes, placer des phrases longues pour rompre le phrasé, rompre le rythme.
6. UTILISER TOUTES LES RICHESSES DE LA LANGUE
7. FAIRE LA CHASSE
A toute forme dobscurité,
A toute forme de répétition
A toute forme de lourdeur.
QUELQUES POINTS A CULTIVER
Faire simple,
Etre positif
Ne pas bluffer
Eliminer les Sigles
LES DIFFERENTS TYPES DEXPOSES
Lorsquun orateur doit préparer un exposé, il doit bien se rendre compte du type dexposé quil va être amené à faire. Le but de lorateur est en principe de CONVAINCRE. Cependant ce nest pas le cas des discours de CIRCONSTANCES.
1. LEXPOSE VISANT A INFLUENCER:
a) Exposé destiné à CONVAINCRE (et non à vaincre), à défendre une thèse, à emporter ladhésion dadversaires ou dindifférents.
b) Exposé destiné à CHAUFFER, à STIMULER, à ENTHOUSIASMER un auditoire déjà acquis au principe, à une idée.
c) Exposé destiné à ENGAGER, à INCITER à une action immédiate.
2. LESPOSE DESTNE A INSTRUIRE:
a) Enseigner à un groupe COMMENT on doit appliquer une «Technique»
b) Faire un récit de congrès, de voyage, exposer une somme de connaissance.
3. LEXPOSE DESTINE A INFORMER
Communiquer, faire connaître une décision, une situation(Exemple: rapport dactivité, rapport de synthèse, diagnostic).
4. LEXPOSE DE CIRCONSTANCE
a) Ouvrir ou conclure une réunion
b) Discours de célébration
COMMENT PREPARER UNE REUNION
DISCUSSION
1. FORMULER LE PROBLEME: OBJET DE LA REUNION
a) Rassembler les éléments du problème (fait, informations, statistiques, documentation, législation, usages).
En discuter à lavance avec certains participants (éventuellement).
b) Sassurer que la réunion est NECESSAIRE et OPPORTUNE
c) Délimiter le sujet: aspects à traiter (faire des fiches) critiquer - linformation disponible, pousser personnellement la recherche de solutions.
d) Se fixer un BUT.
e) Fixer lambiance de la réunion:
obtenir la libre adhésion à une action
examiner une question pendante
concilier des opinions divergentes
2. PREPARER LEXPOSE INTRODUCTIF
a) Liste des points méritant discussion: idées directrices
b) Choisir le mode de présentation:
Pour ou contre
Effets de cause
Recueil dinformations
c) Rédiger le titre
d) Faire le plan: étapes et enchaînements
e) Prévoir des conclusions intermédiaires et la conclusion générale (à titre indicatif) en fonction de létude faite.
f) Rédiger minutieusement lintroduction de lexposé
Deux jours après la réunion et pas plus tard, adresser un compte-rendu à tous les participants.
Ce document devra être synthétique, et mettre en exergue les points clefs. Bien préciser qui fait quoi, comment, ou et quand.
Suggérer des perspectives nouvelles.
1.ORGANISER LE PROPOS
Autour dune, deux ou trois idées au maximum sinon le récepteur aura des idées brouillées
Ne jamais essayer de tout faire passer en quelques minutes.
2.APPUYER LE PROPOS
Chaque fois que possible, appuyer le propos sur des faits, des exemples, des chiffres, des événements vécus.
3. AVOIR UN PLAN
INTRODUCTION
Enjeu de la question;
Montrer lintérêt, lactualité.
Annoncer le plan
DEVELOPPEMENT
Dans un ordre croissant ou décroissant, suivant le sujet.
CONCLUSION
Rappel
Ouverture du sujet.
Ne pas oublier de structurer sa pensée pendant que lon parle
Idées de plan
a) Avantages Inconvénients.
b) Acteurs situations
4. LES QUALITES DE LEXPOSE LUI-MEME
Maîtriser et utiliser ce que lon appelle des mots repères (mots clefs) qui font la personnalité du discours.
5. TRAVAILLER LART DE LA CONCLUSION
Lorsque le propos est terminé, on doit savoir chaque fois que possible répondre aux questions :
Qui?
Quoi?
Ou?
Comment?
Avec qui?
Pourquoi?
Faire un compte rendu succinct sil sagit dune réunion.
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