In veel bedrijven is vergaderen een dagtaak geworden. Als zzp'er hoopte je misschien daar van af te zijn, maar ook jouw aanwezigheid is bij vergaderingen nog regelmatig gewenst. 67% van de vergaderingen blijken echter niet productief en hun doel niet te halen. Hoe zorg je dat de vergadering wel productief is? Hoofdkraan.nl, het platform voor zzp'ers, verzamelde 12 handige tips.




1. Maak een doelenlijst
Waarom moet er vergaderd worden? Wat moet er allemaal besloten worden en waar moeten jullie het allemaal over hebben? Zorg dat aan het eind van de vergadering deze lijst gecheckt wordt: is nu alles behandeld en duidelijk?
2. Maak een agenda
2. Maak een agenda
Aan de hand van de doelenlijst kun je een korte agenda maken. Stuur deze documenten naar de genodigden voorafgaand aan de vergadering. Zo kunnen zij ook bedenken wat er van hun verwacht wordt en of ze zich moeten voorbereiden. Vraag iedereen dit ook echt even door te nemen. Om hier zeker van te zijn kun je het beste alles zo beknopt mogelijk beschrijven.
3. Nodig alleen mensen uit die echt nodig zijn
3. Nodig alleen mensen uit die echt nodig zijn
Aan de hand van de agenda kunnen genodigden ook zien of hun aanwezigheid wel echt nodig is. Misschien moeten ze alleen iets vertellen over hun project aan het eind van een twee uur durende vergadering. Vraag dan of ze aan het eind aan willen haken i.p.v. de hele vergadering aanwezig te zijn.
4. Stop met multitasken
4. Stop met multitasken
Niemand heeft echt zin in vergaderen en als het even niet over een belangrijk onderwerp gaat, wordt vaak de mail gecheckt, een WhatsApp beantwoord, nagedacht over wat ze vanavond gaan eten, etc. Maar als het dan wel over iets belangrijks gaat hebben ze de helft gemist! Zorg daarom dat iedereen zijn telefoon weg legt en zich echt focust op de vergadering.
5. Voorkom lange monologen
5. Voorkom lange monologen
Hoe langer dezelfde persoon aan het woord is, hoe meer mensen afhaken. Voorkom dus te lange monologen en zorg dat het echt een gesprek blijft. Zolang er meerdere mensen aan het woord komen is het makkelijk je aandacht er bij te houden.
6. Spreek van tevoren een eindtijd af
6. Spreek van tevoren een eindtijd af
Mensen gaan multitasken omdat ze druk zijn, andere dingen te doen hebben en zenuwachtig worden. Om dat te voorkomen spreek je van tevoren een eindtijd af die voor iedereen akkoord is. Zorg dat je je ook aan die eindtijd houdt.
7. Let op stille mensen
7. Let op stille mensen
Zwijgen is niet altijd toestemmen. Soms is de discussie te heftig, durft iemand zich daar niet in te mengen of zijn er andere redenen waarom iemand stil blijft. Check bij belangrijke beslissingen daarom of de stille mensen het ook eens zijn.
8. Plan korte vergaderingen in
8. Plan korte vergaderingen in
Als er veel besproken moet worden, plan dan meerdere korte vergaderingen in. Hoe langer, hoe onproductiever men wordt. Reken op een half uur voor maximale productiviteit.
9. Pauzeer
9. Pauzeer
Wordt het toch langer of is het een vergadering met heftige discussies, pauzeer dan even tussendoor. Dan kan men alles even laten bezinken, onderling de dingen nog even bespreken en erna fris weer verder gaan.
10. Skype!
10. Skype!
Wil je echt productief zijn? Plan dan een video vergadering in. Uit onderzoek blijkt dat maar 4% is afgeleid bij videovergaderingen tegenover 92% in een normale vergadering of 57% met een vergadering via de telefoon zonder beeld.
11. Vat samen
11. Vat samen
Loop aan het eind van de vergadering alle beslissingen nog even door. Is er genotuleerd of is het nog nodig de beslissingen aan iedereen te mailen? Hou dit dan zo beknopt mogelijk om te zorgen dat iedereen het ook leest.
12. Kies een voorzitter
12. Kies een voorzitter
Wil je echt al het bovengenoemde in de praktijk brengen, wijs dan een voorzitter aan die op deze punten let. Is iedereen aan het woord gekomen, is iemand te lang aan het woord, hebben we nog wel tijd en zijn alle doelen behaald?

Bron: Lifehack.org, express.be
Auteur: Sanne de Jong, redactie Hoofdkraan.nl
Auteur: Sanne de Jong, redactie Hoofdkraan.nl


Bron: Lifehack.org, express.be

07-03-2016, 17:47 Geschreven door Ondernemers Blog

Er zijn meer zzp'ers dan ooit. Ruim een miljoen, volgens het CBS, dat is een groei van 120.000 met begin 2015, terwijl er in 2014 een groei van 50.000 was. Steeds meer mensen gaan dus zelfstandig ondernemen. Wat betekent dat? Wat zijn de trends in zzp'ersland voor het komende jaar? Hoofdkraan.nl, het platform voor zzp'ers, zette er tien op een rijtje.

1. Customize oplossingen

Nederland is nog niet helemaal klaar voor zoveel zzp'ers. De belangrijkste diensten waren er tot voor kort alleen voor mensen in loondienst: pensioen, hypotheken. Maar gelukkig komen er steeds meer oplossingen voor zzp'ers, denk aan de vervanging van het AOV: het broodfonds of het BrightPensioen en Knab hypotheken. Deze oplossingen komen veelal voort uit de frustraties van zzp'ers zelf. De politiek komt er dan wel nog niet helemaal uit, maar de zzp'ers weten zelf wel wat beter kan. De komende tijd kunnen we rekenen op alleen maar meer oplossingen.

2. Flexwerken

Met al die zzp'ers samen wordt het alleen thuis werken in je pyjama steeds minder normaal. Ondernemers weten elkaar steeds meer te vinden en komen samen op professionele of juist goed betaalbare flexplekken (link: http://nationaleflexplektest.nl/de-beste-flexplek-van-2015-is/), huren kantoorruimte of spreken af om samen te werken in een café of bij iemand thuis. Op Facebook zijn er al diverse groepen te vinden waar men zich aan kan melden voor een 'huiskamerkantoor'.

3. Virtual teams

Het wordt steeds makkelijker om samen te werken, zelfs als je niet in dezelfde stad woont. Cloud oplossingen maken het je heel makkelijk om bestanden zo op te slaan dat iedereen er overal bij kan. Met Skype overleg je terwijl je meteen verder typt. Een traditioneel bedrijf waar iedereen de meeste dagen samen werkt, samen komt bij de koffie en de lunch wordt steeds minder normaal. Bedrijven die de beste medewerkers willen kiezen er steeds meer voor om virtueel samen te werken, over stadsgrenzen en landsgrenzen heen. Ook in de zzp wereld met de vele startups is dat al normaal en wordt dat de komende tijd nog meer de norm.

4. Waarom 1 bedrijf?

Het is niet meer genoeg om één baan te hebben of een eigen bedrijf. Veel mensen hebben al meerdere banen, een baan én een eigen bedrijf of gewoon meerdere bedrijven. Waarom niet? Als je toch meerdere passies of kwaliteiten hebt, maak er gebruik van! Zo ben je extra flexibel en kun je meegaan met de vraag van de markt. Er is zelfs al een naam voor: de Slashie. In 2015 groeide het aantal zzp'ers met meerdere banen met 36% naar 173.000 mensen. Nu men de ervaringen hoort van anderen zal het alleen maar toenemen.

5. Visuele communicatie

De nadruk van marketing lag al op het visuele. Met de komst van Instagram advertenties in 2015 waren de grote bedrijven al snel om. Zzp'ers en kleinere bedrijven kunnen dit jaar daarom niet achterblijven: onderzoek de mogelijkheden van nieuwe beeldende social media zoals Instagram, Periscope en Snapchat. En zorg ook op de website en de andere social media (Facebook, Twitter, Google+) voor mooi, professioneel beeld en goede video's.

6. Geef content weg

Content marketing is al jaren de trend, maar wordt steeds groter ook voor zzp'ers. Je moet opvallen in die grote zzp'ers menigte, dus proberen velen op te vallen met hun content: ze geven online trainingen, delen tips via Periscope, schrijven informatieve blogs of zelfs een heel e-book. Een website bouwen en af en toe aanwezig zijn op social media is niet meer genoeg: ook als zzp'er moet je blijven nadenken hoe je opvalt en hoe mensen jouw website gaan doorsturen.

7. Blijf leren

Door deze content marketing zijn er zoveel gratis of goedkope manieren tegenwoordig om verder te leren. Op blogs worden alle ontwikkelingen bijgehouden door experts, er worden hele e-books geschreven over nieuwe ontwikkelingen in bijvoorbeeld media en reclameland. En de zzp'ers die niet expert zijn op dat gebied maken daar gretig gebruik van. Met de vele concurrentie moet je zorgen dat in ieder geval de kennis up to date is.

8. Blijf werken aan jouw bedrijf

Je ziet ook dat veel ondernemers hun bedrijf echt serieus nemen. Gewoon maar beginnen en zien waar het schip strandt is niet de manier meer. In de vele Facebook groepen voor startende zzp'ers worden de nieuwe ondernemers al snel gewezen op websites met tips voor een ondernemingsplan, acquisitieplan, etc. Maak een plan: wat is je doelgroep, wat zijn je producten, hoeveel vragen concurrenten, wat is jouw Unique Selling Point, hoe kunnen klanten van jou horen?

9. Balans leven-werk

Zoals het NRC laatst al schreef “alleen sukkels hebben het druk”. Met alle social media, smartphones en andere technische ontwikkelingen is het steeds normaler geworden 24/7 bereikbaar en beschikbaar te zijn. Maar je merkt het al langzaam: mensen raken het zat en willen ook wel eens onbereikbaar zijn. Hoe hard het ondernemersbestaan ook is, ook zzp'ers zullen op hun grenzen gaan staan en een vrije avond en weekend willen.

10. Politiek

Met zoveel zzp'ers kan de overheid er op een gegeven moment niet meer omheen: het is geen trend, het is geen fase, we zijn “here to stay”. De politieke partijen komen gelukkig steeds meer voor de zzp'ers op en hopelijk zal de politiek van 2016 een goed jaar voor zzp'ers maken!

07-03-2016, 17:42 Geschreven door Ondernemers Blog