Vandaag was maar een
kort dagje en eigenlijk eentje zonder veel afwisseling. Ik ben vanmorgen
begonnen met nog wat dingen af te werken van gisteren, het noteren van de
openstaande facturen. De rest van de voormiddag heb ik alle rekeninguittreksels
moeten nakijken van de afgelopen maanden en telkens als ik een betaling van een
aankoopfactuur tegenkwam , moest ik deze factuur gaan opzoeken. Het bedrijf
schrijft steeds nog met potlood op elke factuur een nummer, deze moest ik dan
noteren op het rekeninguittreksel. Het is wel wat extra werk, maar het bedrijf
heeft hiervoor gekozen omdat het dan makkelijker is om iets terug te vinden (en
dit ook heel wat tijd bespaard voor de boekhouder). Morgen zou ik normaal
gezien met de aankoop en magazijnverantwoordelijkeeen gesprek hebben i.v.m. een GIP-opdracht,
ik kijk er al naar uit!
Vandaag heb ik vooral mijn dag gevuld met het noteren en
verwerken van de nog openstaande facturen. Dit wil zeggen dat ik in de boeken
steeds moet nakijken welke facturen (al dan niet dringend) betaald moeten worden.
Dit voor de klanten, particulieren en garages. Dit moest ik dan ook aanpassen
in BOB50 (aanduiden 1,2 of 3° aanmaning of bijstand van een advocaat). Als dit
allemaal gebeurd was, moest ik deze brieven afdrukken (er uiteraard een kopie
van maken voor het bedrijf) en deze verzendklaar maken. Dit word ook nog eens opgeschreven vooraan in
het boek in kwestie (Naam, datum waarop de factuur al moes betaald zijn + het nog
te betalen bedrag).
In de namiddag heb ik om eventjes af te wisselen de
verzendnotas ingeschreven, afgedrukt en ook verzendklaar gemaakt. Gisteren had
ik al eens vermeld op het bedrijfd welke documenten ik allemaal nodig heb (GIP-opdracht)
maar omdat Mevrouw Janssens me vertelde dat ze geen recent organigram meer had
van het bedrijf, hebben we deze samen aangemaakt. Even later kwam zoals
beloofd, de uitgebreidere rondleiding. Omdat er net een voertuig in het atelier
stond mocht ik eens mee in de smeerput, zodat ik alles eens van dichtbij en in
het echt kon zien. Zo kon Meneer Janssens mij makkelijker het belangrijkste uitleggen
over de verschillende soorten bladveren, luchtbalgen en onderdelen. Om mijn dag
af te sluiten heb ik alle openstaande facturen, die ik eerder vandaag al had
verwerkt, in Word geplaatst.
3 verschillende bestanden: Klanten, particulieren en garages
- Naam van klant
- Datum factuur
- Factuurnummer
- Te betalen bedrag
- Eventuele memo (bv. Bij advocaat)
De dag begonnen met wat uitleg over Sage BOB 50, een
boekhoudprogramma. Mevrouw Janssens heeft me bijvoorbeeld getoond hoe je
aankoop- en verkoopfacturen boekt, schuldvorderingdossieren (aanmaningen) kan
opmaken, klanten- en leverancierslijsten aanpast en hoe je alles centraliseert
om daarna te valideren. Ook heb ik kort
wat uitleg gekregen over het programma Colcat, hiermee kan je originele nummers
opzoeken om daarna om te zetten naar een artikelnummer of om bijvoorbeeld een
klant/leverancier op te zoeken. Om uit te testen of ik deze programmas al wat
onder de knie had, mocht ik in de voormiddag leveringsbonnen ingeven. Net voor
de middagpauze heb ik ook nog wat extra uitleg gekregen over de werkwijze van het
bedrijf.
In de namiddag heb ik met BOB50 de betaling van
aankoopfacturen mogen verwerken, die ik dan ook meteen moest controleren met
het rekeninguittreksel in kwestie. Daarna heb ik een kleine rondleiding
gekregen in de werkplaats en ben ik al een kijkje mogen gaan nemen bij de
opslagplaats voor de handelsgoederen. Aangezien mevrouw Janssens zelf alleen
instaat voor de administratieve taken, zal er mij iemand uit het atelier één
van de volgende dagen een uitgebreidere rondleiding geven. Terug op het bureau
heb ik via de verzendingsnota de verkoopfacturen opgesteld, die ik daarna
meteen verzendklaar maakte (documenten printen, in envelop steken en de nodige
postzegel opkleven). En om de dag af te sluiten wordt er nog een back-up
gemaakt en alle verwerkte documenten eventueel nog geklasseerd.
