FREELANCE MANAGEMENT ASSISTANTS

Wie zijn ze?

Dat bedrijven steeds meer werk outsourcen is oud nieuws.  HR diensten, IT services en dergelijke worden meer en meer in handen van daarin gespecialiseerde bedrijven uit de dienstensector gegeven.  Maar ook voor managementondersteunend werk kan men bij externe experts terecht.  Eén van hen is Leen Vandaele, die in 1985 de firma Tandem oprichtte.  Sinds 2007 trappen moeder Leen en dochter Ilse samen op de pedalen.

Wij vroegen Leen Vandaele naar het profiel van de freelance management assistant (FMA).  “Er is geen bepaald profiel qua opleiding,” legt ze uit.  “Iedereen met voldoende kennis van zaken, die op een deontologisch correcte manier dit beroep uitoefent, wil ik gerust als collega aanspreken.  Een werkervaring in loondienst van minstens drie jaar is evenwel aan te raden.  Dit heb je nodig om inzicht te hebben in het intern reilen en zeilen van bedrijven en om de gevoeligheden te kunnen inschatten die in elk bedrijf de kop opsteken.  Wie zich als FMA wil vestigen dient zich er wel bewust van te zijn dat dit een dienend beroep is.  Je bent het toegevoegde paar handen van een zaakvoerder of bedrijfsintern verantwoordelijke.”

Aan welke vereisten moet een goede FMA voldoen?  “Het moet een man of vrouw zijn die het beroep met hart en ziel en met voldoende kennis van zaken uitoefent,” zegt Leen Vandaele.  “De freelancer dient zeer goed te weten welke taken wel of niet kunnen uitgevoerd worden in functie van materiaal, software, kennis, termijn en ervaring.  Bovendien dient de FMA rekening te houden met de eigen kostenstructuur en respect te hebben voor collega’s en marktprijzen.”

Over mogelijke prioriteitsconflicten bij het werken voor verschillende opdrachtgevers zegt zij het volgende: “Elke klant is koning en meent op het ogenblik van de vraag dat hij de enige klant is.  Dat klopt natuurlijk niet.  Daarom maak ik afspraken met mijn vaste klanten over de tijdstippen waarop ik beschikbaar ben.  Daarnaast probeer ik zo flexibel mogelijk tegemoet te komen aan bijkomende vragen.  Elke vraag wordt onderzocht en indien Tandem niet kan helpen wijzen wij hen zonder probleem door naar collega freelancers.”

Wat doen ze?

De taken die bedrijven aan FMA’s delegeren, variëren van volledig office management tot projectcoördinatie en alles wat daar tussenin ligt.  “Wat mij betreft mag je het ‘secretariaatswerk in de breedte’ noemen,” zegt Leen Vandaele.  “Voor sommige klanten doe ik het volledige secretariaat ter plaatse en los dus ook alles op, van problemen met de koffiemachine tot IT problemen en van telefoon tot consultancyrapport.  Voor enkele klanten heb ik vaste tijdstippen waarop bepaalde taken worden uitgevoerd.  Dat kan dan gaan over de opvolging van een specifiek dossier, het boeken van hotels, vliegtuigtickets of het organiseren van meetings.  Dit werk wordt dan eerst op het kantoor van de klant besproken en daarna van op mijn eigen kantoor volledig uitgewerkt en opgevolgd.”

Maar de waaier van diensten die Tandem aanbiedt is veel uitgebreider dan de klassieke secretariaatstaken.  Leen Vandaele geeft o.a. opleidingen in het volwassenenonderwijs, gastcolleges voor hogescholen waar ze ook in adviesraden zetelt, en mini-opleidingen aan bedrijfsleiders.    Via Voka, Syntra, Unizo en andere beroepsorganisaties geeft ze open opleidingen.  Vanuit de bedrijven van haar klanten komen allerlei kleine en grote vragen bij haar terecht en daarvoor maakt ze dan mini-cursussen aan, die centraal worden opgeslagen zodat ze door iedereen uit het bedrijf geraadpleegd kunnen worden.  “Dit kan gaan van eenvoudige tips & tricks tot volledig uitgewerkte cursussen,” vertelt zij.  “Ik ben trouwens niet de enige FMA die opleidingen geeft.  Het voornaamste is dat je bereid bent om je kennis vrij te geven en om ze door te geven op een begrijpelijke en aangename wijze.  Zelf heb ik, lang geleden, een bijkomende pedagogische opleiding gevolgd die mij toelaat om officieel opleiding te geven in de vakken vermeld op mijn basisdiploma.”

Leen Vandaele is ook nog eens rechter in sociale zaken en zorgt ervoor dat ze de nodige erkenningen heeft in het kader van diverse overheidsinstanties zoals bijvoorbeeld de BEA, wat staat voor ‘Budget voor Economisch Advies’.  “Door mijn actieve deelname aan congressen, opleidingen, netwerken en het bezoeken van vakbeurzen, beschik ik over een heel brede waaier aan informatie, die ik op mijn beurt ter beschikking stel van mijn klanten,” zegt zij.

Wie maakt gebruik van hun diensten en waarom?

Leen Vandaele werkt heel graag voor de juridische en commerciële wereld, omdat zij een voorkeur heeft voor deze materie.  Maar zij voert net zo goed projectwerk uit voor multinationals, voor de Europese Commissie en voor de Belgische overheid.

“Wanneer je als bedrijfsleider een taak moet laten uitvoeren kan je vier pistes volgen,” aldus Leen Vandaele.  “Je delegeert ze aan een bedrijfsintern medewerker, een uitzendkracht, een telewerker of een freelancer.  Idealiter zorgt een bedrijf ervoor dat 60% van hun mensen bedrijfsintern werken, met eventuele mogelijkheid tot telewerk vanuit een satellietkantoor of vanuit hun eigen woning.  De overige 40% kan aangevuld worden door flexibelere arbeidsvormen zoals interims of freelancers, wat het bedrijf toelaat om op een kostefficiënte wijze pieken op te vangen.  De uitzendsector stelt interimkrachten ter beschikking, maar dat zijn niet steeds dezelfde mensen, zodat je als werkgever vaak van ‘af’ moet beginnen voor een project waarover iemand anders reeds een diepgaande kennis had opgebouwd.  Uitzendkrachten zijn gebonden aan het arbeidsreglement en werken op de locatie van de opdrachtgever.  Een freelancer, daarentegen, werkt met eigen materiaal en is niet gebonden aan de arbeidswetgeving.  Zij kan van op haar eigen kantoor werken, of op de locatie van haar opdrachtgever.  De betrokkenheid en flexibiliteit zijn veel groter, temeer omdat de investeringen, verzekeringen en alles wat erbij hoort op de schouders van de freelancer rusten.  De klant betaalt de globale factuur op de afgesproken tijdstippen en de kous is af.  Er is geen sociaal passief.

Wanneer moet je ze inschakelen?

Wanneer je als bedrijf een opdracht of project wil laten uitvoeren, en je twijfelt of je dit intern zou doen of outsourcen, kan je daar best een grondige evaluatie aan laten voorafgaan, die het project in al zijn facetten doorlicht.  Tandem stel hiervoor een handige checklist ter beschikking:

1.     Beschik ik over de interne capaciteit  en competenties om deze opdracht met succes uit te voeren?
Indien ja, ga door naar punt 2.
Indien nee, ga door naar punt 4.

2.     Wens ik mijn interne capaciteit hiervoor in te zetten?
Misschien zit je nu al met een overload of is het om boekhoudkundige of andere bedrijfstechnische redenen interessanter om deze opdracht extern te laten uitvoeren.

3.     Is alle noodzakelijke materiaal en software intern aanwezig?
Als dit niet het geval is, gaan we daar dan in investeren, of geven we er de voorkeur aan de opdracht te outsourcen aan een FMA die daar wel over beschikt?

4.     Is het aangewezen om volledig te outsourcen of kan ik interne capaciteit combineren met interims en/of freelancers (project teams)?
Misschien kan je een interne projectverantwoordelijke aanstellen, die dan verder delegeert naar uitzendkrachten of FMA’s.

5.     Kostprijscalculatie
Wat kost het mij om dit project met eigen personeel te realiseren?  Wat kost het mij om dit project gedeeltelijk uit te besteden?  Wat kost het mij om het volledig uit te besteden?

6.     Uitvoering
Als je alle vorige punten nauwkeurig geanalyseerd hebt, ben je nu omringd met de juiste mensen om op de juiste plaats, met de juiste middelen en binnen het juiste kader de opdracht op de best mogelijke manier te laten uitvoeren.

7.     Nazorg
De opdracht is volbracht, het project is afgesloten.  Tijd voor een evaluatie.
- Heb ik, naderhand beschouwd, de beste keuze gemaakt?
- Zijn er tijdens de uitvoering van de opdracht dingen misgelopen en hoe kan ik dat een volgende keer vermijden?
- Ben ik binnen mijn budget gebleven?
- Is deze werkwijze voor herhaling vatbaar?

8.      

Waar moet je ze gaan zoeken?

In de Gouden Gids ga je hen niet vinden, maar even Googlen en je vindt Freelance Management Assistants over heel de wereld, wat Leen Vandaele ertoe brengt erop te wijzen dat je niet perse in eigen streek hoeft te zoeken.  “Of je nu in Luik, Ardooie, Wilsele, Kapellen, Parijs, Berlijn of Mauritius woont speelt in deze virtuele wereld geen rol meer.  Het is de aard van het project die bepaalt of er al dan niet reële afstanden dienen afgelegd te worden.”  Dit maakt het bijvoorbeeld ook mogelijk om bepaalde facetten van een project naar lage loonlanden te outsourcen, op voorwaarde dat daar de benodigde kennis en know-how aanwezig is.

Omdat een FMA maar zoveel werk kan aannemen als ze binnen een aanvaardbaar tijdsbestek kan afleveren, en omdat niet alle FMA’s over dezelfde kennis en kwaliteiten beschikken, kwam Leen Vandaele een aantal jaar geleden op het idee om een job board op de website van Tandem te plaatsen.  “Kan Tandem niet helpen, dan vragen wij of we de job op onze job board mogen publiceren,” zegt ze.  “Andere freelancers kunnen dan rechtstreeks contact opnemen met de opdrachtgever, zonder dat het hen of de opdrachtgever een rooie duit kost.”

Leen Vandaele
Freelance Management Assistant

Tandem bvba
Lieven Gevaertstraat 12, 2950 Kapellen - België
gsm +32 475 70 19 94
fax +32 3 605 65 53
e-mail leen@secretarybe.com
http://www.tandembvba.be
member of  EUMA Belgium (European Management Assistants) http://www.eumabelgium.be

Ereambassadeur Hogeschool Gent http://alumni.hogent.be/enieuws/2011/02nieuwsbrief_februari.cfm

 linkedin : http://be.linkedin.com/in/leenvandaele

 
Deze tekst is gemaakt in samenwerking met freelance journalist en copywriter Paul Carremans. Paul werkt o.a. ook voor "De Zakenwereld" en voor "De Bestuurder". U kan Paul bereiken: paulcarremans@hotmail.com  - http://be.linkedin.com/in/carremans - http://www.everyoneweb.com/wwws/

06-06-2011, 00:00 Geschreven door Leen Vandaele  

WAT IS CONCREET DE BEDOELING??
De bedoeling is dat u op regelmatige basis een bericht toevoegt op uw blog. U kan hierin zetten wat u zelf wenst.
- Bijvoorbeeld: u heeft een blog gemaakt voor gedichten. Dan kan u bvb. elke dag een gedicht toevoegen op uw blog. U geeft de titel in van het gedicht en daaronder in het bericht het gedicht zelf. Zo kunnen uw bezoekers dagelijks terugkomen om uw laatste nieuw gedicht te lezen. Indien u meerdere gedichten wenst toe te voegen op eenzelfde dag, voegt u deze toe als afzonderlijke berichten, dus niet in één bericht.
- Bijvoorbeeld: u wil een blog maken over de actualiteit. Dan kan u bvb. dagelijks een bericht plaatsen met uw mening over iets uit de actualiteit. Bvb. over een bepaalde ramp, ongeval, uitspraak, voorval,... U geeft bvb. in de titel het onderwerp waarover u het gaat hebben en in het bericht plaatst u uw mening over dat onderwerp. Zo kan u bvb. meedelen dat de media voor de zoveelste keer het fout heeft, of waarom ze nu dat weer in de actualiteit brengen,... Of u kan ook meer diepgaande artikels plaatsen en meer informatie over een bepaald onderwerp opzoeken en dit op uw blog plaatsen. Indien u over meerdere zaken iets wil zeggen op die dag, plaatst u deze als afzonderlijke berichten, zo is dit het meest duidelijk voor uw bezoekers.
- Bijvoorbeeld: u wil een blog maken als dagboek. Dagelijks maakt u een bericht aan met wat u er wenst in te plaatsen, zoals u anders in een dagboek zou plaatsen. Dit kan zijn over wat u vandaag hebt gedaan, wat u vandaag heeft gehoord, wat u van plan bent, enz. Maak een titel en typ het bericht. Zo kunnen bezoekers dagelijks naar uw blog komen om uw laatste nieuwe bericht te lezen en mee uw dagboek te lezen.
- Bijvoorbeeld: u wil een blog maken met plaatselijk nieuws. Met uw eigen blog kan u zo zelfs journalist zijn. U kan op uw blog het plaatselijk nieuws vertellen. Telkens u iets nieuw hebt, plaats u een bericht: u geeft een titel op en typt wat u weet over het nieuws. Dit kan zijn over een feest in de buurt, een verkeersongeval in de streek, een nieuwe baan die men gaat aanleggen, een nieuwe regeling, verkiezingen, een staking, een nieuwe winkel, enz. Afhankelijk van het nieuws plaatst u iedere keer een nieuw bericht. Indien u veel nieuws heeft, kan u zo dagelijks vele berichten plaatsen met wat u te weten bent gekomen over uw regio. Zorg ervoor dat u telkens een nieuw bericht ingeeft per onderwerp, en niet zaken samen plaatst. Indien u wat minder nieuws kan bijeen sprokkelen is uiteraard 1 bericht per dag of 2 berichten per week ook goed. Probeer op een regelmatige basis een berichtje te plaatsen, zo komen uw bezoekers telkens terug.
- Bijvoorbeeld: u wil een blog maken met een reisverslag. U kan een bericht aanmaken per dag van uw reis. Zo kan u in de titel opgeven over welke dag u het gaat hebben, en in het bericht plaatst u dan het verslag van die dag. Zo komen alle berichten onder elkaar te staan, netjes gescheiden per dag. U kan dus op éénzelfde dag meerdere berichten ingeven van uw reisverslag.
- Bijvoorbeeld: u wil een blog maken met tips op. Dan maakt u telkens u een tip heeft een nieuw bericht aan. In de titel zet u waarover uw tip zal gaan. In het bericht geeft u dan de hele tip in. Probeer zo op regelmatige basis nieuwe tips toe te voegen, zodat bezoekers telkens terug komen naar uw blog. Probeer bvb. 1 keer per dag, of 2 keer per week een nieuwe tip zo toe te voegen. Indien u heel enthousiast bent, kan u natuurlijk ook meerdere tips op een dag ingeven. Let er dan op dat het meest duidelijk is indien u pér tip een nieuw bericht aanmaakt. Zo kan u dus bvb. wel 20 berichten aanmaken op een dag indien u 20 tips heeft voor uw bezoekers.
- Bijvoorbeeld: u wil een blog maken dat uw activiteiten weerspiegelt. U bent bvb. actief in een bedrijf, vereniging of organisatie en maakt elke dag wel eens iets mee. Dan kan je al deze belevenissen op uw blog plaatsen. Het komt dan neer op een soort van dagboek. Dan kan u dagelijks, of eventueel meerdere keren per dag, een bericht plaatsen op uw blog om uw belevenissen te vertellen. Geef een titel op dat zeer kort uw belevenis beschrijft en typ daarna alles in wat u maar wenst in het bericht. Zo kunnen bezoekers dagelijks of meermaals per dag terugkomen naar uw blog om uw laatste belevenissen te lezen.
- Bijvoorbeeld: u wil een blog maken uw hobby. U kan dan op regelmatige basis, bvb. dagelijks, een bericht toevoegen op uw blog over uw hobby. Dit kan gaan dat u vandaag een nieuwe postzegel bij uw verzameling heeft, een nieuwe bierkaart, een grote vis heeft gevangen, enz. Vertel erover en misschien kan je er zelfs een foto bij plaatsen. Zo kunnen anderen die ook dezelfde hobby hebben dagelijks mee lezen. Als u bvb. zeer actief bent in uw hobby, kan u dagelijks uiteraard meerdere berichtjes plaatsen, met bvb. de laatste nieuwtjes. Zo trek je veel bezoekers aan.

WAT ZIJN DIE "REACTIES"?
Een bezoeker kan op een bericht van u een reactie plaatsen. Een bezoeker kan dus zelf géén bericht plaatsen op uw blog zelf, wel een reactie. Het verschil is dat de reactie niet komt op de beginpagina, maar enkel bij een bericht hoort. Het is dus zo dat een reactie enkel gaat over een reactie bij een bericht. Indien u bvb. een gedicht heeft geschreven, kan een reactie van een bezoeker zijn dat deze het heel mooi vond. Of bvb. indien u plaatselijk nieuws brengt, kan een reactie van een bezoeker zijn dat deze nog iets meer over de feiten weet (bvb. exacte uur van het ongeval, het juiste locatie van het evenement,...). Of bvb. indien uw blog een dagboek is, kan men reageren op het bericht van die dag, zo kan men meeleven met u, u een vraag stellen, enz. Deze functie kan u uitschakelen via "Instellingen" indien u dit niet graag heeft.

WAT IS DE "WAARDERING"?
Een bezoeker kan een bepaald bericht een waardering geven. Dit is om aan te geven of men dit bericht goed vindt of niet. Het kan bvb. gaan over een bericht, hoe goed men dat vond. Het kan ook gaan over een ander bericht, bvb. een tip, die men wel of niet bruikbaar vond. Deze functie kan u uitschakelen via "Instellingen" indien u dit niet graag heeft.


Het Bloggen.be-team wenst u veel succes met uw gloednieuwe blog!

Met vriendelijke groeten,
Bloggen.be-team

06-06-2011, 17:14 Geschreven door