|
I. REGELGEVING EN TERMINOLOGIE IVM. HET BEGRIP FUNCTIEBESCHRIJVING
De regelgeving die verwijst naar een functiebeschrijving (en/of competentieprofiel) is beperkt. Deze begrippen zijn enkel terug te vinden voor de processen van: · werving ; · ontwikkelcirkels ; · interne mobiliteit ; · indienstneming bij arbeidsovereenkomst.
Zelfs als er geen reglementaire definitie is voor de "functiebeschrijving", verplicht artikel 5ter van het besluit Camu te verwijzen naar een functie opgenomen in de cartografie.
Deze verplichting is vooral zeer belangrijk in twee HR-processen: de aanwerving en de bevordering.
Daarenboven is het in de dagelijkse P&O-praktijk belangrijk om dezelfde definities te gebruiken in de verschillende HR-processen waarin de functiebeschrijvingen een rol spelen. De definitie die de federale overheid gebruikt:
functiebeschrijving + competentieprofiel = functieprofiel
Het functieprofiel zoals uitgewerkt binnen de federale overheid bevat 12 rubrieken en bevat alle mogelijke informatie over de functie:
01 Identificatiegegevens (titel van de functie, organisatie, dienst,
) ; 02 Doel van de functie ; 03 Permanente resultaatsgebieden ; 04 Netwerkelementen ; 05 Situering in het organogram ; 06 Positionering in de organisatie (leiding krijgen van
, leiding geven aan
) ; 07 Autonomie ; 08 Impact ; 09 Technische expertise (eventuele diploma-vereisten, kennis, maar ook inwerktijd, ervaring,
) ; 10 Innovatie ; 11 (Generiek) competentieprofiel (generieke competenties) ² ; 12 Specifieke invulling van de functie (een lege ruimte die in functie van specifieke behoeften kan ingevuld worden teneinde te kunnen specifiëren
In functie van het doel, kan deze uitgebreide versie afgeslankt worden. De functiebeschrijvingen in de functiecartografie bevatten enkel de rubrieken 1, 2, 3, 6 en 9, enerzijds om de cartografie niet te overbelasten met ellenlange functiebeschrijvingen en anderzijds omdat sommige rubrieken sowieso toch minder relevant zijn in bepaalde HR-processen.
II. GEVOLGEN VAN DE PUBLICATIE VAN HET KB VAN 20 DECEMBER 2007 HOUDENDE DE CLASSIFICATIE VAN DE FUNCTIES VAN NIVEAU A, VOOR DE AANWERVING EN DE BEVORDERING
A. AANWERVING
De aanvraag tot aanwerving dient te gebeuren op basis van een functie uit de cartografie. Deze functiebeschrijving is echter niet altijd opgesteld in een taal die direct toegankelijk is voor potentiële kandidaten. Overigens, en dit is helemaal normaal, heeft de functiebeschrijving dikwijls een algemeen karakter. Om een goede selectie uit te voeren, die beantwoordt aan de behoeften van de dienst waar de laureaat in dienst zal treden, heeft SELOR bijkomende informatie nodig
Concreet zal het dossier dat aan SELOR wordt overgemaakt de volgende 4 elementen bevatten: * De code van de FB = de code opgenomen in de cartografie bestaande uit 3 letters en 3 cijfers, * De context van de functie = alle informatie die zowel de selectieverantwoordelijke alsook de eventuele kandidaten toelaat deze context goed te begrijpen. Belangrijk hierbij zijn dus elementen met betrekking tot de organisatie (haar opdracht, haar klanten, eventueel haar structuur), tot de directie of tot de dienst waarin de betrekking te begeven is, en m.b.t. de specificiteit van de vacante betrekking, waarbij men blijft binnen het kader van de functie, * Het competentieprofiel dat moet opgesteld worden in functie van het niveau, de doelstelling, de resultaatsgebieden en de inhoud van de functie, * De eventuele opmerkingen van de Stafdienst maar ook, in voorkomend geval, van de lijnmanagers betreffende de gebruikte functiebeschrijving uit de cartografie (wat is meer of minder van toepassing, de accenten waarop prioritair moet getest worden, wat is minder of zelfs niet relevant).
Het aan SELOR doorgestuurde dossier is de basis van het overleg tussen de aanvragende dienst en SELOR. Hoe vollediger het dossier, opgesteld in de gemeenschappelijke taal van het competentiemodel, des te efficiënter en sneller zal de communicatie verlopen.
Wanneer geen enkele functiebeschrijving van de cartografie overeenstemt met de functie die werkelijk moet ingevuld worden, zal hetzij de dienst, hetzij SELOR contact opnemen met de dienst "loopbaan A" om vlug tot een oplossing te komen.
B. BEVORDERING
In het kader van een bevordering is het uiteraard mogelijk elementen van de context en de bijzonderheden van de functie te specifiëren. Het is ook noodzakelijk het competentieprofiel te bepalen.
Om beroepen bij de Raad Van State te vermijden, is het echter aangewezen niet teveel af te wijken van de officiële functiebeschrijving op een manier die door de ambtenaren en de Raad van State als onredelijk zou kunnen beoordeeld worden. In het kort, aanvullen, contextualiseren, specifiëren, ja. Op een substantiële manier wijzigen, neen.
Het is belangrijk ermee rekening te houden dat, indien men uitkomt in fase 3 van de cascade (voor een A3 of een A4), dezelfde beschrijving moet gebruikt worden, op straffe van een beroep mogelijk te maken door een afgewezen kandidaat in fase 1 of 2.
III. Synoptische tabel van de eventuele toevoegingen in functie van het HR proces
HR-proces Instrument Aanvullingen mogelijk? Specificaties mogelijk? mbt. functie-inhoud mbt. diplomas mbt. ervaring (2) opmerkingen Werving statutair bericht van vacantverklaring JA, beschrijving van de concrete post gelinkt aan de vacante betrekking (1)
Dossier over te maken aan Selor: 4 elementen: - Code FB uit cartografie - Context van de functie - Competentieprofiel - Opmerkingen stafdienst en terrein m.b.t. FB
JA, maar de link met een FB uit de overeenkomstige klasse van werving moet worden behouden
Selor evalueert consistentie
Specificatie: JA (indien de algemene vereisten onvoldoende specifiek geformuleerd zijn om te kunnen selecteren volgens de behoeften van de dienst)
Bijkomende ervaring: JA, art. 17, §1, C, van het KB van 2-10-1937 (statuut) laat toe bijkomende ervaring te vragen ervaring = selectiecriterium (bepalen van de kandidaten die in aanmerking komen) en evaluatiecriterium (voor de bepaling van de meest geschikte kandidaat)
Indienstneming contractueel
Bevordering
bericht van vacantverklaring
JA, beschrijving van de concrete post gelinkt aan de vacante betrekking (1)
NEEN
Specificatie: JA
Bijkomende ervaring: NEEN (niet afwijken van de in de FB vermelde ervaring)
ervaring = geen criterium voor toegang tot de selectie maar evaluatiecriterium
Verandering van functie in dezelfde klasse en in dezelfde vakrichting (geen reglementaire formaliteiten)
bericht van vacantverklaring
JA, beschrijving van de concrete post gelinkt aan de vacante betrekking (1)
NEEN
Specificatie: JA
Bijkomende ervaring: NEEN (niet afwijken van de in de FB vermelde ervaring)
ervaring = geen selectiecriterium maar evaluatiecriterium
Verandering van functie in dezelfde klasse maar andere vakrichting (reglementaire formaliteiten)
Mobiliteit
bericht van vacantverklaring
JA, beschrijving van de concrete post gelinkt aan de vacante betrekking (1)
NEEN
Specificatie: JA
Bijkomende ervaring: NEEN (niet afwijken van de in de FB vermelde ervaring) - ervaring = geen selectiecriterium maar evaluatiecriterium - het e-recruiting-systeem van SELOR is gebaseerd op de functiecartografie
Ontwikkelcirkels
rubriek 12 in FB
JA, bijkomende rubriek om individuele nuances (prioriteiten, taken, enz.) te kunnen maken
Om link met de ontwikkel- en prestatiedoelstellingen van de functiehouder te kunnen maken
Functieclassificatie
rubrieken 4, 5, 7, 8 en 10 in de FB
JA, bijkomende rubrieken nodig om de functie te kunnen wegen 4 = netwerkelementen 5 = situering in org. 7 = autonomie 8 = impact 10 = innovatie
(1) zoals in welke dienst de functie zich bevindt, wat deze dienst doet, welke de prioritaire opdrachten (resultaatsgebieden) van de functie zijn, enz.
(2) Het begrip ervaring mag niet verward worden met het begrip anciënniteit: ervaring is een functioneel HR-begrip dat wijst op wat men vooraf jobinhoudelijk moet hebben gepresteerd om in aanmerking te komen voor een bepaalde functie, daar waar anciënniteit een puur administratief statutair begrip is. Beide komen in de regelgeving voor en hierbij dient de kanttekening gemaakt dat de statutaire bepalingen ALTIJD voorrang hebben op eventuele tegenstrijdige bepalingen in functiebeschrijvingen. Voorbeeld: in het kader van een bevorderingsprocedure voor een functie die geclassificeerd werd in A2, wordt ieder personeelslid met 2 jaar klasse-anciënniteit in de klasse A1 toegelaten tot de procedure, zelfs al stelt de overeenkomstige functiebeschrijving dat een welbepaalde ervaring van 4 jaar nodig is om de functie te kunnen uitoefenen.
III. PROCES VOOR HET TOEWIJZEN VAN DE FUNCTIEBESCHRIJVINGEN UIT DE FUNCTIECARTOGRAFIE
Vanaf de inwerkingstredingdatum van het KB van 20 december 2007 houdende de classificatie van de functies niveau A dient gebruik te worden gemaakt van een geclassificeerde functie uit de bijlage van dit KB (en dus de cartografie) voor de processen van:
· werving ; · bevordering ; · overplaatsing via mobiliteit ;
Al deze processen leiden tot het bepalen van een functie-inhoud voor het betrokken personeelslid: een eerste functie-inhoud in het kader van werving, indienstneming of een verandering van functie-inhoud in het kader van bevordering, verandering van functie, mobiliteit. Deze functie-inhoud wordt bevestigd via het functiegesprek van de ontwikkelcirkels (of los van de ontwikkelcirkels voor de stagiairs).
Voor personeelsleden niet recent of op korte termijn betrokken bij één van deze processen: toewijzing via het functiegesprek van de ontwikkelcirkels. De timing kan de organisatie zelf bepalen. Mogelijkheden zijn o.m.: nieuwe functiegesprekken voeren in de loop van de huidige cyclus of wachten tot het functiegesprek aan het begin van de volgende cyclus.
Modaliteiten toewijzing in het proces van de Ontwikkelcirkels
Basisprincipe: functiebeschrijving toewijzen die overeenstemt met de vakklasse van het betrokken personeelslid. Voor duidelijke of niet op te lossen afwijkingen, wordt aangeraden om in het proces van de ontwikkelcirkels verder te werken op basis van de vroeger toegewezen functiebeschrijving die niet alsdusdanig in het betrokken KB openomen is om eventuele juridische problemen te vermijden. Indien deze mogelijkheid ontbreekt (bijvoorbeeld in het geval de vroegere functiebeschrijving volledig opgenomen werd in de functiecartografie), kan eventueel overgegaan worden tot één van de volgende scenarios:
Type afwijking en modaliteiten toewijzing:
a) Toewijzing van een functiebeschrijving uit een lagere vakklasse (of een lager niveau). - Akkoord van personeelslid, functionele chef, stafdienst P&O/personeelsdienst (die voor het geheel van de organisatie de consistentie in de toewijzing bewaakt) ; - Tijdelijke toewijzing + akkoord over de duur van die toewijzing ; - Akkoord over ontwikkelingsplan mbt. een afgesproken functie uit de organieke vakklasse + akkoord over de opvolging (tussentijdse evaluatie) hiervan door de functionele chef.
b) Toewijzing van een functiebeschrijving uit een hogere vakklasse
- Akkoord van personeelslid, functionele chef, stafdienst P&O/personeelsdienst ; - Opent geen recht op bevordering; het personeelslid dient uitdrukkelijk aan te geven dat hij/zij hiervan op de hoogte werd gesteld; - Organisatie moet het nodige doen om binnen een redelijke termijn een bevorderingsprocedure voor de functie uit de hogere vakklasse te starten ; - Eventueel kan de functie via een hoger ambt worden uitgeoefend indien er al een betrekking in deze klasse is voorzien.
c) Toewijzing van een functiebeschrijving uit een hogere vakklasse of een lagere vakklasse aan een contractueel personeelslid
c.1) Contractueel personeelslid - niet-expert - waarover consensus bestaat dat hij/zij effectief een functie uitoefent van de klasse A3 of A4 à de arbeidsovereenkomst kan omgezet worden in een expertencontract in de betrokken klasse, maar alle reglementaire bepalingen die gelden voor de toekenning van een dergelijk contract dienen gerespecteerd te worden (bv. Selectieprocedure via SELOR en voorafgaandelijk akkoord van Ambtenarenzaken);
c.2) Contractueel personeelslid expert waarover consensus bestaat dat hij/zij een functie van de klasse A1 of A2 uitoefent: contract in overeenstemming brengen met de reële situatie met respect voor de Wet op de Arbeidsovereenkomsten (klasse A2 is uitgesloten, behalve voor een aantal diplomas).
06-03-2008 om 00:00
geschreven door uw delege 
|