Mijn meest voorkomende taak was om de uitgaande leveringsbonnen alfabetisch te klasseren.
Wanneer er een bonnetje ontbrak dan kan je via het boekhoudprogramma bob software het ontbrekende bonnetje opzoeken door de nummer in te geven en wanneer er geen details meer bij toegevoegd zijn, wilt dit zeggen dat deze leveringbon alreeds gefactureerd is, en is het dus niet meer nodig om deze te klasseren. Want men maakt bij scheerlinck namelijk twee keer per maand de facturen op en dat gebeurt uit het klassement van de leveringsbonnen en anders zou de klant twee keer voor het zelfde moeten betalen.
De laatste dag werkplekleren verliep zeer rustig. Dit komt omdat de meeste mensen in het begin van de week om de bouwmaterialen komen en niet vlak voor het weekend. Maar dat nam niet weg dat ik mijn ochtend routine niet meer kon uitvoeren. Zoals iedere morgen begon ik terug met de kasticketten van de de dag ervoor op te tellen, te nummeren en ze daarna in te vullen in het dagontvangstenboek. Mijn tweede taak was de uitgaande leveringsbonnen alfabetisch klasseren aan de hand van Bob software. na dat ik de inkomende bedragen van de bankcontact had gecontroleerd en af gepunt kon ik beginnen met het maken van medecontractanten dit gebeurde op het zelfde boekhoudprogramma. Nadat ik deze had afgedrukt mocht ik ze in enveloppen steken zodat ze klaar waren om verstuurd te worden.
Henk gaf mij de opdracht om de prijzen aan te passen die in een excel document staan en het manueel register bij te houden van de aankoopfactures. Na deze opdracht was het zwaarste werk gedaan en heb ik bijna een hele namiddag geklasseerd. De leveringbonnen en bestelbonnen moesten per leverancier geklasseerd worden, hierna volgde het klasseren van de uitgaande leveringsbonnen. Als onderbreking van het klasseren heb ik enkele pictogrammen gemaakt voor in de winkel omhoog te hangen en deze mocht ik later plastificeren. Daarna lag er weer wat klasseer werk op me te wachten. Deze keer was het de beurt aan de uittreksels van 2012. Deze werden op datum geklasseerd, gebundeld per maand en daarna mocht ik deze in het archief gaan plaatsen. Deze ruimte bevind zich helemaal achteraan de winkel. Het is namelijk verplicht dat het bedrijf de documenten zoals zendnota's, facturen, uittreksels enz. zeker 10 jaar bewaard. Het laatste dat werd geklasseerd waren de zendnota's. Deze werden eerst op nummer geklasseerd, gebundeld per pakjes van 500 en daarna mochten deze ook naar het archief. In het totaal heb ik om precies te zijn 761 zendnota's geklasseerd per klant waar later facturen van worden gemaakt, en 228900 gebundeld en gearchiveerd. Hier kroop heel wat tijd in. Nadat dit allemaal gebeurd was, mocht ik aan mijn laatste taak beginnen binnen het bedrijf Scheerlinck Bvba, namelijk de gepresteerde uren van het personeel uitrekenen.
Wanneer het 17u was, was het tijd om afscheid te nemen. Ik vond het een zeer toffe week, en ik ben blij dat ik deze ervaring heb mogen meemaken. De sfeer binnen het bedrijf is er zeer goed ondanks dat het presteren tegen de tijd soms wat voor spanning kan zorgen. De mensen binnen het bedrijf waren allemaal zeer sympathiek en vertelde mij dat ze tevreden waren over mij. Ik was zeer blij dat ik dit mocht te horen krijgen en ik kon met een goed gevoel afscheid nemen van het bedrijf.
Ik wist meteen wat er mij te doen stond wanneer ik Scheerlinck Bvba vandaag binnenkwam. Zoals iedere ochtend begon ik met de kasticketten van de dag ervoor op te tellen, ze te nummeren en daarna invullen in het dagontvangstenboek. Hierna volgde het alfabetisch klasseren van de uitgaande leveringsbonnen adhv het boekhoudprogramma Bob software. Daarna kreeg ik terug de opdracht om de opmaak van de productfyches te wijzigen zodat die bij het afdrukken op 1 bladzijde passen.
Tussen het klasseren van leveringsbonnen en de juiste leveringsbon bij de betrekkende factuur plaatsen door, ben ik foto's gaan nemen van de winkel, het magazijn en de toonzaal. De toonzaal bevind zich boven de winkel. Hierin staan de vloeren, gevelstenen en de parket uitgestald. En in het magazijn bevind zich de voorraad van het isolatiemateriaal. Nadat ik foto's ben gaan nemen kon ik verder met het controleren en afpunten van de inkomende bedragen van hun bankcontact.
Na de middag pauze had ik vragen gesteld aan de zaakvoerder wat betreft de doelstellingen, missie en visie van het bedrijf. Hierna toonde Joerie mij hoe men leveringnota's maakt aan de balie en daaruit vloeide dan het maken van de facturen. Dit alles gebeurd in het boekhoudprogramma Bob software. Dit heb ik ook enkele keren zelf mogen doen, en deze opdracht staat ook morgen op mij te wachten. Het is wel nodig dat Joerie mij begeleid in deze opdracht want iedere klant en ieder goed heeft zijn unieke code en deze weet ik natuurlijk niet vanbuiten.
Na deze nieuwe ervaring kon het wat rustiger aan en heb ik facturen in enveloppen gestoken en de gepresteerde werkuren van het personeel uitgerekend. Henk, de man van mijn mentor, mevrouw Nadine had nog een opdracht voor mij in excel, ik mocht de prijslijst aanpassen met nieuwe prijzen. Hierna heb ik nog een laatste keer de leverinsbonnen geklasseerd en nadat ik de bestelbonnen bij de juiste leveringsbonnen had toegevoegd en deze had geklasseerd per leverancier, zat mijn voorlaatste dag erop.
Toen ik aankwam deze morgen lagen er al verschillende taken op mij te wachten. Ik kon dus meteen voor een periode aan de slag. Ik begon zoals iedere morgen met de kasticketten van de dag ervoor op te tellen, deze nummeren en daarna het dagontvangstenboek invullen. Vervolgens uitgaande leveringsbonnen alfabetisch klasseren en het manueel register bijhouden van betalingen van de aankoopfactures. Ik ben hiermee ondertussen al vertrouwd.
Vandaag was mijn mentor, mevrouw Nadine niet aanwezig en ging ik bij een andere bediende, namelijk mevrouw Christine om taken vragen. Zij gaf mij een aantal facturen die ik per leverancier mocht klasseren. Daarna mocht ik de inkomende bedragen van het bankcontact controleren en deze bedragen afpunten wanneer ze overeen kwamen. Vervolgens kreeg ik een lijst met excel documenten. Het waren productfiches die wanneer ze werden afgedrukt slechts 1 blad in beslag mochten nemen. Ik heb voor al deze fiches de opmaak gewijzigd en de grote van kolommen aangepast. Hierna had ik juist nog genoeg tijd over om de laatste keer de uitgaande leveringsbonnen alfabetisch te klasseren nadat ik ze gecontroleerd had met het boekhoudprogramma Bob software. Na deze opdracht zat de 3e dag van deze observatie week erop.
De tweede dag van de week werkplekleren verliep terug zeer vlot. Wanneer ik de kantoren binnenstapte lagen mijn vaste taken al op me te wachten. Hiermee start ik namelijk iedere ochtend. Terwijl ik de kasticketten van de dag ervoor aan het optellen was, kwam mevrouw De Medts aan op het bedrijf om een kijkje te nemen of alles vlot verloopt en of ik nog vragen had voor haar. Maar aangezien dat alles goed lukt had ik geen vragen en kon ik verder gaan met de kasticketten te nummeren en ze daarna invullen in het dagontvangstenboek.
Daarna mocht ik mijn meest voorkomende taak doen, namelijk de uitgaande leveringsbonnen alfabetisch klasseren met behulp van het boekhoudprogramma Bob software.
Om 10 uur mocht ik starten met een simpele opdracht, namelijk het aanvullen van de display in de toonzaal. Hierna kon ik terug achter mijn bureau gaan zitten om barcodes in een excel-document in te voegen bij de prijslijst, dit heb ik meerdere keren gedaan deze dag. Mijn volgende taak was om de inkomende bedragen van het bankcontact te controleren en afpunten. Ze houden in het bedrijf een boek bij waar alle bewijsjes van de bankcontact worden in gekleefd en deze worden later getekend als de bedragen overeenkomen.
Vandaag heb ik ook de aankoopverantwoordelijke aangesproken, meneer Kiekens Henk. Hij heeft mijn vragen beantwoord ivm de voorraad, de aankoopprodecures, de verkoopprocedures en de magazijnprocedures. Meneer Henk heeft zoveel mogelijk van mijn vragen beantwoord. Na dit gesprek ben ik samen met mijn mentor, mevrouw Scheerlinck opzoek gegaan naar allerlei documenten die we verder in de klas gaan bekijken. Zij gaf mij verschillende mappen waar ik onder haar toeziend oog het correcte document mocht uithalen en er een kopie van nemen.
Mijn middagpauze was aangebroken en ik kon om 12u30 meteen verder gaan met het manueel register bij te houden van de betalingen van de aankoopfacturen. Hierna heb ik voor de tweede maal de uitgaande leveringsbonnen geklasseert. Als ontspanning ben ik buiten fotomateriaal gaan maken van hun uitgestalde klinkers, en vloeren. Ook van de ruwbouw materialen die buiten gestockeerd staan. Toen ik terug binnen kwam kreeg ik nog allerlei taken waarmee ik al vertrouwd was van de dag ervoor. Taken zoals : leverinsbonnen bij de factuur toevoegen, controleren of dat de geleverde hoeveelheid overeenstemt met de gefactureerde hoeveelheid. Barcodes ingeven in een excel prijslijst. Ik vind het tof dat ik eigenlijk al deze taken zelfstandig kan doen. Nadat alles kort word uitgelegd laten ze mij deze taken vervullen waardoor ik een gevoel krijg dat iedereen me betrouwt. Wanneer ik vragen heb of ik twijfel aan iets kan ik het altijd vragen aan de bediende die naast mij aan haar bureau zit te werken.
Maar vandaag kreeg ik ook nieuwe taken. Ik beantwoorde prijsaanvragen en stuurde deze door via fax. In excel moest ik ook formules maken en aanpassen. Ook heb ik het organigram van het bedrijf gemaakt. Om deze tweede dag af te sluiten mocht ik voor een laatste keer de uitgaande leveringsbonnen alfabetisch klasseren.
Mijn eerste dag bij Scheerlinck Bvba is zeer vlot voorlopen. Om 8.30 ben ik aangekomen in het bedrijf. Mijn mentor, Nadine en de andere werknemers hebben mij goed ontvangen.
Ik kon meteen aan de slag gaan met mijn eerste taak namelijk de kasticketten per dag optellen, nummeren en ze daarna in vullen in het dagontvangstenboek. Zowel voor cash als voor Bankcontact. Dit gebeurt iedere ochtend.
Mijn tweede taak was de uitgaande leveringsbonnen alfabetisch klasseren per klant. Dit moest ik verschillende keren per dag doen. Na de eerste keer mocht ik de leveringsbonnen controleren met het boekhoudprogramma Bob software 50. Wanneer er een leveringsbon mistte moest ik deze afdrukken en ook klasseren per klant. Hier kroop veel tijd in het is dus belangrijk dat dit meermaals per dag gedaan word want anders stapelt dit werk zich op. Iedere klant krijgt zijn eigen mapje in het klassement. Hierdoor werd het mij al snel duidelijk hoeveel klanten Scheerlinck Bvba over de vloer krijgt. Het valt ook op dat vele klanten meermaals op dezelfde dag komen, dit zorgt voor veel sorteer werk. Op het einde van de maand worden van de leverinsbonnen facturen van gemaakt.
Na mijn middagpauze van een halfuur kon ik aan de slag met de volgende opdracht namelijk het manueel register bij houden van betalingen van aankoopfacturen. Hierop werd de leverancier, datum van de levering, het bedrag, en de datum waarop de betaling verricht werd genoteerd.
Vervolgens moest ik de aankoopfacturen eens vans dichterbij gaan bekijken. Mijn taak bevatte de leveringsbon bij de factuur toevoegen, nagaan of de geleverde hoeveelheid overeenkomt met de gefactureerde hoeveelheid, en ten slotte de prijzen controleren. Dit laatste gebeurde met uitgebreide prijslijsten in excel die geklasseerd werden per leverancier.
De rest van de dag werd opgevuld door eenvoudige taken zoals facturen in enveloppen stoppen en het uitrekenen van de gepresteerde werkuren van het personeel. Om de dag af te sluiten mocht ik nog een laatste keer de leveringsbonnen controleren en klasseren.
