Microsoft Access als een Applicatie Ontwikkelingssysteem
18-02-2012
Microsoft Access als een Applicatie Ontwikkelingssysteem
Een data management probleem bestaat steeds uit twee delen. Eerst en vooral moet je precies kunnen definiëren welke data je nodig hebt, hoe ze moet opgeslagen worden en hoe je toegang tot ze krijgt. Ten tweede heb je een eenvoudige manier nodig om alle veel voorkomende taken van het probleem te automatiseren. Zo wil je bijvoorbeeld niet elke keer wanneer je een nieuwe bestelling moet invoeren, een query uitvoeren om de klant op te zoeken in de 'klanten' tabel en de tabel 'bestellingen' opendoen en een nieuw item aanmaken, vooraleer je de gegevens van de bestelling kan invoeren. En nadat je de gegevens voor de nieuwe bestelling hebt ingegeven, wil je niet de tabel met producten doorlopen om de grootte, prijs en kleur van de bestelling op te zoeken.
Geavanceerde word processing software laat je toe templates en macro's te definiëren om het creëren van documenten te automatiseren, maar deze software is niet ontworpen om complexe problemen te behandelen. In een excel rekenblad kan je formules ingeven die toelaten berekeningen te automatiseren. Als je een gevorderde excel gebruiker ben, creëer je waarschijnlijk ook macro's of Visual Basic procedures om het invoeren en valideren van data te automatiseren. Wanneer je met veel data werkt, heb je waarschijnlijk ontdekt hoe je een rekenblad als een 'database' container gebruikt en referenties naar bepaalde delen van de data gebruikt voor berekeningen.
Het is inderdaad mogelijk vrij complexe applicaties te ontwerpen door het gebruik van rekenbladen, maar je beschikt niet over de debugging en management tools die je nodig hebt om op een eenvoudige wijze een goede data management applicatie te ontwerpen. Zelfs een toepassing zo eenvoudig als een lijst met genodigden en geschenken voor een huwelijk, kan veel beter behandeld worden in een database. Database systemen zijn specifiek ontworpen voor het ontwikkelen van applicaties. Ze bieden de data management en control tools die je nodig hebt en geven ook de mogelijkheid verschillende delen van je applicatie the catalogeren en hun relaties te beheren. Je krijgt ook samen met het database systeem een volledige programmeertaal en debugging tools.
Wanneer je een meer complexe database applicatie wil maken, heb je een krachtig management systeem voor een relationele database nodig en een applicatie development systeem om je te helpen met het automatiseren van taken. Virtueel gezien bieden alle database systemen de mogelijkheid om aan applicatie design te doen. Zo kunnen programmeurs of gebruikers van het systeem procedures definiëren die nodig zijn om het creëren en manipuleren van data te automatiseren. Spijtig genoeg moet je voor veel database applicatie ontwikkelingssystemen programmeertalen kennen, zoals C of Xbase, om procedures te definiëren. Deze talen zijn erg rijk en krachtig, maar je moet ervaring hebben vooraleer je ze op een goede manier kan gebruiken. Om echt voordeel te halen uit deze systemen, moet je leren programmeren of een programmeur inhuren of een kant-en-klare database applicatie kopen (die mogelijk niet precies biedt wat je nodig hebt) van een software ontwikkelingsbedrijf.
Gelukkig maakt Microsoft Access het mogelijk op een eenvoudige manier database applicaties te ontwerpen en op te bouwen zonder een programmeertaal te moeten leren. Je begint in Access met het definiëren van relationele tabellen en velden in deze tabellen die de data bevatten. Al snel zal je overgaan tot het definiëren van acties op deze data via formulieren, rapporten, webpagina's, macro's en Microsoft Visual Basic.
Je kan formulieren en rapporten gebruiken om te definiëren hoe data moet afgebeeld worden en berekeningen uit te voeren, zoal in spreadsheets. In dit geval zijn de layout en berekeningen gescheiden van de data in de tabellen. Je hebt dus de volledige flexibiliteit om data op verschillende manieren te gebruiken zonder ze te veranderen. Je definieert eenvoudigweg een nieuw formulier of rapport die dezelfde data gebruikt.
Wanneer je acties in een eenvoudige applicatie wil automatiseren, biedt Access de mogelijkheid een macro te definiëren om te reageren op bepaalde gebeurtenissen (zoals het klikken op een knop om een rapport te openen) of formulieren met rapporten te verbinden. Wanneer je een complexere toepassing wil maken, kan je Visual Basic procedures gebruiken.
Access biedt geavanceerde database applicatie ontwikkelingsmogelijkheden niet alleen om data in de eigen database structuur te gebruiken, maar ook informatie die opgeslagen is in andere database programma's. Misschien is de grootste troef van Access wel dat het mogelijk is om data te importeren van spreadsheets, text bestanden, dBASE files, Paradox en FoxPro databases en elke SQL database die de ODBC standaard ondersteunt. Dit wil zeggen dat je Access kan gebruiken om een Windows applicatie te maken die data kan ophalen van een netwerk SQL server of van een mainframe SQL database.
Indien je vaak met bepaalde gegevens werkt en je het zou zien zitten om je werk te vergemakkelijken met een database applicatie, maar je hebt niet de tijd noch de kennis om eraan te beginnen, kan je altijd beroep doen op een access programmeur. Neem alvast een kijkje op http://www.blogvan.nl/appid voor meer informatie over dit onderwerp.
Deze informatie en veel meer kan je terugvinden in het boek Microsoft Office Access Inside Out
