Verslag Vergadering Werkgroep van 15 september 2010
- De 2e Algemene Vergadering van 2010 zal plaatsvinden op woensdag 27 oktober in het zaaltje naast t Dorpsgenot. Aanvang is voorzien om half negen. Eric zal binnenkort de uitnodigingen versturen en als aanvangsuur kwart na acht zetten zodat er om half negen kan gestart worden. Reservering van de zaal zal gebeuren door Steven.
- Het lidgeld voor 2011 blijft ongewijzigd, dit wil zeggen 30 euro. De stortingen van het lidgeld zullen gevraagd tijdens de AV zodat de aanvragen voor de vergunningen van 2011 tijdig kunnen gebeuren.
- Alex van de Bank zal de polsbandjes die we gebruiken tijdens onze tourtocht sponsoren. Eric zal Hugo zo snel mogelijk van elke kleur een bandje bezorgen.
- Er zal vanaf volgend jaar tijdens onze organisatie kalk gebruikt worden op de plaatsen waarvan we weten dat er pijlen verdwijnen.
- Er zullen 5000 pijlen besteld worden in 2 kleuren, nl geel zwart, de meest opvallende kleuren. Prijs is 975 euro exclusief BTW.
- De verschillende ritten voor onze toertocht zullen nog eens gecontroleerd worden door Hugo. Eventueel wordt er voor de lange afstand met een lus gewerkt zodat de bikers van de grootste afstand 2x dezelfde bevoorrading zullen passeren.
- Voor de GPS tocht moet het parcours nog verkend worden en de bevoorrading van deze rit zal op dezelfde plaats gebeuren als de nachttocht. Het vertrek van de GPS tocht zal hierdoor later plaatsvinden, nl vanaf 15 uur.
- Hugo zal Patrick vragen om hem te helpen bij de voorbereidingen van onze toertocht.
- De verkenning van onze toertocht zal zoals elk jaar plaatsvinden op 11 november, als het weer dit toelaat. Er zal in 2 groepen gereden worden, 1 groep rijdt de marathon van 70 km en 1 groep rijdt de tocht van 42 km. Verantwoordelijke voor groep 1 is Hugo en verantwoordelijk voor groep 2 is Patrick. Indien één van deze personen belet is zal er gezocht worden binnen de werkgroep voor een andere verantwoordelijke. Eric zal zoals elk jaar zorgen voor de bevoorradingsposten.
- Kurt wordt gevraagd om na te vragen dat we kunnen gebruik maken van de startboog van Wurth.
- Steven zal contact opnemen met Isostar voor de sponsoring van onze tocht, Eric zal Van Eyck contacteren.
- Voor het weekend van volgend jaar werd er door Joris voorgesteld om naar Luxemburg te gaan en dit tijdens het weekend van 20 22 mei. Past dit voor iedereen ? Hij stelt voor om er een etappeweekend van te maken dwz van hotel naar hotel (met rugzak ? J)
- Hugo en Eric zullen zo snel mogelijk het reglement voor de verhuring van de douchewagen aanpassen.
- De nieuwjaarsreceptie van de Rillaarse Bikers zal volgend jaar plaatsvinden op vrijdag 21 januari. De organisatie zal gebeuren door Hugo en Eric.
- Frank zal contact opnemen met Steven Vlemincx voor de website. Regelmatig de frontpage veranderen, alle leden inbrengen met foto en een persoonlijke omschrijving, tandem Rillaarse Bikers promoten, af en toe een verslag van zondagvoormiddag enz. Graag zo snel mogelijk al enkele aanpassingen.
- Frank zal een mail sturen naar alle leden dat ze de afterbike kledij van onze club willen komen passen zodat die bestelling zo snel mogelijk kan geplaatst worden.
- Eric zal contact opnemen met Vermarc voor een kleine wijziging van onze vernieuwde kledij.
- De nieuwe prijslijst zal begin volgende maand opgestuurd worden en Eric zal zoals elk jaar een aangepaste prijslijst voor de leden maken.
- Bert vermeld dat er de volgende maanden nog heel wat uitgaven zullen gebeuren. Betaling van de pijlen, van de afterbike kledij, uitbetaling van het puntensysteem en een deel van de nieuw kledij en tenslotte de nieuwjaarsreceptie.
- Hij vraagt ook dat er voortaan voor elke uitgave eerst een prijsofferte wordt voorgelegd op een vergadering van de Werkgroep.
- Kasverslag : op de lopende rekening staat er 3408,52 euro + 8665,53 euro op onze spaarrekening. Dit is een totaal van 12074,05 euro.
- Weekend Spanje : Vliegtuigtickets : 1397,78 euro
Verblijf in Spanje : 4200 euro
Uitgaven in Spanje : 1300 euro
Bijdrage van de leden : 2800 euro
De reis heeft dus voor de club 4097,78 euro gekost.
22-09-2010, 08:35
Geschreven door werkgroep
|