Aanwezig: Isabelle Brouckaert (56), Jo van Herck (43), Joke Manderveld (65), Gerd Willemen (47), Mieke Mandelaers (26) en Oktay Özçelik(63).
Verontschuldigd: Philip Uten (93), Sarah van Herck (43), Luc Herman (53), Steven, Loes en Krieke.
Als iedereen aanwezig is, doen we even een kennismakingsrondje .
Volgens de agenda moeten we het eerst over de straatvereniging hebben. Iedereen is het erover eens dat als de straatreceptie een succes blijkt, we zeker door moeten gaan. Niet alleen met de straatreceptie als jaarlijks terugkerend evenement, maar andere activiteiten kunnen dan in de toekomst ook.
Het lijkt toch logischer om eerst de straatreceptie zelf te bespreken. Na 6 januari kijken we verder naar de mogelijkheden van een eventuele straatvereniging.
Stand van zaken. We hebben de toelating om de straat af te zetten van 12h tot 23h. Om de bedrijven in onze straat niet teveel te storen, zetten we de straat pas tegen zessen af. De receptie zelf vindt plaats van 19u 23u. We lenen van de stad een tent (om de drank en hapjes onder te zetten) en lenen ook 5 tafels en 25 stoelen. 22 november haalt Isabelle 20 affiches op in het wijkkantoor, evenals 150 kleurplaten van de opsinjoren kleurplaatactie. Kopieën kunnen we ook laten maken bij het wijkkantoor, gratis. Verder hebben we een uitgebreide reglementering ontvangen van de brandweer. We krijgen ook subsidie van Opsinjoren. Wat de bedoeling ongeveer is? Een straatreceptie om andere mensen uit onze straat te leren kennen, bij te praten en dat onder het genot van een hapje en een drankje. Iedereen is het met die doelstelling wel eens. Isabelle heeft contact gehad met Pelsmaekers en daar kunnen we verkeersborden lenen zodat op 6 januari in ieder geval geen autos in de buurt van nummer 56 geparkeerd staan.
Uitnodiging en inschrijfformulier . Er moet een uitnodiging komen die eind volgende week, misschien iets later, bij iederen in de bus zit. Isabelle stelt een ontwerp op, Jo zorgt voor een engelse versie, Oktay voor de turkse, Gerd voor een poolse en franse, Joke vraagt Steven om een spaanse vertaling. We proberen dit zo snel mogelijk bij elkaar te krijgen. We mogen niet vergeten er een verontschuldiging in te plaatsen naar de mensen toe die niet aan het initiatief deelnemen. Bij de uitnodiging komt ook een inschrijfformulier. Dit schept geen verplichtingen, maar we krijgen wel een idee van hoeveel mensen er ongeveer zullen komen. Uiterste inleverdatum: 18 december 2005. De kleurplaten worden hier niet bij gestopt. Aan de ene kant wordt het pakketje dan te dik, aan de andere kant weten we niet waar hoeveel kinderen wonen. De kleurplaten kan men ophalen op nummer 56. Philip had ook geopperd dat het misschien handig is bij anderstalige mensen even persoonlijk langs te gaan met de uitnodiging.
Catering - eten . We vragen ons af of het mogelijk is de mensen uit de straat een hapje mee te laten nemen. Dat kan gaan van cake tot gebak, tot hartige hapjes, cultuurgebonden hapjes,..... We kunnen het in ieder geval proberen en besluiten op het inschrijfformulier te vragen of men iets mee wil nemen en wat men dan wil meenemen. Indien we niet genoeg hapjes hebben, zetten we ook wat knabbeltjes op de tafels. Het eten is gratis.
Catering drank . Wat zullen we schenken? Gluhwein, soep, warme chocolademelk, thee, fruitsap, water. We willen per drankje 50 eurocent vragen. Wie zich inschrijft krijgt wel 1 of 2 bonnetjes gratis per persoon. We moeten nog met de cateringafdeling (Krieke en Loes?) overleggen wat haalbaar is. Als we een opbrengst over houden, wordt deze geïnvesteerd in toekomstige projecten. We zorgen ook voor een promotie met boekjes van 5 bonnetjes voor 2 euro. Joke belt om te informeren of er voor gluhwein alleen ook een tapvergunning nodig is en vraagt de nodige formulieren aan.
Kunnen we misschien met een groothandel/winkel regelen dat wat over is, terugkan?
Meteen wordt de vraag over sponsoring gesteld. Dit om kosten als eten, drank, kadobonnen voor artiesten,.... te bekostigen. Momenteel hebben we de bijdrage van opsinjoren, zowel financieel als logistiek, maar in de toekomst kunnen we er wel gebruik van maken. Wie wat weet... we horen het graag!
Opbouw . Een aantal mensen is vrij op die vrijdag en komen graag helpen. We spreken af op vrijdagnamiddag de tent op te zetten en te versieren. Volgende vergadering concretere afspraken.
Muziek . Joke belt Sabam op. Ook hier vraagt ze de formulieren op. Jo speelt in een band die volksmuziek speelt. Hij vraagt hen of het lukt die avond even voor sfeer te zorgen. Kunnen ze niet, dan wil hij wel een half uurtje sfeer maken met livemuziek. Verder vraagt Joke aan Steven om haar in contact te brengen met de peruvianen aan het eind evan onze straat. Misschien kunnen zij ook muziek maken. Verder zorgen we voor sfeermuziek via een muziekinstallatie. Isabelle informeert bij de wijkvereniging van de Victor Jacobslei waar je deze het beste kan lenen.
Verwarming/stroom..... Isabelle vraagt inlichting bij Victor Jacobslei, maar klopt ook even bij Opsinjoren aan. Partytenten? Isabelle en Gerd hebben er 1. Wie nog?
Promotie. Niet alleen naar de bewoners toe, maar ook andere wijkverenigingen aanschrijven. Misschien sturen ze een vertegenwoordiger en kunnen we contacten leggen. Verder schrijft Joke een persbericht die we dan naar de regionale pers kunnen sturen. Isabelle zoekt daarvoor de adressen en contactpersonen bij elkaar. Iedereen mag weten dat er wat gaat gebeuren in de Van Luppenstraat! Joke vraagt haar buurvrouw of ze wat digitale fotos wil nemen die we kunnen gebruiken op de website, voor promotie,......
Milieu . Joke belt Ecohuis ivm herbruikbare bekers. Daar moeten we wel een borg voor betalen. Isabelle vraagt bij Opsinjoren na of we vuilnisbakken kunnen lenen, dit is net iets makkelijker dan losse vuilbakzakken. Servetten ipv borden? Bij Cateringploeg navragen. Na de receptie moet er opgeruimd worden!
We mogen verder niet vergeten te tellen hoeveel mensen er ongeveer aanwezig zullen zijn.
Entertainment . Naast de muziek ook iets voor de kinderen? Joke vraagt na bij de circusartiesten die ook bij de optocht van het militair hospitaal aanwezig waren. Isabelle kijkt voor schmink. De kleurplaten worden opgehangen en er worden 5 winnaars uit eigen straat gekozen. Gerd vraagt bij een kennis na wat deze precies met kindervertellingen doet.
De vergadering wordt afgesloten met een datum voor de volgende vergadering: woensdag 21 december 2005 om 20u bij Joke op nummer 65 .
17-11-2005 om 12:49
geschreven door Isabelle
|