Manuel du Trésorier de Lions Clubs
Exercice 2003 - 2004
01-07-2003
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Chère amie,

Cher ami,

La fonction de trésorier n’est pas à prendre à la légère. Elle est un mélanger de rigueur et de diplomatie. Rien n’est plus délicat que de contraindre un ami à respecter ses engagements.

En intégrant des Lions Club, nous avons tous pris l’engagement de payer une cotisation. La destination de ces cotisations est parfaitement connue et leur utilisation est entièrement contrôlée.

Il te faudra être ferme et précis sur les délais que tu accorderas à tes amis si tu veux respecter tes propres engagements envers le District.

Sans les cotisations de ton club la vie du district serait impossible. A contrario, sans l’action du district, ton club n’aurait pas plus d’importance qu’une simple association de quartier.

Ton rôle est de ce fait particulièrement important. Ton club a mis en toi sa confiance.

Le gouverneur m’a confié la mission de t’assister.

Ce séminaire doit nous permettre de mettre tous les atouts de notre côté pour réussir l’année Lions 2003/2004.

Je te remercie de ta précieuse collaboration.


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Robert Bertrand
Gouverneur du District 416 Maroc
Exercice 2003 - 2004
E-mail :bertrand.robert@skynet.be
Url : www.bloggen.be/bertrandrobert









 

                  

LE TRESORIER

Le Trésorier est le Lions chargé des finances du club.

Il est membre du Conseil d’Administration et du Bureau du Club.

Avec le Président et le Secrétaire, il est membre du Comité consultatif de Zone et doit obligatoirement, sauf cas de force majeure, assister aux:

è Réunions de formation organisées par le Gouverneur

è Congrès de district et aux réunions de district ou de zone auxquelles il pourra être provoqué.

LE TRESORIER ET SON CLUB ……

Avant de prendre ses futures fonctions, le Trésorier:

v Conviendra d’une réunion avec le Trésorier sortant qui lui transmettra tous les documents comptables nécessaires à la bonne continuité du club et lui expliquera les diverses tâches à accomplir.

v Prendra connaissance de la documentation fournie par le siège international et le district.

v Veillera tout particulièrement à ce que, dès le 01 juillet, le Président entrant et lui-même puissent faire fonctionner le (s) compte(s) bancaire(s).

Il faudra vérifier au préalable que la banque a bien reçu les documents officiels justifiant le changement de signature (décision de l’Assemblée Générale nommant le nouveau Président et le nouveau Trésorier).

Nous vous rappelons que c’est le Président du Club qui détient tous les pouvoirs qu’il peut déléguer. C’est lui qui donnera procuration au Trésorier.

Pour un meilleur suivi et une meilleure gestion de la trésorerie, il est vivement conseillé conserve que le trésorier conserve les chéquiers et qu’il soit le seul à établir les chèques et à les signer.

v Etablira, en liaison avec le Président élu, le Président et le Trésorier sortants et éventuellement la commission des finances du club, un projet de budget qui permettra de fixer la cotisation dont les membres du club devront s’acquitter au titre du nouvel exercice.

A dater du 01 juillet, date officielle d’entrée en fonction, le Trésorier:

v Fera approuver le budget prévisionnel par le nouveau conseil d’administration.

v Lancera l’appel de cotisations aux membres du club pour l’année, ou tout au moins pour le semestre.

v Prendre soin de régler avant la fin juillet les cotisations nationales et internationales.

Nous verrons plus loin les modalités pratiques de ces versements.

Tout au long de l’année Lions, le Trésorier:

v Veillera à l’encaissement des cotisations des membres de son club qui alimentera sa propre trésorerie.

v Réglera les cotisations dues pour le district et le siège international.

Ø Celui de juillet 2003 basé sur les effectifs du R.M.E.( C23) au 30 juin 2003

Ø Celui de janvier 2004 basé sur les effectifs du R.M.E. ( C23) au 31 décembre 2003.

Il est donc indispensable de travailler en collaboration avec la Secrétaire du club. Vous devez être absolument d’accord sur le nombre de membres déclarés car vous réglez en fonction de ce chiffre.

En effet, si le Secrétaire oublie de sortir un membre et le déclare sur le R.M.E. (C23) à ces dates, vous serez obligé de régler la cotisation. De plus, notre comptabilité étant informatisée, vous recevrez des lettres de relance car nous ne pourrons malheureusement plus corriger cette erreur.

v Encaissera les recettes et réglera les dépenses qui ne seront engagées qu’avec l’accord du Président. Par sécurité, il semble préférable que toutes les opérations soient effectuées par chèques. Si certaines sommes étaient reçues en espèces, celles-ci seraient aussitôt remises sur le (s) compte (s) des clubs.

 

v Tiendra à jour les registres comptables et les comptes bancaires du club:

v Compte de fonctionnement

v Compte d’œuvres sociales

v Surveillera avec attention la bonne exécution du budget approuvé en début d’exercice. Il est recommandé d’établir trimestriellement une situation simplifiée de trésorerie qui permettra au Président et au conseil d’administration de prendre toutes dispositions utiles en cas de dérive.

En fin de mandat, le Trésorier:

v Etablira le bilan et le compte de résultat de l’exercice écoulé(01 juillet –30 juin). Ces comptes seront présentés à l’Assemblée Générale du club, généralement en juin. Le quitus devra être donné et mentionné sur le procès-verbal de ladite assemblée.

v Aidera le Trésorier montant à prendre ses fonctions.

 

LE TRESORIER ET LE DISTRICT…….

Pour l’exercice 2003/2004 les cotisations

400,00dhs per capita.

Vous recevrez du Trésorier du district un bordereau à renvoyer avec votre règlement qui sera à remplir de la façon suivante:

Nombre de membres: x 400,00dhs

Le nombre de membres correspondra obligatoirement au total de l’effectif porté su le R.M.E.(C23) du mois de juin pour l’appel de juillet et du mois de décembre pour l’appel de janvier.

Si le club parraine un club Leo il devra régler:

Nombre de léos: ……x

Il faudra alors établir un chèque de la totalité à l’ordre du LIONS CLUB INTERNATIONAL – à joindre au bordereau et à retourner au District.

SI VOUS OUBLIEZ DE MENTIONNER SUR LE C23 VOS MEMBRES DEMISSIONNAIRES OU RADIES, VOUS DEVREZ PAYER LEUR COTISATION

IL EST DONC NECESSAIRE, COMME INDIQUE PRECEDEMMMENT DE SE RAPROCHER DU SERCRETAIRE AFIN QUE LES CHIFFRES C23/VERSEMENT CORRESPONDENT.

Un conseil utile:

Renvoyez le bordereau et le chèque de cotisation du 1er semestre avec le RME ( C23) de juin et le bordereau et le chèque de cotisation du 2ème semestre avec le RME (C23) de décembre. Il n’y aura pas d’écart!

Les Cotisations «prorata temporis»

Les cotisations prorata temporis sont à verser pour tout membre ayant reçu son signe en cours d’année et dont la cotisation n’a donc pas été payée en début de semestre.

Le montant est proportionnel au nombre de mois restant à courir, tout mois commencé étant dû en entier.

Contrairement aux cotisations semestrielles, il n’y a pas d’appel de fonds. le Trésorier du club doit verser spontanément la cotisation du nouveau membre, le chèque étant accompagné du bordereau spécifique prévu pour ce type de cotisation. Ce bordereau n’étant envoyé qu’une seule fois dans l’année, n’oubliez pas d’en faire quelques photocopies avant de le remplir.

¨ Le droit d’entrée fixé par le club. Chaque membre nouvellement entrant dans un club peut avoir à acquitter un droit fixe servant à couvrir les frais liés à sa remise d’insigne (supplies, etc.).

¨ Les commandes de supplies. Les clubs ont la possibilité de passer commandes de supplies directement à Oak Brook (Dept of Club Supplies). Le choix est grand et les produits disponibles figurent sur un catalogue fourni dur demande.

Chaque commande sera faite sur un formulaire spécial prévu à cet effet. Il sera rempli clairement, selon les indications données et signées ensuite par le Secrétaire du Club. La commande ne sera accompagnée d’aucun règlement, le Trésorier fera vérifier la facturation par le Secrétaire du club pour accord.

 

LE TRESORIER ET LE SIEGE INTERNATIONAL

(OAK BROOK)……..

Contrairement aux sommes à verser au district, les sommes dues à Oak Brook sont appelées directement par le siège international auprès du Trésorier du club.

La cotisation internationale est fixée annuellement à la Convention Internationale. Elle est actuellement de 24$ par membre et par an. Elle est appelée au début de chaque semestre par Oak Brook directement au club sur un formulaire de couleur jaune « Semi annual per Capita Invoice».

Cette cotisation est calculée sur la base des effectifs mentionnés sur les R.M.E.(ex C23) de mai pour le premier semestre et novembre pour le deuxième semestre. N’oubliez donc pas d’indiquer le départ de vos membres sans attendre la fin du semestre!

La cotisation prorata temporis est due pou toute nouvelle admission (nouveau membre, membre transféré ou réintégré). Elle est fixée actuellement à:

12$ pour un membre entré en juillet ou janvier

10$ pour les membres entrés en août ou février

8$ pour les membres entrés en septembre ou mars

6$ pour les membres entrés en octobre ou avril

4 $ pour les membres entrés en novembre ou mai

2$ pour les membres entrés en décembre ou juin

Elle est calculée en fonction de nombre de mois restant à courir pour le semestre en cours, étant entendu que tout mois commencé est du en entier.

Il est vivement conseillé de régler rapidement de ces factures et de faire particulièrement attention aux sommes réclamées.

Chaque facture envoyée reprend le solde précédent. Vous ne devez donc jamais additionner les sommes dues mais tenir compte de la dernière facture arrivée.

Le montant réclamé est exprimé en dollars au taux de change retenu par Oak Brook pour le mois en cours.

 

Si vous réglez la facture dans le mois de son émission, il n’y aura pas d’incidence de change. Si vous réglez avec un ou deux mois de retard, le montant que vous réglerez sera converti avec un cours de change différent et il pourra y avoir un écart de quelques $, en plus ou en moins. Si au pied de la facture apparaît le solde suivi de CR, cela indique que le club est créditeur et qu’il n’y a donc rien à régler.

Enfin, du fait des lenteurs administratives des transferts de fonds, il est possible qu’un de vos règlements n’apparaisse pas sur la facture que vous venez de recevoir. Vous devrez prendre immédiatement contact avec le Trésorier du District pour l’informer de votre désaccord en fournissant tous les justificatifs nécessaires (n° de chèque, date du règlement, etc.). Contact sera alors pris avec Oak Brook pour que la régularisation apparaisse sur le relevé suivant.

COMMENTE REGLER LES SOMMES DUES A OAK BROOK:

Rien n’empêche un club de faire régler directement par sa banque les sommes dues à Oak Brook.

Toutefois, il est vivement recommandé de suivre la procédure mise au point depuis plusieurs années, à savoir le transit par le district de toutes les sommes dues à Oak Brook.

Le chèque sera émis à l’ordre du LIONS CLUB INTERNATIONAL-, envoyé au district ne sera jamais cumulé avec un autre versement.

Cette procédure, certes un peu plus longue, présente les avantages suivants:

v Le Trésorier de district qui reçoit chaque mois le double des factures et l’état des comptes de chaque club a la possibilité de constater les anomalies et peut ainsi attirer l’attention du Trésorier ou du Président du club.

v Si une somme versée par un club n’apparaît pas sur l’état du compte, il est facile de déceler l’anomalie.

v Le Trésorier de district aura plus d’influence auprès d’Oak Brook pour solutionner un éventuel litige.

 

POUR RESUMER

v Le Trésorier appellera les cotisations dues par les membres de son club.

v Il retournera début juillet et janvier les bordereaux de cotisations semestriels en s’assurant que le nombre des membres correspond bien à celui porté par le Secrétaire sur le R.M.E.

( C23) de juin ou décembre.

v Dès réception d’une facture d’Oak Brook, il vérifiera l’exactitude de la somme réclamée et, en cas de litige, prendra contact avec le Trésorier du district.

v Notez bien que les statuts internationaux prévoient d’appliquer des pénalités financières aux clubs en retard de cotisations, mais aussi la possibilité de «mise en statu quo», prélude à la disparition du club.

v Il adressera au district Maroc le bordereau correspondant accompagné d’un chèque pour régler les cotisations prorata temporis pour les membres entrés en cours de semestre

 

LE SUIVI DES COMPTES ET LE TENUE DE LA COMPTABILITE

1. LE BUDGET DE FONCTIONNEMENT

Etabli avant le début de l’exercice, le budget permet à partir du montant des dépenses prévues de connaître le volume des recettes nécessaires et donc de fixer le nouveau des cotisations par membre.

1. Les Dépenses

Elles sont de deux sortes:

v Les cotisations internationales et de district.

v Les frais de fonctionnement du club qui peuvent être évalués à partir des dépenses enregistrées lors de l’exercice précédent. Voici les dépenses les plus courantes:

v Les imprimés et les fournitures de bureau.

v Les affranchissements et les frais de téléphone.

v Les frais de réceptions (en particulier les repas offerts à des conférenciers, à des invités officiels, à des Lions en visite, à des membres de clubs jumelés).

v L’achat des fanions, de cadeaux, de fleurs, etc….

v Les frais relatifs au bulletin du club.

v Si le club les mandate et les prend en charge, les frais engagés par leurs représentants aux congrès, aux commissions, aux séminaires et aux conventions.

On peut éventuellement y ajouter la part des cotisations que le club désire affecter aux œuvres sociales, car s’il est interdit d’utiliser pour le fonctionnement les fonds récoltés pour les œuvres sociales, le contraire, est lui, tout à fait autorisé.

v Les frais spéciaux concernant tous les frais imprévus qui pourraient être à la charge du club.

Le montant des cotisations est composé de deux parties:

Ø Celle qui couvre les frais indiqués ci-dessus (calculée en divisant le budget total des dépenses par le nombre de membres).

Ø Celle qui couvre les frais de repas. Ces frais, évalués forfaitairement en multipliant le coût unitaire par le nombre de repas prévu dans l’année est perçu par le Trésorier en même temps que la cotisation de base.

Cette méthode sera avantageuse pour le club puisque:

¨ Elle procure une avance de trésorerie

¨ Dans une certaine mesure, elle pénalise les membres peu assidus.

¨ L’économie provenant de ces repas non consommés peut éventuellement servir au financement des œuvres du club.

2. Les Recettes

Le principal travail du Trésorier consiste en l’encaissement des sommes dues par les membres du club.

Il conviendra de trouver un équilibre entre un encaissement fait suffisamment tôt pour avoir une trésorerie permettant d’assurer les dépenses courantes et obligatoires(les cotisations à verser au district par exemple) et suffisamment étalé dans le temps pour éviter aux membres de devoir payer une grosse somme en une seule fois.

Certains clubs font des appels de fonds semestriels, d’autres trimestriels ou même mensuels avec éventuellement un virement automatique. Cette dernière solution présente de nombreux avantages.

Vous devez néanmoins prendre soin de constituer un fond de roulement et de ne pas virer la totalité du solde du compte de fonctionnement au compte œuvres sociales en fin d’exercice.

Le Trésorier devra tenir à jour, manuellement ou par informatique, un compte individuel pour chacun des membres, ce qui leur permettra de connaître à tout moment leur propre situation vis à vis du club.

 

II. LA TENUE DE LA COMPTABILITE

Chaque club est une association qui doit respecter les obligations découlant de ce statut, et en particulier tenir une comptabilité précise constatant tous les mouvements de fonds effectués au cours de l’exercice annuel (01 juin-31 juin). Cette comptabilité peut permettre à l’administration fiscale d’exercer un contrôle.

Cette comptabilité doit obéir à trois obligations principales:

v Elle doit être tenue en partie double, soit manuellement ou par informatique, l’utilisation du plan comptable des associations étant recommandée.

v Elle doit être tenue selon le principe des engagements reçus ou donnés, et non uniquement en trésorerie. Il faut donc prendre en compte toutes les opérations qui intéressent l’exercice (las charges à payer ainsi que les produits à recevoir) et bien s’assurer de la séparation des différentes années comptables.

v Elle doit impérativement séparer les comptes «fonctionnement» et «œuvres sociales». Le compte œuvre sociales est alimenté par ses ressources propres. Les sommes transitant par ce compte (recettes et dépenses) peuvent parfois être supérieures au compte de gestion.

Les recettes du compte «œuvres sociales «ayant été collectées en vue d’une affectation bien précise, il est normal de pouvoir apporter la preuve qu’elles n’ont pas servi à d’autres fins.

L’ouverture de 2 comptes bancaires est obligatoire.

Le compte «fonctionnement» enregistre les recettes et les dépenses courantes du club.

Le compte «œuvres sociales» est alimenté par le solde positif des diverses manifestations organisées par le club ainsi que par le virement éventuel en fin d’exercice d’une partie de l’excédent du compte de gestion.

Les dépenses sont constituées par:

q Les subventions aux œuvres choisies par la commission d’actions sociales du club.

Bien entendu, tous les frais engendrés dans le cadre des actions sociales peuvent être prélevés sur le compte «œuvres sociales».

Les sommes figurant dans le compte œuvres sociales ne peuvent en aucun cas être placées pour produire des intérêts.

Le solde de ce compte devrait être ramené à zéro en fin d’exercice, toutes les sommes y figurant étant normalement distribuées. Toutefois, elles peuvent exceptionnellement être reportées sur l’exercice suivant si elles font l’objet d’une affectation bien précise approuvée par le club.( Par exemple, pour l’achat d’un chien guide d’aveugle, si les fonds ne sont pas suffisants, un compte spécifique à ce nom sera ouvert dans la comptabilité «œuvres sociales» et toutes les sommes disponibles y seront enregistrées).

Il faut toutefois noter que la totalité des sommes dépensées sur le budget «œuvres sociales» auraient intérêt à transiter par la Fondation des Lions Clubs Maroc.

Le Trésorier ne saurait engager une dépense quelle qu’elle soit sans pièce originale justificative. Il est recommandé de faire viser ces pièces par le Président du club avec la mention «Bon à Payer».

Les pièces comptables devront être classées en choisissant une méthode permettant de les retrouver rapidement à partir des écritures (par exemple, en les numérotant). Il est aussi conseillé de porter sur celles-ci les références des paiements (n° et date du chèque).

Tous les documents comptables devront être archivés et gardés au siège du club.

 

III. LE BILAN ET LE COMPTE DE RESULTAT

En fin d’exercice, ils seront soumis à l’assemblée générale du club et seront accompagnés d’un rapport financier.

Le bilan comprendra:

Ø A l’actif:

Les immobilisations, c’est à dire tous les matériels ou les installations acquis par le club

Les disponibilités

Les sommes à recevoir (cotisations non réglées, créances à recevoir, etc. )

Ø Au passif:

Les dettes à payer (les sommes restant dues aux fournisseurs, les éventuelles cotisations à régler au district ou à Oak Brook, etc.)

Les excédents bénéficiaires ou déficitaires(dans ce dernier cas, sous forme négative).

Le compte de résultat, synthèses des recettes et des dépenses engagées sera également fourni. Il reprendra l’ensemble des dépenses et des recettes comptabilisées dans l’année.

L’affectation des résultats:

Le solde apparaissant au «compte de fonctionnement» peut être affecté de différentes façons:

Ø Etre conservé au «compte de fonctionnement» pour constituer ou augmenter le fond de roulement ou pour assurer le financement d’une dépense prévue à court terme. Ce solde sera comptabilisé en «report à nouveau».

Ø Etre viré au compte «œuvres sociales».

Ø Etre versé à la Fondation des Lions Clubs Maroc

Ø Etre éventuellement reversé aux membres en remboursement partiel des cotisations.

Les solde apparaissant au compte «œuvres sociales» peut:

Ø Etre conservé pour financer une œuvre spécifique votée par le club

Ø Etre conservé à ce compte pour financer des actions de l’exercice suivant.

Ø Etre versé à la Fondation des Lions Clubs de Maroc

IL EST INTERDIT DE VIRER LE SOLDE DU COMPTE ŒUVRES SOCIALES AU COMPTE DE FONCTIONNEMENT.

Il nous semble fondamental d’avoir la plus grande transparence possible est d’établir une importante communication envers les membres concernant les finances du club.

Soyez concis et discret mais assez clair pour que tous comprennent vos explications et ne vous fâchez pas si certains reviennent sur des points déjà expliqués. Chacun comprendra alors la technicité de votre fonction et vous n’en serez que plus apprécié!

 

QUELQUES QUESTIONS & REPONSES:

Ø Que doit –on payer pour les léos d’un club filleul?

¨ Au niveau international: la cotisation forfaitaire. Elle apparaît sur les factures mensuelles du club reçues d’Oak Brook.

¨ Les fournitures, qui seront commandées de toutes façons par l’intermédiaire du club.

¨ Au District 416 Maroc, rien n’est dû.

Ø Y - a-t-il des catégories de membres qui ne cotisent pas?

Il existe dans le lionisme plusieurs catégories de membres. (voir dans l’annuaire l’article 3 de la Constitution de l’Association Internationale des Lions Clubs)

A l’exception de la cotisation internationale des Membres à Vie, toutes les cotisations sont dues.

C O N C L U S I O N

Notre organisation très structurée exige une grande rigueur afin d’éviter des erreurs qu’il serait ensuite difficile de résoudre.

Pour toutes questions particulières, il est toujours préférable que le Trésorier du club demande des précisions ou des conseils au Trésorier du District qui est à même de lui fournir toutes informations et documentations.

Merci de votre attention et de votre collaboration.

Nous vous souhaitons beaucoup de succès pour votre future année.

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