Toen ik aankwam was mijn mentor nog niet aanwezig. Omdat ik
niet houd van stilzitten en zag dat de dagrapporten al op het bureau lagen,
vroeg ik Katrien of ik deze al mocht kopiëren om ze nadien samen te nieten en
aan Luc te mogen bezorgen. Zij stemde daarop toe.
Wanneer ik net klaar was met de kopieën kwam Tom binnen. We startten de
computer op en openden en beantwoordden alle mails, en plaatsten nadien de
gevraagde bestellingen.
Ik hing nadien bij Gert, die me nog wat documenten ging
bezorgen in verband met het personeel en de BVBA. Wanneer Gert zijn uitleg had
voorgelegd en ik over al mijn documenten beschikte, kon ik bij Marc gaan. We
keken de bankrekeningen na om te zien of er niets gestort was en nadien boekten
we nog enkele facturen.
Tot slot mocht ik de brieven openen en sorteren per persoon, om daarna van
sommige dingen kopieën te gaan nemen en aan de juiste persoon te gaan bezorgen.
Mijn voormiddag zat erop. Het was vandaag de eerste dag dat
ik op het bedrijf bleef om te eten. Het was een aangename sfeer aan tafel, dus
de tijd vloog zeer snel voorbij. Na een uurtje kletsen Moesten we dus nog voor
enkele uurtjes aan de slag gaan, want op vrijdag stopten we om 16 uur.
Ik ging door met het plaatsen van bestellingen, het
reserveren van orders en het afdrukken van pickbonnen.
Vandaag was ook het winkeltje open. Dat is een kleine
ruimte waar overschotten van stoffen verkocht worden aan een zeer lage prijs.
Ik was er een beetje van geschrokken hoeveel volk er over de vloer kwam.
Nadat ik klaar was met de pickbonnen af te drukken, haf Tom
me de tijd om nog even te controleren of ik wel elk document die ik zou nodig
hebben voor taken had gekregen.
Mijn map klopte volledig, ik beschik zelf over een aantal extra documenten.
Ik had nog een kleine attentie mee voor het personeel, omdat
iedereen me deze week erg goed geholpen heeft en ik steeds erg goed werd
geïnformeerd naar wat ik vroeg of wat ik nodig had.
Ik heb hen daarom ook enkele pralinen aangeboden. Ik ging het hele bedrijf rond
en iedereen wenste me veel succes met mijn verdere studies enzovoort.
Voor mijn mentor had ik nog een extratje mee omdat hij voor mij een super goede
mentor geweest is!
Ik wil het hele bedrijf bedanken voor de documentatie, de uitleg en de hulp die
ze me allemaal hebben gegeven. Voor mij was het een aangename en leerrijke
week!
Wat een drukke en vlug vooruitgaande dag !
Ik begon aan mijn dagelijkse eerste taak : het checken van de mails. Hierop werd
ook geantwoord en eventueel nieuwe bestellingen afgedrukt.
Daarna volgde mijn andere dagelijkse taak namelijk het kopiëren van de
dagrapporten en die samen nieten en bezorgen aan Luc Boelaert.
Nadien heb ik met Tom een offerte opgemaakt. Dit gebeurde op ongeveer op de
zelfde manier als het plaatsen van een bestelling.
Hierna stuurde Tom me door naar Marc De Smet die de boekhouding
van klanten in Nederland en de leveranciersboekhouding beheert. Hij toonde me
hoe het boekhouden via de pc concreet werkt.
Ik vond het vlot gaan en kijk er dus al naar uit om het in de klas ook nog
uitgebreider te leren in de loop van de volgende lessen.
Marc bezorgde me ook de documenten die ik nodig zal hebben voor het verwerken
van de GIP-taken.
Ik heb hem daarna ook bijgestaan bij het verwerken van de post.
Na de middag ging ik nog even bij Marc gaan zitten. Ik vond
het fijn dat hij mij steeds de verrichtingen ( onder zijn toeziende oog
natuurlijk) liet doen, want op deze manier was het zeer leerrijk en totaal niet
saai.
Aangezien ik normaal boekhouden haat, vond ik het dit keer eigenlijk
interessant omdat het veel makkelijker is via de computer en Marc me elke stap
of elke onduidelijkheid goed verwoorde.
Nadat ik met Marc de boekhouding grondig doorlopen had, ging
ik bij Marc Van Eeckhout, de assistent aankoop, die me hielp met de vragen die
ik had over een bepaalde taak informatica. Hij legde mij uit hoe het hele
bedrijf volgens één server werkt en toonde mij dan ook de kamer waar die
computer stond.
Hierna kwam Fabienne De Groote, die zorgt voor de boekhouding
van de klanten in België en Frankrijk, me enkele documenten uitleggen waarnaar
ik gevraagd had. Ze haf me zelfs extra documenten mee waarmee ik waarschijnlijk
sommige dingen erg goed zal kunnen verduidelijken in de loop van de volgende
GIP-taken. Ik ben haar, en eigenlijk heel het bureau-team al zeer dankbaar voor
wat ze me in de loop van deze week hebben bijgeleerd en opgestoken en hoe ze me
hielpen met de documentatie die ik nodig heb om mijn taken tot stand te
brengen.
Nadat Fabienne klaar was met haar uitleg, werd ik al meteen
aangesproken door Gert Desmet, Financial directeur, met wie ik een afspraak had
in verband met de jaarrekening , het personeelsbeleid, het organigram en een
plattegrond. Hij nam me mee naar de vergaderzaal waar hij met mij de
jaarrekening grondig doorliep en me daarna de documenten bezorgde.
Dag 3 ging heel snel voorbij aangezien het maar een half
dagje was.
Ik begon met de dagdagelijkse routine, namelijk het bekijken en beantwoorden
van de mails.
Daarna mocht ik de faxen bij de juiste personen dragen en kopietjes nemen van
de dagrapporten die de vertegenwoordiger dagelijks doorfaxt. Die moest ik samen
nieten en bezorgen aan Luc Boelaert.
Dit deed ik de voorbije twee dagen ook, maar het viel me op dat er vandaag wat
meer werk aan was omdat er veel meer faxen met bestellingen waren toegekomen.
Dan plaatste ik samen met Tom enkele bestellingen en hij
stuurde me daarna door naar Emmy. Zij moest nieuwe etikettenmaken voor de aangekochte goederen die
geleverd waren.
Dit gebeurde met de computer via een eenvoudig programma. Daarna werden die etiketten
afgedrukt om ze zo aan het magazijn te bezorgen.
Wanneer deze taak erop zat ging ik terug bij Tom, die me
weer de muis in de hand schoof en de mails liet openen en beantwoorden. Ik
haalde de afgedrukte mails uit de printer en zo kon ik nog even doorgaan met
het plaatsen van alweer nieuwe bestellingen.
Nadat alle mails waren geopend, beantwoord en de
bestellingen geplaatst waren, moest ik met Tom mee naar het magazijn in de
snijruimte om een document te gaan bezorgen.
Hij legde me de werking en functie van enkele toestellen uit en haf me daarna
een rondleiding doorheen het ganse bedrijf.
Om iets na 11 maakten we een proformafactuur op voor een
klant. Toen sloeg de klok 12 uur en zat de (korte) dag erop!
Ik startte mijn tweede dag zoals de eerste, namelijk met het
controleren en beantwoorden van mails en de binnengekomen faxen rond te dragen
bij Tom, Elke en Emmy.
Nadien mocht ik samen met Tom wat bestellingen plaatsen en klantenprijzen
veranderen.
Hij stuurde me daarna bij Katrien. Ik mocht eerst even meekijken met haar naar
haar mails, er was namelijk een Chinese facturatie toegekomen die ondertekend
moest worden. Ik drukte ze af en Katrien
zette onderaan een stempel van het bedrijf en een paraaf.
Hierna mocht ik de factuur inscannen zodat Katrien de ondertekende factuur kon
doormailen.
Ze legde me uit dat leveringen met China steeds gebeurde volgens Schipping. Dit
wil zeggen dat het Chinese bedrijf alle rollen stof klaar legt voor vertrek,
maar er een klein stukje afknipt om op te sturen, zodat Bmfabrics kan
beoordelen of dit is wat ze willen. Wanneer het stukje stof is toegekomen en de
verantwoordelijke voor de stof beoordeeld heeft, kan er een bevestiging
gestuurd worden en kunnen de rollen zo spoedig mogelijk naar België vertrekken.
Nadien haf Katrien me
de taak om ontbrekende technische gegevens te controleren. Ik moest met het
programma LISA en Excel werken.
Het was de bedoeling productnummers in te typen en te controleren welk technisch
gegeven er ontbrak. Daarna voegde ik elk productnummer samen met de leverancier
in een Exceldocument en schreef niet onder de ontbrekende gegevens. Hier was
ik toch een klein uurtje zoet mee.
Nadat die taak erop zat mocht ik even met Katrien mee op stap in het atelier en
het ontwerpkantoor omdat er een probleem was opgetreden in verband met een
verkeerde kleur stof.
Tijdens mijn lunchpauze ging ik naar huis en om 13 uur ging ik terug aan de
slag met Tom.
We controleerden eerst terug de binnengekomen mails en gingen dan verder door
met het plaatsen van bestellingen, reservaties te bevestigen en pickbonnen af
te drukken.
Terwijl ik met Tom de laatste pickbonnen aan het afdrukken was, kreeg ik iets voor
15 uur bezoek van de GIP-coördinator mevr. Kathleen De Medts.
Na haar bezoek mocht ik eventjes genieten van een 3-uurtje om daarna weer
vlijtig voort te gaan met het controleren van alweer nieuwe inkomende bestellingen
op mail. Ook de bestellingen die telefonisch werden doorgegeven werkten we af.
Als laatste mocht ik even op bezoek gaan in het magazijn om wat meer uitleg te
gaan vragen aan Sander, die me hielp om wat meer te weten te komen over wat er
zich allemaal in het magazijn bevind en hoe het eigenlijk allemaal werkt.
Om 10 voor 8 arriveerde ik bij Bmfabrics, waar ik aan mijn eerste dag werkplekleren zou beginnen.
Samen met mijn mentor Tom startte ik de dag met het checken
van de mails. Omdat het juist weekend was geweest wachtte er ons heel wat werk
op. De onnuttige mails (reclame) werden meteen gewist.
De bestellingen voor Nederland en Frankrijk mocht ik beantwoorden onder het toeziende oog van Tom.
De bestellingen voor België of exportlanden buiten Nederland of Frankrijk
werden doorgestuurd naar de verantwoordelijke voor die landen.
Het viel me al meteen op dat er in het bedrijf
veel bestellingen uit het buitenland toekwamen, en dat er dus ook veel
verschillende talen aan bod kwamen.
Na het controleren en beantwoordden van de mails mocht ik
eens kijken hoe een bestelling word geplaatst, om het daarna zelf te proberen.
Het ging vlot, omdat het bedrijf een makkelijk systeem had om deze te verwerken.
Van 12 uur tot en met 13 uur had ik
lunchpauze.
Na de lunchpauze deed ik samen met Tom nog wat bestellingen en reservaties, om
dan de orders af te drukken en in het juiste vak te gaan steken.
Hierna stuurde Tom me door naar Katrien,
de secretaresse van Luc Boelaert. Bij haar kon ik terecht om te zien wat de
taak van een secretaresse eigenlijk inhoud. Bij deze was het me ook ineens
duidelijk dat het niet enkel gaat om het opnemen van telefoontjes en het
controleren van mails. Nee, het werd me duidelijk dat een secretaresse ook nog
andere taken op zich moet nemen.
Als eerste behandelden we samen klachtenbladen van
leveranciers.
Omdat ik niet exact wist wat dit betekende, informeerde ik me ernaar en legde
ze me uitgebreid uit wat een klachtenbrief van een leverancier precies is, waar
het blad wordt opgemaakt en hoe het achteraf wordt verwerkt.
Om 15 uur was er een korte pauze. Tijdens die pauze besprak ik even met mijn
mentor waar ik de magazijnverantwoordelijke en de personeelsverantwoordelijk
kon vinden omdat ik al graag een afspraak wou maken in verband met de vragen
over taken. Hij stelde mij de personeelsverantwoordelijke voor, waar ik een van
dezer dagen even mocht gaan bijzitten om enkele dingen te leren over zijn taak
en mijn vragen aan hem te stellen. De magazijnverantwoordelijke is helaas op
maandag afwezig.
Wanneer iedereen rond 15 uur 15 weer aan de slag ging, ging
ik nog even zitten bij Katrien om haar te helpen met het nieten van een
klachtenbrief aan de bijhorende afgedrukte mail.
Hierna maakte ik nog een enveloppe op waarin zich een brief en een staaltje
moest bevinden en als laatste taak van de dag ging ik nog even bij Tom om samen
met hem de bestelbladen af te drukken volgens dag en plaats.
