MANUEL DU SECRETAIRE DE CLUB 2003-2004 Lions Clubs Internatinal Disrict 416 Maroc

FONCTIONS ET RESPONSABILITES

Chère Amie Secrétaire,

Cher Ami Secrétaire,

Cher Ami Lion,

C’est avec un réel plaisir que je te félicite d’avoir accepté la mission de secrétaire de ton club. Si c’est ta première année à ce poste, tu te prépare une année exaltante .si tu es un «récidiviste» tu sais tout l’intérêt de cette charge et ce guide ne sera pour toi q’un complément à ta connaissance .

Tu as été nommé par ton président et tout les membres de ton club pour assurer une responsabilité de la plus haute importance: la vie de ton club et l’ambiance amicale et sympathique qui doit régner.

Je sais que tu rempliras cette fonction avec efficacité et dévouement . tu seras la charnière

La plus active de ton club en étant très proche de ton président .Il va compter sur toi. Tu sera

A son écoute .C’est à toi qu’il se confiera car c’est toi qui seras informé de tous les événements du club et du district .

En dehors des tâches administratives qui te seront demandées , tu assureras la communication dans le club , tu auras d’étroites relations avec les membres de ton club, avec les autres clubs et le district 416 MAROC .

Tu as déjà reçu et tu recevras au cours de ton année de secrétaire toutes les informations et les documents en provenance du siège International d’Oak brook .

Le guide que tu as en mains sera une source d’informations et de rappels des différentes étapes de la vie de ton club et de ses rapports avec notre mouvement.

Une Identification Internationale le Lion Club International

Sa symbolique

Dénomination officielle: L.I.O.N.S Liberty, Intelligence, Our Nations Safety. (Liberté et compréhension, sauvegarde de nos nations)

LE SIGLE

LIBERTE

Le Lionisme : ne peut s’exercer que dans un climat de liberté 1. Liberté d’opinion, d’expression, de réunion, de mouvements, sans distinction de race ou de religion.

COMPREHENSION

- exige: · Ouverture de cœur et d’esprit . tolérance, compréhension , acceptation de l’autre avec ses convections idéologiques, philosophiques, politiques · Esprit de paix Entente, amitié, fidélité · Sens de la solidarité Solidarité consciente et non imposée.

L’EMBLEME

- Croit en la possibilité d’infléchir l’évolution de la condition humaine et de créer des rapports harmonieux entre tous les hommes et toutes les femmes . C’est en ce sens que l’on peut considérer le Lions International comme un humanisme des temps modernes.

- Il consiste en une lettre ’’L’’ or sur champ rond de pourpre ou de bleu, lui-même entouré d’un cercle or portant, de chaque côté, un profil de lion le regard tourné vers l’extérieur, et en haut et en bas, respectivement les mots ’’Lions’’ et ‘’International’’ .Les Lions font face, symboliquement, à la fois au passé avec fierté et à l’avenir avec confiance.

SAUVEGARDE DE NOS NATIONS

POURPRE

Le pourpre symbolise loyauté envers son pays, ses amis et envers soi même ainsi qu’intégrité de cœur et d’esprit.

OR

LA DEVISE

WE SERVE ( Nous servons )

Création d’un club du Névraska (USA)

L’HYMNE LIONS

L’or symbolise la sincérité des intentions, la tolérance, la pureté des mœurs et la générosité spirituelle et matérielle envers son prochain.

Nota: Les termes ’’Lions’’ ,’’Lions club’’,’’Lions club International’’, ou ’’Lions International’’ ainsi que l’emblème Lions sont la propriété de l’Association Internationale qui en assure la protection juridique en les faisant enregistrer comme marque déposées. Aucun article portant le nom ou l’emblème de l’Association ne peut être fabriqué , vendu ou utilisé sans l’autorisation de l’Association et ilne sera donné suite à une telle demande que si l’activité prévue est contrôlée par des Lions club ou des districts et si leur participation et celle de leur membres est purement bénévole.

Le Lions Club International

Ses responsables

Par ordre hiérarchique

SIEGE INTERNATIONAL

A L’exception des directeurs Internationaux élus pour deux ans, tous les responsables sont en poste pour un an .

Le secrétaire

I. Les rôles du secrétaire

- Dans le club: Lien entre le club et l’association, sa fonction est essentielle:

· il est membre du CONSEIL D’ADMINITRATION

· donc membre du BUREAU(président, secrétaire, Trésorier)

· il est directeur responsable des tâches administratives du club

· il est en relation étroite et permanente avec le président (téléphone quotidien) dont il est le bras droit .

- A l’extérieur du club, il est en rapport avec:

· les clubs voisins

· avec toutes les structures administratives du Lionisme au niveau de :

•  la zone (président de zone )
•  du district (Secrétaire de district)
•  du lions international (oak brook)

Avec le Président et le Secrétaire il doit assister obligatoirement sauf en cas de force majeur:

•  Aux réunions de conformation organisées par le district.
•  Aux comités Consultatifs de zone.
•  Aux Congrès de District.

Il est souhaitable que le secrétaire soit doublé d’un Secrétaire –Adjoint

SECRETAIRE tu as été choisi pour tes qualité: · De ponctualité · D’ordre et de rigueur · De discipline Tu dois te souvenir: Que tu n’as aucun pouvoir décisionnel C’est le Conseil d’Administration et le Président qui l’ont. Que tu es élu pour un an ( la rotation des fonctions est nécessaire) .

II – le matériel du secrétaire:

1-En début d’exercice il reçoit:

· Du siége International: Les formulaires de rapport mensuels d’Activités et d’effectifs C23.

· Des mains de son Président une documentation le concernant faisant partie de la plaquette ’’ Lions président ceci est votre année ’’constituée de fiches destinées à chacun des responsables du club.

2- dés sa prise en fonction il doit s’assurer qu’il dispose de deux outils essentiels:

· Le livre du secrétaire ( qui peut être remplacé par des fiches qui seront impérativement reliées en fin d’année et conservées en archives.

Il comporte:

- La liste des officiels du club

- La liste des responsables et des membres des différentes commissions

- Un compte - rendu de chaque réunion du Conseil d’Administration et des décisions prises.

- Un compte -rendu succinct des réunions du club: nombre de présents, invités, conférenciers.

- Un compte –rendu des Assemblés Générales.

· le fichier des membres ( si possible sur informatique )

- liste la plus complète possible et régulièrement mise à jour comportant:

- nom, prénom, date de naissance, adresse et téléphone

- Profession, adresse professionnelles, téléphone, fax

- date d’admission, parrain , fonctions exercées dans le Lionisme

- langue parlée par le Lions

- prénom épouse, langues parlées, prénoms et âge des enfants

dans un document annexe il est judicieux de tenir aussi à jour la participation des membres aux différents postes de responsabilités du club: Président, past et vice-président, secrétaire, trésorier, chef du protocole ,directeur des effectifs ,conseil de direction etc.…,ainsi que leur participation aux Commissions les plus importantes ,en particulier à la commission d’admission .Garder ce document en archives.

· En outre il s’assure aussi de posséder:

- les formulaires destinés aux différentes instances du Lionisme

- du papier à lettre et des enveloppes du club

- des fanions du club

Eventuellement, après accord du président, il commande ce matériel sur des bons transmis au trésorier .

3- En cours d’année, il peut se procurer sur commande (adresses en fin de document)

· au siège du LIONS INTERNATIONAL

- le livre du secrétaire

- les formulaires d’affiliation ou de transfert

- la trousse de nouveau membre

- les insignes … y penser pour les membres

le future Président

le future past – Président

- l’annuaire international

- Les articles du catalogue ’’supplies’’ reçu en début d’année.

· auprès du secrétaire de district

- statuts et règlements intérieurs du district

- statuts et règlements intérieurs types à l’usage des clubs

III – tâches administratives â l’extérieur du lionisme

on peut les envisager à deux niveaux différents:

- Soit avec les différentes administrations

- Soit dans le cadres des relations publiques

A/ avec les administrations

· ce qui implique en premier lieu

- que le club à des statuts et des règlements intérieurs

- que le club à bien été inscrit au journal Officiel

( ce que le secrétaire doit éventuellement vérifier )

1- dès qu’il a été nommé (après l’Assemblée Générale de Mars )

le premier travail du secrétaire doit être:

- de prendre connaissance de ces statuts ainsi que Règlement intérieurs du club

- de les lire intégralement, de les étudier,d’en approfondir le sens

- en particulier en ce qui concerne la marche du club et les procédures d’admission

- de s’assurer qu’ils ont été mis à la disposition des membres du club

- et au besoin de les rééditer

La reconnaissance du club en tant qu’un Association , ainsi que toute sa vie sont fondées sur ses statuts et son règlement intérieur .

2-En début d’année Lion, le secrétaire doit:

· communiquer aux services préfectoraux sous forme de lettre en –tête du club la liste des membres du BUREUX (Président, Secrétaire, Trésorier) avec:

- leur nom, prénoms, dates de naissance

- Adresses ,téléphones, fax.

3- En cours d’année et s’il y a eu, soit:

· Une modification des statuts: Les communiquer aux services préfectoraux dans les trois mois sous forme d’un extrait du procès –Verbal de l’Assemblée Générale du club qui a entériné leur modification.

· Une modification du siège: elle doit être publiée au journal officiel dans un délai d’un mois après le changement.

B/ Les Relations Publiques

Toujours les envisager avec l’accord du président et le plus souvent avec lui

· avec les autorités: Président du Conseil Général, Maire … etc.

Il est recommandé en début d’année de demander audience aux instances administratives principalement quand le club envisage d’entreprendre des actions précises.

· Avec les médias:presse locale, radio ou TV de proximité, etc.…

Intervenir dès qu’une action importante et sérieuse du club est envisagée ou pour rendre compte de ses actions une fois accomplies.

’’Bien faire, et le faire savoir’’

IV –TACHES ADMINISTRATIVES DANS LE CLUB

Elles sont basées sur le respect des statuts et des règlements intérieurs du club.

1- les réunions du club (2 réunions statuaires mensuelles). Le Secrétaire:

- Envoi aux membres des convocations 10 jours avant chacune d’elles.

- reçoit les excuses et les transmet au président en début de réunion.

- Effectue un pointage précis des membres et des invités aux réunions.

- Effectue le pointage des membres ayant assisté à des réunions d’autres clubs, à des réunions officielles (zone, district etc.…) pour nue éventuelle compensation.

- Prend des notes pendant la séance pour faire dans le livre du secrétaire un compte-rendu qui sera adressé également au membres directement ou par l’intermédiaire du Bulletin de club.

2- les réunions du conseil d’Administration (au moins 1 réunion mensuelle. Le secrétaire.

- envoie des convocations 10 jours avant aux membres du conseil en leur précisant l’ordre du jour qui aura été défini en accord avec le Président.

- Consigne les décisions prises dans le livre du secrétaire.

3- les Assemblés Générales. Le Secrétaire

- Prépare l'ASSEMBLEE GENERALE DE MARS réunie pour élire le nouveau Conseil d’Administration renouvelable par tiers tous les ans et pour cela:

· Défini avec le conseil d’Administration les membres sortants.

· Le nom du Directeur des effectifs et ceux des commissaires aux comptes.

- un mois avant il adresse aux membres un appel de candidature individuelle.

- après cette Assemblée et avant le 31 mars il adresse au multidistrict

les formulaires PU 101 (composition du nouveau Conseil de Direction )

BDS 3 (mise à jour de l’annuaire )

- il prépare et organise l’Assemblée Générale de juin qui comportera:

· Le rapport moral du Secrétaire. Rapport circonstancié relatant les différents activités du club ( conférence,actions sociales ou autres, voyages, jumelages, rapport avec les actions générales du Lionisme …),l’évolution numérique du club (admissions, départs) ainsi que le pourcentage d’assiduité des membres.

· Le rapport financier du trésorier complété par celui des commissaires aux comptes.

4-le rapport d’effectif et d’activités C 23 (mensuel)

Document essentiel qui doit être adressé au Oak- Brook District 416 MAROC au plus tard 30 du mois . Il doit être rédigé de la main même du Secrétaire aussitôt après la dernière réunion mensuelle. Il sera expédié immédiatement en liasse complète.

De la régularité de ces envois dépend la bonne marche du district et évite les rapport fastidieux du siége International adressé au Gouverneur.

(le contenu du rapport est précisé en détail dans le chapitre ’’Formulaire’’

5- le nouveau membre

Le Secrétaire organise l’admission des nouveaux membres:

· En adressant au District une demande de mise à l’affichage

· En remettant au parrain le formulaire PROPOSITION D’AFFILIATION ME6

· Qu’il transmettra ensuite à la commission d’admission qui la lui retournera à la fin de la procédure pour être archivée quel que soit le résultat.

· En préparant avec le Chef du Protocole la cérémonie d’intronisation, prévoyant les différents documents et objet qui seront remis au nouveau membre:

- Insigne, fanion du club liste des membres ou annuaire

- trousse du nouveau membre à commander auparavant

- statuts et règlements intérieurs du Club

- organigramme du club, renseignements sur les jumelages, etc.…

Une fois que l’admission est officielle:

1° il remplit la fiche individuelle du nouveau membre et la classe dans le fichier.

2° il fait figurer le nom du nouveau membre sur le Rapport mensuelle d’Effectif C23 (et seulement après cérémonie d’intronisation, ceci pour le calcul des cotisations prorata temporis) .

6- Démission d’un membre

- le secrétaire en cas de démission reconnue comme telle par une lettre que le membre démissionnaire aura adressée au Président la consignera dans le livre du Secrétaire.

- il signera dans le Rapport mensuel d’Effectif

7- Le transfert d’un membre

Si le membre club change de résidence il peut souhaiter être admis dans un club de sa nouvelle résidence.

- Le président ou le secrétaire de son ancien club écrira au président du club susceptible de l’accueillir en insistant sur la personnalité du candidat et ses états de services.

- Le club de sa nouvelle résidence procédera alors comme pour l’admission d’un nouveau membre avec les modalités éventuellement définies par son propre Règlement Intérieur.

- Le secrétaire établira:

· La fiche de transfert ME 20 qui lui aura été adressé par le secrétaire du club départ

( Voir le détail au chapitre ’’Formulaire’’).

Remarque:

a) si le Lions n’est pas admis et s’il désire rester Lion, demander à son club d’origine de le réintégrer comme membre éloigné et ceux pour deux ans maximum ( situation reconsidérée tous les six mois par le Conseil d’Administration du Club ) afin de lui permettre éventuellement d’être pris en charge par un autre club proche

b) de sa nouvelle résidence.

c) si un Lion quitte le club pour une autre ville il est souvent judicieux de conserver ce membre comme membre éloigné pour une ou deux période de six mois . De toute façon attendre la fin de l’exercice en cours ou celle d’une ou de ces deux périodes avant de radier ce membre afin d’éviter au Lions International de le réintégrer si le transfert n’est pas acquis.

8- Radiation d’un membre

Le Secrétaire, aussitôt la radiation d’un membre prononcée par le Conseil de Direction

· la cosignera dans le livre du secrétaire

· informera le membre par lettre de sa radiation

· la signalera dans le Rapport mensuel d’Effectif

District 416 MAROC

Tableau des différents Documents utilisés par le Secrétaire du Club

Calendrier du Secrétaire

PU 101

Etablissement:

Dés l’élection des nouveaux officiels de la prochaine année Lions

1. Président

2. Secrétaire

3. Trésorier

Indications

Identification du Club (prérempli) =International

- Identification à 4 chiffres =District

- Identification à 6 chiffres= Club

- Numéro de District 416 MAROC.

- Nom du club

Membres

- Nom-Adresse

- Numéro international de membre (per capita)

Réunions

- Adresse du lieu

- Périodicité et heure

Importance:

- Permet l’envoi de la documentation nécessaire à chaque fonction.

- Permet au président de figurer dans l’annuaire International

- Permet de convoquer le bureau pour les séminaires de formation

Diffusion:

- Photocopie:livres du Secrétaire

- Liasse au Secrétaire de District.

- Envoi pour le 5 Avril

FORMULAIRE PU-101 POUR L’ANNEE 2003-2004

A REMPLIR PAR LE / LA SECRETAIRE DU CLUB EN FONCTION

Cher (e) Secrétaire,

Urgent! dés que vous aurez élu vos nouveaux officiels de club, veuillez bien communiquer les résultas de vos élections au siège International, en vous servant de ce formulaire et de l’enveloppe spécial jointe. Veuillez nous retourner le formulaire aussitôt que possible avant le 31 mai. Si vous nous ne le renvoyer pas , dûment rempli, vos officiels risquent

De ne pas recevoir la documentation dont ils auront besoin au cours de l’année.

IDENT NO.CLUB NO. DISTRICT NOM DU CLUB International :

Lang. Country

Le lieu et l’heure de votre réunion sont indiqué à gauche.

En cas d’anomalie, veuillez l’indiquer plus bas s’il vous plaît.

Veuillez coucher le jour et la semaine des réunions et en indiquer l’heure.

Toute changement d’officiels de club, survenu pendant l’année LIEU DE REUNION:

D’exercice, doit être communiqué au Siège International. NO. ET RUE:

Prier de (1) LES NUMEROS DES MEMBRES SONT INDIQUES SUR VOTRE PER CAPITA SEMESTRIEL

Dactylographier

VEUIEZ FAIRE PARVENIR LA COPIE JAUNE DIRECTEMENT A VOTRE GOUVERNEUR DE DISTRICT

RAPPORT MENSUEL D’EFFECTIF

R M E

Définition

Le RME est le document de référence pour l’administration de notre association à tous les échelons:

CLUB –ZONE –DISTRICT – BUREAU INTERNATIONAL

L’exactitude des indications est essentielle

Présentation

Une liasse de feuillets

1. Noir: For International Use (Oak Brook)

2. Vert : Le livre du Secrétaire

3. Bleu: Gouverneur de District

Contenu

· Membres

Identification du club

Mouvement

Participation

Document Annexes

- Formulaires annexes pour modification, admission, transfert

- Articles publiés dans la presse locale

- Publicité concernant les manifestations )

- Compte rendu des réunions statuaires ) A l’attention du Secrétaire du District seulement

- Compte rendu des Activités des services )

Exploitation

- Evaluation par le Trésorier de District et le bureau International du montant des cotisations

- Tenue du fichier central (Oak Brook )

- Tenue du fichier informatique du District

- Information du Gouverneur sur la vie du Club et ses activités

Conséquence

- Un RME bien informé permet une bonne gestion financière des membres et évite des erreurs.

- Ne pas ’’espérer’’ les contrôles en aval pour rectifier les erreurs.

Origine

- Oak brook:Trousse du Secrétaire

Diffusion

- Classer le feuillet ’’Club’’ dans le livre du Secrétaire

- Envoi des autres feuillets au Secrétariat qui , après contrôle, assure la diffusion, avant le 5 de chaque mois

Important

S’assurer de la bonne reproduction des données sur tous les feuillets

- Dactylographie si possible

- Ecrire lisiblement ou taper en deux fois

RAPPORT D’EFFECTIF ET D’ACTIVITES

GESTION DES EFFECTIFS

CATEGORIES

Prière i’indiquer ci-dessous le nombre De membre dans chaque catégorie. Membre Actifs ──────────────── Membre Eloignés ─────────────── Honoraire ─────────────────── A vie ───────────────────── Privilégiés ───────────────────

Constitution et Statuts De L’ASSOCIATION INTERNATIONALE DES LIONS CLUBS Article III - Section 9 et 11

a) Membre ACTIF

b) Membre ELOIGNE

c) Membre d’HONNEUR

d) Membre PRIVILEGIE

e) Membre A VIE

(Demande d’affiliation à Vie = formulaire CLM -2M)

f) Membre ASSOCIE

g) Membre AFFILIE

RAPPORT D’EFFECTIF ET D’ACTIVITES

GESTION DES EFFECTIFS

Membre Radiés

(D) A LUSAGE DU CLUB PRIERE DE REMPLIR COMPLETEMENT

Veuillez inscrire le nombre de membre radiés pour chaque raison indiquée: ne donner qu’une raison pour chaque membre radié . ──── a démissionné pour raisons personnelles ou professionnelles cotisations payée ───── radié pour non –paiement des cotisations. ────── radié pour non- assiduité aux réunions. ────── radié pour non- assiduité et non-paiement des cotisations ─────── Transféré (cotisation payées ) utiliser formulaire de transfert ME –20 ─────── Changement de domicile (cotisation non payées) ─────── décédé ─────── autre raison ─────── TOTAL (doit concorder avec le nbre de radiés) INDIQUER TOUS LES NOMS ci -dessous

D MEMBRE RADIES ( INDIQUER NOM ET RAISON)

Total des Membres = Membre Radiés

(Ligne D du Tableau des Effectifs)

Choisir la Raison de la Radiation

( Ligne 1 à 8 )

N°.DE MEMBRE PRENOM RAISON N°. DE MEMBRE PRENOM RAISON NO. DE MEMBRE PRENOM .RAISON

Raison de la radiation

Nom et Prénom du Membre

Numéro du membre

RAPPORT D’EFFECTIF ET D’ACTIVITES

GESTION DES EFFECTIFS

EVOLUTION

A L’USAGE DU CLUB PRIERE DE REMPLIR COMPLETEMENT TOTAL CODE Nbre. De membres lors du dernier Rapport A Nouveaux membres INDIQUER (CI-DESSOUS) MEMBRE REINTEGRER(SI NON –LION B DEPUIS PLUS DE SIX-MOIS,CONSIDERER COMME NOUVEAU MEMBRE) C MEMBRE TRANSFERER ACCEPTES (INDIQUER NOM DE L’ANCIEN CLUB) (SI NON LION DEPUIS PLUS DE 6 MOIS. CONSIDERER COMME DE NOUVEAU MEMBRE) TOTAL AVANT DEDUCTIONS MEMBRES RADIES (INDIQUER NOM ET D RAISON ) TOTAL FIN DE MOIS

Total des Membres

Du mois précédent

Total des membres en fin de mois

Membre radiés

Indiquer le total avant déduction éventuelle

Indiquer le nombre de:

A Nouveaux membres

B Membre réintégrés

C Membres transférés acceptés

RAPPORT D’EFFECTIF ET D’ACTIVITES

IDENTIFICATION DU CLUB

A cocher

Changement nom et adresse

Club parrain

Nombre de Leos

· Nom et adresse du Secrétaire du Club

· Nom du Club

· Date du Document (Mois- Année)

· Numéro du club