Manuel du Président de Lions Clubs
Exercice 2003 - 2004
01-07-2003
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Cher (e) Ami (e)

Cher (e) Président (e)

Ton t’a choisi et tu as accepté.

La fonction de Président de club est un défi qui confirme ta motivation et t’honore et nous tenons ici à t’en féliciter sincèrement

Cette responsabilité demande bien entendu des connaissances sur l’Association. mais aussi sur les techniques de communication et de conduite de réunion.

Afin de t’aider dans cette tâche aussi exaltante et enrichissante que délicate, nous t’invitons donc à lire attentivement cette brochure.

Certaines recommandations te sembleront peut-être un peu élémentaires et tout fait évidentes, mais en fin de compte, nous savons qu’en ces quelques rappels, tu trouveras un jour avec soulagement l’information qui te manquait, la clarification, nécessaire bref, le petit plus qui fera ton année de présidence une époque studieuse, harmonieuse et chaleureuse dont chacun pourra à l’esprit le meilleur des souvenirs.

Bon courage et bonne année de Présidence


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Robert Bertrand
Gouverneur du District 416 Maroc
Exercice 2003 - 2004
E-mail :bertrand.robert@skynet.be
Url : www.bloggen.be/bertrandrobert





LIONS CLUB INTERNATIONAL

DISTRICT 416

CONSEIL AUX PRESIDENTS

Vous allez cette année être Président de votre Club. Vous êtes plein de projets et de bonnes intentions et, si votre tâche prend beaucoup de temps elle ne vous paraît pas bien difficile: vous avez vu à l’œuvre les Présidents précédents et vous pourrez à n’en pas douter, poursuivre leurs actions, éviter leurs erreurs éventuelles et réaliser les projets que vous avez en tête.

Et puis il ne s’agit que de diriger de bons amis, bien connus!

... Et l’année se termine- très vite- avec des satisfactions, avec quelques désillusions, quelques échecs, et quelques regrets d’occasions manquées.

Nous n’allons pas rappeler les grands thèmes philosophiques du lionisme, l’Amitié,

L’Entraide, etc......Si vous êtes Président, tout cela vous le savez. Notre but est simplement de vous suggérer quelques règles de comportement, quelques méthodes de travail, quelques «recette de cuisine» sans lesquelles il n’y a pas de réussite possible.

Rappeler vous toujours que:

Sans talent, mais avec de la technique, on fait de l’acceptable.

Avec du talent, sans technique, on fait souvent du gâchis.

Le talent, appuyé par une bonne technique, produit des chefs d’œuvres.

Le génie invente tout et n’a besoin de rein.

Vous avez certainement du talent, et avec quelques conseils techniques vous ferez

un grand Président. Si vous avez du génie....ne lisez pas plus loin, vous savez déjà tout!


ETRE PRESIDENT D’UN LIONS CLUB

C’est:

v LE GERER: L’administration

v L’ANIMER: Les responsables de fonction et de commissions

v TENIR DES REUNIONS: les «techniques» de réunions

L’ADMINISTRATION

v C’EST:

SIMPLE: si vous-même et vos responsables lisez attentivement les instructions que vous recevez, vous verrez que l’administration de l’Association est logique, précise et bien organisée. Les imprimés sont clairs et faciles à remplir.

Aussi faites en temps voulu et avec précision ce que vous devez faire.

VITAL: trop souvent l’administration, les papiers, les demandes de la hiérarchie sont considérées avec la condescendance ironique que l’esprit accorde à la manière: mais pour faire vivre 44500 Clubs dans 189 pays du monde ou les 54 Clubs du District, une Administration est nécessaire.

Pensez y et aidez la avant de la critiquer.

CATASTROFIQUE: lorsque ces tâches administratives, répétitives et qui semblent banales ne sont pas remplies:

- un rapport d’effectif envoyé en retard, ou incomplet,

- des erreurs dans la comptabilité,

- des documents bloqués.

- Etc.

Ce sont des coups de téléphone de rappel et beaucoup de soucis et de temps perdu pour nos amis qui en assurent bénévolement le fonctionnement.

v CELA DOIT ETRE:

FAIT RIGOUREUSEMENT: Cela découle de ce qui précède bien sûr.

FAIT RAPIDEMENT mais c’est aussi la meilleure façon de perdre le moins ET CONTROLE et de temps possible, soyez donc méfiant: contrôlez!

v CELA S’APPUIE SUR:

2 Piliers : Le secrétaire: les papiers

Le trésorier: l’argent

Ils ont chacun des tâches précises et clairement définies. Veillez à ce qu’ils les connaissent et qu’ils les remplissent bien.

3 Organismes: Le bureau: Le Gouvernement

Le Comité: Le Parlement

L’assemblée: Le Peuple

Veillez à ce que chacun d’eux joue son rôle mais pas plus. Un ordre du jour préparé est de rigueur, il doit être respecté.

v EN RESPECTANT:

Les Statuts: assurez-vous que vos statuts sont à jour. Qu’ils sont connus des membres du Club et surtout de ses dirigeants à commencer par vous-même.

Ils doivent être remis au nouveau membre lors de son intronisation.

Le règlement intérieur: Les mêmes consignes sont à appliquer que pour les statuts.

Procédures d’admission, élections, etc....doivent être scrupuleusement appliquées.

 

L’ANIMATION

FONCTIONS ET COMMISSIONS

Faites travailler ceux que vous avez nommés

v Pour:

Faire vivre le Club: si les fonctions ne sont pas effectivement remplies votre Club peu à peu mourra.

Former des responsables: le bon Président d’après demain c’est le Secrétaire adjoint débutant d’aujourd’hui.

Répondre aux désirs de beaucoup qui seraient heureux de faire quelque chose si on leur donnait la possibilité.

Eviter des frustrations: pensez à l’amertume et au désarroi du nouveau Lions qui a été nommé pompeusement membre de telle Commission et que l’on ne consulte même pas de l’année.

Pour vous consacrer à votre mission: les Présidents débordés sont bien souvent des Présidents mal organisés. Tout doit être fait par les autres, sauf l’essentiel dévolu au Président: diriger le Club, l’animer, le représenter, préparer son avenir.

Soulager votre secrétaire. Ne l’accablez pas de ce que vous ne voulez pas faire – à juste titre- mais qui doit être fait par d’autres. Le Secrétaire a une tâche suffisamment importante et lourde pour ne pas être en plus la «bête de somme»du Club.

v En:

Chargeant systématiquement le responsable «ad hoc» de la tâche correspondante et les occasions ne manquent pas:

Pour le Chef du Protocole: faire un plan de table, accueillir des Invités....

Pour le responsable des Relations Publiques: transmettre les informations à la presse locale.

Missionnant dans les Congrès, séminaires etc. Le responsable à la commission qui lui est dévolue. Trop de délégués vont dans ces réunions sans avoir préparé les sujets et de ce fait pouvoir participer utilement au débats.

Demandant des exposés et des comptes rendus: le responsable sera heureux de faire connaître ce qu’il a fait et le Club, informé, pourra au besoin discuter des sujets.

v Pour une bonne efficacité

Ne nommez que ceux que vous ferez travailler.

Désigner un responsable de chaque activité et le laisser s’entourer des amis de son choix est une bonne méthode.

 

LES REUNIONS

CHAQUE REUNION DOIT ETRE UNE FETE

--------------

LES REUNIONS SONT LA VITRINE DU CLUB

v UNE REUNION DOIT:

Etre préparée

Quoi dire? Quoi faire? Par qui? Quand?

Enrichir les participants (moralement s’entend)

Honorer les visiteurs

Valoriser l’image du Club

Donner envie de revenir

Etre organisée

Le respect du protocole

Le respect de l’horaire

Le «timing»des intervenants

Le plan des tables

Le décor (sigle Lion, fanions, cloches et marteau.....)

v LES INTERVENANTS

LE PRESIDENT

Doit être écouté dans le silence c’est une question de courtoisie. (i existe des méthodes simples pour l’obtenir)

Doit être concis, clair et audible dans ses interventions.

Doit donner de la vie à une réunion et au bon moment.

Savoir orchestrer les interventions en sachant donner et retirer la parole quand il le faut.

Il se doit en présence des invités de les présenter en tout débuts de réunion sans oublier leurs titre et qualités et au besoin en situant brièvement leur personnalité.

LES RESPONSABLES DU CLUB

L’intervention de l’animateur, du secrétaire, du trésorier, des présidents de commissions est vivement recommandée pour la bonne marche du club.

LES CONFERENCIERS

IL est important qu‘ils soient bien choisis et bien adaptés au type de réunion du Club.

Réunion mixte ou autre

L’horaire de l’intervenant devra être particulièrement bien ciblé.

Les dispositions matérielles souhaitées par le conférencier (projecteur, rétroprojecteur.....) devront être contrôlées.

Le débat qui suit généralement la conférence doit être lancée(au besoin par une question préparée par le Président) et maîtrisé.

Il va sans dire que le Président conclut avec les remerciements d’usage.

EN CONCLUSION

Tout ce qui précède vous a peut être semblé un peu élémentaire et tout à fait évident, mais cela peut vous aider à mieux accomplir cette tâche exaltante qu’est la Présidence d’un Club Lion.

BON COURAGE ET BONNE ANNEE DE PRESIDENCE

 

LIONS CLUB INTERNATIONAL

DISTRICT 416 MAROC

LE PRESIDENT de CLUB

Tout Lion doit s’attendre à devenir un jour Président de son Club.

L’insigne que nous portons et qui nous désigne à tout le monde comme faisant partie du LIONS CLUB INTERNATIONAL, est pour nous le rappel permanent de notre engagement.

Il nous confère quelques droits, notamment et à juste titre, celui d’être accueilli en ami dans tous les Lions Club du Monde entier. Il nous impose des devoirs au premier plan desquels celui que nous avons pris en entrant dans notre Club; «être disponible pour remplir avec dynamisme les fonctions et les missions qui nous seront confiées».

Ce qu’il faut à nos Clubs, ce sont des Présidents conscients des responsabilités qui les attendent, et déterminés à bien faire car le lionisme est beaucoup plus encore entre leurs mains qu‘entre celles des officiels du District.

L’expérience montre qu’il n’est pas de bon Club Président. DE sa croyance dépend la possibilité d’aller de l’avant.

Le rôle du Président est déterminant. Il faut qu’il sache «faire marcher» son Club mais il n’est pas question pour lui de faire tout, tout seul. L’Homme Orchestre qui se veut omnipotent et omniprésent, risque fort de voir son Club s’envelopper, bien vite, dans une douillette et béate contemplation de son Président, ce qui est aussi commode qu’inefficace. Le Président ne doit jamais oublier le rôle dévolu au Conseil d’Administration.

A vouloir faire le travail des autres, le Président n’a plus le temps de faire le sein.

 

Le Président: un homme, une femme qui guide

En toute chose, il te faut faciliter le travail des membres de ton Club.

C’est à toi de les guider dans leur activité LIONS, de leur fixer les objectifs en plein accord avec ton conseil d’administration, de mesurer le chemin parcouru et de relancer sans cesse leur énergie. N’hésites pas à mâcher la besogne, et dans tes directives, soit net et précis afin que nul n’en ignore le sens et que ta pensée créative soit le «Fil d’Ariane»qui conduira chacun, presque machinalement au but.

Les rappels sont toujours utiles et les redites sont nécessaires.

Le Président: un homme, une femme qui délègue

La réussite de ton année passera par les appuis dont tu sauras t’entourer.

Aussi sache déléguer une partie de tes responsabilités et assure--toi que tes instructions sont suivies.

Savoir se faire aider est un art nécessaire.

Le Président: un homme, une femme qui informe

L’importance de ta fonction fait que tu seras destinataire d’un certain nombre d’informations, de communications d’invitations, de convocations. IL t’appartient d’en faire prendre connaissance selon les cas, au Club, au Conseil d’Administration, au Bureau, ou à un membre responsable dans un domaine précis.

Il conviendra peut-être de les commenter et d’en tirer des conclusions. DE toutes façons tu devras être attentif au fait que si une réponse et sollicitée, elle doit être honorée dans les délais que la correction impose.

Le Président: un homme, une femme de conviction

Le rappel des principes qui gouvernent notre Association et qui animent son action, telle que l’amitié fraternelle, l’indulgence, la liberté, le service et le don de soi, risquent d’être pou toi d’autant plus difficile à prôner(avec ce que cela suppose de dogmatique et de solennel) que ton auditoire est composé de tes amis et qu’ils sont peu portés à t’écouter «prêcher «.

Sache donc, en ces circonstances, trouver les mots simples, mais bien sentis, et les dires avec le ton qu’impose ta conviction profonde. Ainsi, tu parviendras à ce que l’on t’écoute attentivement et, en émettant des idées qui incitent à la réflexion, tu retiendras l’attention, même celles des esprits forts, et tu les persuaderas.

Le Président: un homme, une femme de foi

Entretenir dans ton Club la flamme du Lionisme et, si besoin la ranimer sera pour toi un objectif majeur. Ne laisse pas de place à l’improvisation.

La préparation de ton année est primordiale, ne reste pas seul. Le Secrétaire et le Trésorier que tu as choisi n’attendent que ça. Sache les impliquer dans tes objectifs et communique leur ta foi, ils en seront fiers, et se sentirons plus responsables.

Le Président: un homme, une femme de protocole

Tu dois être attentif à toutes protocolaires, qu’elles soient Lionistiques ou Civiques.

Ton Chef de Protocole, spécialement formé à sa fonction, sera pour toi un collaborateur précieux qui saura te fournir tous les éléments qui feront la qualité de ton année.

Il faut savoir que toute erreur protocolaire peut poser un grave préjudice, soit au Club, soit à l’association toute entière. Le «PETIT ROBERT » définit le protocole comme étant

«L’ensemble des règles établies en matières d’étiquette, d’honneur, de présence dans les cérémonies officielles».

L’étiquette se définissant par ailleurs comme étant:

«Le cérémonial en usage dans une réception»

Certes la vie moderne a simplifié les usages, mais il est souhaitable que la tradition demeure.

La politesse conserve l’urbanité des manières et du langage, l’aisance, la finesse et la délicatesse acquises par une bonne éducation.

N’oublions pas que la politesse est la première et la plus engageante de toutes les vertus sociales.

Le LIONS CLUB INTERNATIONAL demande que soit appliqué ces règles de savoir-vivre qui consistent à rendre à autrui ce qui lui est dû, à lui demander ce qu’il nous doit, et qui permettent à nos différentes cérémonies, d’offrir à leurs participants la qualité qu’ils en attendent.

IL n’est pas question de considérer les règles protocolaires comme des contraintes rétrogrades mais simplement comme une marque de savoir- vivre, de code de civilité qui auront pour but de rendre agréables et faciles les relations sociales.

Président tu dois savoir que: LES REUNIONS SONT LA VITRINE DU CLUB

 

LIONS CLUB INTERNATIONAL

DISTRICT 416 MAROC

LA CONDUITE DE REUNION

Les dirigeants d’Associations comme les Chefs d’Entreprises sont amenés très fréquemment, du fait même de leurs fonctions, à conduire des réunions.

L’improvisation ne permet pas de mener à bien une tâche de ce genre laquelle exige au contraire, pour être correctement remplies, qu’ils soient faits appel à une technique qui lui est propre.

Les éléments de cette technique s’apprennent, comme il en est pour tout, et l’objet des chapitres bien modestes qui suivent est d’aider les Dirigeants de Club à éviter les erreurs, à être plus habiles en cette matière et à rendre meilleures encore les réunions dont ils ont la responsabilité.

TYPES DE REUNIONS ORGANISEES DANS LES CLUBS

«Le groupe est un lieu d’intense communication»

Le Bureau du Club

Nombre restreint de participants

Ordre du jour à suivre

Exposé du sujet, discussion, solutions proposées, décision

Peu de variété dans le déroulement de la réunion.

Le conseil d’administration du Club.

Nombre restreint de participants

Ordre du jour à suivre

Exposé du sujet, discussions, solutions proposées, décision

Peu de variété dans le déroulement de la réunion.

La réunion de Club

Avec ou sans repas

Avec ou sans invités

Avec ou sans conférencier

Avec ou sans épouses(x)

Ordinaires, de travail ou de gala

Avec ou sans cérémonies

Du Club seulement ou avec d’autres Clubs ou Groupes

Etc.....

La réunion débat

Ce type de réunion n’est pas facile à gérer

Précéder ou non d’une conférence, elle implique une discussion à ordonner et à maîtriser.

D’autres qu’une réunion de bureau, de Conseil d’Administration ou une réunion de Club peur se présenter, même accidentellement, sous la forme d’une réunion débat: il faut donc savoir la diriger.

 

RECOMMANDATIONS GENERALES POUR LA CONDUITE D’UNE REUNION

Préparer à l’avance la réunion

Déterminer ce que l’ont veut y faire et y dire

En dresser un plan minutieux et minuté

Réunir la documentation nécessaire

Rédiger les invitations ou convocations(objet, participants, lieu, date, horaires, durée, prix, etc.....) et les diffuser en temps opportun.

Etablir s’il y a lieu la liste des participants en vue de sa distribution

Constituer le dossier à remettre à chaque participant

Préparer les interventions(présentation, conclusion, etc....)

Savoir remercier les participants et notamment les invités, sans omettre personne si on les désigne par leur nom(une liste écrite est indispensable)

Prévoir l’aménagement de la salle de réunion

Choisir une salle tranquille, qui ne soit affectée par aucune gêne intérieure ou extérieure.

Choisir la salle en fonction de ses dimensions et du nombre de participants, des possibilités de restauration, de logement etc........

Veiller à ce quelle soit munie d’un bon chauffage, éclairage et d’une bonne aération.

Si la réunion à lieu au cours d’un repas: déterminer s’il faut une table unique, ronde ou elliptique, ou en U, ou si des tables séparées conviennent, avec ou sans table d’honneur.

Si le réunion se déroule sans repas: déterminer s’il faut une table unique ou des tables séparées, ou si aucune table n’est nécessaire. Faut-il que l’assistance soit disposée comme dans une salle de classe ou en demi-cercle, ou en cercle?

Ne pas placer du directeur de la réunion, du conducteur ou de l’animateur, des invités ou des Lions à honorer, des représentants de la presse(et, éventuellement, de l’ensemble des participants si les convenances l’exigent).

Plan de table, cartons nominatifs, etc...

Installer s’il y a lieu, la décoration, les tableaux noir ou blanc, les appareils de projection avec leur écran approprié.

Préparer le cas échéant, du papier et des crayons pour chaque participant.

Avant le commencement de la réunion, procéder à une dernière vérification de tous les détails matériels.

De toute évidence cette préparation de salle peut être confiée au Responsable du Protocole.

Faire respecter le programme et l’horaire fixé

Ne pas abandonner en route(sauf force majeure) l’objectif fixé et ne pas tolérer que les participants remettent en cause même involontairement le programme.

Etre rigide quant à l’horaire: une réunion qu’on ne sait pas commencer; qui traîne en longueur et qui se termine trop tard est une mauvaise réunion, quel que soit son contenu.

Adopter une attitude aussi amicale et courtoise que ferme

Celui qui dirige la réunion doit, dès le début, déployer les plus grands efforts pour créer une atmosphère amicale dans laquelle chaque participant se trouve à l’aise.

Il doit en outre conserver d’un bout à l’autre, un comportement courtois; cette attitude peut suivant la nature de l’assistance, être bon enfant, ou cérémonieuse, ou déférente etc......

En tout état de cause, le Directeur de la réunion impose sa volonté; il ne doit pas craindre de s’affirmer et de faire comprendre qu’il est le maître des opérations.

Qu’il ne se figure pas, par un excès de bienveillance mais totalement à tort, que le laisser faire est apprécié de l’assistance. Cette dernière n’aime pas être brutalisée certes, mais elle déteste au moins autant l’anarchie.

 

RECOMMANDATIONS SUPPLEMENTAIRES

Coordonner le débat, même s’il existe un conférencier ou un présentateur, à moins que cette tâche ne soit confiée à un animateur, invité à cet effet et spécialisé dans le sujet traité.

Exposer le sujet de façon précise, à moins que ce ne soit la tâche du conférencier ou du présentateur.

Faire admettre un plan de la discussion, la méthode de travail, les règles de la procédure à appliquer.

Faire naître la discussion, poser des questions au groupe. Toutes les fois que cela est possible, susciter l’inter activité entre les participants et les intervenants.

En permanence balayer du regard le groupe des participants.

Ne pas laisser la discussion s’écarter de la ligne directrice et, ce encore moins, se tromper, se cherche ou se perdre.

Ne pas laisser la discussion avancer trop vite ou trop lentement.

Ne jamais prendre parti dans la discussion sauf si le débat, de propos délibéré est, dès l'origine, orienté vers une conclusion nettement déterminée.

Ne pas donner son avis sue les idées d’un participant et à fortiori ne pas heurter de front une objection.

Tirer parti de toute observation qu’il faut tenir pour bienvenue.

Veiller à ce que chacun parle assez fort.

Laisser parler tous ceux qui souhaitent s’exprimer et même encourager l’expression de tous.

Veiller à une répartition harmonieuse des prises de paroles.

Ne pas laisser trop de place aux leaders qui se dégagent du groupe

Eventuellement faire procéder à des tours de tables(à condition qu’ils soient complets)

Eventuellement, interroger chaque participant en fonction de sa spécialité.

Déceler les questions non exprimées et les poser à la place des participants qui n’osent pas le faire.

Reformuler les questions mal posées et s’assurer que les mots ont la même signification pour tous.

Lorsque les questions sont posées, veiller à ce qu’il soit répondu à toutes.

Ne pas laisser le débat prendre un tour passionné ou hostile

Maintenir l’ordre et éliminer les discussions en aparté; au contraire, faire en sorte que tout l’auditoire au débat.

Faire le point régulièrement sur l’avancement de la discussion, avec un résumé périodique.

Tirer les conclusions de la discussion.

Demander si tout le monde est bien d’accord.

 

GUIDE POUR L’ORGANISATION DE REUNIONS EFFICACES

LES TROIS DEMARCHES A SUIVRE DANS L’ORGANISATION D’UNE REUNION EFFICACE SONT LES SUIVANTES

1.Choisir le type de réunion appropriée à votre réunion

2. Inviter les personnes les plus indiquées pour un certain genre de réunion.

3.Selon les genres de réunion, doser le temps d’écoute et celui de discussion

INFORMER

CONVAINCRE

RESOUDRE

OBJECTIF

Le leader désire communiquer des renseignements

au groupe

Le leader veut obtenir l’accord du groupe à une

proposition

Le leader veut la collaboration du groupe pour

résoudre un problème

SITUATION du

GROUPE

Le groupe n’a pas les renseignements

Le groupe doit avoir une connaissance ou une

expérience de la proposition pour en juger les mérites

Le groupe doit avoir une connaissance ou une

expérience poussée du problème afin de pouvoir entreprendre une étude constructive

RÔLE DU

LEADER

Le leader garde la parole pour la plus grande partie du temps

Le leader a la parole approximativement la moitié du

temps

Après présentation du problème, le leader ne garde-la

Parole que pendant 10 à 20% du temps

RÔLE du

GROUPE

Le groupe écoute pour la plus grande partie du temps.

Un certain temps de discussion est nécessaire pour

Clarifier des points des renseignements

Le groupe écoute pendant approximativement la moitié du temps. La discussion est nécessaire étant donné qu’on a tendance à croire que quelque chose est valable ou vraie quand la conclusion est atteinte après discussion entre collègue

Le groupe parle pendant la plus grande partie du temps. Un maximum de discussion est nécessaire vu le fait qu’une solution du problème découle de l’ensemble des connaissances et des expériences des

Spécialistes en la matière

RESULTAT

Le groupe acquiert l’information transmise par le leader

Le groupe accepte la proposition du leader

Le groupe aide à résoudre le problème du leader

 

LIONS CLUB INTERNATIONAL

DISTRICT 416 MAROC

L’EXPRESSION ORALE

TECHNIQUE DE LA PAROLE EN PUBLIQUE

LA RHETORIQUE

Parler en publique c’est un art très ancien, parfois critiqué, mais dont les grands principes sont toujours vrais à condition de les adapter aux temps présents, aux circonstances et à l’auditoire.

Le «DISCOURS» du dirigeant du Club

Le dirigeant de Club n’a pas à faire de harangue ni d’homélie et personne n’attend de lui qu’il se comporte comme un tribun: pour lui, «parler en public» consiste essentiellement à faire de courtes allocutions, dans un style simple et le plus souvent devant son propre Club. Cela ne le dispense pas pour autant de s’entraîner de se préparer.

METHODES D’ENTRAINEMENTS

On peut s’entraîner fort simplement par la «dictée du courrier»; même s’il est d’une efficacité réduite, c’est un excellent exercice quotidien: il faut en présence d’un auditeur, rassembler et classer ses idées, employer les mots adéquats et construire des phrases claires dans un style étudié.

On peut s’entraîner selon la formule «sur le tas», c’est à dire en pratiquant; d’une prise de parole à l’autre il faut alors s’efforcer de se perfectionner à tous égards, les auditeurs étant successivement les victimes des maladresses initiales, les auxiliaires involontaires de l’amélioration de la technique et les témoins privilégies des progrès accomplis.

Mais la méthode la plus sûre et la plus efficace réside dans l’utilisation systématique su magnétophone ou mieux du magnétoscope.

COMMENT S’ENTRAINER AVEC UN MAGNETOPHONE

A) Devant un micro, lire des morceaux de bonne littérature en gardant sa voix normale

Et son débit habituel. Ecouter ensuite son enregistrement, si possible avec des amis, pour déceler les défauts de cette expérience.

B) Recommencer ensuite la lecture des mêmes textes jusqu’à l’élimination des défauts les plus flagrants.

C) Lire le texte, sans l’enregistrer, mais en prenant des notes; puis devant un micro, à l’aide de ces notes s’efforcer d’en exposer le thème et d’exprimer les idées qu’il contient. Apprendre à manier les mots, construire les phrases et jongler avec les idées.

D) Choisir thème que l’on connaît bien, bâtir à son propos un plan d’exposé, puis toujours devant un micro exprimer de façon ordonnée pensée, idées, conceptions, commentaires.

ENTRAINEMENT AVEC UN MAGNETOSCOPE

Cette formule associe le bon emploi du langage parlé avec celui de l’attitude physique et tout particulièrement du jeu des mains.

LES DIFFICULTES A SURMONTER

L’entraînement, qui exige un indispensable effort personnel, a pour objet d’apprendre à surmonter les difficultés psychologiques, intellectuelles et physiques auxquelles l’apprenti orateur se heurte nécessairement.

A. LA LUTTE CONTRE LE TRAC

La première condition pour pouvoir parler en public est d’avoir la volonté de vaincre sa peur, en sachant que le «trac» est un phénomène universel et inévitable, qu’au demeurant il est utile et que de toutes façon il ne dure pas.

Pour surmonter le trac il ne faut pas hésiter à «se jeter à l’eau «, en ayant confiance en soi et en étant sûr de réussir.

B. LE BON EMPLOI DU LANGAGE PARLE

Développer la connaissance du vocabulaire (pour éviter les redites, employer les mots possédants un sens identique ou voisin).

Connaître le véritable sens des mots (ce qui est beaucoup moins évident qu’on peut le penser).

Se familiariser avec la construction rapide de phrases bien bâties.

Objectifs: aboutir à un certain automatisme dans le choix des mots et leur assemblage, afin que l’esprit soit libéré de cet aspect matériel de la prise de parole et puisse alors s’occuper du maniement des idées.

C. L’ATTITUDE PHYSIQUE

Ici intervient l’usage du magnétoscope

Le corps:

C’est un excellent moyen d’expression et il faut savoir s’en servir.

La position debout est toujours recommandée, elle est souvent indispensable.

Rester sobre dans les gestes des mains, mais ne pas mettre les mains dans les poches.

Avoir une tenue vestimentaire soignée mais discrète.

Lever la tête.

Regarder l’auditoire et non pas le ciel, ni le sol mais ne pas regarder toujours et uniquement la même personne.

Maintenir le contrat avec les yeux.

Savoir se libérer autant que possible de ses notes: ne jamais lire, sauf cas ou textes exceptionnels.

La voix

Maîtriser les cordes vocales, placer sa voix, ne pas prendre un ton haut ou trop bas, rester naturel.

Savoir respirer quand il le faut: contrôler son souffle.

Etudier les intonations et s’en servir pour mettre en relief certains passages de l’exposé.

Ne pas laisser tomber le son à la fin des mots ou des phrases sinon ces derniers sont inaudibles.

Veiller à supprimer les intonations excessives lesquelles sont désagréables ou ridicules.

La diction

Ouvrir la bouche, ne pas parler entre les dents, bien articuler.

Parler lentement lorsque cela est nécessaire, ce qui est le cas notamment pour un vaste auditoire.

Ne pas escamoter les syllabes.

Doser l’intensité de la voix: on peut aussi en tirer des effets.

L’élimination de l’inutile

Faire disparaître les «euh... », les «hein», le s»n’est-ce pas», et autres bruits et expressions parasites qui sont absolument déplaisants.

On peut tenir comme pareillement les locutions qui, contrairement au but recherché,

Préviennent l’auditoire contre celui qui va parler, telles que: «excusez-moi, mais je ne suis pas un orateur» ou «rassurez-vous, je serai bref».

LA PREPARATION DU DISCOURS

La préparation est indispensable

L’orateur doit respecter son public et il ne peut donc se présenter devant lui qu’après avoir minutieusement préparé ce qu’il veut dire. En outre cette préparation rend l’orateur sûr de lui et lui garanti le succès.

Les étapes de la préparation

Il est bon de se souvenir de quelques bonnes règles de rhétorique. Le thème étant choisi, le processus peut être le suivant:

L’invention:

IL s’agit d’abord de rassembler ses idées, ses arguments, ces remarques, ses objections.

Il convient également de s’informer de ce que d’autres expriment sur le même sujet.

La disposition:

IL s’agit d’ordonner les idées et de fixer le cheminement du raisonnement:

BOURDALOUE propose:

L’exorde: attirer l’attention et proposer le sujet

La narration: exposer les faits et les arguments.

La récapitulation: résumer les points acquis

La péroraison: chercher à convaincre l’auditoire en se fondant sur les conclusions de l’exposé et en s’aidant aussi bien des qualités esthétiques du discours que de réactions émotives.

Ce schéma s’impose pour de grands discours, mais on peut agir avec plus de simplicité.

DALE CARNEGIE donne un exemple dans lequel il s’agit, en face d’une situation donnée, de proposer une action; la présentation ci-après et suggérée.

Evénement: on relate les faits qui motivent l’intervention

Action: on explique ce que l’on attend du groupe.

Bienfait: on expose les bienfaits ou avantages qui, au profit de la communauté, vont résulter de l’action proposée.

La recherche de la forme et du style:

Le projet de discours est encore «brut», il s’agit maintenant de l’affiner et de le polir. Le style sera fonction des circonstances et de l’auditoire. La simplicité est hautement souhaitable.

La mémorisation

Ne pas lire et ne pas apprendre par cœur. Les notes sont le support à retenir, il faut les concevoir et apprendre à s’en servir.

L’improvisation et la présentation des personnes

Par ailleurs, le Dirigeant peur être amené à prendre la parole à l’improviste. Pour éviter les improvisations hasardeuses, il faut qu’il se tienne prêt t qu’il fasse en quelque sorte de la «présentation permanente»

Pareillement, le dirigeant a fréquemment à présenter des invités, des personnalités, des conférenciers. On s’imagine à tort que ces présentations sont simples parce qu’elles sont brèves, mais en fait elles nécessitent aussi une préparation complète.

La nature de l’auditoire

On doit souligner enfin que la façon de s’exprimer, le choix des termes et celui des arguments et la méthode de présentation sont différent suivant la qualité de l’auditoire auquel on s’adresse niveau social ou intellectuel, milieu hostile ou ami, auditeurs au courant ou ignorants de la question etc.....

IL faut donc à l’avance, au moment de la recherche de la forme, déterminer le style que l’on emploiera.

 

LE DISCOURS PROPREMENT DIT

Un entraînement conduit méthodiquement et une préparation sérieuse du discours sont des éléments très importants qui permettent déjà à l’orateur d’être assuré de la réussite de son intervention.

Toute fois pour obtenir du public l’adhésion à sa thèse et la sympathie envers sa personne, l’orateur doit nécessairement faire sentir dans son exposé la profondeur de sa conviction et de sa sincérité.

En outre, il faut que l’orateur ajoute à ce premier mélange une dose plus ou moins prononcé d’enthousiasme pour que l’auditeur soit, au-delà du simple accord intellectuel ou moral, entraîné dans la participation active.

CAS D’ESPECE: COMMENT PRESENTER, ET REMERCIER UN CONFERENCIER

A) POUR LA PRESENTATION, Dale CARNEGIE suggère la formule S.I.C.

S- sujet: on donne le titre de la conférence, on expose très succinctement le thème.

I- importance: on fait ressortir l’importance locale ou régionale ou nationale ou mondiale du sujet traité,

C- conférencier: on précise les titres, les mérites, la compétence du conférencier: on donne enfin son nom.

B) POUR CLORE LA CONFERENCE, IL EST CONSEILLE (par exemple)

De mettre en relief quelques-uns uns des propos du conférencier qui ont frappé ou étonné, ou satisfait l’auditoire.

De rappeler la conclusion du conférencier et de dire en quoi elle correspond à ce qu’attendait le groupe.

De remercier le conférencier avec des commentaires appropriés.

 

AVANT DE FAIRE UN DISCOURS, PENSE A CECI:

LES RESSOURCES

Programme du Président International, de votre Gouverneur,

De votre zone,...

Les ressources générales sur le Lionisme: le magazine THE LION, le journal de District, les manuels que vous avez reçu en début d’année, le manuel du Protocole, les dépliants d’informations, les statuts etc...

Ressources pour faire un discours: nouvelles, citations célèbres, esquisses biographiques

de gens célèbres, discours que vous avez entendu, notes que vous avez pris, livre au sujet de la présentation d’un discours, etc......;

LES RECHERCHES

Lire en cherchant dans vos ressources, réviser le matériel qui pourrait avoir un rapport

au discours à préparer. Chercher des citations, des idées, des faits et des articles intéressants. Relire la Correspondance reçue de votre hôte.

LA REFLEXION

Prévoir un certain temps pour la réflexion afin de permettre aux idées d’être digérées.

Cela exige de préparer votre discours bien avant l’intervention.

L’AUDITOIRE

Qui sera là? Quels noms et quels titres devriez vous connaître? Quels noms devraient être mentionnés pendant le discours? A qui rendre hommage?

S’efforcer de les mémoriser afin de vous en souvenir le moment venu.

LE LIEU

Vérifier bien le nom du lieu, de la ville, de l’immeuble. Qu’y a t il de distinctif? d’original? d’historique? de significatif? d’honorable?

LE BUT

Pourquoi avez vous été invité? Qu’attend t-on de vous? Quelle en est l’occasion?

Quelle sont vos objectifs? Vous devez vous rappeler ces trois points:

Que voudrais-je qu’ils ressentent?

Que voudrais-je qu’ils sachent?

Que voudrais-je qu’ils fassent?

LA METHODE

Allez vous lire un texte? Allez vous vous servir d’un schéma? Vous servirez vous de cartes? Vous servirez vous de méthodes audiovisuelles? Ferez vous partie d’une présentation en groupe?

LE MATERIEL

Les notes, le texte, les méthodes audiovisuelles, les circulaires, les récompenses, les certificats, les chartes, les cadeaux, les fanions, etc....

LES MOTIVATEURS

Récompenses obtenues des Lions, récompenses personnelles, la reconnaissance, les espérances, l’invitation à la participation, le défi de réaliser les objectifs, le défi lancé par ce que font les autres, le besoin particulier d’un projet important, une histoire personnelle de grands accomplissements etc.....

 

LIONS CLUB INTERNATIONAL

DISTRICT 416 MAROC

GRANDES REGLES DE L’EXPRESSION ECRITE

Pour être compris par tout le monde:

1. PENSER LE CONTENU DES MOTS

Que l’on écrit

C’est à dire qu’il faut connaître la définition exacte des mots que l’on emploie

Ne pas hésiter à utiliser les dictionnaires.

Celui des synonymes est fort utile également

2. CHOISIR SON VOCABULAIRE

Eclaircir l’idée que l’on veut faire passer

Refuser les termes vagues qui ont pour effet de rendre la pensée floue.

Se défier des modes qui vident les mots de leur véritable signification.

3. SUJET –VERBE-COMPLEMENT

Faire des textes courts

4. RELIRE EN SE POSANT LES QUESTIONS

Suis-je clair?

Mon style est-il pur?

Mon style est-il naturel?

Suis-je concis?

Suis-je précis?

Eviter les locutions compliquées qui alourdissent le style.

5. CONSTRUIRE SES PHRASES

Faire des phrases courtes. Il ne faut pas plus de 15 mots par phrases, au-delà vous ne serez plus lu.

Dans le texte, au milieu de phrases courtes, placer des phrases longues pour rompre le phrasé, rompre le rythme.

6. UTILISER TOUTES LES RICHESSES DE LA LANGUE

7. FAIRE LA CHASSE

A toute forme d’obscurité,

A toute forme de répétition

A toute forme de lourdeur.

QUELQUES POINTS A CULTIVER

Faire simple,

Etre positif

Ne pas bluffer

Eliminer les Sigles

 

LES EXPOSES

LES DIFFERENTS TYPES D’EXPOSES

Lorsqu’un orateur doit préparer un exposé, il doit bien se rendre compte du type d’exposé qu’il va être amené à faire. Le but de l’orateur est en principe de CONVAINCRE. Cependant ce n’est pas le cas des discours de CIRCONSTANCES.

1. L’EXPOSE VISANT A INFLUENCER:

a) Exposé destiné à CONVAINCRE (et non à vaincre), à défendre une thèse, à emporter l’adhésion d’adversaires ou d’indifférents.

b) Exposé destiné à CHAUFFER, à STIMULER, à ENTHOUSIASMER un auditoire déjà acquis au principe, à une idée.

c) Exposé destiné à ENGAGER, à INCITER à une action immédiate.

2. L’ESPOSE DESTNE A INSTRUIRE:

a) Enseigner à un groupe COMMENT on doit appliquer une «Technique»

b) Faire un récit de congrès, de voyage, exposer une somme de connaissance.

3. L’EXPOSE DESTINE A INFORMER

Communiquer, faire connaître une décision, une situation(Exemple: rapport d’activité, rapport de synthèse, diagnostic).

4. L’EXPOSE DE CIRCONSTANCE

a) Ouvrir ou conclure une réunion

b) Discours de célébration

 

COMMENT PREPARER UNE REUNION

DISCUSSION

1. FORMULER LE PROBLEME: OBJET DE LA REUNION

a) Rassembler les éléments du problème (fait, informations, statistiques, documentation, législation, usages).

En discuter à l’avance avec certains participants (éventuellement).

b) S’assurer que la réunion est NECESSAIRE et OPPORTUNE

c) Délimiter le sujet: aspects à traiter (faire des fiches) critiquer - l’information disponible, pousser personnellement la recherche de solutions.

d) Se fixer un BUT.

e) Fixer l’ambiance de la réunion:

obtenir la libre adhésion à une action

examiner une question pendante

concilier des opinions divergentes

2. PREPARER L’EXPOSE INTRODUCTIF

a) Liste des points méritant discussion: idées directrices

b) Choisir le mode de présentation:

Pour ou contre

Effets de cause

Recueil d’informations

c) Rédiger le titre

d) Faire le plan: étapes et enchaînements

e) Prévoir des conclusions intermédiaires et la conclusion générale (à titre indicatif) en fonction de l’étude faite.

f) Rédiger minutieusement l’introduction de l’exposé

APRES UNE REUNION

Deux jours après la réunion et pas plus tard, adresser un compte-rendu à tous les participants.

Ce document devra être synthétique, et mettre en exergue les points clefs. Bien préciser qui fait quoi, comment, ou et quand.

Suggérer des perspectives nouvelles.

 

QUALITES de L’EXPOSE

1.ORGANISER LE PROPOS

Autour d’une, deux ou trois idées au maximum sinon le récepteur aura des idées brouillées

Ne jamais essayer de tout faire passer en quelques minutes.

2.APPUYER LE PROPOS

Chaque fois que possible, appuyer le propos sur des faits, des exemples, des chiffres, des événements vécus.

3. AVOIR UN PLAN

INTRODUCTION

Enjeu de la question;

Montrer l’intérêt, l’actualité.

Annoncer le plan

DEVELOPPEMENT

Dans un ordre croissant ou décroissant, suivant le sujet.

CONCLUSION

Rappel

Ouverture du sujet.

Ne pas oublier de structurer sa pensée pendant que l’on parle

Idées de plan

a) Avantages Inconvénients.

b) Acteurs situations

4. LES QUALITES DE L’EXPOSE LUI-MEME

Maîtriser et utiliser ce que l’on appelle des mots repères (mots clefs) qui font la personnalité du discours.

5. TRAVAILLER L’ART DE LA CONCLUSION

Lorsque le propos est terminé, on doit savoir chaque fois que possible répondre aux questions :

Qui?

Quoi?

Ou?

Comment?

Avec qui?

Pourquoi?

Faire un compte rendu succinct s’il s’agit d’une réunion.

 

Adresses de Courrier électronique du Lions Club International

Tae Sup Lee Président International

Email : presidentsoffice@lionsclubs.org

Robert Bertrand Gouverneur du District 416

Email : bertrand.robert@skynet.be

Annouar Bennani Vice- Gouverneur District 416

Email :

José Estevez Secrétaire- Trésorier District 416

Email : hismaroc@mamnet.net.ma

Maison des Lions de Maroc

Email : lionsmaroc@iam.net.ma

Lions Clubs de Campus

Collegeclubs@lionsclubs.org

Services Exécutifs

Adminofficers@lionsclubs.org

Le don de la vue (Gift of Sight)

gos@lionsclubs.org

Division des systèmes informatiques de gestion

It@lionsclubs.org

Programme Lions de Santé Oculaire

lehp@lionsclubs.org

Le magazine THE LION

Thelionmagazine@lionsclubs.org

L’Université Lions En Ligne

University@lionsclubs.org

Journée Mondiale de la Vue parrainée par les Lions

Wsd@lionsclubs.org

Concours d’Affiches de la Paix

Peaceposter@lionsclubs.org

Bureau du président

Presidentsoffice@lionsclubs.org

Récupérez pour la Vue (Recycle for Sight)

Rfs@lionsclubs.org

Journée Mondiale de l’Intronisation Lions

Worldwideinductionday@lionsclubs.org

Programme d’accroissement de l’effectif sur toute l’année

Yearroundgrowth@lionsclubs.org

Fondation de Lions Clubs International

Icif@lionsclubs.org

Patricia Augustine, Melvin Jones Fellowships


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