STATUTEN STEDELIJKE ADVIESRAAD VOOR CULTUURBELEID
ERKENNING
Artikel 1: Erkenning stedelijke adviesraad
De stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid, hierna de adviesraad genoemd wordt erkend in uitvoering van het decreet van 13/07/2001, volgens de nadere voorwaarden bepaald in de door de gemeenteraad van 26 januari 2006 goedgekeurde statuten.
OPDRACHT EN DOELSTELLINGEN
Artikel 2: Opdracht en doelstelling stedelijke adviesraad
De Gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen zal de bovengenoemde raad betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het stedelijk cultuurbeleid.
De stedelijke adviesraad zal bijgevolg in het kader van de beleidsvoorbereiding en evaluatie om advies gevraagd worden over alle aangelegenheden, bedoeld in artikel 4, 1° tot en met 10° van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen, met uitzondering van 7° (jeugdbeleid) en 9° (sport).
Deze culturele aangelegenheden zijn:
1° De bescherming en de luister van de taal;
2° De aanmoediging van de vorming van navorsers;
3° De schone kunsten;
4° Het cultureel patrimonium, de musea en de andere wetenschappelijk-culturele instellingen;
5° De bibliotheken, discotheken en soortgelijke diensten;
6° De radio-omroep en de televisie, het uitzenden van mededelingen van de Nationale Regering en van handelspubliciteit uitgezonderd;
8° De permanente opvoeding en de culturele animatie;
10° De vrijetijdsbesteding en het toerisme.
Het stadsbestuur moet geen advies vragen over de opmaak van de gemeentelijke begroting. Toch stemt het ermee in om de cultuurbegroting jaarlijks toe te lichten in de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid.
De stedelijke adviesraad wordt betrokken bij de opmaak van het cultuurbeleidsplan en geeft eveneens advies op het cultuurbeleidsplan.
Daarnaast heeft de stedelijke adviesraad het recht en de mogelijkheid om over alle hierboven genoemde aangelegenheden en over alle andere beleidsdossiers, waarvan zij vindt dat er culturele belangen in het geding zijn, advies uit te brengen aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen.
Communicatie gemeentebestuur en regels voor adviesverlening
Informatie-uitwisseling en overleg
Artikel 3: informatie-uitwisseling
Om de adviesfunctie van de stedelijke adviesraad mogelijk te maken zal het college van burgemeester en schepenen aan de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid de agenda van de gemeenteraad bezorgen.
De schepen bevoegd voor cultuur zal aan de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid mededeling geven van de agendapunten van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen die te maken hebben met de beleidsmateries waarover de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid adviesbevoegdheid heeft.
Artikel 4: inzagerecht
Wanneer het stadsbestuur de stedelijke adviesraad om advies vraagt, zal zij bij de adviesvraag de nodige informatie voegen. Tevens hebben de leden van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid het recht om inzage te nemen in alle documenten en dossiers die betrekking hebben op het dossier, tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Dit inzagerecht kan uitgeoefend worden via de stedelijke ambtenaar die toegewezen wordt aan de adviesraad of via de gemeentesecretaris.
Wanneer de stedelijke adviesraad op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen, kan hij steeds informatie opvragen aan het college van burgemeester en schepenen, die deze informatie zal ter beschikking stellen tenzij er wettelijke bezwaren zijn.
De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de stedelijke adviesraad zullen binnen de tien werkdagen beantwoord worden door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen, ofwel door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen.
Advies vragen
Artikel 5: procedure adviesvraag
Het stadsbestuur zal de vragen om advies steeds schriftelijk stellen, met :
a) een duidelijke omschrijving van de concrete vraag;
b) opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever moet rekening houden;
c) opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het stadsbestuur.
Het stadsbestuur zal de stedelijke adviesraad minimaal een termijn van acht weken geven te rekenen vanaf de datum van aankomst van de adviesvraag bij de adviesraad. Slechts om uitzonderlijke redenen of omwille van hoogdringendheid, kan het stadsbestuur deze termijn gemotiveerd inkorten. In onderlinge afspraak tussen stedelijke adviesraad en gemeentebestuur kan de termijn ook verlengd worden.
De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijn buiten beschouwing gelaten.
Advies uitbrengen
Artikel 6: procedure uitbrengen adviezen
De stedelijke adviesraad zal de adviezen die ze uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen aan het stadsbestuur en in de adviezen melding maken van :
a) de wijze waarop het advies tot stand kwam met een duidelijke opgave van welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden;
b) de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies;
c) een duidelijke weergave van het standpunt van de adviesraad, met vermelding van afwijkende meningen of van minderheidsstandpunten.
De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad of de hogere overheid. Een tekst van de adviezen wordt ook bezorgd aan de fractieleiders van de gemeenteraad.
Indien de stedelijke adviesraad geen advies uitbrengt binnen de afgesproken termijn, mag het advies als gunstig worden beschouwd.
Beantwoorden van adviezen
Artikel 7: procedure beantwoorden van adviezen
Het stadsbestuur zal binnen een termijn van zes weken, te rekenen vanaf de datum dat het advies bij het stadsbestuur toekwam, een schriftelijk gemotiveerd antwoord op het advies bezorgen aan de stedelijke adviesraad. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het stadsbestuur binnen de zes weken een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum dat een definitief antwoord aan de gemeentelijke adviesraad zal bezorgd worden.
De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijn buiten beschouwing gelaten.
ONDERSTEUNING
Artikel 8: Stedelijke ondersteuning
Het stadsbestuur zal de stedelijke adviesraad ondersteunen door :
a) op de stedelijke begroting jaarlijks een budget voor de financiering van de werking op te nemen. De controle op de aanwending van het budget zal gebeuren door een jaarlijks bij het stadsbestuur in te dienen rekening.
b) het ter beschikking stellen van een medewerker voor administratieve en logistieke ondersteuning. Het college van burgemeester en schepenen beslist in overleg met de cultuurdienst en de cultuurraad over de invulling van deze ondersteuning.
c) ter dekking van de risico's burgerlijke aansprakelijkheid , rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen de nodige verzekeringspolissen af te sluiten voor de bestuursleden/de leden van de stedelijke adviesraad.
STRUCTUUR SAMENSTELLING - WERKING
CULTUURRAAD ERFGOEDRAAD KUNSTENRAAD - CULTUURFORUM
Artikel 9: Opsplitsing deelraden en cultuurforum
De stedelijke adviesraad bestaat uit drie sectorale deelraden en een Cultuurforum.
Deze sectorale deelraden zijn:
- Cultuurraad
- Erfgoedraad
- Kunstenraad
-
De onderscheiden sectorale deelraden hebben een rechtstreekse adviserende bevoegdheid over hun sectorale materie voor de hele gemeente.
De cultuurraad behandelt vooral de sociaal-culturele aspecten van het culturele leven en het culturele verenigingsleven in Ninove.
De erfgoedraad buigt zich over de roerende, onroerend en immateriele erfgoedmateries.
De kunstenraad is vooral actief in de artistieke culturele disciplines: met een nadruk op beeldende kunst, woord, muziek, dans - en tentoonstellingsbeleid enerzijds en een creatief, ondersteunend en faciliterend kunstbeleid voor professionele en amateurkunstenaars in Ninove.
Een verdere verfijning van de taken en werking wordt opgenomen in de huishoudelijke reglementen van de deelraden.
Het forum verzamelt en bespreekt de adviezen en werking van de drie deelraden. In het forum worden de grote lijnen van het cultuurbeleid besproken en worden afspraken gemaakt tussen de drie deelraden over de algemene richting van het cultuurbeleid.
LIDMAATSCHAP EN SAMENSTELLING VAN DE SECTORALE DEELRADEN EN CULTUURFORUM
Artikel 10: Stemgerechtigde leden en waarnemers
De Cultuurraad, Erfgoedraad, Kunstenraad en het Cultuurforum bestaan uit stemgerechtigde leden en waarnemers.
Stemgerechtigde leden zijn :
a) afgevaardigden van de culturele verenigingen en organisaties, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente.
b) afgevaardigden van de culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente.
c) deskundigen inzake cultuur, woonachtig in de gemeente. Deskundigen zijn op professioneel gebied of in hun vrije tijd duidelijk betrokken bij de discipline van de deelraad waarin ze zetelen.
Waarnemers zijn:
a) de schepen bevoegd voor cultuur;
b) de cultuurbeleidscoördinator;
c) de medewerker aangeduid door de gemeente ter ondersteuning van de cultuurraad;
d) de diensthoofden van de gemeentelijke culturele instellingen: de bibliothecaris, de cultuurfunctionaris
Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item.
Politieke mandatarissen kunnen geen deel uitmaken van de raden of het forum.
Artikel 11: Rechten en plichten van de stemgerechtigde leden
Alle stemgerechtigde leden:
- onderschrijven de doelstellingen van de stedelijke adviesraad en verbinden zich er toe om actief mee te werken aan de realisering ervan;
- wonen de samenkomsten van de organen van de stedelijke adviesraad, waar het lid deel van uitmaakt, bij. Indien dit onmogelijk is, is het lid gebonden zich uitdrukkelijk te verontschuldigen. De afgevaardigden van de private en publieke culturele organisaties kunnen zich laten vertegenwoordigen door hun vaste plaatsvervanger;
- informeren (private en publieke culturele organisaties) hun achterban grondig over de werkzaamheden van de gemeentelijke adviesraad en plegen geregeld overleg met deze achterban in functie van het opsporen van behoeftes, ideeën en verwachtingen inzake cultuurbeleid;
- hebben spreekrecht op alle vergaderingen van de gemeentelijke adviesraad ;
- hebben stemrecht op de samenkomsten van de organen van de stedelijke adviesraad waar het lid deel van uitmaakt;
- hebben inzagerecht in alle documenten en dossiers die het stadsbestuur ter beschikking stelt aan de stedelijke adviesraad.
Artikel 12 : Samenstelling stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid
De stedelijke adviesraad wordt telkens weer samengesteld bij het begin van elke nieuwe legislatuur van de gemeenteraad volgens volgende procedure:
Het college van burgemeester en schepenen stelt binnen de zes maanden na de installatie van een nieuwe gemeenteraad het aantal leden van de sectorale deelraden van de stedelijke adviesraad vast, rekening houdend met de bestaande samenstelling, de aanwezigheid van de diverse werksoorten binnen het culturele veld, en met het cultuurpact dat bepaalt dat de verschillende filosofische en ideologische strekkingen en gebruikersgroeperingen vertegenwoordigd moeten zijn in de stedelijke adviesraden voor cultuurbeleid zonder dat er een onrechtmatig overwicht van een strekking of gebruikersgroepering is.
Verenigingen en personen die tijdens de vorige legislatuur deel uitmaakten van de adviesraad voor het cultuurbeleid blijven lid van de stedelijke adviesraad zolang ze voldoen aan de voorwaarden en het in de vorige paragraaf vernoemde evenwicht bewaard blijft. Zij hoeven niet opnieuw de procedure van aanvaarding te doorlopen. De verenigingen zijn wel verplicht om jaarlijks een werkingsverslag in te dienen.
Wanneer een nieuwe vereniging wenst aan te sluiten bij de stedelijke adviesraad, bezorgt deze een ingevuld aanvraagformuler aan de dienst cultuur die dit document overhandigt aan het bestuur van de betrokken deelraad. Op de eerstvolgende vergadering wordt de mogelijke aansluiting besproken. De beslissing wordt meegedeeld aan en goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen.
De waarnemers worden op de samenkomsten van de sectorale deelraden uitgenodigd.
Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item.
Artikel 13: Afvaardiging van verenigingen met vrijwilligerswerking, verenigingen en instellingen met professionelen en deskundigen
a. Afvaardiging verenigingen met vrijwilligerswerking
Erkende sociaal-culturele verenigingen zijn verplicht om minstens lid te zijn van de cultuurraad, als deelraad in zijn nieuwe vorm. Leden van sociaal culturele verenigingen met een werking in de disciplines erfgoed en/ of kunsten kunnen daarnaast eveneens kandidaten afvaardigen in de deelraden erfgoed en / of kunsten.
De cultuurraad is dus minstens samengesteld uit de afgevaardigden en hun vaste plaatsvervangers van alle culturele verenigingen en organisaties, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente.
De effectieve afgevaardigde en de vaste plaatsvervanger worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken culturele organisatie of instelling, en moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
a) minimum achttien jaar oud zijn;
b) actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie of instelling waardoor ze worden aangeduid;
c) zich bereid verklaren zich actief te engageren om de doelstellingen van de cultuurraad te realiseren;
d) niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen;
e) geen politiek mandaat bekleden;
Aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een organisatie of instelling komt een einde door:
1° het ontslag uit de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid of uit de afvaardigende organisatie of instelling;
2° de intrekking van de opdracht door de afvaardigende organisatie;
3° overlijden of rechtsonbekwaamheid;
4° de intrekking door het gemeentebestuur van de erkenning van de afvaardigende organisatie omdat deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria;
5°wanneer de betrokken afgevaardigde /plaatsvervanger niet meer voldoet aan de gestelde criteria.
6° vier opeenvolgende afwezigheden. Na drie afwezigheden wordt het lid schriftelijk gevraagd de reden tot afwezigheid toe te lichten.
Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een private of publieke culturele vereniging, organisatie of instelling een einde komt, dient de belanghebbende organisatie of instelling binnen de drie maanden in de vervanging te voorzien.
Als dit niet gebeurt, vervalt het lidmaatschap van de betrokken organisatie of instelling en kan het alleen worden terug verkregen na het indienen van een nieuwe aanvraag.
Het college van burgemeester en schepenen aanvaardt de voorgedragen kandidaten. Wanneer het college afgevaardigden van een vereniging niet aanvaardt, heeft de vereniging de kans om binnen de drie maand een vervanger te voorzien.
b. Afvaardiging verenigingen en instellingen met professionele beroepskrachten
De culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente, worden door het gemeentebestuur schriftelijk uitgenodigd een aanvraag tot lidmaatschap van de stedelijke adviesraad in te dienen en een afgevaardigde en een plaatsvervanger aan te duiden. Zij kiezen vrij tot welke deelraad ze willen behoren.
Om een afgevaardigde te kunnen aanwijzen, moeten de private en publieke culturele organisaties en instellingen voldoen aan volgende voorwaarden:
a) Gedurende minstens één jaar een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente met betrekking tot één of meerdere van de culturele materies opgesomd in artikel 4, 1° tot en met 10° van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, met uitzondering van 7° (jeugdbeleid) en 9° (sport)
b) Professionele beroepskrachten in dienst hebben.
Een organisatie of instelling die lid van de stedelijke adviesraad wenst te worden, dient een schriftelijke aanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen, ondertekend door de voorzitter en twee bestuursleden.
De aanvraag vermeldt de sectorale deelraad waarvan de organisatie of instelling lid wenst te worden. De betrokken deelraad onderzoekt de aanvraag en kan hiertoe bijkomende documenten zoals statuten, reglementen, samenstelling van het bestuur, opgave van het aantal leden en een werkingsverslag opvragen.
Indien het college van burgemeester en schepenen oordeelt dat de organisatie of instelling beantwoordt aan de gestelde criteria wordt ze aanvaard als lid van de stedelijke adviesraad en kan ze een effectieve afgevaardigde en een vaste plaatsvervanger aanwijzen. Het college van burgemeester en schepenen aanvaardt de afgevaardigden, indien het college van burgemeester en schepenen op basis van de voorwaarden gesteld in de statuten iemand niet aanvaardt, kan de vereniging een andere afgevaardigde aanduiden. Het college van burgemeester en schepenen kan de erkenning van een organisatie of instelling intrekken wanneer deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria.
De effectieve afgevaardigde en de vaste plaatsvervanger worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken culturele organisatie of instelling, en moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
a) minimum achttien jaar oud zijn;
b) actief betrokken zijn bij de werking van de organisatie of instelling waardoor ze worden aangeduid;
c) zich bereid verklaren zich actief te engageren om de doelstellingen van de cultuurraad te realiseren;
d) niet meer dan één organisatie vertegenwoordigen;
a) geen politiek mandaat bekleden;
Aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een organisatie of instelling komt een einde door:
1° het ontslag uit de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid of uit de afvaardigende organisatie of instelling;
2° de intrekking van de opdracht door de afvaardigende organisatie;
3° overlijden of rechtsonbekwaamheid;
4° de intrekking door het gemeentebestuur van de erkenning van de afvaardigende organisatie omdat deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria;
5° wanneer de betrokken afgevaardigde /plaatsvervanger niet meer voldoet aan de gestelde criteria.
6° vier opeenvolgende afwezigheden. Na drie afwezigheden wordt het lid schriftelijk gevraagd de reden tot afwezigheid toe te lichten.
Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een private of publieke culturele vereniging, organisatie of instelling een einde komt, dient de belanghebbende organisatie of instelling binnen de drie maanden in de vervanging te voorzien.
Als dit niet gebeurt, vervalt het lidmaatschap van de betrokken organisatie of instelling en kan het alleen worden terug verkregen na het indienen van een nieuwe aanvraag.
C. . Deskundigen
De stad lanceert via verschillende informatiekanalen een oproep opdat deskundigen zich kandidaat zouden stellen als lid van de stedelijke adviesraad.
De kandidaat-deskundigen moeten voldoen aan volgende voorwaarden:
a) vanuit zijn werkervaring en/of zijn engagement in de culturele sector een bepaalde deskundigheid bezitten;
b) zich bereid verklaren zich actief te engageren om de doelstellingen van de cultuurraad te realiseren;
c) niet reeds een vereniging, organisatie of instelling vertegenwoordigen;
d) geen politiek mandaat bekleden;
e) in de gemeente Ninove wonen;
f) minimum achttien jaar oud zijn;
De deskundigen die lid wensen te worden van de stedelijke adviesraad dienen een schriftelijke aanvraag in bij het college van burgemeester en schepenen, waarin ze hun deskundigheid en motivatie toelichten. De aanvraag vermeldt de sectorale deelraad waarvan de deskundige lid wenst te worden. De betrokken deelraad onderzoekt de aanvraag. Indien het college van burgemeester en schepenen oordeelt dat de kandidaat beantwoordt aan de gestelde criteria wordt hij aanvaard als lid van de cultuurraad.
Aan het lidmaatschap van een deskundige komt een einde door:
1. het ontslag uit de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid;
2. overlijden of rechtsonbekwaamheid;
2. wanneer hij niet meer voldoet aan de gestelde criteria.
WERKING VAN DE SECTORALE DEELRADEN
Artikel 14: samenstelling bestuur
De sectorale deelraden kiezen onder hun leden de afgevaardigden voor een dagelijks bestuur. Deze verkozen leden verzekeren de continuïteit van de werking.
Bij geheime stemming kiest het dagelijks bestuur een voorzitter, ondervoorzitter een secretaris en indien noodzakelijk een penningmeester.
De sectorale deelraad voorziet binnen de 3 maanden de vervanging van een ontslagnemend of ontslagen bestuurslid.
Artikel 15: samenkomsten deelraden
Elke sectorale deelraad vergadert zo dikwijls als nodig, maar minstens vier maal per jaar.
De samenkomsten worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter, en als ook deze niet aanwezig is door het oudst aanwezige bestuurslid.
De uitnodigingsbrieven worden ondertekend door de voorzitter. De uitnodiging wordt tenminste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de stemgerechtigde leden en naar de waarnemers. De agenda wordt bij de uitnodiging gevoegd. De agenda en het verslag worden ook naar de voorzitters van de andere deelraden verstuurd.
De definitieve agenda wordt samengesteld door het dagelijks bestuur. Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat minstens één week voor de samenkomst schriftelijk door een lid werd ingediend bij de voorzitter.
Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij mits het akkoord van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden.
Als een bepaald punt niet (volledig) kan afgehandeld worden, wordt het automatisch overgedragen naar de agenda van de volgende bijeenkomst en dan bij prioriteit behandeld.
Het dagelijks bestuur kan buitengewone samenkomsten beleggen telkens als het dit nodig acht. Het dagelijks bestuur moet daartoe overgaan wanneer één derde van de stemgerechtigde leden daarom schriftelijk verzoekt bij de voorzitter, met een opgave van de te bespreken agenda. De gevraagde samenkomst dient plaats te vinden binnen de maand na het indienen van het verzoek.
Buitengewone samenkomsten op verzoek van de leden kunnen niet worden opgeroepen tijdens de maanden juli en augustus.
De algemene vergadering van de cultuurraad, erfgoedraad en kunstenraad zijn openbaar. De agenda en vergaderdatum en -plaats worden daarom ruim bekend gemaakt in de gemeente. Alle inwoners van de gemeente hebben spreekrecht op de samenkomsten. Het stemrecht blijft nochtans voorbehouden aan de stemgerechtigde leden.
Artikel 16: agenda deelraden
De sectorale deelraad formuleert adviezen (op eigen initiatief of op vraag van het stadsbestuur) die betrekking hebben op hun sector. Een afschrift van het advies wordt bezorgd aan de dienst cultuur en het cultuurforum.
De sectorale deelraden participeren aan het proces van opmaak en uitvoering van het gemeentelijk cultuurbeleidsplan.
Alle beslissingen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden genomen.
Artikel 17: Afvaardiging vertegenwoordiging in beheersorganen
De sectorale deelraden organiseren binnen hun geledingen verkiezingen om de vertegenwoordigers in de beheersorganen van de bibliotheek en het cultuurcentrum aan te duiden. De voordrachten worden ter kennisgeving voorgelegd aan het cultuurforum.
Artikel 18: Verslaggeving
Van elke samenkomst van de sectorale deelraad wordt een verslag opgesteld. De besluiten en gemotiveerde adviezen worden binnen de vastgestelde termijn en volgens de voorgeschreven procedure overgemaakt aan de desbetreffende instanties.
Op vraag van een stemgerechtigd lid, kan een minderheidsnota aan de adviezen worden toegevoegd. Minderheidsnota's maken een onafscheidelijk deel uit van de adviezen.
Elke inwoner van de gemeente kan inzage nemen in de verslagen en de documenten van de sectorale deelraad via de ambtenaar door de gemeente aangeduid ter ondersteuning van de stedelijke raad voor cultuurbeleid.
SAMENSTELLING VAN HET CULTUURFORUM
Artikel 19: samenstelling en afvaardiging cultuurforum
Het cultuurforum telt maximaal 18 leden, waarvan negen worden afgevaardigd uit de sectorale deelraden. Laatstgenoemde afgevaardigden vormen de kern van het cultuurforum, die de samenwerking, gezamenlijke themas en eventuele gezamenlijke besluitvorming rond bepaalde disciplineoverschrijdende adviezen bespreekt. Daarnaast bespreekt de kern, samen met maximaal 9 andere vertegenwoordigers van de instellingen, beheersorganen, werkgroepen en raden die geen afgevaardigden hebben in de deelraden en externe deskundigen het algemene cultuurbeleid en bredere culturele themas.
De voorzitter van elke deelraad is ook afgevaardigde voor het cultuurforum. De sectorale deelraad kiest in zijn midden de twee extra afgevaardigden voor het cultuurforum.
Instellingen en deskundigen die wensen deel uit te maken van het cultuurforum kunnen via de dienst cultuur hun kandidatuur stellen aan het stadsbestuur van Ninove. Het is het college van burgemeester en schepenen dat de mandaten van instellingen en deskundigen in de cultuurkoepel toekent. De mandaten uit de sectorale deelraden worden bij wijze van advies overgemaakt aan het stadsbestuur, dat dit dient te bevestigen.
De stemgerechtigde leden worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken culturele organisatie. De deskundigen kunnen zich volgens eigen vrije wil kandidatuur stellen voor dit mandaat.
Bij de samenstelling van het cultuurforum wordt rekening gehouden met:
- een evenwichtige vertegenwoordiging van de drie categorieën van leden,
- de aanwezigheid van de diverse werksoorten binnen het culturele veld,
- het cultuurpact, dat bepaalt dat de verschillende filosofische en ideologische strekkingen en gebruikersgroeperingen vertegenwoordigd moeten zijn in de gemeentelijke adviesraden voor cultuurbeleid zonder dat er een onrechtmatig overwicht van een strekking of gebruikersgroepering is.
Het aantal leden van het cultuurforum kan, om dit te kunnen waarborgen, bij uitzondering uitgebreid worden met maximum 3 leden.
De waarnemers worden op de samenkomsten van het cultuurforum uitgenodigd.
Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item.
Artikel 20: duur mandaten cultuurforum
De duur van de mandaten voor de leden van het cultuurforum bedraagt 6 jaar, behoudens hernieuwing.
Aan het mandaat van een lid van het cultuurforum komt een einde door:
1° ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd
2° ontslag uit de sectorale deelraad (behalve voor algemeen voorzitter, secretaris en ondervoorzitter)
3° aanvaarden van een politiek mandaat
4° als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van de gemeente
5° als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van de gemeente
6° overlijden
7° vier opeenvolgende afwezigheden. Na drie afwezigheden wordt het lid schriftelijk gevraagd de reden tot afwezigheid toe te lichten.
Het Cultuurforum voorziet binnen de 3 maanden in hun vervanging.
Artikel 21: voorlegging vertegenwoordiging beheersorganen
Met inachtneming van de cultuurpactwet en de decreten en besluiten die het voorzien, draagt het cultuurforum de kandidaten voor de vertegenwoordiging van de gemeentelijke adviesraad voor cultuurbeleid in beheersorganen van culturele infrastructuur aan het stadsbestuur voor.
Het cultuurforum spreekt zich niet uit over de door de deelraden voorgestelde kandidaten maar houdt er enkel toezicht op dat het aantal in te vullen mandaten evenredig verdeeld wordt tussen de verschillende werksoorten en actoren en dat alle filosofische en ideologische strekkingen en gebruikersgroeperingen vertegenwoordigd zijn zonder dat er een onrechtmatig overwicht van één van de groepen is. De aanduiding van mandaten van de gebruikers in de beheersorganen van de bibliotheek en het cultuurcentrum is een taak van het college van burgemeester en schepenen.
Deze vertegenwoordigingsopdrachten worden herzien bij elke nieuwe samenstelling van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid.
Aan het mandaat van een lid van een van de beheersorganen komt een einde door:
1° ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd
2 ° ontslag uit de sectorale deelraad
3° ontslag uit het beheersorgaan van de bibliotheek of cultuurcentrum
4 ° aanvaarden van een politiek mandaat
5° als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van de gemeente
6° als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van de gemeente
7 ° overlijden
8° vier opeenvolgende afwezigheden. Na drie afwezigheden wordt het lid schriftelijk gevraagd de reden tot afwezigheid toe te lichten.
SLOTBEPALING
Artikel:22: bekrachtiging
de organisatie en de interne werking van de deelraden en het cultuurforum worden vastgelegd in het door de gemeenteraad bekrachtigde huishoudelijk reglement van de respectievelijke raden.
Artikel 23: wijziging statuten
Wjzigingen van statuten kunnen enkel met een dubbele tweederden meerderheid. Dit betekent dat tweederden van de stemgerechtigde leden moet aanwezig zijn en tweederden van de aanwezigen moet akkoord zijn met de wijzigingen. Het is uiteindelijk de gemeenteraad die, na advies, de wijzigingen van statuten goedkeurt.
Artikel 24:mededeling aan het Provinciebestuur
Dit gemeenteraadsbesluit, alsook het gemeenteraadsbesluit ter bekrachtiging van het huishoudelijk reglement van de cultuurraad, worden onmiddellijk ter kennisgeving meegedeeld aan de diensten van het Provinciebestuur en van de Vlaamse Executieve
Artikel 25: Overgangsbepalingen
Verenigingen en personen die deel uitmaken van de cultuurraad voor de invoering van deze statuten blijven automatisch lid van de cultuurraad in zijn nieuwe vorm als deelraad.
Artikel 26: verval oude statuten
Met ingang van deze statuten vervallen volgende documenten en artikels:
- voorwaarden van de oprichting, erkenning en werking van de raden voor cultuurbeleid , goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 november 1992
- aanpassing organiek reglement van de raden voor cultuurbeleid, goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 november 1992
- de afsprakennota van de adviesraden, artikel 1 tot en met 12, goedgekeurd door de gemeenteraad van 21 september 1991